贈品管理

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　　贈品管理是指與贈品倉的倉存業務相關的單據的新增及其它相關處理，包括贈品入庫、出庫單，即虛倉入出庫單。

　　贈品作為企業資產和商品價值的組成部分，其管理的具體目的和意義主要體現在：

　　一是增強企業整體管理水平，有利於企業規範運作和穩健持續發展；

　　二是提高市場銷售份額，增強企業競爭力，擴大企業知名度；

　　三是保持合理庫存結構，提高資產運營效率等。

　　就一般性企業而言，贈品管理存在的主要問題集中表現在：一是管理意識淡薄。贈品的管理過程中人為隨意性較大，有的企業從中層到庫工相互串通勾結，利用職務之便與管理漏洞將贈品人情出庫或變賣，或者未將贈品納入資產盤點範圍的現象更是比比皆是；二是管理體系不健全。就贈品實物流轉而言，從贈品入庫、出庫及消費者領取等環節缺乏具體程式性管理規定；就價值流轉而言，相關授權不清、票據流轉及歸檔混亂等問題嚴重；三是管理手段落後。沒有納入ERP進銷存系統管理，不分庫不分區導致出入庫及期末盤點人工勞動強度加大。對贈品沒有進行科學分類和統一編碼，對贈品數據缺乏理性分析，更沒有將贈品數據與相關數據結合分析，使得贈品管理中出現效率低下、賬實不符等等問題。存在上述問題的，更多地集中在成長型或非成熟型企業。贈品管理雖然事小，一旦出現紕漏給企業造成的麻煩卻不小。從企業管理角度而言，由於贈品是無成本商品且種類繁多流動性強，要求企業在管理中不僅要遵循商品管理的常規辦法，更要結合企業自身所處行業與贈品本身特點進行特殊管理。

　　1．提高管理意識。提高企業管理者對贈品管理理念，從戰略高度決定企業的長遠發展及對相關事項的管理環境。是實現贈品管理目標的前提條件。實現利潤最大化是每一個企業追求的終極目標，管理見水平、管理出效益。

　　2．健全管理體系。建立與之相匹配的贈品管理體系，制定相應的管理制度是實現企業贈品管理目標的有力保證。諸如：入庫要有入庫單；出庫要有憑據；完善資產安全保養保管制度，健全不同的贈品授權審批權及審核義務；單據填制要書寫流暢、字跡工整、信息完整；各類票據單證應當按照規定製作並列印；明確盤點工作的具體要求及各級人員職責分工等具體規定。制定贈品的各項實施細則性規章制度，不留缺口、不留死角，沒有所謂的真空地帶和縫隙，以保證贈品管理有序進行、資產安全完整。

　　3．進行分別管理和分類編碼管理。由於贈品的特殊性，首先應將其分庫分區分別管理。進行分別分類管理可以縮短貨物挑選及收發作業的時間、合理使用倉容提高倉庫容量的使用率、利於保管員熟悉貨物的性能提高保管養護的技術水平、根據需要可合理配製和使用機械設施有效提高機械化自動化操作程度、利於倉儲貨物的安全，減少損耗。對贈品進行編碼，賦予商品以一定規律的代表性符號，符號可以由字母、數字、特殊標記等構成，商品編碼與商品分類關係密切。

　　4．制定具體措施強化入庫管理。贈品入庫與正常商品入庫無異，都需經過審該、驗收、簽收、出據等程式。由於贈品為無成本商品，因此贈品入庫單應為無金額、有數量及其他相關信息的入庫單據。驗收中，按照證件及票據驗收與實物驗收相結合的原則，核對贈品數量、規格、質量等各項要求是否與國家標準及供貨合同規定一致。對發現問題，諸如證件票據不全、數量短缺、單貨不符、質量異常、包裝不符、磅差、殘損潮污等情況時，處理要做到及時、準確、有效、有序，以免問題遺留。嚴格履行入庫時的工作職責贈品數量和質量方面的問題就可能及時發現。否則，超過索賠期，即使發現問題，也難以與供應商交涉，如此就會給企業造成損失。

　　5．強化出庫管理杜絕舞弊發生。出庫時，要堅決杜絕任何情況下的憑信譽或非正常手續的贈品出庫。由於贈品的特殊性，強化出庫時授權及票據流轉管理是控制贈品問題出現的有效途徑。諸如：銷售供應品時，將所附贈品另外填制贈品請售單。贈品請售單為無金額式單據，該請售單除了應填制贈品政策，還應由銷售人員、客戶、企業相關授權人員簽批後，方可持票辦理供應品付款業務。

　　6．建立完善的贈品盤存管理制度。制定盤點工作的範圍、時點、人員、差異處理辦法等具體準則。盤點前，將贈品按品類、型號整齊碼放，殘損過季作廢等次品類應當單獨碼放單獨處理；統計整理當日出人庫單據、清理系統內未達賬、列印空白數量的盤點表；盤點時，按照實物擺放順序依次清點、盤點人員唱報點數、財務人員記錄做好監盤工作；所有數據均應以實際盤點數為準。盤點結束後，將盤點數與系統數據進行核對，對盤點差異產生的原因及時上報，以確定是系統或是人為因素，根據產生的問題提出後繼整改建議，及時改進贈品管理制度。

　　7．賬冊、票據、授權、記錄清晰明瞭。在出人庫過程中的贈品按照供應合同的規定進行類別、品種、規格等項目的核對登記時，還要根據企業管理需要及現場情況進行備註說明。如：發現數量不足、規格不符、質量不符情況的，除了應做到應有的登記外，有時還應有必要的備註說明和與相關部門的溝通。進行詳細記錄是各個部門明確責任的依據，也是杜絕賬外資產私下交易，減少企業損失的途徑之一。出入庫發生的各種票據及形成的賬冊應當有嚴格的交接手續；按照不同類別不同時期予以分別裝訂並且定期封庫，作為企業長期文檔保管。通過贈品業務發生過程中產生的交易軌跡可以檢查出授權審批管理制度是否完善、贈品流轉是否順暢、有無濫用職權、徇私舞弊、人情出入庫等行為。

　　8．科學系統的管理技術方法。使用現代電腦系統是提高管理效率的有效途徑。啟用適合於企業的庫存商品進銷存ERP系統和財務軟體系統，對贈品應該結合企業自身情況在啟用庫存商品進銷存時同時啟用贈品模塊，幫助企業隨時瞭解庫存的動態信息。