採購批量

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什麼是採購批量

  採購批量是指由銷售訂單流轉採購訂單時,採購訂單的數量取銷售訂單的數量,當銷售訂單的數量不足一個採購批量時,按一個採購批量處理。如存貨採購批量為50.銷售訂單數量72,流轉採購訂單時應為2個批量,則採購訂單數量為100

確定採購批量的必要性

  控制採購成本是採購部門的責任,同時也需要和其他經營部門相互配合,畢竟所有部門控製成本的努力都是為了使酒店整體成本降到最低水平。一般來說,零購物資的價格往往較高,而大批量採購在價格上常有優惠,因此,作為採購部門為控制採購成本都希望大批量的採購存貨。但過多的存貨要占用較多的資金,占用資金是有成本的,而且存貨增加還會增加倉儲費、保險費、維護費、管理人員工資等等費用,這些費用的增加會直接導致儲存成本的上升。但如果採購批量過小,採購次數就要增多,訂貨成本也要升高,同時庫存過少還可能因特殊原因導致庫存中斷,影響酒店生產經營。另外,零星採購在價格劇烈波動時可能出現高價採購,也不能獲得批量採購所帶來的商業折扣現金折扣。因此,採購人員應該和實際使用部門以及倉庫管理人員共同配合,共同決定最優採購批量。

影響最優採購批量的因素

  1.取得成本

  取得成本是指為取得某種存貨支出的成本,分為訂貨成本和購置成本。訂貨成本是指取得訂單的成本,如辦公費、差旅費、郵資、電報電話費等支出。訂貨成本中有一部分與訂貨次數無關,如常設採購機構的基本開支等,稱為訂貨的固定成本;另一部分與訂貨次數有關,如差旅費、郵資等,稱為訂貨的變動成本。購置成本是指存貨本身的價值,用數量與單價的乘積來確定。

  2.儲存成本

  儲存成本是為保持存貨而發生的成本,包括存貨占用資金所應計的利息、倉庫費用、保險費用、存貨破損和變質損失等等。儲存成本也分為固定成本和變動成本。固定成本與存貨數量的多少無關,如倉庫折舊、倉庫職工的固定月工資等。變動成本與存貨的數量有關,如存貨資金的應計利息、存貨的破損和變質損失、存貨的保險費用等。

  3.缺貨成本

  缺貨成本是指由於存貨供應中斷而造成的損失,包括材料供應中斷而造成的停工損失、產成品庫存缺貨造成的拖欠發貨損失和喪失銷售機會的損失;如果生產企業以緊急採購代用材料解決庫存材料中斷之急,那麼缺貨成本表現為緊急額外購入成本。

  4.緊急採購

  酒店生產經營的特殊性使得其生產經營乃至採購工作不能像生產企業那樣按訂單採購原材料,一些特殊因素經常會影響酒店的需求,如天氣的突然變化就有可能使飲食消費需求減少,在酒店臨時舉行的一項活動又可能使需求增加。作為酒店經營者和採購人員來說,常規用品的採購可以遵循一定的規律和模式,但一定要考慮到可能引起需求發生巨大變化的特殊事項的發生,而特殊事項則將迫使酒店實行緊急採購或造成酒店存貨積壓,這都不是我們想看到的情況。因此,酒店採購制度在遵循一定原則和固定程式的基礎上,應該保持一定的彈性

  另外,對於一些鮮活原料和容易變質的食品原料的採購也應該保持靈活性,要按需採購。鮮活原料為保持其新鮮度應避免大量採購,而容易變質的食品原料也應該掌握其採購的時間和數量。

採購批量的確定

  1.確定經濟訂貨批量

  前面提到,在採購成本與採購批量之間存在著負相關關係,而在採購批量和儲存成本之間存在著正相關關係,為了使企業採購成本與儲存成本之和最小,需要在採購部門與倉儲部門之間確定一個最優的經濟訂貨量。這個經濟訂貨量雖然不能使採購成本或儲存成本中的任何一方達到最小,但卻可使二者之和達到最小。這裡,建立經濟訂貨量模型以求最優訂貨量。經濟訂貨批量模型應該根據存貨的訂貨成本。儲存成本和缺貨成本建立,最優訂貨批量是使訂貨成本、儲存成本和缺貨成本三者之和達到最低的訂貨量。通過模型計算出經濟訂貨量後,可以很容易找出最適宜的進貨時間。經濟訂貨批量模型適合於在不同階段使用,數量比較平穩,能夠長時間保存,並且事先能夠預測出基本數量的產品,如餐具、客房用品、飲料等。

  在一定的假設前提下,如果每次訂貨的變動成本用K表示,存貨年需要量為D,單位儲存成本A表示,則每次進貨量Q的計算公式為:

  Q^2=\frac{2KD}{A}

  例:某酒店預計每年銷售白酒10000瓶,單位儲存成本為1元,一次訂貨成本為800元,則每次最優進貨量為:

  Q^2=\frac{(2 \times 10000 \times 800)}{1}=16000000

  Q=4000(瓶)

  因此,該白酒每次最優訂貨量為4000瓶。

  在基本訂貨模型的基礎上,通過對假設條件的逐一放寬,可以使模型更接近於實際情況。如一般情況下,從下放定單到貨物運輸到企業,再到貨物驗收入庫,需要一定的時間,企業不可能做到隨時補充存貨,因此不能等到存貨用光後再去訂貨,而需要在存貨還沒有用完之前提前訂貨。在提前訂貨的情況下,企業再次發出訂貨單時,尚有存貨的庫存量,稱為再訂貨點,用R來表示,它等於交貨時間和每日平均需用量的乘積。即企業在尚存R存貨時,就應當再次發出定單採購貨物,等到下批訂貨到達時,原有庫存剛好用完。訂貨期提前並不影響經濟訂貨批量、訂貨次數、訂貨間隔時間,只不過是在訂貨點發出定單,而不是在庫存用完寸發出定單而已。

  在基本模型中,假設存貨一次全部入庫,故存貨增加時企業庫存一下子增加到經濟訂貨量,但實際上,各批存貨可能陸續入庫,使存貨陸續增加,這就需要修改基本的經濟訂貨模型。另外,基本模型中假定存貨的供需穩定而且已知,即每日需求量不變,交貨時間也固定不變。實際上,每日需求量可能變化,交貨時間也可能變化。按照某一經濟訂貨批量和再訂貨點發出定單後,如果需求增大或送貨延遲,就會發生缺貨或供貨中斷。為防止由此造成的損失,就需要多儲備一些存貨以備應急之需,稱為保險儲備

  2.鮮活原料採購數量的確定

  酒店經營的特殊性決定了其每天都要採購和經營規模相適應的鮮活原料,包括海鮮、肉類、蔬菜等。這些物品保質期短,要求新鮮程度高,應該在使用之前的最短時期內送到酒店。對於酒店來說,應該準確確定這些原料每天的使用量和採購量。同時,鮮活原料的需要量和採購數量受各種因素的影響,比如舉辦特殊宴會、節日和其他特殊情況都可能會增加鮮活原料的使用量或採購量。

  應該採購數量=需使用數量-已有數量

  採購鮮活物品之前,首先要確定近期需使用的數量。近期需使用數量應根據日均消費量和其他的一些特殊因素來確定,然後經過一定的實物盤點程式,確定已有數量,二者之差就是應該採購的數量。

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