上行沟通

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上行沟通(upward communication)

目录

什么是上行沟通

  上行沟通是指下级的意见向上级反映,即自下而上的沟通

上行沟通的目的

  目的就是要有一条让管理者听取员工意见、想法和建议的通路。同时,上行沟通又可以达到管理控制的目的。

上行沟通的作用

  提供员工参与管理的机会;

  • 减少员工因不能理解下达的信息造成大的误失;
  • 营造哦民主管理文化,提高企业创新能力
  • 缓解工作压力;
  • 有效的上行沟通尽管有很多途径,诸如意见箱、小组会议、反馈表等,

  但这些途径真正发挥作用关键在于营造上下级之间良好的信赖关系。秘书应明白:有效的上行沟通与组织环境工作氛围直接相关,努力形成和谐的工作氛围是秘书沟通工作的重要内容。

改善上行沟通的措施

  1.提问

  管理者可以通过提出一些有意的问题来鼓励上行沟通。这一措施向员工表明管理层对员工的看法感兴趣,希望得到更多的信息,重视员工的意见。问题有很多种形式,但最常见的是开放式和封闭式。开放式问题(open questions)引入一个广泛的主题,给人们机会以不同的方式反应。相反,封闭式问题(closed questions)聚焦于一个较窄的主题,请接收者提供一个较为具体的答案。无论是开放式的问题还是封闭式的问题,都能很好地推动上行沟通。

  2.倾听

  积极的倾听(active listening)并不是简单的听,它不仅要用耳,而且要用心。有效的倾听有两个层次的功能——既帮助接收者理解字面意思,也理解对方的情感。好的倾听者不仅听到对方说的内容,而且了解对方的感受和情绪。有效倾听的管理者发出一个重要信号:他们关心员工。虽然许多人并不是富有技巧的倾听者,但可以通过训练提高倾听技能。

  3.与员工会谈

  实现上行沟通的一个有效办法是与员工小组会谈。在这样的会议上,鼓励员工发言,让他们谈论工作中的问题,自己的需要,以及管理中的促进或阻碍工作绩效的做法。这些会谈尝试深入探究员工内心的问题。由此,加上相应的跟进措施,员工的态度会得到改善,辞职率会下降。

  4.开放政策

  开放政策(open-door policy)是指鼓励员工向他们的主管或更高管理层反映困扰他们的问题。通常,员工们被鼓励首先找自己的主管。如果他们的问题不能被主管所解决,可以诉诸更高管理层。此政策的目的是去除上行沟通的障碍。但这实施起来并不容易,因为在管理者和员工之间常常有真实的和想象的障碍。虽然管理者的门是打开的,但心理的和社会的障碍依然存在,使员工不愿意进门。

  对管理者来说,更有效的开放政策是走出自己的房间,与员工打成一片。这种做法以强有力的社会线索强化了开放政策。管理者可以此了解比以往坐在办公室里更多的信息。这种做法可描述为走动式管理(Management by Walking Around,MBWA),管理者以此发起与大量员工的系统接触。通过走出办公室,管理者不仅从员工中得到重要的信息,并利用这一机会建立支持性的氛围。这种做法使双方都受益。

  5.参加社团活动

  非正式的临时举办的娱乐活动可以为非计划性的上行沟通提供绝好的机会。这些自发的信息交流比绝大多数正式沟通都能更好地反映真实情况。各种活动部门的联欢会、运动会等活动中,上行沟通并不是主要目的,但却是它们产生的宝贵的“副产品”。

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