行政助理

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行政助理(administrative assistant)

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什么是行政助理

  行政助理是指具有一定行政管理知识或能力,正在或准备受聘于企事业单位协助部门负责人处理各种行政事务与人员关系的一般行政管理人员,英文缩写EA。可对应的具体职位,包括而不限于企业一般行政工作人员、行政管理干事等的初级管理职位。

行政助理的作用[1]

  一、助手作用

  行政助理是协助领导工作的助手。这是行政助理工作的本质,任何地方、任何时候都不会改变。我们知道,每个单位的领导都有很多行政事务工作需要处理,而领导又不可能每件事情都亲自去办理。这时候,行政助理必须协助领导处理大量的日常行政事务工作,按照领导的指示,为领导办实事,解决各种繁琐的问题。

  二、参谋作用

  行政助理是领导的参谋和左右手。行政助理只有先当好领导的助手,才有可能成为领导的参谋。行政助理给领导当参谋,是领导对行政助理高度信任的表现,也是对行政助理提出的更高要求。行政助理应当扮演好这个参谋的角色,才能深得领导的信任,进一步成为领导的左右手,为领导解除后顾之忧。

  三、枢纽作用

  在现代企业中,行政助理起着沟通上下、协调左右的枢纽作用。行政助理的枢纽作用是一种承上启下、上传下达的作用,也是一种平衡和协调各种内外关系的作用。行政助理常常在领导的授权下,运用各种有效的方式和手段,实现承上启下、上传下达的作用,实现部门与部门、个人与个人之间的联络、沟通、协调,从而化解矛盾、加强合作,实现领导的意图。

  四、反馈作用

  行政助理能够协助领导,对重要、有用的信息进行反馈,为领导开展工作提供更多、更全面的信息。行政助理要对各种情况、资料、函件、信息做出迅速的反应,为上级领导搜集信息,将各种重要信息提供给领导,作为领导进行决策的依据,同时行政助理要协调上下、内外之间的联系。

行政助理的职责

  1、负责员工的考勤,于次月第一个工作日提供考勤报表并存档;  

  2、负责员工档案管理,包括原始档案的收集、整理、归档、电子档案的建立;   

  3、对一般文件的起草和行政人事文件的管理

  4、依据人力资源要求计划组织各种形式的招聘工作、收集招聘信息,协助招聘工作;   

  5、处理人事日常管理工作,负责请假、招聘、录用、保险合同人事手续的办理;   

  6、及时办理相关证件的注册、登记、变更、年检等手续;协助做好公司人力工作的管理、培训与 指导;  

  7、组织公司各种活动的策划;  

  8、负责办公用品采购计划制定及物品领取管理。

行政助理的能力要求

  行政助理必须能够熟练地准备统计报表、书面报告以及做管理方面的演说。要求熟练掌握个人电脑技术、MS Word、Excel和PowerPoint,以及创建多种专业文件的经验。  

  分析性思维很重要,因为他们经常需要对自己的工作进行轻重缓急的判断,并且要对公司的发展和表现进行逐步地监控。   

  行政助理们需要有非常好的组织能力,传播公司的正面形象并很好地反映在组织工作中,熟悉如何进行控制

行政助理的工作内容

  在各种行政事务方面帮助和服务于公司员工,例如负责订机(车)票,联系各种培训事宜,联系和管理公司交通班车服务,食堂餐饮服务馆管理,与外部物业管理联络督促其更好的服务于公司,联系和协调各种集体活动例如集体外出旅游,受训,公司运动会,年会,晚会等。还包括管理和组织办公室文具供应,办公设施的管理等。   

  具体工作如下:   

  1、记载员工出勤情况;  

  2、记载工作时间和加班时间;  

  3、考核计算扣假工资加班工资等;   

  4、处理和维护主管日程,准备和完成各类文件报表;  

  5、阅读和分析各类信息,制定工作计划,做好时间分配;  

  6、协助审核、修订行政管理规章制度,执行日常行政工作;  

  7、传达通知、分发文件;  

  8、安排公司各种会务和组织员工各种活动;  

  9、接待访客并决定是否让主管或其他工作人员与之会谈;  

  10、对公司各种文件和档案进行整理、归档;  

  11、履行办公日常职责,如办公用品采买、管理和分发,维护记录管理系统和执行基本的簿记工作等;  

  12、办理各种行政事务和手续,比如填报报表、公司年检、复印打印等;   

  13、负责平时员工福利采购工作,比如日常的水果、中秋的月饼、公司年货、生日礼品、节日礼品,等等。

参考文献

  1. 刘青兰.行政助理培训教程.化学工业出版社,2006.10.
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评论(共1条)

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两小无猜猜猜 (Talk | 贡献) 在 2016年7月26日 20:12 发表

学到了。

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