行政协调

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什么是行政协调

  行政协调是指对行政管理工作加以调节,引导各行政组织之间、人员之间互相协作,互相配合,以便齐心协力共同实现行政决策目标的活动

行政协调的内涵

  行政协调包括以下三层意思:

  (1)协调与外部环境的关系,增强行政系统的适应力、创新力。现代行政系统是一个与外部行政环境变化及信息要求相关的开放系统,它必须根据外部环境对自身的要求,调整政府职能体系与行政组织结构,以增强行政系统适应外部环境变化的能力。

  (2)协调内部纵横向的关系,以增强行政系统的协作力、整合力。政府行政系统,为增强适应外部环境变化的能力,必须协调自身内部的各种纵横向关系,这种“纵横向关系”,既包括中央政府与地方政府之间以及地方各级政府上下级之间的关系,又包括政府机关各部门之间的关系。

  (3)协调内外部、纵横向的人际关系,增强行政系统的凝聚力、驱动力。由于行政人员所居职位、所持视角、所具有的价值取向等不同,必然造成人际关系的矛盾和冲突。因此,必须通过有效的行政协调,消除彼此之间的隔阂、分歧,增强相互之间的理解、信任、支持,从而增强行政系统的凝聚力、驱动力,实现行政运转协调。

行政协调的类型

  1.对事的协调与对人的协调

  从协调的对象上看,可以将行政协调划分为对事的协调与对人的协调。行政活动总体上属于执行性的活动,目的是事与事之间能得到合理适当的匹配。因此,必须明确各项事务在执行体系中的地位和作用,明确各项事务间的相互联系,必须对行政执行进行周密部署,区分事务的轻重缓急,正确协调好诸如中心工作与非中心工作,规范性的工作与突击性的工作,上级布置的工作与本级计划的工作,相邻单位的工作与本单位的工作等的关系,保证行政事务有条不紊、和谐有序地进行。人是行政行为的主体,行政协调突出表现在对人的协调上。组织与组织、个人与组织之间的关系,在一定的场合,也需要通过人际之间的沟通加以理顺。人际关系的协调,必须以符合党和国家的根本利益为原则。

  2.内部协调与外部协调

  从协调的范围看,行政协调有内部协调与外部协调之分。内部协调是指行政组织自身的协调,行政组织自身的协调是个十分复杂的问题。以行政组织之间的协调为例,作为实现行政管理的工具,行政组织是一个日益复杂的系统需要有机地进行协调,既要遵从上级集中统一指挥的原则,又要尽可能地发挥下级的积极性和主动性,在集权分权之间,寻找一个最佳结合点,而这就需要进行协调。

  外部协调的范围十分广泛,从广义上说,外部协调实际上就是行政组织与社会发生关系的体现。当今社会的发展使行政组织越来越直接、广泛地介入社会生活,承担着管理社会的任务。但行政组织本身又是从社会中产生的,其发展趋势又必须逐步回归到社会中去。行政组织与社会之间是一种互动的关系。从狭义上说,外部协调是指行政组织与国家政权建设的关系,指行政组织与其他国家政权机关、政治组织的关系。

  3.认识性协调与利益性协调

  从协调的内容上看,行政协调有认识性协调与利益性协调之分。在行政执行过程中,各个具体的执行主体,由于各自的知识水平、能力结构、心理素质、价值观念等的不同,对于同样一个行政目标,可能产生不同角度、不同程度的理解,并通过一定的态度情绪、作用反映出来。有时,这种不同认识会直接影响到行政行为的和谐齐整,需要进行协调。认识性协调的成效主要取决于合情合理的讲解叙述、耐心细致的思想教育和循循善诱的工作方法。行政行为能产生一定的行为后果,总会以直接或间接的方式涉及执行主体的物质利益需求,充分调动执行主体的工作积极性,提高工作效率,是行政协调的根本目的。所以,必须正确处理国家利益集体利益个人利益三者的关系,正确处理长远利益、全局利益与眼前利益、局部利益的关系。公共行政行为,必须以实现国家利益为重,以服从长远、全局利益为重;同时,又兼顾集体与个人利益。而在处理个人利益之间的关系时,应本着社会主义团结互助的精神,尽可能照顾到方方面面,提倡整体协作、谦让友爱、牺牲奉献精神。

  4.促进式协调与纠偏式协调

  从协调的性质上看,可以将协调分为促进式协调与纠偏式协调。在行政执行中,由于某些部门或个人成绩突出,如行政人员提出行政革新并在工作中取得成效,使得各部门在执行进展上拉开差距,这种不平衡是新生事物的必然表现,代表着事物向前发展的方向。这时,领导的协调就必须旗帜鲜明地支持先进,积极地采取各种方式、各种手段来鞭策后进,通过积极的促进来达到新的平衡,但不能为了强调平衡而因循守旧。在行政执行过程中,某些部门或个人从局部的利益出发来考虑问题、处理问题,违反行政规范,破坏整体利益,给全局工作造成损失。对此,领导的协调就必须做到是非分明,认真负责,果断勇敢,彻底消除这些破坏性的消极因素,通过严肃的纠偏来维护正常的秩序,决不能无原则地调和矛盾,姑息迁就。

  5.合作式协调与应变式协调

  从协调的方式上看,可以将协调分为合作式协调与应变式协调。一级行政组织管辖若干个职能部门,每个职能部门都有明确的岗位职责,但这种职能分工并非画地为牢,各个机构并非各自为政,而是形成一个有机整体,各职能部门服从于整体的行政目标。许多行政行为存在于各个部门相互关联的生长区间,带有综合性质,即使以一个职能部门为主的行政行为,也会引起其他部门的连锁反应。这些行政行为,不仅需要纵向层级的树型沟通,而且讲求横向的、彼此贯通的辐射沟通。它们需要多个部门的齐抓共管,共同合作,需要有机地进行协调。

  在具体的决策过程中,有可能某些决策先天不足,但在决策范围内又无法验证自身缺陷,一旦付诸实践,就显现出不合理;亦有一些决策原本是正确的,但由于社会实践的诸要素发生了变化,为了适应社会实践内在规律的要求,行政决策必须相应地进行调整修正,必须进行应变性协调。这种协调还可分为积极去调查研究、发现问题、进行调整的主动性协调和遇到矛盾、由下级反映上来而进行处理的被动性协调。

  6.会议协调与非会议协调

  从协调的途径来看,可以将协调分为会议协调与非会议协调。会议协调是经常使用的一种协调方式,可以具体通过座谈会、讨论会、汇报会等形式进行。协调会议应吸纳与行政行为有关的组织及其人员共同参加,顾及方方面面的权利和利益,具有防止独断专行的功能。协调会议围绕特定的行政主题,面对面地反复进行沟通,开拓思维视野,促进思维震荡,具有集思广益的功能。协调性会议对于有关会议资料、讨论的计划要点、提出问题的内容方式、讨论的程序范围等都要事先充分准备好,要杜绝那种不计成本、无端耗费的会议,要防止责任不明;互相推诿的会议。

  会议性的协调都是正式的,而非会议性的协调既可以是正式的,也可以是非正式的。非会议性的协调方式很多,可以因人因事制宜进行。非会议性协调可以通过人员的个别交谈、广播电视等新闻媒介进行,也可以通过由有关人员在签呈文件上共同签字以表了解的方式进行。

行政协调的作用

  行政协调的主要作用在于解决各部门之间和人员之间所发生的磨擦、矛盾和冲突,保证决策目标的实现。具体作用表现在:

  (1)可以使各行政部门和行政人员在工作上密切配合、和谐一致,避免内耗和互相冲突。

  (2)可以促进各行政部门合理配置和有效利用人力、物力、财力和时间等行政资源,精简和优化办事程序和环节,提高行政效率

  (3)有助于各行政部门和行政人员树立整体观念和全局观念,有利于公共行政管理活动的有序进行。

  (4)行政协调有助于将分散的力量集中起来,从而产生整体的“合力”。

行政协调的原则

  1.出发点的整体原则。良好的协调开始于正确的观点和健康的态度。根本的准则则要从国家、民族和人民的利益出发。具体工作中则要求从大局出发,以整体利益和总体目标为基本准则。协调过程中的一切妥协和让步都是在这些前提之下进行的。

  2.计划的周密原则。在行政实施之前的计划阶段就应做到未雨绸缪,考虑到将来各项活动之间可能发生的关系,预先有所准备,免得临时抱佛脚。

  3.领导者的自觉原则。一个行政组织主要负责人的洞察力领导能力,对行政协调起着关键作用。所以,行政领导者要能主动发现问题,及早进行解决。解决过程中既要注意微小变化,又要抓住关键部位。

  4.工作人员的参与原则。行政组织各部门的每一个成员都应清楚地了解组织从事活动的目标、方针、政策和标准等,并能积极地参与和实践,这样才能达到有效协调。

  5.沟通渠道畅通原则。沟通是协调的基础,组织机构决定着支配所有命令路线、信息传递和关系模式的框架,机构的设置要有利于协调过程中部门与部门之间、人与人之间的直接接触,确保彼此之间的相互沟通。

  6.内外关系的动态原则。一方面,行政组织内部的活动是经常随着时间的推移而发生一些变化的,另一方面,行政组织外部的环境因素也处在不断的变动状态之中。因此,行政组织要经常注意内部各部分之间及其与外部相关因素之间的变革,不断地进行协调。

行政协调的内容

  企业行政关系协调的内容主要有以下方面:

  (1)企业内部关系的协调

  内部关系包含两个涵义,一是指行政部门本身工作关系,二是指企业内部各种关系。行政部门内部,若要充分调动每个员工的积极性,做到既有明确分工,又能互相配合,拾遗补缺,始终保证行政部门这部机器的高效正常运转,就需要协调作为润滑剂。从企业内部讲,各部门之间理顺工作关系和工作程序,完善运行机制,使之能紧紧围绕中心任务和总目标协调一致地开展工作。内部关系的协调是行政部门协调工作的重头戏,应下大力气抓好。

  (2)企业左右关系的协调

  左右关系的协调是指本企业和其他单位之间的协调。按照系统论观点,一个系统总是存在于一个更大的系统之中,它要和其他系统发生千丝万缕的联系,绝对封闭的系统是不存在的,在改革开放的年代,这种横向的协调尤其重要。左右之间关系的协调包括本企业与兄弟单位间的协调,本企业与友邻单位的协调,本企业与协作单位之间的协调等等。左右关系的协调主要是运用公共关系的原理,建立良好的横向关系,平等互利、和衷共济、共同发展。

  (3)上下关系的协调

  上下关系即纵向关系,本企业与政府的企业管理机关,本企业与下属单位或业务部门之间的关系。上下关系的协调也是管理层次之间通过信息传递实现双向沟通,上下协调一致。其主要任务是对下级通过开会、发文件等形式,使下级的思想、行为能够统一到正确轨道上来,进而统一步调,完成共同的目标和任务。对上级,通过请示、汇报等形式,把企业的情况和需要政府部门帮助解决的问题,向上反映,达到协调一致的目的。

  (4)领导之间关系的协调

  领导人之间由于各人认识上的差异和分管不同工作的局限,往往会对同一问题产生不尽相同的看法,行政部门要在自己的职权范围内主动向领导成员,特别是主要领导全面反映情况,沟通不同意见,努力协调好领导成员之间的关系,使意见统一到正确轨道上来,以利于把握全局,密切配合,促使问题的解决和工作的顺利进行。

行政协调的功能

  (1)调节功能

  企业行政协调可以有效地调节企业与外部单位以及企业内部的各种关系,保证企业的经营活动有一个和谐的内外环境。在社会主义市场经济条件下,企业同外部单位(例如主管单位、政府部门、同行企业、科研单位等)及企业内部各部门之间的联系愈来愈密切。因此,只有通过企业行政协调不断调节企业的内外关系,才能取得多方面的支持与合作,顺利实现企业的目标

  (2)优化功能

  在企业行政管理活动中,通过科学地分配人力、物力和财力,就能够收到事半功倍的效果。企业行政协调可以根据企业生产目标的需要,加强管理的规范性和计划性,减少盲目性,促使企业内部的人力、物力、财力达到最佳配置,从而提高生产效率,增进经济效益,减少不必要的浪费。

  (3)规范功能

  企业行政协调可以明确规范各个部门的职权责任,使它们各司其职、各尽其责、彼此分工、相互配合。如果企业行政管理不规范,就会出现思想不统一、行动不一致的混乱局面。企业行政协调不仅可以有效地理顺各种关系,化解各种矛盾,调和各种冲突,还可以统一思想,统一行动,使企业的行政管理活动规范化和有序化。

  (4)凝聚功能

  企业行政协调可以极大地增强企业凝聚力,使企业内部的各个部门、人员之间密切配合,团结协作,消除工作的脱节和重复。工作的脱节会延迟企业目标的实现,而工作重复则是人、财、物的浪费。只有通过及时有效的企业行政协调,才能使企业的部门之间、人员之间互相沟通,增进了解,培养出团体精神与合作意识。

行政协调的方法

  在企业行政协调过程中,由于运用的方式,针对的对象以及权力大小的不同,行政协调的方法也各不相同。就当前企业行政管理而言,常用的协调方法有以下几种:

  1、会议协商法

  会议协商法是指通过召开各种形式的会议来组织力量、布置工作,协调各级部门、各级人员之间的关系,以达成共识、解决矛盾。会议协商有两种形式:

  (1)座谈工作的会议

  这类会议是进行多方沟通的一种形式,主要内容是通过上下级部门的沟通和平级部门之间的交流,对企业各部门的规章制度、工作方法、执行措施和办事程序,进行深入的探讨,以达到互通有无,取长补短的目的。此外,工作座谈会还可以使与会各方增进了解,减少矛盾,保证企业各项工作得以协调有序地进行。

  (2)解决问题的会议

  针对工作中出现的某一问题展开讨论,寻求解决问题的可行方案。这类会议要求:

  ①会前要做好调查研究,对可能出现的情况,制定出相应的解决方案;

  ②会要有议,议要有决,讨论的每件事情都必须及时处理;

  ③会议的组织者要有一定的权威性,使协调工作能够顺利执行;

  ④会后进行追踪检查,防止会上制定出的方案在执行中走样。

  会议协商法是企业行政协调的一种有效方式,它可以提高协调工作的效率,避免不必要的浪费。但是这种方法也容易产生相互推诱和扯皮的现象,无法使问题彻底解决。所以,会议的主持者必须注意多方面的意见,认真引导,统一认识。

  2、总体平衡法

  在规模庞大、功能复杂的现代企业中,企业行政协调的关键在于总体平衡。这种企业组织层级复杂,专业分工细微,业务跨度大,惟有通过总体平衡的协调方法,才能使企业与社会之间以及企业自身各部门之间维持一种稳定合理的关系,从而促使企业健康、持续、和谐地发展。总体平衡的协调方法需要处理好企业外部环境与内部有效管理的平衡,企业管理幅度与管理层级的平衡,企业的部门改革与整体发展的平衡,企业各部门职权、责任与利益的平衡以及企业的管理部门与生产部门的平衡等。

  企业的总体平衡是一种不断调整的动态平衡。它要求行政协调者具有全局观念和清晰的思维能力,能够在纷繁复杂的社会条件下,排除障碍性因素,理顺企业与外部环境之间以及企业内各部门之间的关系,以加强企业多部门、多方向的协作,使企业在动态的平衡中实现预定目标。

  3、信息沟通法

  它是指通过交流信息、传递资料、传阅通报和文件、发布公告、张贴布告等形式,促使企业有关各方及全体成员了解事实真相,互相信任,最终精诚合作的协调方法。在瞬息万变的信息社会,依靠信息进行组织管理己成为现代企业的一个重要特征。如果企业内部信息渠道不畅,会造成企业各个成员缺乏必要的沟通,各个部门也无法把握工作目标的进展情况,从而使整个企业陷入信息失灵、管理失控和效率低下的局面。

  现在的许多企业己经开始建立形式多样的信息系统,运用信息交流的方法来开展企业行政协调工作。企业行政管理的实践证明,通过信息沟通不但可以使企业内部分工合理、协调一致,而且也是使整个企业统一意志、统一指挥、统一行动,提高效率,实现企业行政管理效能的重要保证。

  4、分工负责法

  分工负责是指按照责任大小合理分工,明确规定企业各职能部门或者各个成员的职责范围,将其职权和责任密切相连、有机统一,使它们各尽其职、各负其责,从而防止推诱扯皮现象的发生。这种协调方法的目的在于避免产生无人管理的问题,做到出现矛盾和冲突时,有明确的规章制度可以遵循,并能够以此为根据迅速加以解决。

  在企业行政协调中,针对各部门之间出现的矛盾,必须实事求是地进行调查,使有关各方明确分工和责任,做好自己份内的工作,以保证企业总体目标的实现。分工负责的协调方法要求:

  (1)分工明确

  企业各个部门、各个职位都有专人管理和负责,避免有事无人管理、无人负责现象的发生;

  (2)权责相称

  赋予多大的权力,就要承担多大的责任。反之亦然。任何无权有责、有责无权、权责不一的现象,都会破坏企业行政管理总体功能的实现;

  (3)协同合作,解决问题

  企业各部门分工不分家,虽然责任必须明确,但是出现问题时仍然需要有关各方共同协作予以解决。

  5、统一思想法

  企业各个部门的组成人员由于受诸多因素的影响,对企业经营管理目标的理解不可能是整齐划一的。这种思想上的分歧和认识上的差异将不可避免地反映到各自的管理工作中去,导致成员之间在行动上相互脱节,危害企业的整体利益。为了保证企业总体目标的实现,需要通过开展深入细致的思想教育工作,用说明、引导等多种方法来统一认识,达到既充分发扬民主又统一思想的目的。

  在我国,企业既要担负宏观管理体制的转轨,又要面临内部机制的变革。特别是现代企业制度的建立,新旧体制的冲突,不断反映到职工头脑中,就会产生各种各样的思想问题。因此,只有扎扎实实地做好企业成员的思想工作,协调好各个部门以及各成员之间的关系,才能使上下齐心,共同努力,保证企业顺利转型。

  6、中介协调法

  这是对于牵涉面小,不太复杂问题的协调方法。采用这种方法,行政协调者不必直接包揽,而是以中介人的身份为有关各方牵线搭桥,使之了解问题的性质、上级领导的要求以及解决问题的质量时限要求,至于具体问题,则由有关方面自行协商解决。

  7、文件协调法

  这是通过发布各种政策性、制度性文件等形式,来规范各方行为,促其按章办事,达到统一行动的目的。文件协调的另一层涵义是,企业行政部门要严把发文关。有时候某个部门牵涉到有关几个部门的问题时,不与有关部门协商便单独发文,结果造成工作失误和其他部门的不满。因此对于应该几个部门共同下发的文件,要组织他们协商讨论,达成共识,联合拟制,制止单独下文。

  8、强制协调法

  强制协调适用于有直接隶属关系的协调。这种协调是必须坚决照办执行的,没有讨价还价余地,这种以领导指示或上级发文形式的协调直接反映了领导机关和领导的意志,具有权威性。采用这种协调方式,直接有效,便于处理紧急情况,是其他协调方式无效后的一种补救方式。

  9、相机协调法

  有些问题由于其本身的不确定性,不能要求有一种固定不变的协调方法,因此要根据不同的情况,临时采用不同的方法灵活处理。

行政协调的措施

  行政机关及其公务人员实现行政协调的主要方式有:

  ①通过理解有关行政目标、行政政策和行政法规,并以此作为共同努力的方向和行动的依据实现协调;

  ②通过行政监督实现协调;

  ③通过各种有效的沟通方式,真实地传递各种信息实现协调;

  ④通过行政计划实现协调;

  ⑤通过行政分工实现协调;

  ⑥通过各种部际委员会实现协调;

  ⑦通过有关咨询机构的工作实现协调等。

行政协调与行政控制的区别

  行政协调与行政控制是有区别的。行政控制是针对行政活动中计划的实施与计划的标准之间差异或背离现象而采取纠正或克服的行动;行政协调则是强调在各个行政组织或部门之间的和谐化、合理化,其目的是为了获得一致的关系,进而达成行政目的。就行政协调与行政沟通的关系来看,行政沟通可以说是行政协调的必要手段,而行政协调则可以看作是行政沟通的结果。可见,行政协调是有其内在的质的规定性的,不能与其它行政管理职能混为一谈。

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