項目綜合計劃執行

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什麼是項目綜合計劃執行[1]

  項目綜合計劃執行就是實施項目綜合計劃的過程。制訂項目計劃就是用來指導項目執行工作;項目執行的目的就是實現項目計劃。在這個過程中,項目的預算資金逐步被花掉,項目相關的活動越來越明確,相關的工作也將得到授權而逐漸展開,相關資源會被提交並且分配給相應的活動,最後生成項目的產品或者服務。

項目綜合計劃執行的前提條件[1]

  項目綜合計劃執行的前提條件有5項,即必須具備項目計劃、詳細依據、組織方針、預防措施和糾正措施

  (1)項目計劃

  上述的項目綜合計劃,是項目執行的依據。它包括在編製項目計划過程中所制訂的所有計劃,包括範圍管理計劃、進度管理計劃、質量管理計劃、風險管理計劃等,加上費用基線和進度基線。這些項目計劃將在項目執行過程中指導、監督和管理項目的各項工作,使之向著項目目標順利開展。

  (2)詳細依據

  詳細依據主要是指測量基準。它是進一步描述組織和由於工作請求而對組織單位產生影響的信息。包括在項目計劃制訂過程中產生的輔助信息和文檔、技術文檔、有關標準以及早期的項目開發計劃編製中的規範。甚至還包括不包含在項目計劃中的來自其他計劃編製過程的輸出。

  (3)組織方針

  組織方針是指應對任何與項目有關的組織的正式或非正式的政策。如質量管理人事管理財務管理等。項目經理應該理解組織方針,以便順利的執行項目。

  (4)預防措施

  預防措施是指為降低項目的風險而擬採取的各項預防風險的方案。

  (5)糾正措施

  糾正措施是指為確保項目始終按所有利益相關者的預期和項目計劃的軌道運行,在實施中發現偏差時所採取的各項糾正方案。糾正措施是由各種控制過程的輸入組成的,在整個項目管理過程中作為一種輸入完成反饋環節,這一環節可以確保項目管理的有效性。

項目綜合計劃順利執行的保障[1]

  項目綜合計劃能否順利執行,除了具備上述5項前提條件之外,還需要以下6個方面的保障。

  (1)普通管理技能

  普通管理技能是指項目團隊成員,尤其是項目經理需要掌握的領導、談判溝通等一般的管理技能。這些管理技能都對項目計劃的實施產生積極的影響。

  (2)生產所需的技能和知識

  項目團隊必須對項目生產產品所需的技能和知識有適當的掌握,這樣才能夠按照預定計劃生產出項目產品或工作成果。這些必要的技能和知識必須作為項目計劃的一部分,並通過人員的組織過程來獲取、體現。

  (3)工作授權體系

  工作授權體系是用來確保按照適當的時間、合適的順序完成工作,是批准項目工作的一個正式程式。一個工作授權系統的設計,應該權衡實施控制收入與成本之間的關係。例如,在一些比較小的簡單項目上,言語授權就足夠了。但如果項目較大或較複雜,就應有一個書面描述的明確的授權體系。

  (4)執行狀況檢查例會

  執行狀況檢查例會是項目團隊把握有關項目信息交流的常規會議。它是一種定期的正式交換項目信息的方式,能夠及時、有效地交流項目的進展情況。執行狀況檢查例會可以各種不定期的和不同級別的形式召開。例如,項目管理團隊可以通過召開周會或月會的形式與客戶溝通。通常,在會議舉行前應公佈一份議程,應以書面的形式把會議時間和地點通知與會者,而項目經理是例會的官方發佈人員,在會議時要堅持議程。

  (5)項目管理信息系統

  項目管理信息系統常用來支持項目各個方面,包括用於收集、綜合和分發項目管理過程輸出的工具和技術,並通常分為人工系統和自動系統。

  (6)組織管理程式

  項目的所有組織管理程式包括運用在項目執行過程中的正式的和非正式的組織管理程式。如果沒有組織管理程式的保障,則往往難以控制項目干係人的變更要求,從而使綜合計劃形同虛設。

項目綜合計劃執行的關鍵過程[1]

  項目執行是項目團隊實施項目計劃的全過程。執行之前應檢查項目計劃和項目團隊的實際準備狀況,進行項目計劃的核實。該核實過程包括:項目計劃是否完整、合理、可行,所有利益相關者是否足夠瞭解項目的任務、意義及風險,項目團隊的許可權是否得到所有利益相關者的認可等。

  在此後的執行中,以計劃為核心,控制以下6個過程是非常重要的,他們往往是成敗的關鍵。

  Image:项目综合执行成败的关键.jpg

    圖 項目綜合執行成敗的關鍵

  1.信息交流

  信息交流是向項目利益相關者及時、準確地分發其所需要的信息,並與之溝通達成一致。信息交流是把項目計劃及其工作結果和溝通管理計劃作為依據,通過項目利益相關者之間的溝通來實現信息交換,通過信息檢索系統使項目組成員能以各種方式共用信息,通過項目會議、拷貝文檔分配、傳真等各種信息交流方式實現,最終以項目記錄、項目報告和項目說明方式完成。

  2.團隊建設

  團隊建設是項目實施管理的基礎,項目的成功依賴於高效的項目管理團隊。團隊建設不但要激發項目利益相關者為項目作貢獻的積極性,還要提高項目團隊作為一個整體的戰鬥力。團隊建設應依據項目計劃、人員配備計劃、進度報告和外部反饋,利用一定的手段和技術來改進項目業績,併為實施評價提供依據。

  3.質量保證

  項目質量保證在內部是向管理者提供證據,以表明交付物滿足質量要求,取得管理者的信任,讓管理者對產出物的質量放心;在外部是向顧客或其他方提供足夠的證據,表明產出物或成果滿足質量要求,取得顧客或其他方的信任,讓他們放心。因此,在實際項目執行過程中,通常採用一定的程式來保證質量。

  4.請求投標

  請求投標是指項目管理人員通過投標者會議和廣告兩種方式請求廠商通過競爭來簽訂合同的過程。這一過程的目的是獲取投標和提案。

  5.供應商選擇

  供應商選擇是指對供應商投標和提案的接受。這通常是一個複雜的過程,通常會用到合同協商、加權評分和獨立評估等多種工具和技術來選擇最終的廠商。

  6.合同管理

  合同管理是指項目管理人員監視廠商的執行以及保證所有的合同要求都得到滿足。合同管理與項目過程有著密切的聯繫,因此項目管理人員必須瞭解所有可能影響該項目的所有合同協議,以保證項目團隊不會意外地採取違反合同條款的措施。

項目綜合計劃執行狀況檢查[1]

  項目實施的過程實際上就是執行項目計劃,將計劃付諸行動的過程。項目計劃和項目執行是互相滲透、不可分割的活動。項目計劃執行的主要依據就是項目的各項計劃,包括範圍計劃、時問計劃、成本計劃質量計劃、溝通計劃、風險計劃、採購計劃、綜合管理計劃以及其他諸如人員培訓等輔助性計劃。

  在項目執行過程中,要搜集關於項目進展情況的信息,將之與上述計劃相比較,並且向項目利益相關者、項目組成員、管理層及其他相關方報告。還要在此基礎上對項目未來的進展情況進行預測。在這個過程中,一般要用到多種工具和技術——普通管理技能、生產所需的技能和知識、工作授權體系、執行狀況檢查例會、項目管理信息系統、組織管理程式等。

項目綜合計劃執行可採用的工具和方法[2]

  (一)一般管理技能

  對項目承擔單位的人員來說,掌握領導、談判溝通管理技能將會在項目計劃實施中發揮積極的作用。

  (二)產品所需的技能和知識

  對項目產品所需的技能和知識有適當的瞭解,項目承擔單位才能夠按照預定計劃生產出項目產品或提供工作成果。

  (三)工作授權體系

  這是批准項目工作的一個正式程式,用來確保按照適當的時間、合適的順序完成工作。

  (四)執行狀況檢查例會

  這是一種定期的正式交換項目信息的方式,使項目的進展情況能及時、有效地得到交流。項目負責人通常是例會的官方發佈人員,應以書面的形式把會議時間和地點通知與會者,在會議舉行前應公佈一份議程,在開會時要堅持按議程進行。重要的是項目團隊成員要對項目負責人誠實,項目負責人也要正確對待他們報告的內容。

  (五)項目管理信息系統

  包括用於收集、綜合和分發項目管理過程輸出的工具和方法。它常用來支持項目從啟動到收尾的各個方面,並且通常分為人工系統和自動系統。

  (六)組織程式

  項目承擔單位在執行項目計劃時,應事先充分考慮項目涉及到的組織的正式或非正式程式,從而防止它們對項目執行過程造成干擾。

項目綜合計劃執行的結果[1]

  (1)績效

  績效是為完成項目工作而執行的各項具體活動的結果,如項目成本花費隋況、可交付成果的完成情況、質量標準的滿足程度以及工作細目的劃分等信息。這些信息都將被搜集起來,作為項目執行的一部分,併在績效報告中反映出來。

  (2)變更申請

  隨著項目的開展,根據需要隨時提出的一些申請,從而改變項目要求,如擴大或修改項目合同範圍,變更項目成本預算或進度估算。

參考文獻

  1. 1.0 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 王樹進主編.項目管理.南京大學出版社,2008.1.
  2. 胡義東,吳財鬱主編.科技計劃項目管理.江蘇科學技術出版社,2007.8.
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