办公用品

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办公用品(office supplies)

目录

什么是办公用品

  办公用品是指办公场所使用的低值易耗品

办公用品的类别

  (一)纸簿类

  纸簿类用品主要有:A4,B5等各种类型的办公用复印纸,带单位抬头的信纸,普通白纸,复写纸,便条纸,留言条,标签纸,牛皮纸,专用复写纸,大、中、小及开窗信封,笔记本,速记本,专用本册(如现金收据本)等。

  (二)笔尺类

  笔尺类用品主要有:铅笔、圆珠笔、钢笔、彩色笔、白板笔、橡皮、各种尺子、修正夜等。

  (三)装订类

  装订类用品主要有:大头针、曲别针、剪刀、打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋、胶带、起钉器等。

  (四)归档用品

  归档用品主要有:各种文件夹、档案袋、收件日期戳等。

  (五)办公设备专用易耗品

  办公设备专用易耗品主要有:打印机色带、墨盒、复印机用墨盒以及计算机用磁盘、磁盘盒等。

  (六)办公设备

  办公室常用办公设备主要有:打印机、复印机、空调、一体机等。

  对单位办公用品使用的品种与数量,在使用以前要进行预算。预算既有年度预算,也有具体项目预算,无论哪种预算都应遵循一定的原则和方法。

办公用品的预算 [1]

办公用品的预算方案编制原则

  (一)真实性原则

  采购费用的预测必须以实际的市场调查为依据,对每一项目的数字指标运用科学合理的方法测算,力求各项数据真实准确。

  (二)重点性原则

  预算编制要做到合理安排各项资金,在兼顾一般的同时,优先保证重点支出。预算安排要先保证基本支出,后安排项目支出;先重点、急需项目,后一般项目。

  (三)目标相关性原则

  采购的用品应与办公活动的任务目标相关,保证实现办公目标。

  (四)经济合理性原则

  预算应经济合理,在不影响任务目标的前提下,力求安排办公资金经济合理,提高资金的使用效率。

办公用品的预算程序

  (一)确定预算的核算基数

  确定预算的核算基数就是要确定采购费用的总额。要根据办公活动的实际需要、具体项目的目标、公司的财力等统筹安排,可以参考上一年度以及类似项目的实际支出,确定一个核算基数与比例。有些办公设备高、中、低档的差价非常大,确定了总额之后,基本上就能定位所购设备的档次。

  (二)进行市场调研

  可以通过上网、市场比较等多种方式,了解所要采购产品的型号、价格、功能等洋细信息。对于以前从未购置过的某种办公设备、大型专用办公设备或批量购买,要对多家供应商进行比较,调查的信息要考虑周全,如可比较设备的性能、功效、价格、付费方式、供货时间、交货方法、售后服务以及供应商的信誉等,根据实际需要进行确定。

  (三)确定采购用品种类及价格

  根据总额与调研结果,确定购买何种产品以及产品的型号、价格。在选定购买产品时要明确以下问题:

  1.此次采购是要解决什么问题?

  2.这些采购的产品是不是必需的?

  3.可选择的产品有哪些?有没有比目前的方案更经济、更高效的方案?

  4.各项产品的重要次序是什么?

  5.从实现办公目标的角度到底需要多少资金?

  (四)编写预算方案

  预算方案要进行科学的可行性论证,提出项目的效益目标、技术标准、动用的公共资源、支出标准和测算依据等。

  (五)征求意见,完善方案

  编制好的预算方案要交使用部门征求意见,进行协商。对预算方案进行修改完善后交上司审批,然后再执行。

参考文献

  1. 黄良友.办公室工作与管理.首都经济贸易大学出版社,2008.2.
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