行政助理

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行政助理(administrative assistant)

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什麼是行政助理

  行政助理是指具有一定行政管理知識或能力,正在或準備受聘於企事業單位協助部門負責人處理各種行政事務與人員關係的一般行政管理人員,英文縮寫EA。可對應的具體職位,包括而不限於企業一般行政工作人員、行政管理幹事等的初級管理職位。

行政助理的作用[1]

  一、助手作用

  行政助理是協助領導工作的助手。這是行政助理工作的本質,任何地方、任何時候都不會改變。我們知道,每個單位的領導都有很多行政事務工作需要處理,而領導又不可能每件事情都親自去辦理。這時候,行政助理必須協助領導處理大量的日常行政事務工作,按照領導的指示,為領導辦實事,解決各種繁瑣的問題。

  二、參謀作用

  行政助理是領導的參謀和左右手。行政助理只有先當好領導的助手,才有可能成為領導的參謀。行政助理給領導當參謀,是領導對行政助理高度信任的表現,也是對行政助理提出的更高要求。行政助理應當扮演好這個參謀的角色,才能深得領導的信任,進一步成為領導的左右手,為領導解除後顧之憂。

  三、樞紐作用

  在現代企業中,行政助理起著溝通上下、協調左右的樞紐作用。行政助理的樞紐作用是一種承上啟下、上傳下達的作用,也是一種平衡和協調各種內外關係的作用。行政助理常常在領導的授權下,運用各種有效的方式和手段,實現承上啟下、上傳下達的作用,實現部門與部門、個人與個人之間的聯絡、溝通、協調,從而化解矛盾、加強合作,實現領導的意圖。

  四、反饋作用

  行政助理能夠協助領導,對重要、有用的信息進行反饋,為領導開展工作提供更多、更全面的信息。行政助理要對各種情況、資料、函件、信息做出迅速的反應,為上級領導搜集信息,將各種重要信息提供給領導,作為領導進行決策的依據,同時行政助理要協調上下、內外之間的聯繫。

行政助理的職責

  1、負責員工的考勤,於次月第一個工作日提供考勤報表並存檔;  

  2、負責員工檔案管理,包括原始檔案的收集、整理、歸檔、電子檔案的建立;   

  3、對一般文件的起草和行政人事文件的管理

  4、依據人力資源要求計劃組織各種形式的招聘工作、收集招聘信息,協助招聘工作;   

  5、處理人事日常管理工作,負責請假、招聘、錄用、保險合同人事手續的辦理;   

  6、及時辦理相關證件的註冊、登記、變更、年檢等手續;協助做好公司人力工作的管理、培訓與 指導;  

  7、組織公司各種活動的策劃;  

  8、負責辦公用品採購計劃制定及物品領取管理。

行政助理的能力要求

  行政助理必須能夠熟練地準備統計報表、書面報告以及做管理方面的演說。要求熟練掌握個人電腦技術、MS Word、Excel和PowerPoint,以及創建多種專業文件的經驗。  

  分析性思維很重要,因為他們經常需要對自己的工作進行輕重緩急的判斷,並且要對公司的發展和表現進行逐步地監控。   

  行政助理們需要有非常好的組織能力,傳播公司的正面形象並很好地反映在組織工作中,熟悉如何進行控制

行政助理的工作內容

  在各種行政事務方面幫助和服務於公司員工,例如負責訂機(車)票,聯繫各種培訓事宜,聯繫和管理公司交通班車服務,食堂餐飲服務館管理,與外部物業管理聯絡督促其更好的服務於公司,聯繫和協調各種集體活動例如集體外出旅游,受訓,公司運動會,年會,晚會等。還包括管理和組織辦公室文具供應,辦公設施的管理等。   

  具體工作如下:   

  1、記載員工出勤情況;  

  2、記載工作時間和加班時間;  

  3、考核計算扣假工資加班工資等;   

  4、處理和維護主管日程,準備和完成各類文件報表;  

  5、閱讀和分析各類信息,制定工作計劃,做好時間分配;  

  6、協助審核、修訂行政管理規章制度,執行日常行政工作;  

  7、傳達通知、分發文件;  

  8、安排公司各種會務和組織員工各種活動;  

  9、接待訪客並決定是否讓主管或其他工作人員與之會談;  

  10、對公司各種文件和檔案進行整理、歸檔;  

  11、履行辦公日常職責,如辦公用品採買、管理和分發,維護記錄管理系統和執行基本的簿記工作等;  

  12、辦理各種行政事務和手續,比如填報報表、公司年檢、複印列印等;   

  13、負責平時員工福利採購工作,比如日常的水果、中秋的月餅、公司年貨、生日禮品、節日禮品,等等。

參考文獻

  1. 劉青蘭.行政助理培訓教程.化學工業出版社,2006.10.
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評論(共1條)

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两小无猜猜猜 (討論 | 貢獻) 在 2016年7月26日 20:12 發表

學到了。

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