上行溝通

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上行溝通(upward communication)

目錄

什麼是上行溝通

  上行溝通是指下級的意見向上級反映,即自下而上的溝通

上行溝通的目的

  目的就是要有一條讓管理者聽取員工意見、想法和建議的通路。同時,上行溝通又可以達到管理控制的目的。

上行溝通的作用

  提供員工參與管理的機會;

  • 減少員工因不能理解下達的信息造成大的誤失;
  • 營造哦民主管理文化,提高企業創新能力
  • 緩解工作壓力;
  • 有效的上行溝通儘管有很多途徑,諸如意見箱、小組會議、反饋表等,

  但這些途徑真正發揮作用關鍵在於營造上下級之間良好的信賴關係。秘書應明白:有效的上行溝通與組織環境工作氛圍直接相關,努力形成和諧的工作氛圍是秘書溝通工作的重要內容。

改善上行溝通的措施

  1.提問

  管理者可以通過提出一些有意的問題來鼓勵上行溝通。這一措施向員工表明管理層對員工的看法感興趣,希望得到更多的信息,重視員工的意見。問題有很多種形式,但最常見的是開放式和封閉式。開放式問題(open questions)引入一個廣泛的主題,給人們機會以不同的方式反應。相反,封閉式問題(closed questions)聚焦於一個較窄的主題,請接收者提供一個較為具體的答案。無論是開放式的問題還是封閉式的問題,都能很好地推動上行溝通。

  2.傾聽

  積極的傾聽(active listening)並不是簡單的聽,它不僅要用耳,而且要用心。有效的傾聽有兩個層次的功能——既幫助接收者理解字面意思,也理解對方的情感。好的傾聽者不僅聽到對方說的內容,而且瞭解對方的感受和情緒。有效傾聽的管理者發出一個重要信號:他們關心員工。雖然許多人並不是富有技巧的傾聽者,但可以通過訓練提高傾聽技能。

  3.與員工會談

  實現上行溝通的一個有效辦法是與員工小組會談。在這樣的會議上,鼓勵員工發言,讓他們談論工作中的問題,自己的需要,以及管理中的促進或阻礙工作績效的做法。這些會談嘗試深入探究員工內心的問題。由此,加上相應的跟進措施,員工的態度會得到改善,辭職率會下降。

  4.開放政策

  開放政策(open-door policy)是指鼓勵員工向他們的主管或更高管理層反映困擾他們的問題。通常,員工們被鼓勵首先找自己的主管。如果他們的問題不能被主管所解決,可以訴諸更高管理層。此政策的目的是去除上行溝通的障礙。但這實施起來並不容易,因為在管理者和員工之間常常有真實的和想象的障礙。雖然管理者的門是打開的,但心理的和社會的障礙依然存在,使員工不願意進門。

  對管理者來說,更有效的開放政策是走出自己的房間,與員工打成一片。這種做法以強有力的社會線索強化了開放政策。管理者可以此瞭解比以往坐在辦公室里更多的信息。這種做法可描述為走動式管理(Management by Walking Around,MBWA),管理者以此發起與大量員工的系統接觸。通過走出辦公室,管理者不僅從員工中得到重要的信息,並利用這一機會建立支持性的氛圍。這種做法使雙方都受益。

  5.參加社團活動

  非正式的臨時舉辦的娛樂活動可以為非計劃性的上行溝通提供絕好的機會。這些自發的信息交流比絕大多數正式溝通都能更好地反映真實情況。各種活動部門的聯歡會、運動會等活動中,上行溝通並不是主要目的,但卻是它們產生的寶貴的“副產品”。

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