管理流程

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什麼是管理流程

  管理流程是指為了控制風險降低成本、提高服務質量、提高工作效率、提高對市場的反應速度,最終提高顧客滿意度企業市場競爭能力並達到利潤最大化和提高經營效益的目的的流程

管理流程的功能

  1.自定義流程類型:用戶可以自定義流程類型以滿足企業需求

  2.設計流程圖:用戶可以使用工具方便簡單的設計工作流程圖

  3.自定義業務規則:用戶可以在流程中觸發執行自定義的腳本,完成特定的業務工作;

  4.分配工作任務:用戶可以分配工作任務,包括系統中的一些工作任務,如登入、登出、歸檔等;

  5.分配工作人員:在每一個工作點可以分配工作人員。另外,管理者可以把工作委托給其他人完成,也可以在運行時確定工作人員;

  6.啟動工作流:可以選擇要處理的工程圖紙或文檔,啟動工作流處理後繼工作;

  7.接收流程:接收本人要處理的流程;

  8.執行工作任務:可以利用流程信箱接收和發送流程,執行分配給自己的任務;

  9.發送流程:將流程發送到下一個節點;

  10.流程跟蹤:流程圖節點以不同的顏色表示當前運行情況;

  11.流程監控:流程的管理者可以及時掌握流程的情況。可以查看過期任務、解決流程運行中出現的問題。

管理流程的程式

  管理流程的過程可以分為“規劃—分析—評估—反饋—調整”五個方面。其中,分析、反饋和調整則是全過程的,評估是論證整個過程的成功與否。具體的內容如下:

  1、在規劃階段,通過對企業的業務診斷、戰略定向,確定企業的經營策略,並逐步形成企業業務架構;

  2、在隨後的實現階段,根據業務架構進行能力分析和創建以及驗證,進而部署能力的應用。

  3、在管理業務過程中,針對部門管理、針對員工的業務能力,進行評估各項資源的分配是否合理。

  4、在反饋方面,要專註於管理體系下,不斷地加強部門的內部溝通激勵員工大膽的提出建議。

  5、管理流程應用系統績效的擴展和持續改善,以確保業務操作結構和保障體系能夠達到並持續獲得應有的成效。

建立管理流程的必要性

  無論是集團公司還是新建立的公司,開始的創業基礎是非常關鍵,建立完善的管理體系是必需的,那麼如何建立企業各環節的流程,搭起公司各環節的橋梁,架起與戰略匹配的組織框架,使企業上下溝通流暢,準確真實的將信息傳遞到每一個部門及個人,從而促使公司不斷地發展,實現企業價值的最大化;但是這些需要很多方面的努力,例如,企業要解決戰略目標無法分解、企業總體壓力無法傳遞下基層、業績不能按時達成、業務進程不能把握、市場開拓力不強、人員流動性大、各部門溝通不暢、成本無法控制、勞資關繫緊張等等現狀。問題的存在覆蓋到企業的方方面面,當然其解決辦法也就不是單憑依靠諮詢管理公司或者是導入人力資源管理體系就能解決。而應是在根據企業的現實和戰略目標,整合員工與各種資源,發動企業投入一個清楚而動人的新興產業遠景,激發組織向一流的績效挑戰。

  對企業目標、眾多的技術細節需要管理、執行和實現。公司要實施管理流程體系,面對的是極具挑戰性的變革目標和頭緒眾多的變革任務,指導規範演變過程有序而優質地進行,需要一個行之有效的管理操作方法。解決之道專心致力於“挖掘企業領先的能力,資源如何運用,如何點燃員工的熱情”三個環節。與此無關的,一概略過。

管理流程的構建要素[1]

  對於流程的構建要素,許多學者達成共識認為:活動、活動的邏輯關係、活動的實現方式和活動的承擔者是構建流程的基本四要素;由此:管理活動、管理活動間邏輯關係、管理活動的實現方式及管理活動的承擔者是構建管理流程的基本四要素。管理流程四要素中:管理活動可通過具體管理事項進行細分,本身變化餘地小;管理活動關係很大程度取決於具體的管理業務內容以及企業整體組織架構,關乎管理流程展開走向與進程的具體形式。劉飈認為流程活動間主要有:上下游、控制、任務、資源、組織等關係;本文基此針對管理流程補充:(1)上下游關係,指某一管理流程中的各環節管理活動在時間序列行進中相互間的銜接關係;(2)組織關係,體現了管理流程諸環節活動在企業組織結構層級中的分佈狀況,與企業的權力責任架構緊密相關;(3)管控關係,此種關係依托於組織關係,體現了組織中上層對其下層管理人員從事管理活動的把握與掌控;(4)任務關係:主要指管理流程運行中平級之間基於工作任務導向的承接關係。上下游與組織關係是管理流程各環節管理活動的主要關係,管控與任務關係是活動間關係的具體細化。許多管理活動間關係分散於管理制度彙編中,設計過程中須對一系列管理事項中諸多複雜關係進行細緻梳理與遴選並予以表達,對這些活動關係的優化設計有賴於管理對象的各種客觀屬性與管理科學方法的應用。

  管理活動的承擔者解決了管理流程中各環節具體活動由“誰來做”的問題,與組織架構中相應管理部門的主要職能緊密關聯,各部門的主要職能於管理制度彙編中細緻規定,具體執行者必然歸結至部門相應崗位的工作人員。各類工作人員在管理流程日常運作中即是管理者又是被管理者,因此須兼顧不同企業管理人員的既有綜合狀況,結合管理對象的客觀性,管理主體經驗運用合理的管理科學方法進行設計。管理流程中活動的方式是由組織架構中的各管理主體於管理流程運行所扮演的角色設定的,相應的角色被賦予不同的權力與責任,管理活動的方式基於管理活動間的關係,是部門間業務活動配合的重要依據,並很大程度體現了企業整體權力責任體系的動態模式,是管理流程支撐管理功能實現的重要方式。一般而言,流程中管理活動的方式包括:在某一管理業務中承擔組織與牽頭工作;參與和協作主要職能部門完成既定管理任務;作為中高級領導層的審查與批准;提供信息或其他支持服務等。

參考文獻

  1. 凌峰,劉建一,毛磊.企業管理流程設計目標與理念及構建要素探索[J].統計與決策,2014(18)
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