行政溝通

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行政溝通(Administration Communication)

目錄

什麼是行政溝通

  行政溝通是指在行政執行活動中,行政機構之間以及人員之間所作的信息上的傳遞交流與聯繫。通俗地說,溝通就是彼此瞭解情況。行政溝通的實質是行政信息的傳遞和處理。行政信息反映行政實施活動及其發展變化情況。因此,及時進行行政溝通,相互瞭解情況,對於行政執行具有重要作用。

行政溝通的方式

  行政溝通的方式多種多樣,可以根據不同的標準劃分。根據溝通的組織結構的不同將溝通劃分為正式溝通非正式溝通,根據溝通的方向的不同將溝通劃分為向下、向上和水平的溝通;根據溝通的傳遞和接受方式的不同將溝通劃分為口頭的、書面的和其它的溝通。

  (1)正式溝通非正式溝通

  正式溝通是指通過正式的組織程式,按組織規定的途徑和方式所進行的溝通。正式溝通是溝通的主要形式。例如行政實施中常見的傳達上級命令和指示、定期或不定期的下級向上級的彙報制度等,都是正式溝通的典型例子。

  正式溝通的特點是正規、嚴肅,溝通信息比較可靠和穩定,所以一般重要的消息通常都採用這種溝通方式。正式溝通的優點是信息失真率低,溝通效果較好且具有較強的約束力,不足之處是有時溝通速度比較慢,有可能會降低行政效率

  非正式溝通是指通過正式組織程式以外的各種渠道進行的溝通。例如組織成員之間私下對事件的評論、相互對各自感興趣的信息的傳播等,都是非正式溝通的例子。非正式溝通是建立在日常人際關係基礎上的一種自由溝通,其所傳遞的信息常被稱作小道消息,因為非正式溝通一般是通過非正式組織或者是人們私下之間閑談的渠道而進行的。非正式溝通是人們交流情感以及自然願望的產物,

  非正式溝通的特點是自發性、情感性、非強制性以及靈活性,因而容易造成溝通信息扭曲和失真,而且傳播速度極快。

  (2)下行溝通上行溝通平行溝通

  下行溝通指自上而下的溝通,也就是上級向其下級傳遞信息,因而又稱傳遞。下行溝通的主要作用是:讓下級明確行政目標;下達有關工作方面的指示;提供關於組織程式和行動的情況;提醒有關部門或工作人員對任務及其它關係的瞭解等等。通過下行溝通,可以使下級瞭解上級的指示精神、工作意圖、行動目標等。

  在下行溝通中,要註意避免專斷和高傲,以免脫離群眾,得不到廣泛響應。同時也應註意下級對溝通信息的理解是否正確,以免導致失真,脫離行動目標。

  上行溝通指自下而上的溝通,也就是下級向上級反映意見和情況,又稱為反饋。下行溝通的目的是要將下級對有關情況的看法、意見和建議及時反映上來,以利於上級及時解決下級工作中出現的問題,對下級的工作作進一步的指導,或者是吸收和採納下級的合理化建議,修改其工作方案,以利於決策目標的實現。

  在上行溝通中,要註意全面、客觀地聽取下級意見,防止下級投其所好,報喜不報憂。

  平行溝通指橫向的溝通,也就是同級部門或同事之間的溝通。由於工作或業務上的關係,不同組織與人員之間或多或少總是存在某種聯繫,因而便產生了橫向溝通。橫向溝通可以互通信息,避免相互之間的誤解、扯皮以及踢皮球現象,有利於互相信任、互相合作,齊心協力為實現組織的共同目標而奮鬥。

  (3)按溝通媒介或工具劃分有口頭溝通書面溝通、網上溝通。

行政溝通的作用

  行政溝通的作用表現為:

  (1)是實現行政決策科學化、民主化的重要基礎,是提高政府工作透明度,推動社會主義民主建設的有效途徑。

  (2)是行政執行各環節順進行的重要基礎,是提高行政管理效率的保證。

  (3)是行政檢查和監督的重要依據。

  (4)是所有行政人員參與管理,是改善人際關係,鼓舞士氣,增強組織凝聚力的重要手段。

行政溝通的原則

  行政溝通旨在為實現某一目標而產生一定的溝通效應、速度、廣度和準確度。為了最大限度地取得溝通效應,溝通時應當堅持以下三項原則:

  (1)高效率原則指某一行政信息完成溝通過程所需要的時間越少,溝通效率則越高。為了實現行政溝通的高效率原則,必須特別註意以下兩個方面:一是保證溝通渠道暢通無阻,減少人為干擾和失真現象,儘可能選擇最短、最直接、容量適中的渠道進行溝通。 二是溝通技術現代化。

  (2)高質量原則是指行政信息在傳遞過程中所達到的真實性、準確性和全面性,儘可能地減少信息傳遞過程中的干擾和失真,註意減少與信息接收者的要求成行政決策活動無關的信息。

  (3)民主化原則。就是要擴大行政人員參與決策的機會,創造一種民主、寬容、和諧的溝通氣氛。

  有效的行政溝通標準是信息交流及時、準確、完整。行政溝通的目的是追求信息速度、無誤率和滿意度。行政學家Barnerd提出了行政溝通有效性的七項原則:全員知曉溝通渠道;正式渠道通達到人;溝通渠道簡短直接;溝通程式與渠道匹配;溝通主管人員勝任;溝通渠道暢通無阻;溝通信息確實可靠。

行政溝通在行政協調中的作用

  (1)行政溝通是行政協調的前提。要促進關係和諧,以便能順利實現行動上的協調統一。

  通過行政溝通,有利於意見分歧和利益衝突的消除和化解,獲得有關外部環境變化信息,就促使行政組織與之保持平衡狀態。

  (2)行政溝通推進行政協調發展。表現為:

  1、感情溝通就能消除隔閡,行動上達到協調配合。

  2、意見溝通引向思想深層,可增強合作的願望達到協調。

  3、文化溝通可增強凝聚力,達到協調。

如何提高行政溝通效率

  (1)全面提高行政人員的素質。

  (2)完善行政溝通體制。

  (3)暢通溝通渠道。

  (4)改善信息質量

溝通十戒

  為改善行政溝通的效果,應該從發訊者和收訊者兩方面入手來解決問題。美國管理協會曾經提出的“良好溝通的十誡”,具體內容如下:

  (1)溝通前應把所要傳遞的思想搞清楚;

  (2)要認真考慮溝通的真正目的;

  (3)當進行溝通時,要全面考慮自然的和人的環境,這對溝通的成敗有很大的影響;

  (4)在籌劃溝通內容時,要儘可能地同別人商量;

  (5)信息溝通過程中,既要註意信息的基本內容方面,同時也要註意語氣、語調等方面;

  (6)要善於利用機會來傳遞對聽者有益或有價值的東西;

  (7)跟蹤檢查你的溝通;

  (8)溝通時不僅應著眼於現在,也應著眼於未來;

  (9)一定要使你的實際行動維護你所溝通的信息;

  (10)在溝通中,每個人不僅應使別人聽懂你的意思,而且還要弄清別人的意思。

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評論(共2條)

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124.237.100.* 在 2010年12月1日 20:09 發表

很實用,頂

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42.63.81.* 在 2016年3月5日 21:08 發表

很有用

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