辦公用品

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辦公用品(office supplies)

目錄

什麼是辦公用品

  辦公用品是指辦公場所使用的低值易耗品

辦公用品的類別

  (一)紙簿類

  紙簿類用品主要有:A4,B5等各種類型的辦公用複印紙,帶單位抬頭的信紙,普通白紙,覆寫紙,便條紙,留言條,標簽紙,牛皮紙,專用覆寫紙,大、中、小及開窗信封,筆記本,速記本,專用本冊(如現金收據本)等。

  (二)筆尺類

  筆尺類用品主要有:鉛筆、圓珠筆、鋼筆、彩色筆、白板筆、橡皮、各種尺子、修正夜等。

  (三)裝訂類

  裝訂類用品主要有:大頭針、曲別針、剪刀、打孔機、訂書機、訂書釘、橡皮筋、膠帶、起釘器等。

  (四)歸檔用品

  歸檔用品主要有:各種文件夾、檔案袋、收件日期戳等。

  (五)辦公設備專用易耗品

  辦公設備專用易耗品主要有:印表機色帶、墨盒、複印機用墨盒以及電腦用磁碟、磁碟盒等。

  (六)辦公設備

  辦公室常用辦公設備主要有:印表機、複印機、空調、一體機等。

  對單位辦公用品使用的品種與數量,在使用以前要進行預算。預算既有年度預算,也有具體項目預算,無論哪種預算都應遵循一定的原則和方法。

辦公用品的預算 [1]

辦公用品的預算方案編製原則

  (一)真實性原則

  採購費用的預測必須以實際的市場調查為依據,對每一項目的數字指標運用科學合理的方法測算,力求各項數據真實準確。

  (二)重點性原則

  預算編製要做到合理安排各項資金,在兼顧一般的同時,優先保證重點支出。預算安排要先保證基本支出,後安排項目支出;先重點、急需項目,後一般項目。

  (三)目標相關性原則

  採購的用品應與辦公活動的任務目標相關,保證實現辦公目標。

  (四)經濟合理性原則

  預算應經濟合理,在不影響任務目標的前提下,力求安排辦公資金經濟合理,提高資金的使用效率。

辦公用品的預算程式

  (一)確定預算的核算基數

  確定預算的核算基數就是要確定採購費用的總額。要根據辦公活動的實際需要、具體項目的目標、公司的財力等統籌安排,可以參考上一年度以及類似項目的實際支出,確定一個核算基數與比例。有些辦公設備高、中、低檔的差價非常大,確定了總額之後,基本上就能定位所購設備的檔次。

  (二)進行市場調研

  可以通過上網、市場比較等多種方式,瞭解所要採購產品的型號、價格、功能等洋細信息。對於以前從未購置過的某種辦公設備、大型專用辦公設備或批量購買,要對多家供應商進行比較,調查的信息要考慮周全,如可比較設備的性能、功效、價格、付費方式、供貨時間、交貨方法、售後服務以及供應商的信譽等,根據實際需要進行確定。

  (三)確定採購用品種類及價格

  根據總額與調研結果,確定購買何種產品以及產品的型號、價格。在選定購買產品時要明確以下問題:

  1.此次採購是要解決什麼問題?

  2.這些採購的產品是不是必需的?

  3.可選擇的產品有哪些?有沒有比目前的方案更經濟、更高效的方案?

  4.各項產品的重要次序是什麼?

  5.從實現辦公目標的角度到底需要多少資金?

  (四)編寫預算方案

  預算方案要進行科學的可行性論證,提出項目的效益目標、技術標準、動用的公共資源、支出標準和測算依據等。

  (五)征求意見,完善方案

  編製好的預算方案要交使用部門征求意見,進行協商。對預算方案進行修改完善後交上司審批,然後再執行。

參考文獻

  1. 黃良友.辦公室工作與管理.首都經濟貿易大學出版社,2008.2.
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