勞動合同管理

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　　勞動合同管理是指根據國家法律、法規和政策的要求，運用組織、指揮、協調、實施職能對合同的訂立、履行、變更和解除、終止等全過程的行為所進行的一系列管理工作的總稱。勞動合同管理是人力資源管理中重要的一個環節。加強勞動合同管理，提高勞動合同的履約率，對於提高勞動者的績效，激發勞動者的積極性，維護和諧的勞動關係，促進企業的健康發展來說具有十分重要的意義。^[1]

　　勞動保障行政部門和用人單位對勞動合同的管理主要有以下幾個方面的內容：

　　1．建立一套科學的勞動合同管理制度，包括相配套的管理辦法，如制定勞動合同行為規範、提供示範合同或標準合同範本等。

　　2．督促、檢查、指導用人單位與勞動者依照勞動法律、勞動法規及有關政策簽訂勞動合同，切實履行勞動合同。通過引導的方法和服務的手段使勞動合同當事人雙方的行為依法實施。這項管理內容貫穿於勞動合同訂立的事前或事後。

　　3．對用人單位的勞動合同管理工作進行業務指導。例如，幫助用人單位建立關於勞動合同歸檔保管制度，勞動合同執行情況的定期檢查、統計制度，以及與勞動合同履行相關的職工工資、職級晉升檔案和職工醫療期等台賬。

　　4．制止和糾正違反勞動法律、法規、政策和勞動合同的行為。根據《勞動法》第85條的規定，勞動保障行政部門對違反勞動法律、法規的行為有權制止，並責令改正。如用人單位非法招用未滿16周歲的未成年人、誘騙勞動者簽訂勞動合同從事非法活動、拖欠職工工資、非法限制職工人身自由等，勞動保障行政部門除依法採取行政處罰手段責令改正外，需要追究刑事責任的，還應移交司法機關處理。

　　5．用人單位應設立專門的部門和指定專人管理勞動合同，除制定勞動合同書管理的具體辦法外，還應制定與勞動合同運行相配套的各項制度，如考勤制度、獎懲制度、分配製度等。

　　(1)加強勞動合同管理，有利於促使勞動合同依法訂立嚴格履行。現階段，由於人們的法制觀念和合同意識還不強，不依法訂立和履行勞動合同的現象在不少地區和單位不同程度地存在著。有的單位不尊重勞動者的合法權益，單方面擬定合同條款，包辦簽訂勞動合同；有的勞動合同條款未能體現公平原則，只規定勞動者違約應承擔的責任；有的勞動合同條款不清，標的不明，例如有的用人單位隨意變更勞動合同約定的工種和期限；有的用人單位和職工違反法律規定擅自解除勞動合同。這些問題的存在，造成了矛盾和糾紛，導致勞動合同無法履行。通過加強勞動合同管理，及時發現和糾正勞動合同訂立和履行中存在的問題，維護勞動合同的嚴肅性，可以有效地提高勞動合同的履約率。

　　(2)加強勞動合同管理，有利於提高勞動合同雙方遵守和執行勞動合同的自覺性，促進勞動關係的穩定和發展。隨著用人制度的改革，勞動合同履行中的問題越來越多。在一些國有企業，勞動者“跳槽”的現象十分嚴重，有的勞動者沒有“合同”觀念，合同期限未滿即不辭而別，給企業生產帶來困難，影響了企業的發展；而在一些非國有企業，用人單位違反勞動合同規定，隨意解雇職工的現象很嚴重，給勞動者的就業和生活造成很大困難。以上兩種情況，都嚴重影響勞動關係的穩定，甚至引發惡性事件。因此，通過加強對勞動合同執行情況的監督檢查，教育勞動合同主體雙方嚴格履行勞動合同，並對違約者給予一定的處罰，對於勞動關係的穩定和健康發展，維護雙方的合法權益，促進企業內部生產秩序和工作秩序的穩定，提高企業的經濟效益，都具有十分重要的意義。

　　(3)加強勞動合同管理，有利於預防和減少勞動爭議，促進企業勞動制度改革的深化。據對因勞動合同的原因發生的勞動爭議案件分析，大致有以下幾種情況：勞動合同這種法律形式尚未被勞動關係雙方所認識，體現在行動上，不能按勞動合同條款辦事；勞動合同制度不完善，尤其缺乏必要的勞動合同管理制度，對在執行中出現的問題，難以通過制度加以約束和解決；由於對勞動合同監督檢查不力，無法及時發現和處理勞動合同履行各個環節出現的問題等。加強勞動合同管理，包括進行法制教育，健全各項管理制度，開展監督檢查等活動，使勞動合同制度化、規範化，就可以有效地防止勞動爭議案件的發生；一旦發生矛盾和糾紛，也能及時發現和採取有效的處理辦法，從而使雙方的矛盾和糾紛得以緩解和解決。

　　作為一種新型的用人制度，勞動合同制度已在全國普遍推行，但是，鞏固和發展還需要漫長的路程。加強勞動合同管理，是鞏固和發展勞動合同制度的重要環節。通過加強勞動合同管理，提高勞動關係雙方對勞動合同制度的認識，發揮勞動合同制度的優越性，這項制度就能在調動勞動者的積極性、提高企業的經濟效益方面發揮更大的作用。

　　1．勞動保障行政部門加強勞動合同管理的主要方式

　　對用人單位和勞動者進行政策指導、咨詢服務、監督檢查以及提供勞動合同範本、開展勞動合同鑒證等，是各級勞動保障行政部門加強勞動合同管理的主要方式。

　　(1)宣傳貫徹勞動法律、法規，促使雙方當事人依法簽訂和履行勞動合同。勞動保障行政部門應當通過開展普及勞動合同基本知識和勞動法律、法規的宣傳教育活動，幫助用人單位和勞動者學習掌握勞動合同的法律知識以及違反勞動合同應當承擔的法律責任，促使當事人依法訂立和認真履行勞動合同。

　　(2)進行經常性的執法監督檢查工作，發現勞動合同訂立和履行中的問題並及時解決。勞動保障行政部門對用人單位與勞動者之間是否訂立以及履行勞動合同的情況依法進行執法監督，開展定期或不定期的檢查，有助於當事人提高勞動合同的法律意識，強化勞動合同的法律約束力，從而保證勞動合同制度的順利推行。在檢查中，要吸收用人單位主管部門和各級工會參加。工會有依法維護勞動者合法權益的權力，充分發揮工會的作用，不僅能有效地維護勞動者的合法權益，也能調動勞動者的生產積極性，幫助用人單位提高經濟效益，形成“雙贏”局面。

　　(3)實行勞動合同鑒證制度，掌握勞動合同訂立、變更、解除、終止等環節的動態情況。勞動合同鑒證是勞動保障行政部門依法審查和證明勞動合同真實性和合法性的一項有效的監督、服務手段。勞動保障行政部門通過對勞動合同依法進行簽證，可以及時發現合同雙方當事人是否具備主體資格，合同內容是否符合法律、法規和政策的規定；合同簽訂是否符合平等自願、協商一致的原則，合同條款是否完備，雙方權利義務和責任是否明確，從而可以及時發現並有效地處理不完善合同、違法合同和假合同，使勞動合同的訂立符合法律法規的規定，有利於把合同爭議消滅在萌芽狀態，一旦發生爭議，由於勞動合同鑒證是具有法律效力的，它可以為勞動爭議仲裁委員會和人民法院提供具有法律效力的證明，有利於及時準確地進行裁決和判決。

　　(4)對用人單位主管部門勞動合同管理工作進行業務指導。勞動保障行政部門除對勞動合同進行統一管理外，還應對本地區用人單位主管部門勞動合同管理工作給予業務指導，幫助他們建立健全勞動合同管理制度，幫助培訓勞動合同管理人員，對企業內部勞動合同管理工作中出現的問題進行分析，找出原因，研究提出解決辦法，推動用人單位加強內部勞動合同管理。

　　(5)建立健全勞動合同管理制度。勞動合同管理制度，是指勞動合同管理機關對勞動合同進行管理的具體手段，也是勞動合同主體雙方必須遵守的規則。勞動合同管理制度，在很大程度上是通過建立制度來實現的，如果沒有建立必要的管理制度，或者管理制度不完善，就難以有效地對勞動合同實施管理，影響勞動合同制度的實施。因此，必須研究建立一套必要的勞動合同管理制度，使勞動合同管理逐步實現制度化、規範化。從實踐上看，一般要建立勞動合同簽證制度、勞動合同履行情況檢查制度、勞動合同檔案制度、勞動合同統計制度以及勞動合同審查備案制度等。

　　(6)處理違法勞動合同。查處違法勞動合同，是勞動合同管理機關行使管理的重要內容。只有對違法者依法嚴肅處理，才能震懾違法者，同時教育大多數，提高合同主體雙方的合同意識和法制觀念，從而自覺履行勞動合同。

　　2．行業主管部門勞動合同管理的方式

　　行業主管部門是基層用人單位的領導機關和行政管理機關，對基層用人單位的經營管理活動負有領導責任，對用人單位的勞動管理也負有領導責任。勞動合同管理制度是用人單位勞動管理的重要組成部分。行業主管部門應當協助勞動保障行政部門對所屬用人單位加強勞動合同管理制度，行業主管部門可以根據行業特點，結合企業改革及減人增效的要求，制定行業標準，指導所屬用人單位開展勞動合同制度的基礎管理工作，對本單位崗位進行測評和分類，按照精幹、效能和科學合理的原則實行定員定額管理，合理確定領導組織，制定崗位規範和考評標準，明確職工崗位責任，為勞動合同的順利履行打下基礎。

　　根據職責範圍，行業主管部門對用人單位的勞動合同管理可以開展以下幾項工作：

　　(1)宣傳勞動法律、法規和政策，提高企業經營者和勞動者的法制觀念和勞動合同意識，為勞動合同制度在本單位的順利實施奠定堅實的思想基礎。

　　(2)培訓業務骨幹。幫助基層用人單位培訓負責勞動合同管理的業務骨幹，幫助他們系統地學習《勞動法》以及與《勞動法》相配套的法規規章，特別是有關勞動合同的法規和政策，提高他們的思想水平和業務素質。

　　(3)對勞動合同的訂立和履行情況進行監督檢查。與勞動保障行政部門相比，行業主管部門對所屬用人單位的用人情況更瞭解，行業主管部門發揮自身優勢，在職責範圍內，檢查和監督基層用人單位依法訂立勞動合同、依法履行勞動合同的情況，作用明顯。對不認真履行勞動合同的，給予批評教育，督促其認真履行；對違反勞動合同的，幫助其及時糾正。

　　3．用人單位勞動合同管理的主要方式

　　用人單位加強勞動合同管理，完善勞動合同制度，維護勞動合同制度的正常運行，能夠有效地發揮勞動合同制度的激勵作用，調動勞動者積極性，促進企業深化改革，提高企業經濟效益。用人單位勞動合同管理制度主要有以下幾種方式：

　　(1)完善勞動合同內容。用人單位應當經常檢查已簽訂的勞動合同，對其中內容不符合《勞動法》及有關規定的條款進行修改，必備條款不全的應儘快補充；條款過於原則的，可與職工協商一致簽訂補充協議，也可將有關具體內容直接補充到勞動合同中。通過以上措施，使勞動合同比較全面細緻地規定雙方的權利和義務，使勞動合同易於履行。

　　(2)建立和運用切實有效的管理手段，促進勞動合同的履行。用人單位應建立勞動合同台賬，對勞動者的基本情況、實際工作年限、勞動合同期限、勞動合同約定條款進行動態管理。有條件的用人單位，應當逐步實現管理手段現代化。

　　(3)建立和完善與勞動合同制度相配套的規章制度。用人單位要依照國家法律法規，建立健全支撐勞動合同制度運行的企業內部配套規章制度，包括工資分配、工時、休息休假、勞動保護、保險福利制度以及職工獎懲辦法等，並把勞動合同履行情況與職工的勞動報酬、福利待遇聯繫起來，促進工資能多能少、崗位能上能下、人員能進能出的新型勞動用人機制的形成。

　　(4)強化勞動合同制度運行的日常管理工作。用人單位制定的實施方案應當經過職工代表大會或職工大會討論通過，實施方案應就勞動合同簽訂、履行、變更、解除和終止等各個環節進行具體規定，作為勞動合同運行的依據。要對勞動者履行勞動合同情況主要是其個人工資、休假、保險福利、加班及獎懲等進行必要的記錄。勞動合同期滿前應提前一個月向職工提出終止或續訂勞動合同的書面意向，並及時辦理有關手續。

　　(5)落實勞動合同管理工作的責任制。用人單位要指定專職或兼職人員，負責本單位勞動合同的日常管理工作。通過培訓，使勞動合同管理人員熟悉和掌握有關法律法規，做到依法管理，提高勞動合同管理水平。

　　(6)加強勞動合同管理制度的監督工作。工會和職代會要積极參与本單位勞動合同制度的建立和管理工作，監督本單位勞動合同的履行情況，對勞動合同履行過程中存在的問題和不足，提出意見和建議。勞動爭議調解委員會也要做好本單位勞動爭議調解工作，減少勞動爭議的發生，保持勞動合同的正常履行。

　　一、勞動合同鑒證

　　勞動合同鑒證，是勞動合同鑒證機關依法審查、證明勞動合同真實性和合法性的一項行政監督和服務措施。鑒證機關為地方勞動行政部門，其鑒證職能一般由勞動保障行政部門中的勞動仲裁辦事機構具體實施，其管轄範圍以合同簽訂地或履行地為標誌具體界定。勞動合同鑒證的範圍，及於我國境內各種用人單位和各種勞動者的勞動合同，包括法定應當鑒證的勞動合同和當事人自願申請鑒證的勞動合同，包含勞動合同訂立、續訂、變更等各個環節。

　　根據有關立法規定，勞動合同鑒證系列活動如下所述：

　　1．鑒證審查的內容包括：(1)雙方當事人是否具備簽訂勞動合同的資格；(2)合同內容是否符合法規和政策；(3)雙方當事人是否在平等自願和協商一致的基礎上簽訂勞動合同；(4)合同條款是否完備，雙方的責任、權利、義務是否明確；(5)中外合同文本是否一致。

　　2．鑒證過程中當事人應履行的主要義務有：(1)應當到場參加鑒證。其中，用人單位一方應當為法定代表人、主要負責人或者委托代理人；勞動者一方應為本人或委托代理人。(2)應當依法提交有關材料。其中包括勞動合同文本3份；法人單位法定代表人或非法人單位主要負責人的身份證明或授權委托書；非法人單位營業執照；勞動者身份證明；鑒證機關認為需要的其他材料。(3)應當按法定標準繳納鑒證費。

　　3．鑒證機關對不同情況分別作下述處理：(1)對審查合格的勞動合同，應予鑒證，由鑒證人員在合同文本上簽名並加蓋鑒證專用章，註明鑒證日期。(2)當事人提供的合同文本及證明材料不完備的，應通知當事人補全。(3)對不真實、不合法的勞動合同，不予鑒證，並向當事人說明理由，在合同文本上註明。(4)對審查不合格的勞動合同，應指導當事人修改或重新簽訂，然後再辦鑒證手續。

　　已鑒證的勞動合同，因其依據的法規政策發生變化而與現行法規政策有矛盾的，可免費重新鑒證；勞動合同鑒證後發現確有錯誤的，應立即撤銷鑒證並退還鑒證費，或重新鑒證。

　　二、勞動合同備案

　　勞動合同備案，是勞動合同備案機關依法對勞動合同進行審查和保存，以確認勞動合同的訂立、續訂、變更和解除的一項監督措施。它由勞動保障行政部門和地方工會組織分別在各自職能範圍內具體實施，以訂立、續訂、變更的勞動合同和解除勞動合同的事實為備案對象，表明對勞動關係存續和解除的確認。各種勞動合同的訂立和解除都應當備案，而經勞動保障行政部門鑒證或批准的勞動合同不必再由勞動保障行政部門備案。

　　三、勞動合同示範文本

　　勞動合同示範文本，是由勞動保障行政部門統一制發的，為勞動者和用人單位訂立勞動合同提供示範的勞動合同書。它具體表明勞動合同內容的基本結構，記載勞動合同的一般性條款。合同當事人雙方一般應當按照合同示範文本的條款進行協商以確定合同具體內容，也可從實際出發增減部分合同條款。使用合同示範文本，有助於保證合同內容的完備性和合法性，以實現合同內容和格式的規範化。勞動保障行政部門對合同示範文本的設計，既要符合勞動法規政策對合同內容的一般要求，又要體現勞動關係的行業特色和職業特色，這樣更便於對勞動合同訂立的指導。

　　四、勞動合同履行的監督檢查

　　我國《勞動合同法》第六章以七條的篇幅(第73—79條)，專章對勞動合同的監督檢查作了規定。主要內容如下：

　　(一)監督檢查機構的規定

　　國務院勞動行政部門負責全國勞動合同制度實施的監督管理。縣級以上地方人民政府勞動行政部門負責本行政區域內勞動合同制度實施的監督管理。縣級以上各級人民政府勞動行政部門在勞動合同制度實施的監督管理工作中，應當聽取工會、企業方面代表以及有關行業主管部門的意見。

　　(二)監督檢查內容的規定

　　縣級以上地方人民政府勞動行政部門依法對下列實施勞動合同制度的情況進行監督檢查：(1)用人單位制訂直接涉及勞動者切身利益的規章制度及其執行的情況；(2)用人單位與勞動者訂立和解除勞動合同的情況；(3)勞務派遣單位和用工單位遵守勞務派遣有關規定的情況；(4)用人單位遵守國家關於勞動者工作時間和休息休假規定的情況；(5)用人單位支付勞動合同約定的勞動報酬和執行最低工資標準的情況；(6)用人單位參加各項社會保險和繳納社會保險費的情況；(7)法律、法規規定的其他勞動監察事項。

　　(三)監督檢查許可權的規定

　　縣級以上地方人民政府勞動行政部門實施監督檢查時，有權查閱與勞動合同、集體合同有關的材料，有權對勞動場所進行實地檢查，用人單位和勞動者都應當如實提供有關情況和材料。勞動行政部門的工作人員進行監督檢查，應當出示證件，依法行使職權，文明執法。

　　(四)其他配套規定

　　1．縣級以上人民政府建設、衛生、安全生產監督管理等有關主管部門在各自職責範圍內，對用人單位執行勞動合同制度的情況進行監督管理。

　　2．勞動者合法權益受到侵害的，有權要求有關部門依法處理，或者依法申請仲裁、提起訴訟。

　　3．工會依法維護勞動者的合法權益，對用人單位履行勞動合同、集體合同的情況進行監督。用人單位違反勞動法律、法規和勞動合同、集體合同的，工會有權提出意見或者要求糾正；勞動者申請仲裁、提起訴訟的，工會依法給予支持和幫助。

　　4．任何組織或者個人對違反本法的行為都有權舉報，縣級以上人民政府勞動行政部門應當及時核實、處理，並對舉報有功人員給予獎勵。

　　五、勞動手冊

　　勞動手冊是由勞動保障行政部門統一制發的，記載勞動者基本情況及勞動關係運行經歷的，在依法填寫後有合法證明作用的文書。其內容包括勞動者的姓名、年齡、性別、身體狀況、住址、政治面貌、文化程度、學歷和職業技能等級等項基本情況，工作經歷和勞動合同訂立、續訂、變更、終止情況，各項保險費繳納情況以及其他有關事項。除勞動者基本情況由本人填寫外，其他事項一般由有關管理機關或用人單位負責填寫。勞動手冊經依法填寫後任何單位和個人都不得隨意塗改。勞動者在職期間，勞動手冊可由用人單位保管，失業期間可由本人保管或者交就業服務機構保管。

　　六、勞動合同檔案管理

　　勞動合同檔案管理包括兩個層次：

　　1．單位內部管理。用人單位內部的勞動合同管理機構，應當對本單位簽訂的勞動合同專門立案建檔，分類管理，妥善保存。我國《勞動合同法》第50條特別強調，用人單位對已經解除或者終止的勞動合同的文本，至少保存2年備查。

　　2．行政部門管理。勞動保障行政部應當建立經鑒證、備案和批准的勞動合同卷宗，為督促檢查勞動合同履行和處理勞動爭議提供幫助。微觀和巨集觀層次的勞動合同管理，都包括設立台賬卡片目錄索引、卷宗等內容。

　　我國勞動合同管理體制的基本框架，由行政管理、社會管理和用人單位內部管理構成。

　　勞動合同的行政管理，主要由勞動行政部門實施，用人單位主管部門也有一定的勞動合同管理職能。勞動行政部門作為勞動合同主管機關，對勞動合同進行綜合和統一管理，在勞動合同管理體制中處於最重要地位。其管理職責主要包括：制定關於合同的規章和政策；指導用人單位實行勞動合同制度；實行勞動合同鑒證和備案；確認和處理無效勞動合同；監督勞動合同履行；統一制發勞動合同書；組織實行勞動合同制度的經驗交流和理論研究；等等。

　　勞動合同的社會管理，主要是由勞動就業服務機構等社會機構和工會、行業協會、企業協會等社會團體，在各自業務或職責範圍內，對勞動合同運行的特定環節或特定方面實行管理。其中特別重要的是職業介紹機構對勞動合同訂立的中介和指導，工會對勞動合同履行的監督、對勞動合同解除的干預和對勞動爭議處理的參與。

　　勞動合同的用人單位內部管理，即單位行政(主要是勞資機構)及其參與的勞動爭議調解機構對勞動合同運行的管理。它是微觀勞動管理的基本組成部分和組織勞動過程的必要手段。其內容主要包括：制定勞動合同制度的實施方案；組織和指導勞動合同的簽訂；監督勞動者和單位行政中有關機構對勞動合同的履行；結合勞動合同履行情況對勞動者實行獎懲；調解勞動合同協議；調研和總結實行勞動合同制度的經驗和問題。