組織內部公共關係工作機構
出自 MBA智库百科(https://wiki.mbalib.com/)
目錄 |
所謂組織內部公共關係工作機構，就是指設置在組織內部的，專門負責處理公共關係工作的職能部門。
建立組織內部公共關係工作機構的必要性主要體現在三個方面：
首先，設置組織內部公共關係工作機構，有利於組織整體效能的實現。
目前，在許多社會組織中，大量屬於公共關係範圍的工作，都是由其他部門和機構來完成的。從各部門關係來看，在考慮和解決問題時，往往是從本部門的利益和立場出發，這樣，難免會導致個體部分效能相互抵消，出現內耗，影響整體效能的發揮。不僅如此，各部門往往還會形成平行組織之間的相互封閉，妨礙協同前進，增加領導層的負擔。如果在組織內部設置公共關係工作機構，就可以從全局考慮，協調各部門的利益和活動，使之更好地與整體利益配合。
其次，設置組織內部公共關係機構，有利於公共關係職能的充分發揮。
公共關係本身的職能，客觀上要求由與其相適應的組織機構來執行。有人把組織內部公共關係工作機構稱之為組織的“五官”——眼、耳、鼻、舌、喉。這個形象的比喻在一定程度上說明瞭組織內公共關係機構所承擔的組織與公眾聯繫和溝通的重任。這種“五官”功能正是公共關係職能的重要體現。眼——觀察組織與公眾之間聯繫和溝通的狀況；耳——傾聽來自各方面對組織的意見、批評和建議，並及時反饋給組織；鼻——嗅出對組織和公眾利益不利的“氣味”，以便及時通報並加以調整；舌——品嘗和體會公眾的冷暖和甘苦，為公眾排憂解難；喉——向社會公眾傳播有關組織以及與公眾有關的真實信息，贏得公眾的理解與合作。由此可見，通過組織內部公共關係機構，可以促進組織與公眾之間關係的協調，在公眾中樹立起良好的形象。
第三，設置組織內部公共關係工作機構有利於領導層集中精力去解決組織的重大問題。
目前，組織面臨的社會環境紛繁複雜，有的協調溝通工作難以由某個部門來進行綜合處理。設置了組織內部公共關係工作機構，不僅能夠使公共關係工作成為組織日常工作的一部分，而且可以把分散的、屬於公共關係範圍的工作和公關職能統籌起來，減少領導層的負擔，使領導能夠從大量的接待、應酬、協調等瑣碎事務中解脫出來，以便能集中精力去考慮組織全局發展戰略，解決組織的重大問題。
組織內部公共關係工作機構的特征是在與同一組織中其他部門進行比較時表現出來的，其基本特征有以下幾個方面：
1、整體性
現代社會組織是開放的技術系統，它包括科學技術系統、人群關係系統、目標價值系統、組織結構系統和管理機構系統等。它們是一個整體。公共關係僅僅是管理系統的一個部分，它是為實現組織的總目標而設立的。組織認識、組織意圖和組織決策都會影響公共關係工作機構的生存和發展。反過來，公共關係工作機構的健全、充滿活力並有效地開展工作，也會有效地促進組織的發展。由此，公共關係工作機構的形式、人員、活動的內容和方法不僅服從和受制於組織整體，而且以其職能的充分發揮去推動組織整體效益的實現。
2、協調性
組織內部公共關係工作機構，不同於同一組織中一般的職能部門，它更多的是立足於搞好協調溝通工作，這種協調是多方面、多層次的。首先，公共關係工作機構要與組織內部的各個部門相互協調。這是因為，一個組織的公共關係目標的實現，要依靠各部門的相互配合、共同努力，在相互配合過程中，公共關係工作機構與其他部門一起構成了組織管理的一個大系統，而公共關係部門則是其中十分重要的並起著組織、溝通、協調乃至維繫這個大系統作用的一個子系統。其次，公共關係工作機構內部層次結構和工作人員也應相互協調，以便充分發揮它本身的作用。第三，公共關係工作機構應對組織決策層與組織內部工作人員和外部公眾的協調起積極作用。通過建立雙向溝通的信息傳輸和信息反饋的通道，創造良好的協調條件。通過協調組織內環境和外環境的關係，協調平行群體間的關係和人際關係，達到發揮組織的整體效益的目的。
3、權威性
組織內部公共關係工作機構應當具有與其職能得到充分發揮相適應的權威性。機構的領導人最好是處於組織最高決策的地位，至少應有直接向決策層彙報、提建議和參與決策層討論的權力。對於組織內部，它應有代表最高決策層發表意見、做出某些決定的權力；對於組織外部，它應是組織的“代言人”和“鏡子”，有代表組織發佈信息和處理某些業務的權力。公共關係工作機構的這種權威性是在公共關係實踐中逐步樹立起來的。是否具有這種權威性將會對公共關係工作能否順利開展並取得成效產生明顯影響。
4、複合性
組織內部公共關係工作機構要負責處理組織內外紛繁複雜的各種關係，這就決定了內部公共關係工作機構的人員構成不能清一色，要有各種人才。這當中主要應有兩種類型的人才：
一是公共關係的專門人才，負責媒介關係、社區關係、政府關係和職工關係方面的工作；
二是公共關係技術的專門人才，負責新聞傳播、信息採集、公關活動設計方案方面的工作。建立起這樣一種精幹高效、具有一定專業水準和能力、具有開拓創新精神的複合型人才結構的工作班子，是保證組織公共關係目標得以實現的重要保證。
除此以外，組織內部公共關係機構還應當具有適應性，即指機構的內部設置應與組織的現實規模的發展狀況相適應，與組織的各種活動所涉及的地域大小相適應。
組織內部公共關係工作機構的類型主要指其在整個組織中所處的位置，常見的有以下四種情況：
第一，組織最高領導直接負責型。可用以下三個圖形表示：
這種類型可以使內部公共關係工作機構的負責人處於可以直接參与組織決策的地位，並可以根據公共關係的具體需要來影響組織的總體規劃。不論對內部或外部的事情，他都能夠從總體上全面把握，統籌處理。在對內對外公共關係活動中有較大的自主權，對組織最高領導人有直接的彙報權。這是一種比較理想的類型。
第二，組織部門併列型。可用下圖表示：
在這種類型中，內部公共關係工作機構負責人與其他部門的負責人的地位是平行的，通過主管副總經理向總經理彙報工作，並同時對組織最高領導層負責。這種類型可以使內部公共關係工作機構同最高領導層對話，便於高層領導及時瞭解公眾對組織的意見和態度；也可以使內部公共關係工作機構較為及時地瞭解組織決策及行動的真實意圖，並易於使工作機構的意見或建議影響組織的決策過程；還可以使組織決策層通過集體領導對包括內部公共關係工作機構在內的各部門進行統籌協調。
第三，組織部門所屬型。可用下圖表示：
在這種類型中，內部公共關係工作機構處於組織第三個層次中。它與組織其他職能部門相比，要低一個層次，屬於組織某一職能部門的一個下屬組織。而且，根據不同組織在不同時期的特點又有幾種隸屬關係。例如，當組織重視生產和流通的管理協調時，它可隸屬於生產部門；當組織強調促銷功能時，它可隸屬於銷售或宣傳部門；當組織偏重交際功能時，它可隸屬於接待部門；當組織其他部門運轉良好時，它可隸屬於辦公室。這種類型雖然可以使內部公共關係機構同組織最高決策層保持一定聯繫，並能列席參加一些最高決策層的活動。但是，與上述組織最高領導直接負責型相比，這種公共關係機構難以使高層領導關於組織形象方面的指示直接、及時、準確地貫徹到基層，而公眾和基層的各種意見和建議也難以及時準確地反饋到最高決策層。
第四，公共關係秘書協理型。可用下圖表示：
這種類型與上述類型相比最大的不同點在於：它有公共關係專職工作人員，但其工作崗位並不設在職能部門中，而是設在與組織最高領導人最為接近的地方。並且，它雖然不是完備意義上的公共關係機構，但同樣承擔著公共關係的特有職能，推動著組織公共關係工作的開展。有必要指出的是，公共關係秘書不是包辦代替各部門的具體的與公眾聯繫和溝通事務，而是通過上下溝通，把各部門有關公共關係範圍的工作規劃和組織指揮協調起來，使其圍繞著組織的總目標，並使公共關係有序化，減少無效率或低效率的活動。這種類型主要適合於一些規模較小的組織，或暫時還不具備建立規範的公共關係工作機構的組織。
一般說來，公共關係工作機構的內部結構層次大體上可分為兩個部分，即公共關係工作機構的負責人（公共關係部經理）和公共關係工作機構的專項職員（公共關係專職人員）。 英國公共關係專家傑夫金在他著的《公共關係學》一書中，繪製了這樣一個公共關係工作機構的結構框架：
傑夫金所繪製的公共關係工作機構的結構框架主要適用於公共關係工作比較多、規模比較大的生產經營性組織，是一種比較有代表性的結構形式。
從國內外公共關係實踐看，組織內部公共關係工作機構的結構組成，可根據不同要求進行劃分。
- 按公共關係工作對象可劃分為：
- 按公共關係過程可劃分為：
- 第一，調查組；
- 第二，規劃組；
- 第三，傳播組；
- 第四，檢驗組等。
- 按公共關係技術可劃分為：
- 第一，宣傳資料組；
- 第二，新聞公報組；
- 第三，公眾接待組；
- 第四，產品展覽組；
- 第五，民意測驗組等。
除此之外，亦可以按實際需要劃分，如外商接待組\北美關係組、港台工作組、信息資料組等。按公共關係工作領域還可劃分為：國內公共關係事務組和國際公共關係事務組等，並可根據工作發展狀況決定是否再按較小區域繼續細分。
總之，不論按何種結構方式組建的公共關係工作機構，都必鬚根據內部分工，各司其職，以確保組織公共關係活動的順利開展和有效實施，促進組織總體目標的實現。
組織內部公共關係工作機構的有利方面是：
第一，瞭解本組織情況並熟悉本專業、本行業知識。
組織內部公共關係工作機構本身就是組織中的一個部門，它的工作人員不僅瞭解本組織的過去和現在，也瞭解組織中的一些不易為旁觀者所察覺和瞭解的內情。他們在尋找問題的癥結時往往快速而準確，特別是面對組織內一些專業性、技術性較強的問題時，往往能夠很快指出來並提出相應的解決措施，從而在制定公共關係目標時，針對性較強，擬定的計劃也比較切實可行。
第二，能促成內部交流渠道的順利建立和可靠信息的迅速收集。
設立組織內部公共關係工作機構，使得建立和維持有效的內部及外部的信息交流溝通系統得到了組織上的保證。組織內部公共關係工作機構可以發揮其掌握公眾信息的優勢，隨時將內外公眾的意見及時反饋到組織決策層，並通過其工作人員的科學分析和預測來減少決策者的失誤，在決策後通過決策宣傳、解釋工作來對決策者的決策失誤及時地提出警告和修正意見。
第三，有利於公共關係工作的連續性和系統性。
有了常設性的組織內部公共關係工作機構，就使得組織公共關係範圍內的工作有了相應的負責部門，就能夠更好地完成公共關係日常工作和持久性的公共關係活動，保持公共關係的連續性和穩定性。另外，當組織遇到臨時性問題或突發性事件時，可以做出迅速反應並及時處理，立即為決策者提供相應對策。
第四，有利於貫徹經濟上的節儉原則。
組織內部公共關係工作機構在制定和實施公共關係計劃時，往往不僅考慮到公共關係工作的效果，同時還會註意量入為出，為組織儘量節省經費。
組織內部公共關係工作機構的不利方面有：
第一，容易對組織形象做出不准確的判斷。
由於組織內部公共關係工作機構與本組織關係十分密切且受制於本組織，所以在分析問題、考慮對策時存在一定的局限性，並會在對組織的形象評價中產生偏見，甚至出現迎合、違心的現象，這會為客觀分析組織現狀、採取科學對策帶來障礙。
第二，活動能力會受到一定限制。
組織內部公共關係工作機構一般人手較少，其社會活動範圍和社會聯繫也有限，對完成一些大型公共關係活動或技術水平要求較高的專題活動感到力不從心。
第三，職權範圍較為狹小。
由於組織內部公共關係工作機構隸屬於組織領導，不僅其機構的人、財、物的調配和公共關係計劃的擬定與實施會受制於本組織，而且，組織領導人容易出於各種原因限制其職權，規定其活動範圍。
