税收征管档案

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什么是税收征管档案

  税收征管档案是指税务机关在税收征收管理活动中形成的与税收征管有关的各种有利用和保存价值的文件、凭证、报表、账册、文书、案卷、资料、声像、电子数据等不同形式或载体的历史记录。税收征管档案管理包括税收征管档案的采集、分类、整理、立卷、归档、保管、利用、移交、调阅、销毁。  

税收征管档案的内容

  税收征管档案包括税收征管业务表、证、单、书目录所列的所有记录。

  (一)企业类、个体工商户及其他依照税收法律、行政法规规定成为法定义务人的征管档案包括:各种税务登记表及附件、账簿、凭证管理(财务会计制度或财务会计处理办法资料、发票管理资料)、纳税申报(申报资料)、税款征收税务稽查法律责任财务会计资料七个项目。

  (二)个人所得税档案包括:税务登记表;自行申报纳税人的个人所得税纳税申报表、完税凭证(复印件);

  扣缴个人所得税报告表、代扣代缴税款凭证(复印件);对扣缴义务人进行税务稽查的稽查结果;主管税务机关要求报送的其他资料。

  (三)代征单位档案包括:委托代征税务登记底册、委托代征税款证书复印件、委托代征税款报告表、委托代征税款协议书、变更委托代征税款通知书、终止委托代征税款通知书、票款结报手册、完税凭证、法律文书、主管税务机关要求报送的其他资料。

  (四)扣缴义务人档案资料包括:代扣(收)代缴税务登记表及附件、代扣(收)代缴税务登记底册、代扣(收)代缴税务登记账簿、代扣(收)代缴税务登记报告表、代扣(收)代缴税款凭证(复印件)、主管税务机关要求报送的其他资料。

  对于第二类,有特殊规定,即高收人行业和个人必须建立个人所得税专项档案。以下行业必须建立个人所得税专项档案:按各市标准确定的高收入行业;纳税人数众多、缴纳个人所得税总额大的企业单位;税务机关认为有必要建立专项档案的企业单位。专项档案内容包括:代扣代缴单位的代扣代缴税务登记表;扣缴个人所得税报告表、纳税凭证等;对扣缴义务人进行税务稽查的稽查结果;主管税务机关要求报送的其他材料。

税收征管档案的特点

  税收征管档案的特点可以简单地归结为以下几方面。

  (一)专一性这是税收征管档案不同于文书档案之处,具体表现为两方面:一是所含内容专一,所有档案均是围绕着征税、纳税过程而直接形成的,其内容与征税、纳税直接相关,体现出很强的专业性,只有具有相当税务知识的档案管理员才能在整理税收征管档案时,建立起档案之间的内在有机联系;二是形成者单一,形成征管档案文件材料的责任者就是纳税人与征税部门。

  (二)系统性税收征管档案的系统性是指,从整体讲,整个国家的征管档案系统地反映了整个国家的税收情况,一个基层财税机关的征管档案系统反映了辖区范围内的税收情况。

  (三)复杂性征管档案不同于文书档案、科技档案或其他档案那样有固定的用纸尺寸、图幅标准,它形式多样,规格不一。如要求企业报送的年终决算表是8开用纸,缴款存根则是64开用纸,而纳税卡联系单却又是另一模板。从反映的方式看,既有文字的,又有表格的,大量的是表格加文字,文字之中多阿拉伯数字。征管文件材料在纳税形成过程中往往是一式多份,用圆珠笔书写或复写纸等形式,使得许多税收征管档案难以长久保存。

税收征管档案的功能

  “经济决定税源,管理增加税收”的经典治税思想充分揭示了经济发展税源管理税收收入过程中的辩证关系。在当前社会经济高速发展的时代,加强税源管理、提高征管质量已成为增加税收收入的基础'性工作。而税收征管档案是摸清税源、强化税源管理工作的重要凭据。为税收工作服务、为经济发展服务,是税收征管档案应该扮演的重要角色。

  (一)税收征管档案对加强税源管理和提高税收征管效率具有重要促进作用

  税收征管档案是反映税收征纳关系的第一手材料,是纳税人依法纳税、税务人员依法征税的原始依据,它的最后归档是整个税收征管工作的收尾环节。税收征管档案的形成、管理和保存一直伴随着税收征管工作的开展。

  税收征管档案是掌握税源动态、制订税收计划的基本依据。一些税务专管人员通过对企业征管档案资料的分析,宏观上可准确地掌握税源的变化,掌握企业产、供、销和经营业务的变化,掌握企业产品品种结构和成本的变化,并根据国家的经济政策市场供求状况,预测税收升降趋势,合理编制各个时期的税收计划;微观上可直接为查处偷税漏税、减少工作差错服务。税务人员在整理纳税人税务登记事项的变更记录以及不同年度各类报表等相关纳税数据的对比时,可及时掌握纳税人的涉税事宜,在税收征管、税务稽查活动中依法界定纳税人的信誉度。

  (二)征管档案对于规范税收执法程序、提高税收执法水平和考核税收征管队伍具有重要考证作用

  税收征管工作对连续性要求很高,但税收工作征查分离,特别是碰到专管员岗位轮换时,会影响税收征管档案材料的交接,建立征管档案能有效地解决这一问题。碰到检查员检查后发现问题,也可及时从档案室查找,解决了征查分设后,若专管员不在,税收征管执法检查就不能进行的弊病。而且,税收征管档案是税务机关业务过程和执法人员行使税收征管执法的原始记录和完整再现,完整齐全的档案完全可以保证业务的连续性,并用于严格规范税务机关的执法行为。

  税收征管档案资料的建立健全情况,从某种程度上极大反映了税务人员的政治素质和业务能力,在考核其工作绩效时,可以通过征管档案资料记载的各项数据,针对不同经济性质、工商企业的特点、税种的繁简和环节的多少,按照处境难易,合理设置考核标准,进而促进税收征管队伍建设。

税收征管档案的整理

  (一)基层税务机关各业务部门对采集的税收征管资料,在经过分类整理后,按规定的时间要求送交税收征管档案管理环节。

  (二)税收征管档案整理装订的排列顺序为:案卷封面、卷内目录、税收征管档案卷内资料、封底(卷内备考表)。

  1.案卷封面包括案卷编号、类别、纳税人名称、纳税人微机编码、地址、形成年度、保管期限、形成单位。在归档时应逐项按规定填写清楚准确。

  2.卷内目录包括顺序号、资料名称、页号、备注。归档时要按税收征管档案卷内资料顺序填写卷内目录。

  3.税收征管档案卷内资料按资料类别及形成时间的先后顺序进行排列,并依次编写页码。同时,对密不可分的资料依次排在一起,即:批复在前,请示在后;正文在前,附件在后;印件在前,定稿在后;纳税申报表在前,税收缴款书在后。

  4.封底(卷内备考表)包括本卷情况说明、立卷人、审核人、立卷时间。有关备考表中的内容,应逐项填写在备考表内,若无情况说明,也应将立卷人、审核人的姓名和时间填上,以示负责。

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