項目結束

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什麼是項目結束

  項目結束是終結一個項目或項目階段的管理工作過程。這一過程與項目啟動一樣重要,正所謂有始有終。因為如果沒有結束過程對項目結果的驗收和接受,就盲目結束項目或開始下一階段工作,就會導致客戶或管理層不滿意或給項目的下一階段的工作留下許多隱患。項目結束是項目目標的實現。

項目結束的條件[1]

  (1)項目的目標已經成功地實現,項目的結果(產品服務)已經可以交付給了項目投資人或轉移給其他第三方;

  (2)項目嚴重地偏離了其進度、成本或性能目標而且即使採取措施也無法實現預定的目標;

  (3)項目投資人的戰略發生了改變,該項目必須捨棄;

  (4)項目無法繼續獲得足夠的資源保證項目的持續;

  (5)項目的外部環境發生劇烈變化,使項目失去了繼續下去的意義或根本無法持續下去;

  (6)項目因為政策、法律或一些項目組無法控制的因素而被迫無限期地延長;

  (7)項目的關鍵成員成為不受歡迎的人,而又無法找到替代者;

  (8)項目目標已無望實現,項目工作開始放慢或已經停止。

  項目實施過程中可能會出現以上這些情景中的一種或多種,而有時候各種情景的界限並不總是那麼清晰。這些情景只是為找到不可避免的項目結束問題提供了一個框架。

  項目的最後執行結果只有兩個狀態:成功與失敗。相應地,項目進入結束階段後,能夠採用兩種方式來結束項目:正常結束和非正常終止。在項目進入正常結束階段時,應對項目進行項目竣工驗收和後評價,實現項目的移交清算。當採用非正常終止方式對項目進行收尾時,要綜合考慮影響終止項目的決定因素,制定並執行項目終止決策,處理好終止後的事務。

項目結束的過程[2]

  當項目按照項目計劃主體完成時,就要及時對項目進行收尾,通常是以客戶與承約商的開會交流、慶功、會餐為標誌。當然,在歡慶之前,我們尚要完成一些必要的收尾工作,諸如收集、整理、移交項目結束文檔;舉行正式的項目驗收;項目評估;項目小組工作鑒定;經驗總結等等。項目結束過程概括起來包括:項目移交評審、項目合同收尾、項目行政收尾和項目後評價4個子過程。4個子過程的具體工作,見表。

表 項目結束過程具體工作
過程名稱具體工作內容及步驟
項目移交評審①檢查項目任務完成情況,確認項目計劃內工作已全部完成
②準備好項目有關文件,如項目計劃書、圖樣變更申請書、測試報告等
③書面通知客戶及其他關係人參加項目驗收和審查
④進行必要的測量或實驗,以驗證項目交付結果滿足客戶要求
⑤在有關驗收文件上簽字確認驗收結論
⑥為客戶安排並落實後續支持服務工作
項目合同收尾①準備好合同有關的文件,包括合同、發貨清單、付款記錄,驗收單據等
②檢查和驗收承包商的工作
③核實合同付款情況
④成本決算
⑤評審、中止合同
⑥將合同及相關文件編號存檔
項目行政收尾①收集、整理、歸檔項目文件
②重新安置或處理項目設備、材料及其他物資資源
③總結項目的經驗教訓,撰寫項目工作總結報告
④解散項目小組,重新安排項目小組成員工作,落實項目後續工作的負責人
⑤對項目小組成員工作表現給予書面鑒定,嘉獎優秀成員
⑥舉行慶祝活動
項目後評價①項目經理與項目小組成員進行個別交流,充分瞭解每個人的看法
②召開內部評價會議
③填寫內部評價表
④邀請客戶、承包商,管理高層及其他項目關係人,召開外部評價會議
⑤填寫外部評價表

項目結束的階段

一、項目結束階段的活動[3]

  項目結束階段活動主要有:

  (1)項目成果進入穩定運行狀態。

  (2)為組織建立一個新的計劃或將項目資源轉移到組織的其他方面。(3)關於項目成果使用中存在的問題和機遇的評估。

  (4)對未來項目和計劃的管理提出建議。

  (5)對新的或改進的管理技術進行鑒別和評估。

二、項目結束階段的工作[4]

  項目結束階段的工作包括:項目資料驗收、項目交接或清算、項目費用決算、項目審計、項目後評價等。

  1.項目資料驗收

  項目資料是項目整個生命周期的詳細記錄,是項目成果的重要展示形式。項目資料既是項目評價和驗收的標準,也是項目交接、維護和後評價的重要原始憑證。資料驗收是指交驗方將整理好的、真實的項目資料交給接收方,併進行確認和簽收的過程。

  項目資料驗收的依據有採購合同中關於資料的條款要求,國家關於項目資料檔案的法規、政策性規定和要求,國際慣例等。

  項目資料驗收的範圍和內容涉及項目生命周期各階段的計劃、報告、記錄、圖表等各種資料。項目資料驗收完成後,應建立項目資料檔案,編製項目資料驗收報告。

  2.項目交接或清算

  項目交接是指全部合同收尾以後,在項目監管部門或社會第三方中介組織的協助下,項目業主與全部項目參與方之間進行項目所有權移交的過程。項目清算是項目結束的另一種結果和方式。由於種種原因,項目在得到最終可交付物之前終止了,這時就需要進行項目清算。項目交接是正常的項目結束過程;項目清算是非正常的項目終止過程。項目清算的主體即項目清算的召集人是項目業主。

  當項目的成果移交、資料移交和項目款項結清後,項目移交方和接收方將在項目移交報告上簽字,形成項目移交報告。

  項目清算主要以合同為依據。項目業主依據合同中的有關條款,成立由各參與方聯合參加的項目清算工作小組,依合同條件,協商確認責任、估算損失、擬定索賠方案等。協商成功後形成項目清算報告,各個合同相關方聯合簽收生效;協商不成則按合同的約定提起仲裁訴訟

  3.項目費用決算

  決算是以實物量和貨幣為單位,綜合反映項目實際投入和投資效益,核定交付使用財產和固定資產價值的文件。項目費用決算活動是確定項目開始到項目結束交付使用為止的全部費用的過程。

  項目費用決算的依據主要是合同、合同的變更。決算的內容包括項目生命周期各個階段支付的全部費用。項目費用決算的結果形成項目決算書,經項目各參與方共同簽字後作為項目驗收的核心文件。決算報表可以包括項目概況表、財務決算表、交付使用財產總表、交付使用財產明細表等。

  4.項目審計項目

  審計是審計機構依據國家法令和財務制度企業經營方針管理標準規章制度,對項目活動進行審核檢查,判斷其是否合法、合理和有效的一種活動

  項目審計的任務包括:檢查、審核項目活動是否符合相關規章制度的規定,是否符合國家政策、法律、法規和條例,有無違法和營私舞弊現象等;檢查、審核項目活動是否合理;檢查、審核項目效益;檢查、審核各類項目報告報表等資料是否真實和公允

  項目審計的過程分為審計準備、實施、報告結果和資料歸納四個階段。審計範圍包括項目整個生命周期中的所有活動,其內容涉及項目質量審計費用審計合同審計等,時間上涵蓋項目前期審計、項目實施期審計、項目結束審計。不同的審計類型有其典型的審計範圍和內容,其中費用審計是項目審計的主要內容之一。

  5.項目後評價

  項目後評價是項目竣工投產並營運一段時間以後,對項目立項決策、設計、施工、生產營運等全過程進行系統評價的一項技術經濟活動。利用項目後評價,可以達到肯定成績、總結經驗、研究問題、吸取教訓、提出建議、改進工作、不斷提高投資項目決策水平和投資效果的目的。

  項目後評價是以實際情況為基礎,採用定性和定量相結合的方法,進行全面、客觀、負責、公正的系統評價。

  項目後評價有現場考評和非現場考評兩種形式。現場考評是後評價工作組到現場採取勘察、問詢、覆核等方式,核實項目的有關情況,並對所掌握的相關信息資料進行分類、整理、歸納、分析和評價。非現場考評是後評價工作組根據項目單位提交的項目後評價自評報告和其他相關資料進行綜合分析,提出評價意見。項目後評價的結果是形成項目後評價報告,內容包括項目概況、評價內容、主要變化和問題、原因分析、結論和建議、基礎數據和評價方法說明,以及經驗教訓總結等。

項目結束工作的重要性[5]

  項目的成功結束標志著項目計劃任務的完成和預期成果的實現。沒有項目結束階段的工作,項目成果就不能正式投入使用,不能生產出預期的產品或服務;項目利益相關者也不能終止他們為完成項目所承擔的責任和義務,也無法從項目的完成中獲益。因此做好項目結束階段的工作對項目的各參與方來講都是非常重要的,項目各方的利益在這一階段相對也存在著較大的衝突。同時項目進人收尾期後,項目成員的註意力常常已開始轉移,加上這一階段的工作往往又是繁瑣零碎、費時費力的,容易被輕視和忽略,所以更需要特別強調其重要性。

參考文獻

  1. 張卓等編著.項目管理.科學出版社,2005.8
  2. 張桂寧主編 國家機械職業教育管理類專業教學指導委員會組編.高職高專規劃教材 實用項目管理.機械工業出版社,2006年01月第1版
  3. 劉國寧,肖家.項目部員工必備手冊.中國言實出版社,2007.8
  4. 中國質量協會編著.質量經理手冊.中國人民大學出版社,2010.06
  5. 畢星主編.項目管理精要.化學工業出版社,2002年07月第1版
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