決策過程

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什麼是決策過程

  決策過程是指從問題提出到定案所經歷的過程。決策是一項複雜的活動,有其自身的工作規律性,需要遵循一定的科學程式。在現實工作中,導致決策失敗的原因之一就是沒有嚴格科學的程式進行決策,因此,明確和掌握科學的決策過程,是管理者提高決策成功率的一個重要方面。

  決策過程的特點是:1、是全部活動的結果和獲得這些結果的過程的完整結合;2、既包括決策的拍板,又包括拍板之後的分析、明確問題、制定備選方案、也包括拍板之後的決策實施。

決策過程的步驟

  (一)識別問題

  決策是針對所要解決的問題而進行的,因此發現和確定需要解決的問題就成為決策的起點。如果什麼問題都不存在,那就沒有必要作決策。

  識別問題的第一步是對事物進行分析找到問題所在。什麼是問題呢?問題就是事物的實際狀況與事物的理想狀況之間的差距。例如,醫生診斷病人,心目中必然有一個健康人的模型作為標準,然後診斷病人有哪些地方出了毛病以致不符合健康人的標準。管理者的決策也是如此。例如,管理者要解決工期落後的問題,就必須知道實際的生產進度和計划進度之間的差距。用實際狀況與理想狀況之間的差距表示問題有助於剋服對問題的模糊認識。問題的識別過程要求管理者必須準確及時地掌握工作完成情況,從而在需要時隨時可以得到可靠的數據和信息

  識別問題的第二步是確定引起問題的可能原因。找到問題所在之後,還不能馬上確定決策目標,因為還沒有找到問題產生的原因。這好比醫生看病,把癥狀作為病因,然後馬上開處方,只能是頭痛醫頭、腳痛醫腳,根本治不好病。只有找到病因、對症下藥才能治好病。同樣,管理者在確定決策目標之前,也應透過問題的錶面,深入問題的核心,這樣才能找到解決問題的最佳方案。在識別問題的過程中,有些管理者過多地去追究責任者,打他們的板子,這種做法是不對的。發現問題之後,管理者首先應該去探究產生問題的原因,而不是去追究誰是責任者。

  產生問題的原因並非總是明顯的,因此需要通過分析確定。尋找問題的原因可以採用連續追問的辦法,要不斷地追問“這個問題的原因是什麼?"、“這個原因的原因又是什麼?”,一步一步地追問下去,直到找出根本原因止。

  識別問題的精確程度有賴於信息的精確程度,所以管理者要儘力獲取精確的、可信賴的信息。低質量的或不精確的信息使時間白白浪費掉,並使管理者無從發現導致某種情況出現的潛在原因。即使收集到的信息是高質量的,在解釋的過程中,也可能發生扭曲。有時,隨著信息持續地被誤解或有問題的事件一直未被髮現,信息的扭曲程度會加重。大多數重大災難或事故都有一個較長的潛伏期,在這一時期,有關徵兆被錯誤地理解或不被重視,從而未能及時採取行動,導致災難或事故的發生。更糟的是,即使管理者擁有精確的信息並正確地解釋它,處在他們控制之外的因素也會對機會和問題的識別產生影響。但是,管理者只要堅持獲取高質量的信息並仔細地解釋它,就會提高作出正確決策的可能性。

  (二)確定決策目標

  決策是為瞭解決問題,在所要解決的問題明確以後,還要指出這個問題能不能解決。有時由於客觀環境條件的限制,管理者儘管知道存在著某些問題,也無能為力,這時決策過程就到此結束。如果問題在管理人員有效控制範圍之內,問題是能夠加以解決的,則要確定應當解決到什麼程度,明確預期的結果是什麼,也就是要明確決策目標。

  決策目標是指在一定的環境和條件下,根據預測,所能希望得到的結果。目標的確定十分重要,同樣的問題,由於目標不同,可採用的決策方案也會大不相同。

  目標的確定,要經過調查和研究,掌握系統準確的統計數據和事實,然後進行由表及裡、去偽存真的整理分析,根據對組織總目標及各種目標的綜合平衡,結合組織的價值準則進行確定。決策目標的內容應當明確、具體,不能含糊不清。

  (三)擬定備選方案

  一旦機會或問題被正確地識別出來,管理者就要提出達到目標和解決問題的各種方案。這一步驟需要創造力和想像力,在提出備選方案時,管理者必須把其試圖達到的目標牢記在心,而且要提出儘可能多的方案。

  管理者常常藉助其個人經驗、經歷和對有關情況的把握來提出方案。為了提出更多、更好的方案,需要從多種角度審視問題,這意味著管理者要善於徵詢他人的意見。備選方案可以是標準的和顯明的,也可以是獨特的和富有創造性的。標準方案通常是指組織以前採用過的方案。通過頭腦風暴法名義小組技術德爾菲技術等,可以提出富有創造性的方案。擬定備選方案要緊緊圍繞著所要解決的問題和決策目標,根據已經具備和經過努力可以具備的各種條件,並充分發揮積極性、創造性和豐富的想象力。不要拘泥於經驗和實際,也不要忘記不採取任何行動也是備選方案之一。

  (四)分析評價備選方案

  決策過程的第四步是對每一行動方案進行評價。為此,首先要建立一套有助於指導和檢驗判斷正確性的決策準則。決策準則表明瞭決策者關心的主要是哪幾方面,一般包括目標達到成度、成本(代價)、可行性等。然後,根據組織的大政方針和所掌握的資源來衡量每一個方案的可行性,並據此列出各方案的限制因素。

  第三是確定每一個方案對於解決問題或實現目標所能達到的程度,及採用這些方案後可能帶來的後果。要對各方案是否滿足決策所處條件下的各種要求、及所能帶來的效益和可能產生的各種後果進行分析。

  最後根據可行性、滿意程度和可能產生的後果,比較哪一個方案更有利。可通過羅列各方案對各個希望目標的滿足程度、各方案的利弊,來比較各方案的優劣。

  (五)選擇滿意方案

  在對各個方案分析評價的基礎上,決策者最後要從中選擇一個滿意方案。在抉擇時要註意:

  1、任何方案均有風險。即使在決策過程中絞盡腦汁,選定了一個似乎最佳的方案,它也必定具有一定的風險。這是因為,因素的不確定性只能減少到最低限度而不可能完全消除。因此,在決策時要將預感、直覺、機遇與事實、邏輯系統分析結合起來進行抉擇。

  2、不要一味追求最佳方案。由於環境的不斷變化和決策者預測能力的局限性,以及備選方案的數量和質量受到不充分信息的影響,因此決策者可能期望的結果只能是作出一個相對令人滿意的決策。

  3、在最終選擇時,應允許不作任何選擇。有時,與其亂來,不如不採取任何行動,以免冒不必要的風險。

  (六)選擇、實施戰略

  方案的實施是決策過程中至關重要的一步。在方案選定以後,管理者就要制定實施方案的具體措施和步驟。實施過程中通常要註意做好以下工作:

  1、制定相應的具體措施,保證方案的正確實施;

  2、確保與方案有關的各種指令能被所有有關人員充分接受和徹底瞭解。

  3、應用目標管理方法把決策目標層層分解,落實到每一個執行單位和個人。

  4、建立重要的工作報告制度,以便及時瞭解方案進展情況。及時進行調整。

  (七)監督與反饋

  一個方案可能涉及較長的時間,在這段時間,形勢可能發生變化,而初步分析建立在對問題或機會的初步估計上,因此,管理者要不斷對方案進行修改和完善,以適應變化了的形勢。同時,連續性活動因涉及多階段控制而需要定期的分析。

  由於組織內部條件和外部環境的不斷變化,管理者要不斷修正方案來減少或消除不確定性,定義新的情況,建立新的分析程式。具體來說,職能部門應對各層次、各崗位履行職責情況進行檢查和監督,及時掌握執行進度,檢查有無偏離目標,及時將信息反饋給決策者。決策者則根據職能部門反饋的信息,及時追蹤方案實施情況,對與既定目標發生部分偏離的,應採取有效措施,以確保既定目標的順利實現;對客觀情況發生重大變化,原先目標確實無法實現的,則要重新尋找問題或機會,確定新的目標,重新擬定可行的方案,併進行評估、選擇和實施。需要說明的是,管理者在以上各個步驟中都會受到個性態度行為,倫理和價值以及文化等諸多因素的影響。

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