项目审核

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什么是项目审核

  项目审核是指审核机构依据国家的法令和财务制度企业经营方针管理标准规章制度,对项目的活动用科学的方法和程序进行审核检查,判断其是否合法、合理和有效,借以发现错误,纠正弊端,防止舞弊,改善管理,保证项目目标顺利实现的一种活动。[1]

项目审核的特征[1]

  项目审核有以下三个特征。

  (1)独立性

  目审核独立于项目组织之外,其工作不受项目管理人员的制约,审核人员与项目无任何直接的行政或经济关系。审核人员的权力由国家或委托方授予,代表国家或

  委托方对项目实施审核监督并评价其经济责任,客观地向国家或委托方报告审核结果。

  (2)权威性

  项目审核具有高度的权威性,其依据是法规和标准。法规是指法律、法令、条例、规章制度以及方针政策等。标准则是指各种技术标准和管理标准。因而,项目审核不是体现决策者权力和意志,而是以原则和权威为依据。

  (3)科学性

  项目审核是一项具有科学性的工作,它不仅在审核实施的过程中具有科学的程序,而且还运用各种科学的方法。审核的科学性是其独立性和权威性的基础和保证。

项目审核的范围及任务[1]

  (1)项目审核的范围,原则上指项目的所有内容并且贯穿于项目的整个生命周期中,但在实际项目的审核进程中,审核人员往往依据项目目标的特点和项目中具体出现的问题,有重点地选择项目的不同可内容、不同时期进行审核,一般常见的审核按审核的内容不同可分为:工程质量审核、资金使用审核、合同审核等;按项目周期分类,可分为项目前期审核、项目实施期审核、项目竣工期审核。

  项目工程质量审核,主要审核项目实施中各环节的质量、使用的材料等是否符合国家有关政策、法规的规定,是否满足项目合同的要求等。对项目工程质量审核不合格的,由项目团队组织返工或采取相应的补救措施。

  资金使用审核是对项目进行中资金的使用状况进行财务审核,审查项目的资金使用计划是否合理,项目的资金使用情况是否合法,及有无违反财务政策和铺张浪费等现象。合同审核是指对项目合同的合法性、合规性所做的审核,并对项目合同的执行情况进行及时的审查。

  项目的前期审核、实施期审核和竣工期审核,是对项目管理生命周期的审核,贯穿于项目始终,对保证项目目标的顺利实现,具有非常重要的意义。

  (2)项目审核的任务主要有以下几方面:

  1)检查和审核项目建设活动是否符合有关的规章制度的规定。比如,建设过程中的收支是否符合财务制度,项目立项是否符合既定的程序等。

  2)检查和审核项目建设活动是否符合国家的政策、法律、法规和条例,有无违法乱纪,营私舞弊等现象。

  3)检查和审核项目活动是否合理。比如,项目的组织形式是否得当,项目的控制系统是否健全,项目计划是否科学,项目实施状况与目标是否相同。

  4)检查和审核建设项目的效益。在项目建设前期是指对投资效益进行审核;在项目建设期间则是指对有效利用资源进行审核。例如,投资内部收益率是否满足企业预期的投资要求,建设期间的劳动生产率是否达到标准,资源的配置是否达到最优等。

  5)检查和审核各类项目报告会计记录财务报表等反映项目建设和管理状况的资料是否真实和公允,有无弄虚作假或文过饰非的现象,有无只报喜不报忧的问题。

  6)在检查和审核项目建设和管理状况的基础上,提出改进建议,为企业决策者提供决策依据,促使项目组织改善管理工作。

  以上六项任务都要在维护国家和企业的利益,项目成功、顺利建成的前提之下完成。

项目审核的程序及方法[1]

  项目审核是一项复杂细致而又专业性很强的工作,必须按照科学的程序进行。这一程序就是指审核部门对项目进行审核时,从开始到结束的全过程以及其中采取的步骤。

  1.审核准备

  在实施审核之前要进行充分周密的准备,这是保证审核工作达到预期目的的前提。项目审核能否发挥应有效用以及效用的大小,在很大程度上取决于准备工作。通常审核准备主要包括以下工作:

  (1)选择审核项目、明确审核目的、确定审核范围有时候一个企业在建或拟建的项目很多,每个项目需要审核的范围也各不相同,因而在实行审核之前要对审核的项目进行选择,同时明确审核的目的。这项工作通常在主管领导的指示或支持下进行,所选的项目及其审核领域一般会有明确的范围。这样做可以提高审核效率,做到有的放矢。

  (2)项目审核工作组织项目审核的工作组织应由主管领导和审核机关的领导协商确定,理想的形式是由审核机关的专职人员负责和组织,并根据审核内容的要求增加其他专家。在组建审核组织时,主要应该考虑审核领域对技术和非技术专家及其经验的要求。具体来讲,审核人员应具有专业领域的技术能力、综合分析能力、写作和表达能力,热心审核工作并与项目无利害关系。

  (3)了解概况,准备资料首先,要了解项目的基本状况,包括项目的组织形式、投资目的、参与建设的承包公司等;其次,要熟悉和收集有关项目建设的法规、政策、标准以及被审核项目的各种文件,如项目计划、项目合同等。只有做好这些工作才能有备无患,事半功倍。

  (4)制定项目审核计划主要是指根据审核的目的和范围,确定日程安排和工作步骤,以及提出包括审核重点在内的详细提纲。

  2.实施审核

  实施审核是整个审核工作最重要、工作量最大的阶段,它主要包括以下工作:

  (1)针对确定的审核范围实施常规审查,从中发现常规性的错误和弊端。这项工作内容复杂,既包括定性的审查,也包括定量的审查,有时还需要进行大量的计算。

  (2)对可疑的环节或特殊领域进行详细审核和检查如将贪污盗窃、营私舞弊、严重读职等行为通过这一工作予以查清,问题较严重时还会涉及内查外调、查账对证、接受群众检举等,因而,搞好这项工作必须要掌握政策界限。

  (3)协同项目管理人员纠正错误事项在审核中发现的错误和舞弊现象,要帮助或协同项目管理人员及时纠正,避免影响日后的工作。一些重大的违法违纪问题,还要等待向主管领导或主管部门汇报后再作处理。

  3.报告审核结果

  审核报告是审核工作集体工作的最终产品,审核工作的成果和后续行动的效果将取决于报告编写的质量和提出的方式。这个报告要在征求项目管理人员意见的基础上,对所获得的资料进行综合归纳和分析研究,进而对审核事项做客观、公正和准确的评价。最后,将作为审核结果和结论的报告送交有关部门。

  4.后续工作审核

  后续工作之一是审核报告建议部分的实施,审核人员应尽量明确采取纠正行动的部门和人员。当这些部门和人员属于项目组织之外的企业支持系统时,企业决策者应迅速做出决策,纠正错误和偏差。审核的后续工作之二是吸取教训。项目审核结束之后,相关的人员要认真地进行反思,杜绝日后发生类似问题,起到标本兼治的作用。项目审核的最大效益就在于此。最后,作为项目审核的后续工作,应将审核过程中的全部文件,包括审核记录以及各种原始材料整理归档,建立审核档案,以备日后查考和研究。

项目审核的具体步骤[1]

一、项目的前期审核

  项目的前期审核是指在项目展开大规模实施之前的审核,它是项目审核最重要的组成部分。做好前期审核,对于防止错误的投资决策和保证项目目标的顺利实现具有十分重要的意义。

  1.可行性研究

  审核可行性研究审核是指对项目可行性研究的组织、过程和研究结果进行审核和调查,确定研究结果的正确性,避免或减少决策失误。这项工作的主要内容有:

  (1)审查承担可行性研究的单位和人员是否具备应有的资格以及研究人员的构成是否满足项目的要求。尽管我国在20世纪80年代初就已将可行性研究明文列入基本建设程序,但目前仍缺乏足够的专业化研究机构,未经正式可行性研究或为应付上级而草率进行研究的项目仍为数不少。因此,要保证可行性研究的质量,首先要保证作可行性研究的人员具有足够的能力。

  (2)审查项目的市场调查和预测情况

  检查是否做过中长期的市场预测,所用方法是否科学,所得结论是否有充分的依据。

  (3)审查项目的技术研究情况

  检查项目所选择的工艺流程和设备是否恰当,采用的新技术、新材料是否需要从国外引进,项目建设地区有无足够的水源以及专用公路和铁路等运输条件,材料和设备能否保证供应,拟采用什么施工方式等。

  (4)审核项目的建设方案

  明确方案是否经过详细比较和论证,入选方案和淘汰方案之间的差别在哪里,如果入选方案与淘汰方案相差悬殊,就要审核淘汰方案是否是为应付审查拼凑起来的陪衬方案。

  (5)审查项目的财务评价是否准确可行

  对项目的投资、投产后的成本和利润贷款的偿还能力、投资回收期等,要进行精确的计算,所用的方法要合适,计算所采用的指标应可靠准确。

  (6)审查国民经济评价情况

  从全国或全行业总体来看,项目的规模、地点和产品类型是否合理,项目对国民经济和整个社会的贡献程度如何,项目的财务评价结果与经济评价结果是否一致等,各种指标都要进行核实计算。

  (7)审查项目的寿命周期

  了解项目是完全独立的还是更大系统的组成部分,项目的工作能否满足经营或其他建设任务的需求,确定工期时是否考虑了成本和质量的要求。

  (8)审查是否符合环保要求。

  2.项目计划审核

  项目计划的审核主要有以下几个方面:

  (1)项目总计划的审核

  审查项目总计划是否包含了所有必需的信息,格式是否规范,内容是否全面,条理是否清楚,方法是否科学,条款是否完全合法。

  (2)进度安排的审核

  审查进度安排是否采用了线条图和网络分析等技术,是否考虑了资源条件的限制,是否做过工期和成本分析,关键环节有无两套应急方案,时间安排有无一定的余量,计划中是否隐含着人员和时间可以互换的错误假设。

  (3)成本估算和成本计划审核

  审查成本估算采用了哪种方案,若采用WBS方法则估算的数值会比较精确;成本计划采用了什么方法,是粗线条还是细线条,能否满足控制成本的要求;不可预见费用的数量是否合理,有没有超过企业或投资者的有关规定等方面,均应有所考虑。

  (4)质量计划审核

  审查质量计划对甲乙双方的责任规定是否明确,质量标准是否明确和先进,对质量控制的程序和方法是否作了规定。

  (5)其他项目分计划的审核

  这里的项目分计划主要是指项目组织内部各部门根据自己主管的工作编制的计划,如工程计划、采购计划、施工计划、动员计划、验收投产计划等。

  (6)信息控制制度审核

  审查是否具备信息控制制度,其内容是否全面合理,记录、表格、文件、资料的运行线路是否正确有效,是否具有滤除过期信息与终止错误信息的功能。

  3.项目组织审核

  项目组织审核主要集中在组织形式、项目经理和项目人员三个方面。

  (1)项目组织形式审核

  主要是根据项目的规模和性质审核所选择的组织形式能否适应项目管理的需求,如果存在问题,要指出症结所在并提出改进意见。

  (2)项目经理审核

  主要是审查项目经理的素质能否满足项目需求,其知识构成和实际经验是否符合条件,其权力和责任是否均衡和相当,应防止任命不合格的人员担任这一职务

  (3)审查项目人员

  主要包括审查项目人员的选拔是否符合程序和规定,主要项目人员的业务水平是否满足要求,项目组织各部门的人员在知识上是否存在互补性,整个项目组织中是否存在多余的人员。通过这项工作,保证项目组织精干高效,防止在用人环节中的营私舞弊。

  4.招标审核

  项目的招标工作也要根据国家的政策、法令和有关规定及定额,依据先进、合理的原则进行全过程审核

  (1)在项目投资之前,项目组织者要将标底、招标的方式、设想的合同类型及合同草稿。项目建议、项目工作内容和要求等文件报审核部门备案,由审核部门审查招标方式、合同类型及标底是否正确可行。

  (2)审查投标单位是否持有工商行政管理部门核准发给的营业执照和经建委或相应部门登记注册而颁发的承包许可证

  (3)审查投标单位的简历,特别要审查其承包同类项目的业绩和经验,排除那些成功记录不多的承包者。

  (4)审查投标单位的技术力量,包括员工的技术构成及适应本项目的技术力量、机械设备状况、专利拥有情况、特殊工艺和特殊材料的掌握情况等。

  (5)审查投标单位的管理状况。对投标单位是否采用了项目管理,管理人员的水平如何,管理人员的创造能力和应变能力如何等都要进行审查。

  (6)审查投标单位的财务状况,包括对投标单位的财务管理水平、会计人员的技术水平。企业的财力等都应查明。

  (7)审核部门要参加有关招标会议,审查招标过程是否合规、合法、合理,有无违章行为。若发现内外勾结、营私舞弊的现象以及严重差错,要及时揭露、制止或报请有关部门处理,以保证招标工作公正合理地进行。

  5.投标审核

  前述审核工作主要发生在甲方的审核部门,而投标审核则是指对投标单位所作的审核。其主要内容包括:

  (1)审查投标工作组对竞争对手的分析资料,判定资料是否准确全面,分析结果是否可靠,所用的分析方法和依据是否合规、合理。在此基础上进一步审核中标的可能性。

  (2)审核投标工作组制订的建设方案

  包括方案能否有效利用资源,能否满足甲方的目标要求,薄弱环节的解决方案是否影响到质量要求,方案的可行性和竞争性如何等。

  (3)审核成本估算

  包括审核成本估算的基础、方法和全面程度。对估算用的是什么价格,有没有采用WBS方法,不可预见费用是否合理,管理费及各种杂费是否都已包括在成本之中等等都要进行审核,重要的问题还要进行详细的计算。

  (4)审核项目的风险

  审核投标工作组对项目的风险是否作了恰当的分析和评估,所列的风险因素是否全面,消除风险的对策是否合理有力,风险分析的方法和程序是否合乎规定。此外,还要对甲方的财务状况、信誉水平、以前合作的经历等进行审查,避免中标后可能会发生的经济损失。

  6.项目合同审核

  项目合同审核是对项目合同的合法性、合规性所作的审核,审核事项主要有:

  (1)审查合同当事人是否具有法人地位,合同内容是否符合法律、法令、方针政策及相关的财经纪律

  (2)审查合同双方是否均具有履行合同的能力,能否在资金、技术和管理诸方面保证项目正常建设。

  (3)审查合同内容与审定的中标要求内容是否相符,有没有降低要求、索取回扣、工作人员相互串通坑害企业或国家的问题。

  (4)审查合同条款是否全面,有无关键内容的遗漏和不合理的限制性条件,关键的字词是否用得确切,法律手续是否完备。

  (5)审查甲乙双方的权利和义务是否均衡合理,当事双方是否以平等的地位经协商谈判签订合同,是否有一方的意志强加于另一方的条款存在。

  按照项目管理的要求,项目的前期审核工作主要包括上述六大方面,其中有些内容在审核实施过程中还可根据实际要求做进一步的拓展和深入,也可仅作概略审查。

二、建设期间的审核

  项目合同生效之后,大规模的建设活动便开始了。在此期间,审核部门必须根据国家的方针政策和相关法规以及企业的投资目标和规章制度,对工程建设期间的管理状况、财务收支情况以及财经纪律的遵守状况进行强制性审查,做出客观、公正的评价,以改善管理,提高投资效益。

  1.项目组织审核

  项目建设期间出现的许多管理问题都是由于没有良好的组织机构和合理的运行机制,因而组织审核是项目建设期间审核的重点。其内容主要包括:

  (1)调查和评审项目组织机构。

  1)需审查信息传递网络是否通畅,即各部门和人员之间的汇报、通报、接受指令的关系是否明确。

  2)审核组织机构设置对项目管理工作的适应情况及其运行的效率、活力和灵活性。

  3)审查各部门主要管理人员的职责和确定职责的依据。

  4)审查实际从事项目管理工作的人员及其权力、责任、工作情绪等。

  5)审核项目组织自己制定的管理标准、工作程序及各种政策。

  6)评价项目组织的效能、问题,并提出相应的建议。

  (2)审查项目组织与其他职能部门的关系。项目的成功需要得到各职能部门的支持,而项目管理的分权方式又易于造成职能部门和项目组织的冲突。这种冲突可能是由于项目组织形式本身的原因而产生的,也可能是由于协调或信息交流的障碍造成的。所以,在对项目进行审核时,不但要审查其内部运行机制,也要审查其外部运行环境,以利于企业领导及时对其进行调控。

  2.报表、报告审核

  报表、报告审核是检查项目组织提供的报表、报告等资料的可靠性、全面性和规范性的基本手段,是防止弄虚作假、报喜不报忧,提高投资效益、避免浪费的有力措施,也是整个项目审核工作的重要内容。

  (1)进度报告审核

  审核项目组织有没有科学有效的进度追踪手段,如线条图、项目责任图等,如果没有进度报告,质量就不会太高;审核某些关键工序或工程阶段的落实情况,确定进度报告与工程现状之间的差距;结合成本审核,根据支出状况推断是否存在大规模的进度耽搁;审核进度报告是否符合要求等。

  (2)成本报告审核

  审核成本报告的内容是否全面,报告格式是否规范;核查报告与实际发生成本的吻合情况;结合进度报告和质量报告判断成本报告的真实性,若发现重大疑点则需要再展开全面调查

  (3)质量报告审核

  审查质量报告是否全面和规范,报告内容是否真实;审核报告与计划之间出现的偏差。

  (4)财务报表审核

  包括对资金平衡表、项目投资表、应核销支出及转出投资明细表;专用基金表以及项目成本计划表等报表的审核。通过审核,目的在于确定报表的数字是否真实,项目制度是否健全,支出是否合理,投资使用效果如何等。

  3.设备和材料审核

  设备和材料是许多工程项目的物质基础,其支出在项目成本中占很大的比重。加强对设备和材料在采购运输、保管和使用等环节的审核,对于加强材料和设备管理,节约使用资金:+降低项目成本是十分必要的。材料设备审核的重点应放在以下几个方面。

  (1)设备和材料采购审核

  1)审查设备和材料的采购供应计划

  审核采购供应计划与批准的项目设计和实施计划是否协调一致;有没有将项目不需要的材料和设备列入采购供应计划;有没有拟采购量与建设需要量不符的问题。此外,还要审查拟订的采购地点是否合理、合法。

  2)审查订货合同

  合同中关于规格、品种、质量、数量、单价包装方式结算方式运输方式、交货地点和期限、总价、违约责任等条款是否一应俱全和合法;采购人员有无利用职权与供货厂家相互勾结、签订假合同、骗取货款,从中贪污的情况;有没有因采购人员收受礼物或回扣,而降低采购标准的问题;有没有供货厂家不直接供货的倒买合同等问题。在这一环节中,容易出现重大经济问题,审核人员要认真检查,深入分析,不放过任何疑点。

  3)审查验收、入库和保管制度

  购进材料和设备的验收是否及时、准确,有没有验收制度不健全或违法乱纪的现象;验收过的材料是否全部入库,有无少收、漏收、错收以及涂改凭证的问题;材料的存放、保管工作是否严谨,安全保卫工作是否得力,保管措施是否有效,有没有玩忽职守、贪污舞弊等现象。

  4)审查各项采购费用

  货款支付是否正常,有无计算错误,多付或少付问题;有无任意提高或降低采购费用和开支标准问题。

  5)审查采购材料和设备的会计核算工作核算所用资料是否真实可靠,会计科目的设置是否合规合理,采购成本的计算是否准确无误等。

  (2)设备和材料发出的审核

  1)设备和材料拨付的审核

  许多项目的采购工作由项目建设单位承担,作业单位只负责施工,这时,就需要进行设备和材料拨付的审核。审核内容主要包括:拨付的设备和材料是否符合合同条款的相关规定;设备和材料的价格是否正确,会计核算是否真实、准确等。

  2)领取材料的审核

  对于施工单位自己采购设备、材料的建设项目,要做好材料领取的审核工作。包括制度和手续是否完备;发出材料的使用情况是否正常,有无擅自挪用,以次充好,铺张浪费等问题;发出材料的会计核算是否准确,有无重记、漏记、错记等情况,账务处理有无技术错误,资料是否准确真实等。

  3)材料和设备其他收发业务的审核

  ①拨人和拨出设备和材料的审核。审查拨入和拨出材料和设备有无合法的调拨手续,有无私自挪用问题;审查拨入和拨出材料的会计核算是否准确,资料是否真实,有无技术性的错误。

  ②设备和材料出售的审核。有时项目建设剩余或不适用的设备、材料和废料,经过批准后可出售给其他单位。对这种经济活动也要进行审核,以防止营私舞弊、违法乱纪现象和管理与核算等方面问题的发生。

  ③盘点盈亏的审核。主要是审查盘点制度及其执行情况、盈亏状况,以及对盘点结果的处理措施,还要注意防止盘点中的营私舞弊和贪污盗窃等违法行为的发生。

  4.项目建设收入审核

  在各种工业项目的建设中,经常会发生一些零星的收入。这些收入数额虽然不大,但也是国家或企业的财产,且极易发生舞弊问题。因此,对项目建设期间的收入也要加强审核监督。

  (1)审查收入是否符合国家规定

  项目建设收入是在项目建设期问发生的一次性收入,凡是项目竣工验收后的产品收入或符合验收条件而不办理验收手续而发生的经营收入均不在此列。若项目由国家投资,则建设期间的收入应按规定比例与国家分成,而竣工后的经营收入则须按规定缴纳税金和利润。两种收入的处理方式不同,产生的分配效果也各不相同。所以,要监督检查建设收人的合法性,防止建设单位故意拖延工期。

  (2)审查出售产品的价格是否合理

  建设期间售出的各种副产品,由于质量达不到要求、运输条件不好等原因,售出的价格通常会低于正式产品的价格。这样,就会给一些不法分子造成可乘之机,将产品以过低的价格出售,从而中饱私囊,使国家或集体蒙受损失。因此。要对售出产品的价格进行审查。

  (3)审查售出产品的质量

  项目建设的副产品,有些被作为工业原料售出,有些则进入消费领域,如果质量不合格,应告知用户或消费者,否则就可能引起纠纷,以至影响项目的长远利益。因此,要对产品的质量等级、销售渠道进行检查,防止将低质量产品以次充好投入市场。

  (4)审查产品收入是否全部入账,财务处理是否正确。审查有无将收入据为己有或私设小金库的行为,有无多记、少记、漏记、错记等现象发生。

  (5)审查收入的分配是否合法

  按照国家规定,建设期问的收入一部分应上缴国家财政机关,一部分留给建设单位用。建设单位的分成部分,应按规定用途使用。在审核中,应查明收入的上缴和留用情况,以及留用部分的使用情况。如发现将此项收入用于请客送礼、铺张浪费或其他违规事宜,应及时制止、纠正和处理。

  5.施工管理审核

  工程施工是项目建设最重要的工作,其管理效果直接关系到项目的成败。因此,审核工作也应发挥其支持职能,以帮助项目管理组织搞好施工管理工作。对施工管理工作的审核,主要集中在进度、成本和质量三个方面。

  (1)建设进度审核

  影响项目建设进度的因素很多,这里主要审查与管理工作相关的部分。其内容包括调查施工进度和计划安排的偏差及其对项目工期的影响情况,查明是否存在严重耽误进度的关键环节;调查员工的工作效率和机械设备的使用效率,查明是否存在怠工、窝工和设备无效占用问题;审查项目进度计划和相关控制的实施情况,查明是否存在随意安排进度的现象;对影响进度的各种因素进行综合分析,找出原因,提出解决建议。

  (2)建设质量审核

  建设质量审核包括对已完成项目的质量进行评定;审查人员素质原材料、施工设备、施工工艺及施工环境等影响工程质量的因素,查明是否存在严重制约工程质量的问题;审查质量检测手段,查明检测设备是否精确,检查方法是否正确;审查质量标准和其他规章制度的贯彻情况,查明是否先进可行;审查质量控制的实施情况,查明常用的质量控制方法是否得到了有效利用。对审核中发现的质量问题,要帮助项目管理组织查找原因,并制定整改措施。

  (3)建设成本审核

  成本审核的主要工作有:审查成本的超支和实际支出偏低的情况,查明发生成本与计划成本的偏差幅度及其原因;审查发生的成本是否合理,有无因管理不善而造成成本上升和施工单位乱摊成本的问题;审查成本控制的方法、程序是否有效,是否有严密的规章制度;审查有无擅自改变建设内容、扩大建设规模问题。若存在成本失控问题,应查明原因,提出整改建议。

  6.合同管理审核

  合同规定了项目建设单位和承包单位之间的关系,要确保承包者在费用、作业和技术要求方面满足投资方的需要,就必须对合同的执行和管理状况进行监督。

  (1)审查项目管理组织是否具备合格的合同管理人员

  如果项目组织有专职或兼职的合同管理人员,合同管理工作就有可能做得更好。大型建设项目往往涉及若干项目合同,每份合同动辄上千页,且在执行过程中经常会发生变更,没有专职或兼职的合同管理人员是不行的。目前,我国在这方面的工作还有欠缺。

  (2)合同变更审核

  审查合同变更的原因是否合理、合法,因变更而对成本、酬金、工期及其他合同条款的影响是否作了处理;审查合同变更的程序是否符合规定,有无因此而造成索赔问题;审查导致合同变更的原因,查明有无控制合同变更的制度和方法;审查合同变更后的文件处理工作,查明有无导致废止合同继续生效的漏洞。

  (3)合同终止审核

  审核合同的终止是否正常,资料的处理是否合乎规定,合同中止是否有科学的程序以及是否及时等。

  (4)合同结算审核

  审核终止合同的报收和验收情况;审核最终合同费用和支付情况;审核承包者(或甲方)放弃索赔要求的声明;查明合同结算是否合理、合法,有无勾结作弊问题。

三、项目的竣工审核

  工程项目经过系统建设达到既定的投资目标之后,就要组织试运行和验收,交付使用。为了对项目结束期间的经济活动进行监督和对整个项目的建设与管理状况做出评价,必须加强这一时期的审核工作。

  1.竣工验收审核

  项目完成有形建设直至交付使用后还有大量的工作要做。其间的审核工作主要有以下几个方面:

  (1)审查剩余物资、设备的处理情况

  项目结束后,要及时清理施工现场和仓库,做好剩余物资和设备的清点和处理工作。在剩余的物资、设备中,有些要按规定上交或转给其他项目,有些则要就地出售。因此,审核人员要审查剩余物资和设备的处理是否符合规定,处理剩余物资和设备的收入是否已按规定上交,有无违反国家规定、财经纪律以及贪污盗窃等现象,发现线索要彻底清查,严肃处理。

  (2)审查项目的试运行情况

  检查项目完成之后是否按要求进行了试运行,对试运行中暴露出的问题是否采取了补救措施,有没有故意拖延试运行时间而不及时交工的情况,有没有在销售试制产品中作弊等行为。

  (3)审查项目建设资料的归档和移交

  检查项目组织是否系统整理了项目建设的各种资料,图纸、记录、文件、合同及其他资料是否已被分类归档,资料处理是否符合保密要求。资料是否齐全。同时还要检查各种技术资料向项目使用单位的移交情况。

  (4)审查索赔问题

  审核甲乙双方因对方未履行合同条款或建设期间发生意外而产生的索赔问题,要逐一核查索赔是否合法、合理,处理结果如何,有无勾结作弊现象,赔偿的技术和法律依据是否充分等问题,防止因失误造成经济损失和个别人趁项目结束时放松管理而钻空子。

  (5)人员复员情况审核

  审查复员费用与计划的偏差,查明有无擅自更改复员费用的问题;审查管理人员的安置情况,查明安置是否合理,有无大才小用、小才大用等问题;总结复员工作的经验和不足,提出改进建议。

  (6)项目验收审核

  审查项目验收是否符合规范,验收工作是否认真、严格,对特殊环节的验收是否按规定作了检验和计算,验收的手续和资料是否齐全,同时,还要审查验收过程中是否有行贿受贿、敷衍应付、弄虚作假等现象。

  2.竣工决算审核

  竣工决算是由项目组织或建设单位编制的综合反映竣工项目的建设成果和财务情况的总结性报告文件,对竣工决算的审核主要从以下几个方面进行。

  (1)审查项目预算的执行情况

  审核人员要审查建设内容与批准的预算和建设计划是否相符,如果决算与预算相比超支过多,则要核查有无擅自改变建设内容的情况,乱摊成本和搞计划外工程的现象,一经发现,要及时上报,严肃处理。

  (2)审查项目的全部资金来源资金运用是否正常

  要认真审核竣工财务决算表和竣工决算总表是否正确,其所反映的全部资金来源和资金占用情况是否正常,有没有与历年统计数额不相符的问题,有没有建设资金和专用基金等其他资金相互挪用的问题,有没有技术方面的问题。

  (3)审查交付使用财产总表和明细表是否正确

  交付使用财产总表反映大、中型建设项目建成后新增固定资产流动资产的价值,审查时要与各子项目或单项工程的交付使用财产明细表对比进行,看两者有无差异,交付使用财产价值的计算是否准确、可靠。有无虚列、重报等现象,发现问题要及时查明原因,尽快更正,并追究当事人责任。

  (4)审查竣工情况说明书的编制是否真实

  竣工情况说明书是对竣工决算报表作进一步分析和补充说明的文件,主要应审查其内容与编制的竣工决算表是否一致,与实际情况是否相符,如发现内容不全、说明不充分、虚报成绩、掩盖问题等现象,审核人员要督促编制者及时做出修改和补充。

  (5)审查竣工决算的编报是否及时

  项目竣工验收交付使用后一个月内,要编制好竣工决算,并按规定上报。审核人员要检查有无拖延编报期或未将编制好的竣工决算及时报送相关部门等现象的发生,检查经审查批复的竣工决算是否及时办理了调整和结束工作。

  3.项目建设经济效益审核

  项目建设的经济效益体现在成本降低、工期缩短和质量提高三个方面,因而,审核工作也要紧密围绕这三者展开。

  (1)项目工期审核

  对照项目计划审查项目的开工日期和竣工日期,以及各分项工程的开工日期和竣工日期。查明有无拖延开工和拖延工期的现象并找出原因,查明有无工期提前的情况并总结经验,对因管理不善而造成拖延开工和拖延工期的情况提出整改建议。

  (2)项目成本审核

  对照项目预算审核实际成本的发生情况,看是超支还是节约。如果超支,要查明是因成本控制不利还是因擅自扩大项目范围或乱摊成本所致;如果节约,则要查明是否缩小了建设范围或降低了建设标准,若成本节约源于有效利用资源,要及时肯定和推广经验。

  (3)项目质量审核

  审查建设质量是否达到验收规范和设计标准,查明其中有无不合格的建设内容和重大质量事故,评定建设项目的质量等级,督促施工单位对质量低劣的部分进行加固补修或返工。对于报废工程或重大质量事故,要追究相关人员的责任,并总结教训,引以为戒。

  (4)投资决策审核

  项目建成之后,能否达到预期的目的、满足投资要求,是衡量投资决策正确与否的标准。有些项目,虽然在建设期间管理状况良好,但完成之后不一定能获得预期的效益。因而,要对照项目前期对投资收益的预测,审查投资效果是否达到设计能力以及满足建设需要的程度,对投资决策及投资收益做出综合评价。

  4.项目人员业绩评价

  项目完成后,要对项目参与人员做出全面真实的评价,以确定他们在项目建设期间的业绩及其对职责的履行状况。做好这项工作,对于激发员工的工作热情和为薪的项目组织优秀的管理人员具有重要意义。

  (1)要根据任命书评价项目经理的业绩

  查明项目经理是否履行了既定的责任,在项目管理中是否充分调动了部下的工作积极性,是否有效地利用了各种资源,对意外事件的处理是否正确果断,是否创造性地开展了工作,对技术问题的判断能力如何等。在此基础上,按照优秀、很好、好、一般、差来评定项目经理的业绩。

  (2)要对主要项目管理人员做出评价

  这些管理人员是协助项目经理开展工作的,因而对他们的评价要集中在评价他们的业务能力如何,工作的主动性和适应性如何,与他人合作的程度如何,以及评价他们的工作习惯和对项目建设做出的贡献。

  (3)要对一般工作人员的工作态度工作质量和工作的主动性做出评价

  在评价项目参与人员业绩的工作中,一要注意征求相关部门负责人的意见,避免所作的评价带有片面性;二要不以成败论英雄,有些项目虽不太成功,但管理人员已付出了最大努力,这时也要做出正确评价,否则就会挫伤他们的积极性;三要将评价与精神和物质鼓励结合起来。

四、项目的费用决算与审核

  竣工决算是以实物量和货币为单位,综合反映项目实际投入和投资效益,核定交付使用财产和固定资产价值的文件,是项目的财务总结,是竣工验收报告的重要组成部分。

  竣工决算是由项目业主编制的,所需的资料由项目团队提供。

  费用决算是指项目从筹建开始到项目结束交付使用为止的全部费用的确定。项目决算依据主要是合同、合同的变更。原始资料包括:各原始概(预)算和设计图纸交底或图纸会审的会议纪要等。

参考文献

  1. 1.0 1.1 1.2 1.3 1.4 王长峰,李建平 ,纪建悦.现代项目管理概论.机械工业出版社,2008年01月第1版
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