行政沟通

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行政沟通(Administration Communication)

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什么是行政沟通

  行政沟通是指在行政执行活动中,行政机构之间以及人员之间所作的信息上的传递交流与联系。通俗地说,沟通就是彼此了解情况。行政沟通的实质是行政信息的传递和处理。行政信息反映行政实施活动及其发展变化情况。因此,及时进行行政沟通,相互了解情况,对于行政执行具有重要作用。

行政沟通的方式

  行政沟通的方式多种多样,可以根据不同的标准划分。根据沟通的组织结构的不同将沟通划分为正式沟通非正式沟通,根据沟通的方向的不同将沟通划分为向下、向上和水平的沟通;根据沟通的传递和接受方式的不同将沟通划分为口头的、书面的和其它的沟通。

  (1)正式沟通非正式沟通

  正式沟通是指通过正式的组织程序,按组织规定的途径和方式所进行的沟通。正式沟通是沟通的主要形式。例如行政实施中常见的传达上级命令和指示、定期或不定期的下级向上级的汇报制度等,都是正式沟通的典型例子。

  正式沟通的特点是正规、严肃,沟通信息比较可靠和稳定,所以一般重要的消息通常都采用这种沟通方式。正式沟通的优点是信息失真率低,沟通效果较好且具有较强的约束力,不足之处是有时沟通速度比较慢,有可能会降低行政效率

  非正式沟通是指通过正式组织程序以外的各种渠道进行的沟通。例如组织成员之间私下对事件的评论、相互对各自感兴趣的信息的传播等,都是非正式沟通的例子。非正式沟通是建立在日常人际关系基础上的一种自由沟通,其所传递的信息常被称作小道消息,因为非正式沟通一般是通过非正式组织或者是人们私下之间闲谈的渠道而进行的。非正式沟通是人们交流情感以及自然愿望的产物,

  非正式沟通的特点是自发性、情感性、非强制性以及灵活性,因而容易造成沟通信息扭曲和失真,而且传播速度极快。

  (2)下行沟通上行沟通平行沟通

  下行沟通指自上而下的沟通,也就是上级向其下级传递信息,因而又称传递。下行沟通的主要作用是:让下级明确行政目标;下达有关工作方面的指示;提供关于组织程序和行动的情况;提醒有关部门或工作人员对任务及其它关系的了解等等。通过下行沟通,可以使下级了解上级的指示精神、工作意图、行动目标等。

  在下行沟通中,要注意避免专断和高傲,以免脱离群众,得不到广泛响应。同时也应注意下级对沟通信息的理解是否正确,以免导致失真,脱离行动目标。

  上行沟通指自下而上的沟通,也就是下级向上级反映意见和情况,又称为反馈。下行沟通的目的是要将下级对有关情况的看法、意见和建议及时反映上来,以利于上级及时解决下级工作中出现的问题,对下级的工作作进一步的指导,或者是吸收和采纳下级的合理化建议,修改其工作方案,以利于决策目标的实现。

  在上行沟通中,要注意全面、客观地听取下级意见,防止下级投其所好,报喜不报忧。

  平行沟通指横向的沟通,也就是同级部门或同事之间的沟通。由于工作或业务上的关系,不同组织与人员之间或多或少总是存在某种联系,因而便产生了横向沟通。横向沟通可以互通信息,避免相互之间的误解、扯皮以及踢皮球现象,有利于互相信任、互相合作,齐心协力为实现组织的共同目标而奋斗。

  (3)按沟通媒介或工具划分有口头沟通书面沟通、网上沟通。

行政沟通的作用

  行政沟通的作用表现为:

  (1)是实现行政决策科学化、民主化的重要基础,是提高政府工作透明度,推动社会主义民主建设的有效途径。

  (2)是行政执行各环节顺进行的重要基础,是提高行政管理效率的保证。

  (3)是行政检查和监督的重要依据。

  (4)是所有行政人员参与管理,是改善人际关系,鼓舞士气,增强组织凝聚力的重要手段。

行政沟通的原则

  行政沟通旨在为实现某一目标而产生一定的沟通效应、速度、广度和准确度。为了最大限度地取得沟通效应,沟通时应当坚持以下三项原则:

  (1)高效率原则指某一行政信息完成沟通过程所需要的时间越少,沟通效率则越高。为了实现行政沟通的高效率原则,必须特别注意以下两个方面:一是保证沟通渠道畅通无阻,减少人为干扰和失真现象,尽可能选择最短、最直接、容量适中的渠道进行沟通。 二是沟通技术现代化。

  (2)高质量原则是指行政信息在传递过程中所达到的真实性、准确性和全面性,尽可能地减少信息传递过程中的干扰和失真,注意减少与信息接收者的要求成行政决策活动无关的信息。

  (3)民主化原则。就是要扩大行政人员参与决策的机会,创造一种民主、宽容、和谐的沟通气氛。

  有效的行政沟通标准是信息交流及时、准确、完整。行政沟通的目的是追求信息速度、无误率和满意度。行政学家Barnerd提出了行政沟通有效性的七项原则:全员知晓沟通渠道;正式渠道通达到人;沟通渠道简短直接;沟通程序与渠道匹配;沟通主管人员胜任;沟通渠道畅通无阻;沟通信息确实可靠。

行政沟通在行政协调中的作用

  (1)行政沟通是行政协调的前提。要促进关系和谐,以便能顺利实现行动上的协调统一。

  通过行政沟通,有利于意见分歧和利益冲突的消除和化解,获得有关外部环境变化信息,就促使行政组织与之保持平衡状态。

  (2)行政沟通推进行政协调发展。表现为:

  1、感情沟通就能消除隔阂,行动上达到协调配合。

  2、意见沟通引向思想深层,可增强合作的愿望达到协调。

  3、文化沟通可增强凝聚力,达到协调。

如何提高行政沟通效率

  (1)全面提高行政人员的素质。

  (2)完善行政沟通体制。

  (3)畅通沟通渠道。

  (4)改善信息质量

沟通十戒

  为改善行政沟通的效果,应该从发讯者和收讯者两方面入手来解决问题。美国管理协会曾经提出的“良好沟通的十诫”,具体内容如下:

  (1)沟通前应把所要传递的思想搞清楚;

  (2)要认真考虑沟通的真正目的;

  (3)当进行沟通时,要全面考虑自然的和人的环境,这对沟通的成败有很大的影响;

  (4)在筹划沟通内容时,要尽可能地同别人商量;

  (5)信息沟通过程中,既要注意信息的基本内容方面,同时也要注意语气、语调等方面;

  (6)要善于利用机会来传递对听者有益或有价值的东西;

  (7)跟踪检查你的沟通;

  (8)沟通时不仅应着眼于现在,也应着眼于未来;

  (9)一定要使你的实际行动维护你所沟通的信息;

  (10)在沟通中,每个人不仅应使别人听懂你的意思,而且还要弄清别人的意思。

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评论(共2条)

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124.237.100.* 在 2010年12月1日 20:09 发表

很实用,顶

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42.63.81.* 在 2016年3月5日 21:08 发表

很有用

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