職權劃分

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什麼是職權劃分

  職權劃分組織結構設計的內容之一,主要解決組織結構的職權問題。 一個有效的企業組織系統來自於管理許可權的清晰劃分。在實現企業目標的過程中,每個員工都應負有一定的責任並且擁有完成責任所需的相應職權。既不能出現職責劃分的重迭,也不能出現職責劃分的 空缺;同時企業內部的各個部門還應相互配合,否則就會出現混局面。在組織內,最基本的信息溝通 就是通過職權關係來實現的。通過職權關係上傳下達,使下級按指令行事,上級得到及時反饋的信息,進行有效的控制,作出合理的決策

職權劃分的內容

  職權劃分一般可以分為:直線職權參謀職權職能職權

  1、直線職權

  所謂直線職權是指上級對直線下屬的指揮權,而擁有這種指揮權的上級就是直線人員。每一管理層的主管人員都應具有這種職權,只不過每一管理層次的功能不同,其職權的大小及範圍各有不同而已。例如廠長對車間主任擁有直線權,車間主任對班組長擁有直線權。這樣,從組織的上層到下層的主管人員之間,便形成一個權力線;這條權力線被稱為指揮鏈(Chain 0f command)或指揮系統(1ine 0f command)。在這條權力線中,職權的指向由上而下。由於在指揮鏈中存在著不同管理層次的直線職權,故指揮鏈又叫層次鏈(scalar chain)。它頗像一座金字塔,通過指揮鏈的信息傳遞,由上而下或由下而上地進行,所以,指揮鏈既是權力線,又是信息通道。

  在這個指揮鏈中,職權關係有兩條必須遵循的原則。

  (1)分級原則:每一層次的直線職權應分明,這樣才有利於執行決策職責和信息溝通。一位廠長在總結經驗時曾說過這樣一段話:“在我的廠,廠長的職權不容侵犯,令行禁止,不能違抗;廠長的責任也一絲一毫不容推卸……。副手的權力,我也從不侵犯,該車間主任、科長管的事,我決不幹預,我不是一個人說了算,而是在各自職權範圍內,人人說了算。這樣,生產才能有秩序地進行。如果大事小事都來找廠長,那就說明下屬幹部不負責任,廠長用人不當。”這是符合分級原則的。超越層次,越俎代庖,下級人員失去積極性、主動性,這是違背分級原則的。

  (2)職權等級原則:作為下級來講,應該“用足”自己的職權,在自己職權範圍內作出決策;只有當問題的解決超越自身職權界限時,才可提交給上級。相反,懼怕擔當風險的主管人員,或才能平庸的主管人員,常常是把一切問題上交,僅僅起“交換台”的作用。這樣,一方面造成上級忙於應付具體事務;另一方面,自己則失去指揮功能,徒占其位。

  2、參謀職權

  參謀職權(staffauthority)是參謀所擁有的輔助性職權。包括提供咨詢、建議等。在“田忌賽馬”的故事中,孫臏為田忌獻策而勝齊威王,孫臏所行使的即為參謀職權。參謀職權的概念由來已久。在中外歷史上很早就出現了一種為統治者出謀劃策的智囊人物。在我國兩千多年的歷史中,有過許多食客、謀士、軍師、諫臣的記載。近代組織中出現的參謀及其職權的概念來自軍事系統。1807年,普魯士軍事改革家香霍斯特(G.J.Dshamhorst),創建了軍事參謀本部體制。

  所有軍事統帥的決策過程,必須依賴參謀部集體智慧的支持來完成。以後德國、美國等軍隊也相繼建立了參謀組織,併成為軍隊中不可缺少的一部分。隨著社會的發展,管理問題的日益複雜,“多謀善斷”由獨自一人來完成已不可能。不僅僅軍事上,而且政治經濟等部門都需要出謀劃策的參謀人員。參謀的種類有個人與專業之分。前者即參謀人員。參謀人員是直線人員的咨詢人,他協助直線人員執行職責。專業參謀,常為一個單獨的組織或部門,就是一般的“智囊團”(thinktank)、“顧問班子”。專業參謀部門的出現,是時代發展的產物,它聚合了一些專家,運用集體智慧,協助直線主管 進行工作。

  參謀和直線之間的界限有時是模糊的。作為一個主管人員,他既可以是直線人員,也可以是參謀人員,這取決於他所起的作用及行使的職權。當他處在自己所領導的部門中,他行使直線職權,是直線人員;而當他同上級打交道或同其他部門發生聯繫時,他又成為參謀人員。例如醫院院長在醫院內是直線人員,但在衛生局進行計劃決策而徵詢他的意見時,他便成為參謀人員了。

  3、職能職權

  職能職權(Functional Authority)是指參謀人員或某部門的主管人員所擁有的原屬直線主管的那部分權力。在純粹參謀的情形下,參謀人員所具有的僅僅是輔助性職權,並無指揮權,但是,隨著管理活動的日益複雜,主管人員不可能是完人,也不可能通曉所有的專業知識,僅僅依靠參謀的建議還很難作出最後的決定,這時,為了改善和提高管理效率, 主管人員就可能將職權關係作某些變動,把一部分本屬自己的直線職權授予參謀人員或某個部門的主管人員,這便產生了職能職權。

  職能職權大部分是由業務或參謀部門的負責人來行使的,這些部門一般都是由一些職能管理專家所組成。例如,一個公司總經理統攬全局管理公司的職權,他為了節約時間,加速信息的傳遞,就可能授權財務部門直接向生產經營部門的負責人傳達關於財務方面的信息和建議;也可能授予人事採購公共關係等顧問一定的職權,讓其直接向直線組織發佈指示等等。由此可看出,職能職權組織職權的一個特例,可以認為它界於直線職權參謀職權之間。

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