采购批量

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什么是采购批量

  采购批量是指由销售订单流转采购订单时,采购订单的数量取销售订单的数量,当销售订单的数量不足一个采购批量时,按一个采购批量处理。如存货采购批量为50.销售订单数量72,流转采购订单时应为2个批量,则采购订单数量为100

确定采购批量的必要性

  控制采购成本是采购部门的责任,同时也需要和其他经营部门相互配合,毕竟所有部门控制成本的努力都是为了使酒店整体成本降到最低水平。一般来说,零购物资的价格往往较高,而大批量采购在价格上常有优惠,因此,作为采购部门为控制采购成本都希望大批量的采购存货。但过多的存货要占用较多的资金,占用资金是有成本的,而且存货增加还会增加仓储费、保险费、维护费、管理人员工资等等费用,这些费用的增加会直接导致储存成本的上升。但如果采购批量过小,采购次数就要增多,订货成本也要升高,同时库存过少还可能因特殊原因导致库存中断,影响酒店生产经营。另外,零星采购在价格剧烈波动时可能出现高价采购,也不能获得批量采购所带来的商业折扣现金折扣。因此,采购人员应该和实际使用部门以及仓库管理人员共同配合,共同决定最优采购批量。

影响最优采购批量的因素

  1.取得成本

  取得成本是指为取得某种存货支出的成本,分为订货成本和购置成本。订货成本是指取得订单的成本,如办公费、差旅费、邮资、电报电话费等支出。订货成本中有一部分与订货次数无关,如常设采购机构的基本开支等,称为订货的固定成本;另一部分与订货次数有关,如差旅费、邮资等,称为订货的变动成本。购置成本是指存货本身的价值,用数量与单价的乘积来确定。

  2.储存成本

  储存成本是为保持存货而发生的成本,包括存货占用资金所应计的利息、仓库费用、保险费用、存货破损和变质损失等等。储存成本也分为固定成本和变动成本。固定成本与存货数量的多少无关,如仓库折旧、仓库职工的固定月工资等。变动成本与存货的数量有关,如存货资金的应计利息、存货的破损和变质损失、存货的保险费用等。

  3.缺货成本

  缺货成本是指由于存货供应中断而造成的损失,包括材料供应中断而造成的停工损失、产成品库存缺货造成的拖欠发货损失和丧失销售机会的损失;如果生产企业以紧急采购代用材料解决库存材料中断之急,那么缺货成本表现为紧急额外购入成本。

  4.紧急采购

  酒店生产经营的特殊性使得其生产经营乃至采购工作不能像生产企业那样按订单采购原材料,一些特殊因素经常会影响酒店的需求,如天气的突然变化就有可能使饮食消费需求减少,在酒店临时举行的一项活动又可能使需求增加。作为酒店经营者和采购人员来说,常规用品的采购可以遵循一定的规律和模式,但一定要考虑到可能引起需求发生巨大变化的特殊事项的发生,而特殊事项则将迫使酒店实行紧急采购或造成酒店存货积压,这都不是我们想看到的情况。因此,酒店采购制度在遵循一定原则和固定程序的基础上,应该保持一定的弹性

  另外,对于一些鲜活原料和容易变质的食品原料的采购也应该保持灵活性,要按需采购。鲜活原料为保持其新鲜度应避免大量采购,而容易变质的食品原料也应该掌握其采购的时间和数量。

采购批量的确定

  1.确定经济订货批量

  前面提到,在采购成本与采购批量之间存在着负相关关系,而在采购批量和储存成本之间存在着正相关关系,为了使企业采购成本与储存成本之和最小,需要在采购部门与仓储部门之间确定一个最优的经济订货量。这个经济订货量虽然不能使采购成本或储存成本中的任何一方达到最小,但却可使二者之和达到最小。这里,建立经济订货量模型以求最优订货量。经济订货批量模型应该根据存货的订货成本。储存成本和缺货成本建立,最优订货批量是使订货成本、储存成本和缺货成本三者之和达到最低的订货量。通过模型计算出经济订货量后,可以很容易找出最适宜的进货时间。经济订货批量模型适合于在不同阶段使用,数量比较平稳,能够长时间保存,并且事先能够预测出基本数量的产品,如餐具、客房用品、饮料等。

  在一定的假设前提下,如果每次订货的变动成本用K表示,存货年需要量为D,单位储存成本A表示,则每次进货量Q的计算公式为:

  Q^2=\frac{2KD}{A}

  例:某酒店预计每年销售白酒10000瓶,单位储存成本为1元,一次订货成本为800元,则每次最优进货量为:

  Q^2=\frac{(2 \times 10000 \times 800)}{1}=16000000

  Q=4000(瓶)

  因此,该白酒每次最优订货量为4000瓶。

  在基本订货模型的基础上,通过对假设条件的逐一放宽,可以使模型更接近于实际情况。如一般情况下,从下放定单到货物运输到企业,再到货物验收入库,需要一定的时间,企业不可能做到随时补充存货,因此不能等到存货用光后再去订货,而需要在存货还没有用完之前提前订货。在提前订货的情况下,企业再次发出订货单时,尚有存货的库存量,称为再订货点,用R来表示,它等于交货时间和每日平均需用量的乘积。即企业在尚存R存货时,就应当再次发出定单采购货物,等到下批订货到达时,原有库存刚好用完。订货期提前并不影响经济订货批量、订货次数、订货间隔时间,只不过是在订货点发出定单,而不是在库存用完寸发出定单而已。

  在基本模型中,假设存货一次全部入库,故存货增加时企业库存一下子增加到经济订货量,但实际上,各批存货可能陆续入库,使存货陆续增加,这就需要修改基本的经济订货模型。另外,基本模型中假定存货的供需稳定而且已知,即每日需求量不变,交货时间也固定不变。实际上,每日需求量可能变化,交货时间也可能变化。按照某一经济订货批量和再订货点发出定单后,如果需求增大或送货延迟,就会发生缺货或供货中断。为防止由此造成的损失,就需要多储备一些存货以备应急之需,称为保险储备

  2.鲜活原料采购数量的确定

  酒店经营的特殊性决定了其每天都要采购和经营规模相适应的鲜活原料,包括海鲜、肉类、蔬菜等。这些物品保质期短,要求新鲜程度高,应该在使用之前的最短时期内送到酒店。对于酒店来说,应该准确确定这些原料每天的使用量和采购量。同时,鲜活原料的需要量和采购数量受各种因素的影响,比如举办特殊宴会、节日和其他特殊情况都可能会增加鲜活原料的使用量或采购量。

  应该采购数量=需使用数量-已有数量

  采购鲜活物品之前,首先要确定近期需使用的数量。近期需使用数量应根据日均消费量和其他的一些特殊因素来确定,然后经过一定的实物盘点程序,确定已有数量,二者之差就是应该采购的数量。

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