人力資源管理系統

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人力資源管理系統（Human Resources Management System，HRMS）

　　人力資源管理系統（HRMS），是指組織或社會團體運用系統學理論方法，對企業的人力資源管理方方面面進行分析、規劃、實施、調整，提高企業人力資源管理水平，使人力資源更有效的服務於組織或團體目標。

　　第一代人力資源管理系統出現於20世紀60年代末期，除了能自動計算人員薪酬外，幾乎沒有更多如報表生成和數據分析等功能，也不保留任何歷史信息。

　　第二代人力資源管理系統出現於20世紀70年代末，對非財務人力資源信息和薪資的歷史信息都進行設計，也有了初級的報表生成和數據分析功能。

　　第三代人力資源管理系統出現於20世紀90年代末，這一代HRMS的資料庫將幾乎所有與人力資源相關的數據都進行了收集與管理，更有強力報表生成工具、數據分析工具和信息共用的實現。

　　企業採用人力資源管理系統最主要的原因是，期望藉由人力資源管理系統，將人力資源運用到最佳經濟效益，也由於知識經濟的來臨，所謂人力資本的觀念已經形成，人力資本的重要性更不下於土地、廠房、設備與資金等，甚至超越，除此之外，人是知識的載體，為了有效運用知識，將知識發揮最大的效用，便需要妥善的人力資源管理，才能夠發揮人力資本的最佳效用。

　　人力資源管理系統必備五大特點：

• 和企業內部其它系統兼容性；
• 集團化管理模式即純互聯網結構；
• 完全按企業需求靈活定製性；
• 無紙化辦公即改善企業“白紙黑字”的辦公流程；
• 根據企業所有管理許可權分散式控制系統。

　　這五大特點給企業帶來的利益：

　　1）企業無需考慮購買這套人力資源管理系統後與自身的其他管理系統和將來購買的先進系統互不兼容、數據無法交換的問題。企業更加不必擔心將來需要重新更換系統所帶來的資金重投入、員工及管理人員多次培訓的憂患。　　

　　2）無論公司現在機構多麼龐大，還是由現今的中小企業發展到大型集團，這套系統都可以為自己管理的游刃有餘，並且公司再怎麼擴大都無需投入額外成本。在系統管理和升級方面更是輕鬆自如，因為系統只需要在企業伺服器上安裝一次，其他客戶端電腦無需安裝任何額外程式（當然需要我們企業上網必備的IE瀏覽器），升級管理輕鬆在一臺伺服器上搞定，這樣我們企業分支機構無任擴展到世界任何地方都不必擔心升級管理的痛苦。

　　3）現今企業管理個性化很濃，各家有各家高招，針對於現在企業發展趨勢，必須要一套適合企業現今管理模式而且能定製未來發展模式的人力資源管理系統，也就是說我們需要的軟體應該是可以隨著公司的調整和改變做出相應的調整和改變的靈活系統。這樣就能減少公司二次開發的成本，並且能充分的滿足、貼切公司的需求，進而節約不必要的開支。

　　4）無紙化辦公、異地共同辦公，無論你在哪裡都可以登陸這套人力資源管理系統實現你在企業中的角色，就想你在坐在辦公室一樣完成這套工作流程，大大提高了工作效率。這也是對管理制度的一種體現，體現了“管理在前，執行在後”的先進理念。　　

　　5）隨著企業管理理念的提高，企業內的職位、崗位劃分越來越細緻，針對這種發展的趨勢，我們選擇人力資源管理軟體的時候必須考慮到系統中許可權控制是否適合公司各個崗位的問題。許可權分配必須分別對應於企業中不同的部門和不同的人，根據不同的管理人員而下放相應的許可權。這樣才能給企業帶來管理的安全和信息的保密。另外，在分散式許可權控制系統中職位與許可權相結合，不因人的流動而造成職責的空缺。並且，既可以統一管理，又明確分工。合理的下放職權，亦可減輕各崗位的工作負擔。

　　人力資源管理系統是一個體系，展開後有很多模組，如:任用、訓練、薪資、福利、員工關係等子系統，所以這是一個很龐大的架構，而e化只是應用網路來從事人力資源管理的方式之一。在企業決定建立人力資源管理體系前，有五個重要的考量因素：

　　1、組織的經營目標

　　人力資源系統的最終目的，便是為了能夠促進組織經營目標的達成。如果組織經營目標改變，人力資源系統必須隨之調整。

　　2、外在的競爭環境

　　當競爭環境產生變化時，若要維持競爭優勢，人力資源系統便須做適度的調整。

　　3、內在的員工需求

　　人力資源系統必須滿足員工需求，唯有滿足員工需求，才有員工滿意、員工忠誠，員工才可能留任。

　　4、成本效益的考量

　　人力資源管理體系是需要成本的，如：勞動條件的給與或提升，在在都需要投入成本。建立人力資源管理體系之前，必須考量所產生的有形與無形效益，是否能夠回收或超越所投資成本。

　　5、公司的資本能力

　　公司是否擁有支付這龐大體系費用的能力，亦是考量的重點之一。

　　建立人力資源管理系統是人資單位的責任，建立體系必須先瞭解組織的獨特的組織沿革、企業文化、經營目標、組織設計、工作設計、員工組成、員工需求等等，因此人力資源管理體系不能移植，企業須以自我需求為基礎，根據上述五個考量因素，量身規劃符合自己所需的人力資源管理體系。因此，並沒有所謂的標準化人力資源管理體系。要規劃符合自己所需的人力資源管理體系，人力資源主管及主辦人員必須養成足夠的設計能力，以便建立人力資源管理體系。

　　但是，現在人力資源管理體系建立最大的問題，不是在於如何建立，而是建立之後，各個子系統之間的銜接未能環環相扣，人力資源管理的整體功能無法發揮。因此，如何整合連結各個子系統，例如任用系統、薪資系統、訓練系統、福利系統等，成為一個完整的人力資源管理體系，是當今企業最大課題。

　　人力資源管理體系最主要是要促進目標的達成，我們可藉由以下方法來整合人力資源管理系統：

　　1、人資主管必需清楚公司的經營目標

　　不只是短期目標,公司的中,長程目標以及遠景都要很清楚,而且人資主管要有經營的觀念與能力,努力成為企業經營的伙伴(business partner)。

　　2、人資主管要具備足夠的人力資源管理能力廣度

　　對於人資主管而言，具備人力資源管理能力的廣度是相當重要的，否則便無法全面性地瞭解一個完整的人力資源管理體系應包含哪些內容，若只從任用角度看人力資源管理，或是從訓練角度看人力資源管理，但卻無法以公司經營的角度看人力資源管理，便無法為公司量身規劃一套符合需求的人力資源管理體系。

　　人力資源管理如何成為企業經營的伙伴

　　現在人力資源管理的角色正轉變中，已由從前的從功能部門走向企業經營伙伴，從被動應變走向主動變革，從堅守制度走向權變管理，從解決問題走向防止問題，從改善現況走向企業再造，從例行運作走向前瞻策略。

　　因此現在業界甄選人資主管時，往往偏愛選擇非科班出身的經營人才出任人資主管。在美國有許多人力資源的最高主管並非科班出身,而是由資深經理人或是經營專家轉任。

　　從另一個角度來說，人力資源主管應努力自我充實，學習經營能力，以符合時代潮流，使自己成為企業經營的伙伴。人力資源主管應該隨時調整自己，讓自己對組織目標的達成有積極的貢獻，這才是人力資源管理價值的所在。