項目管理技術
出自 MBA智库百科(https://wiki.mbalib.com/)
目錄 |
什麼是項目管理技術[1]
項目管理技術是用在項目管理中的那些相對獨立、完整的專門技術和方法。項目管理技術通常是為瞭解決項目管理中的某個具體、局部的問題而建立的，如解決活動邏輯關係和進度計劃問題的網路技術(CPM／PERT)、解決項目績效評價問題的贏值法(EarnedValue)等。
項目管理技術的內容[1]
幾種常用的項目管理技術：
- (1)掙值分析。
掙值分析實際上是一種分析目標實施與目標期望之間差異的方法，所以又稱偏差分析鐾法。掙值分析通過測量已完成工作的預算費用與已完成工作的實際費用和計劃工作的預算費用得到有關計劃實施的進度偏差和成本偏差(如圖所示)，從而達到判斷項目預算和進度計劃執行情況的目的。其獨特之處在於以預算和費用來衡量工程的進度。
掙值分析的思想主要有以下幾個方面：
·所有工作開始之前的預算計劃。
·基於目標的性能衡量。
·時間表狀況分析。
·按照完成的工作對資金支出進行分析。
·隔離問題。
·預測完成日期和最終費用。
·糾正行為。
·維持性能測定基線的正常控制。
蒙特卡羅模擬技術是項目風險管理——不確定性分析技術(如圖所示)。其主要內容包括：
·描述不確定性風險因數的方法。
·如何建立項目模型。
·抽樣技術。
·數據分析技術。
·敏感性分析。
- (3)決策樹技術。
決策樹技術是在多種方案中如何進行選擇決策時使用的。主要內容包括：
·如何構造決策樹。
·決策點。
·方案枝。
·狀態點。
·概率枝。
·單級(階)決策樹。
·多級(階)決策樹。
- (4)項目進展評價技術。
主要內容包括：
·流逝時間評價法。
·工期評價法。
·工時評價法。
- (5)網路計劃技術(PERT、CPM)。
網路計劃是以網路圖為基礎的計劃模型，其基本形式有關鍵路徑法(Critical Path Method，CPM)與計劃評審技術(Program Evaluation and Review Technique，PERT)。
關鍵路徑法是把完成任務需要進行的工作進行分解，估算每個任務的工期，然後在任務間建立相關性，形成一個“網路”，通過網路計算，找到最長的路徑(主要矛盾)，再進行優化。網路評審技術雖然也對項目工作進行分解，但對每個任務的工期估計採用概率時間估計——根據樂觀的、最可能的、悲觀的工期計算任務工期，再根據任務間關係計算項目工期。無論採取哪種方式，制訂項目網路計劃都要進行如下工作內容：
·項目目標確定與時間、成本、資源的綜合權衡。
·工作分解結構建立。
·工期估算影響因素。
·正向計算。
·反向計算。
·時差計算。
兩者在初級階段的主要區別如下：
·在作業時間方面，CPM假設每項活動的作業時間是確定值，而PERT中作業時間是不確定的，是用概率方法進行估算的估算值。
·在控制重點方面。CPM不僅考慮時間，還考慮費用，重點在於費用和成本的控制，而PERT用於含有大量不確定因素的大規模開發研究項目，重點在於時間控制。到後來兩者有發展一致的趨勢，常常被結合使用，以求得時問和費用的最佳控制。
- (6)工作分解結構。
工作分解結構(work Breakdown Structure，簡稱WBS)是項目範圍管理中的技術，它是確定項目範圍的一種主要技術，也是進行成本、資源估算的基礎。
WBS技術的主要內容包括：
·分解原則。
·工作分解結構。
·組織分解結構。
·成本分解結構。
·產品分解結構。
- (7)項目管理可視化技術。
項目管理的不可見屬性，為項目團隊的溝通、控制帶來了很大的障礙。項目管理可視化技術介紹如何把項目的進度、成本、風險、質量等可視化。
項目管理技術的方法[2]
20世紀50年代，以網路計劃技術為基礎的項目管理技術在西方誕生，經過數十年的發展，它已經在各種建設項目中被普遍採用，尤其隨著電腦應用軟體的成熟，這種技術已經成為西方項目管理方法的主流。到目前為止，西方比較成熟的項目管理技術主要集中在項目結構的定義、計劃優化技術、進度和投資的跟蹤控制等方面。
- 一、甘特圖
甘特圖(Ganttchart)是20世紀初由亨利·甘特開發的，是一種線條圖，橫軸表示時間，縱軸表示要安排的活動，線條表示在整個期間內計劃的和實際的活動完成情況。甘特圖的最大優點就是各方面的人員，包括系統開發項目之外的人員，都能很容易理解、繪製和掌握。每一個項目小組人員也可以制定個人的甘特圖來安排工作。甘特圖可以直觀地表明任務計劃在什麼時候進行，以及實際進展與計劃要求的對比，是查看項目進程最常用的工具圖。甘特圖還可以作為一種控制工具，管理者可以一目瞭然地指導要完成一項任務或整個項目還有哪些工作要做，進度是超前、落後還是恰好符合，有助於管理者發現實際進度偏離計劃的情況。甘特圖的局限性則在於它不能用圖示的方式表明系統各項活動間的相互依賴關係(即先後關係)。另外，進度計劃的關鍵部分不明確，難以判定哪些部分應當是主要和主控的活動，需要嚴格控制其進度。圖1是甘特圖的一個例子。
- 二、關鍵路徑分析方法
關鍵路徑用於描繪項目的分解情況以及每項活動的開始時間和結束時間，並且還可以用於描述各項活動之間的內在聯繫、依賴關係。另外，在不影響整個項目竣工時間的前提下，關鍵路徑方法還能夠確定延遲時間。
關鍵路徑分析方法的組成要素包括：
(1)事件(event)，指活動完成的節點，有時也被稱為里程碑(milestone)，表示有重要的事情發生，或是有重要的活動完成。
(2)活動(activity)，代表所採取的行動從一個時間進行到另一個時間所需花費的時間或資源。
(3)關鍵路徑(criticalpath)，代表花費時間最多的一系列時間和活動，關鍵路徑上任何一項活動的延誤都會引起整個項目工期的延期。
關鍵路徑分析方法網路圖的開發步驟如下：
1．首先確定計劃所需的重要活動，每項活動的完成必然衍生一系列的事件或結果。
2．確定各項事件完成的順序。
3．從開始到結束描繪各項活動的流程，確定每項活動和其他活動之間的關係，一般來說以圓圈代表事件，以箭頭代表活動。
4．計算每項活動的預計完成時間。
5．安排每項活動和整體計劃的開始時間和完成時間，特別需要註意的是關鍵路徑上的活動不能有任何延誤。
由於十分重視先決條件和項目活動之間的關係，因此，項目網路圖是一種很有用的方法。關鍵路徑分析方法假設項目中各個活動都有清晰的開始和結束，它可以用來評定延遲的任務對項目活動完成的影響。如果一項主要的活動沒有按照計劃完成，那麼，關鍵路徑還能夠判斷出它對整個項目的影響。在管理任務之間相互依賴關係複雜，並且由於延遲、人力變更和安排困難而需不斷變更項目輸出的項目中，這些信息尤為重要。
關鍵路徑分析方法事先指定了各個活動之間的順序關係，通常這種順序關係在實際中並不容易確定，某些活動的順序關係是由其前面活動的執行情況決定的，因此，網路活動／頃序關係應該具備動態性。另一方面，實際項目內容是隨著時間變化的，所以，開始制定的計划到後來會變得很不精確，有可能需要隨著項目的進展調整計劃。
採用關鍵路徑分析方法進行管理時，往往將控制集中在關鍵路徑上，而忽視了對非關鍵路徑上活動的管理。事實上，經常發生的是一些非關鍵路徑上的活動延期，超過了整個項目的工期。
- 三、計劃評審技術網路分析
計劃評審技術網路分析(PERT network analysis)適用於大型項目的規劃和活動時間無法確切估計的情況，如企業重組、降低成本戰略推廣、開發新產品等，必須整合數以千計的活動項目，而且有些活動必須同時進行，有些活動則必須在其他活動完成之後才能進行。PERT類似於流程圖，用來描述完成計劃所需的各項活動的先後順序，以及各項活動所需的時間和成本。PERT可以幫助管理者監督計劃的進度，找出可能存在的“瓶頸”，必要時可以重新進行資源配置，以確保項目計劃按期完成。
PERT與關鍵路徑分析方法的區別主要在於活動時間的不確定性，因此，在開發過程中確定活動預計時間時，通常預計三個時間，分別為：理想狀況所需的時間，即樂觀時間(to)；正常狀況所需時間，即最可能時間(tm)；最差狀況所需時間，即悲觀時間(tp)。根據這三個預計完成時間，採用加權平均方法計算出期望完成時間，即：te = (t0 + 4tm + tp) / 6。
- 四、其他技術和方法
項目管理也可以藉助於其他技術和方法來完成。例如，工作分解結構(workbreak—downstructure，簡稱WI：kS)是關於項目活動的基本定義，是項目進度計劃和投資估計的基礎。責任矩陣(responsibility matrixes)把項目的組織結構與工作分解結構結合起來，建立項目活動的責任關係。投資計劃(cost schedules)則標明項目活動的資金需求，估計實際預算的執行情況，並以此衡量項目的財務性能。項目控制技術(project control)包括變更分析、贏值分析(earned value)、GEDEI，點系統方法等，提供了對項目性能跟蹤控制的方法，以便及時發現項目延期、超預算、質量缺陷等問題，並及時採取糾正措施。它一般與甘特圖和計劃評審技術網路分析緊密相連，共同使用。項目管理信息系統(proJect management information system，簡稱PMIS)提供項目管理信息交流的工具，提高項目控制工作的執行效率，同時為項目管理者決策提供支持。
項目管理技術的優勢[3]
為了使項目管理能逐步走向實踐性、走向管理的微觀層面，“項目管理”課程在國內各大高校逐漸發展起來。項目管理學科研究的發展帶給我們的好處概括起來可以有以下幾點。
- (1)合理安排項目的進度，有效使用項目資源，保證項目實施質量，並降低項目成本。
通過對項目管理中的工作分解結構WBS、網路圖和關鍵路徑PDM、資源平衡、資源優化等一系列項目管理方法和技術的使用，可以儘早地制定出項目的任務組成，併合理安排各項任務的先後順序，解決任務的瓶頸，有效安排資源的使用，特別是項目中的關鍵資源和重點資源，從而保證項目的順利實施，避免造成資源和時間的浪費。
- (2)可以加強項目的團隊合作，提高項目團隊的戰鬥力。
項目管理的方法提供了一系列的人力資源管理、溝通管理的方法，通過這些方法的使用，可以增強團隊合作精神，提高項目組成員的工作效率。
- (3)降低項目風險，提高項目實施的成功率。
項目管理中重要的一部分是風險管理，通過風險管理可以有效降低項目的不確定因素對項目的影響。其實，這些工作是在傳統的項目實施過程中最容易被忽略，也是會對項目產生毀滅性後果的因素之一。
- (4)可以有效控制項目範圍，增強項目的可控性。
在項目實施過程中，需求的變更是經常發生的。如果沒有一種好的方法來進行控制，勢必會對項目產生很多不良的影響，而項目管理中強調進行範圍控制，變更控制委員會(CCB)和變更控制系統的設立，能有效降低項目範圍變更對項目的影響，保證項引項利實施。
- (6)可以有效地進行項目的知識積累。
傳統的項目實施中，經常在項目實施完成時，項目就戛然而止，對於項目的實施總結，技術積累，都是一種空談。但目前知名的跨國公司之所以能夠運作得很成功，除了有規範的制度外，還有一個因素就是有比較好的知識積累。項目管理中強調在項目結束時需要進行項目總結，這樣就能將更多的項目管理經驗轉換為公司的財富。
