信息系統外包

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信息系統外包(IS Outsourcing / Information System Outsourcing)

　　信息系統外包是指藉助外部力量進行信息系統開發、建設的信息系統建設方式。詳細說，就是企業在規定的服務水平基礎上，將全部或部分支持生產經營的信息系統作業，以合同方式委托給專業性公司，由其在一定時期內穩定地管理並提供企業需要的信息技術服務的行為。企業通過外包，可以整合利用外部最優秀的信息技術資源，從而達到降低成本、提高資金利用效率、充分發揮自身核心競爭力和控制經營風險的目的。

　　“外部力量”指專業系統開發公司、系統集成公司等信息技術服務提供商、承包商。

　　“外包”（outsourcing）這個概念是由Gary Hamel（1990）和C.K. Prahalad（1990）首先提出來的。企業採取外包戰略可以增強企業的研發能力，提高企業的柔性、協同性和高效性；集中有限資源以塑造企業的核心能力。

　　信息系統外包隨著環境變化與市場成熟不斷地演進。例如信息系統外包最初定位於幫助企業減少成本與提升效率，而近年來許多信息系外包項目採行了一些創新的外包作法，如美國航空（AA）與其信息系統供貨商合作發展旅游代理商的POS系統，建立戰略聯盟的外包關係（Gurbaxani，1996）。

　　信息系統外包為企業技術部門提供了擴展能力的手段，使企業技術部門無需忙於應付越來越多的業務需求開發，從而擴展了企業技術部門的能力。可以說，信息系統外包是典型的企業和供應商雙贏的選擇。中小型企業由於資金、人力等因素的限制，更應該開展信息系統外包業務。

　　根據外部力量在系統開發中的不同作用，信息系統外包可以劃分為軟體開發外包、系統運行外包和業務外包。

　　在建設信息系統之時，外部公司只負責應用軟體系統的開發，信息系統的硬體、網路建設都由系統需求者自行完成，這稱之為軟體開發外包。

　　系統運行外包是指信息系統的使用者採用付費的方式向承包商購買信息系統的使用權，信息系統的運行、維護由承包商全權負責。此時，軟體應用系統的開發、信息系統的建設、系統運行、維護都由承包商完成，信息系統的所有權歸承包商所有。雙方通過合作協議規定各自的權利和義務，承包商將保證系統運行的穩定可靠，保證客戶數據的安全。

　　業務外包則是指信息系統的使用者將特定的業務處理功能委托給承包商，由承包商完成特定業務處理功能有關的信息系統建設和業務處理操作。

　　信息系統外包的成本包括交易成本和代理成本。

　　（一）交易成本

　　交易成本指的是準備並實施協商談判所需的各種資源的使用包括，確定外包範圍的成本，獲取有關的市場價格信息及篩選外包商的成本，制定、談判以及簽訂合約的成本。

　　１．確定外包項目的成本

　　在做信息系統外包決策前，企業首先要對自身的業務進行全面的瞭解，根據項目對企業生產經營的重要性確定外包的範圍、質量要求及外包程度。

　　２．獲取有關的市場價格信息及篩選外包商的成本

　　確定外包項目後，企業要對IT服務市場進行調查，併進行項目招標，權衡外包服務的價格、信譽、質量，對外包商進行綜合評價。選擇具有良好資質的外包商是外包項目成功實施的前提。

　　３．制定、談判以及簽訂合約的成本

　　企業按既定的外包項目及其價格、質量方面的要求設計合約，與選定的外包商進行談判，最終達成一致，簽訂合約。一份詳細周密的合約是外包項目成功實施的保證。

　　（二）代理成本

　　在外包項目實施過程中，由於企業與外包商信息不對稱、利益不一致而導致了代理問題的產生，由此引發了監督成本和失控成本，合同變更和溝通成本，信息外泄的成本。

　　１．監督成本和失控成本

　　監督成本指為了避免在項目實施過程中，外包商為實現自己利益最大化不按合約行事而損害企業利益，企業對外包商的行為進行監督而花費的成本。失控成本指外包商違反合約而給企業帶來的損失。

　　２．合同變更和溝通成本

　　企業對信息系統的要求不是一成不變的，它隨著市場條件等外部環境及企業經營戰略等內部環境的變化而調整。信息系統外包項目的變更需要企業與外包商進行協商，由此導致溝通成本以及合同變更成本的產生。

　　３．信息外泄的成本

　　企業將信息系統外包後，財務、市場、生產、技術等諸多信息都暴露給外包方，如果外包商將這些信息外泄給企業的競爭對手、客戶、債權人等利益相關者，會給企業帶來重大不利影響。信息外泄的成本是企業承擔的由於信息外泄導致損失的風險。

　　根據外包的程度與範圍，信息系統外包可以劃分為軟體外包、系統外包和業務外包。

　　（一）軟體外包

　　企業選擇軟體外包時，應用軟體系統由外部公司開發，信息系統的硬體和網路的建設、使用及維護都由企業自行完成。具體又可分為三種類型：購買市場上的通用應用軟體；購買通用的成套軟體，同時要求供應商根據本企業的要求進行某些修改；要求外包商為本企業開發一個完整的能滿足其業務需求的全新的信息系統。

　　由於購買一次完成，外包商的後續服務占整個外包項目的比重極小，這種外包類型的代理成本最小。但是，由於信息不完善，企業對軟體的實際價值掌握不准確，交易成本較高。而且，企業需要投入一定的資金及技術力量建設與支持信息系統的運行，不能發揮外包的優勢。此種類型外包的適用對象為，對信息系統要求基本固定的企業；自身有能力建設維護系統硬體的企業；規模較小，僅使用信息系統處理一般性業務的企業。

　　（二）系統外包

　　企業選擇系統外包時，向外包商購買信息系統的使用權，信息系統的建設、運行、維護由外包商負責，信息系統歸外包商所有，雙方通過合作協議規定各自的權利和義務，外包商將保證系統運行的穩定可靠，保證企業數據的安全。

　　選擇這種類型的外包，企業需要進行市場調查，進行外包商的篩選，然後簽訂合作協議，這些交易成本的發生是為了保證日後信息系統的良好運行。協議簽訂後，企業在使用信息系統過程中會與外包商發生某些摩擦；企業對信息系統要求改變需要變更協議，這些會給企業造成代理成本。此類型外包的交易成本與代理成本呈負相關，企業應根據實際情況選擇策略，使總成本最小。此類型外包的適用對象為，信息化程度較高的大中型企業，企業有一定的信息技術能力可評價外包商的服務，有其他外包商可供企業選擇。

　　（三）業務外包

　　企業選擇業務外包是將特定的業務處理委托給外包商。一般企業需要與外包商簽訂一個長期的服務合約，約定由外包商完成與特定業務處理功能有關的信息系統建設，並承擔特定的業務處理操作。

　此類型的外包使企業可以將業務的風險轉移給外包商，但同時，如果外包商違約，帶來的損失也是最大的。因此，企業首先要尋找信譽好、質量高的外包商，簽訂儘量詳細周全的合約，投入較多的交易成本，以保證日後項目能順利實施。在實施過程中，為防止外包商違約，企業也要支付大量的監督管理成本；外包商掌握企業的大量信息，增大了企業信息外泄帶來的成本。可見，業務外包是三種外包類型中外包程度最大的，其交易成本與代理成本也是最高的。適用對象為，企業自身不具備利用信息系統完成業務的能力；業務對信息系統的要求不斷變化，軟體開發、系統建設持續實施；企業能對外包商充分瞭解，與外包商形成長期的伙伴關係，外包商持續經營且信譽良好。

　　企業在確定外包項目後，應選擇合適的外包類型，以較低的外包成本獲得較高的外包收益。外包成本受多種因素的影響。威廉姆森認為，交易成本的存在取決於三個因素：有限理性、機會主義和資產專用性。本文根據我國信息系統服務市場的現狀，選取企業面臨的以下六種因素對外包成本的影響進行分析，幫助企業選擇合適的外包類型。

　　（一）信息系統外包市場發展程度

　　企業在發展較健全的市場上可以獲得較充分的信息、確定適當的價格及選擇良好的供應商，從而降低外包的交易成本與代理成本。我國的信息服務業雖然起步較晚，但經過多年的快速發展，已形成市場化較高的通用軟體市場，而外包服務市場相對不太成熟。因此，對於一般性業務，企業應選擇購買應用軟體；對於特殊性業務，也應根據企業信息技術實力對外包程度做出選擇。

　　（二）企業信息系統相關業務變化的頻率

　　當企業相關業務對信息系統的要求不斷變化時，企業會持續需要軟體開發及系統建設服務，選擇業務外包對企業是有利的。如果企業選擇的外包程度較小，還要在人員培訓上花費大量成本，以使員工適應不斷變化的信息系統。

　　（三）信息系統外包項目所需資產的專用性

　　資產專用性是指耐用人力資產或實物資產鎖定於特定業務的程度，即資產對特定業務的專屬程度。在交易成本理論中，資產專用性是交易的一個重要特性，資產專用性的高低將影響交易成本的變動。一方面因為專用性資產難以移作他用，外包商投入用於企業外包信息系統的投資，將抑制外包商的投機行為，降低代理成本；另一方面外包商會因投資成本增加而要求企業支付較高的費用，增加企業的外包成本。當企業信息系統需要專用資產時，應綜合考慮外包費用、代理成本、自行投資建設信息系統的成本等因素，確定合適的外包程度。

　　（四）信息系統外包項目績效的不確定性

　　不確定性指企業對於運用信息系統處理業務的績效無法預期的程度，它包括信息系統建設成本的不確定性及信息系統收益的不確定性兩個方面。建設信息系統時，會發生各種不能充分預見的情況，例如材料價格波動、工資成本變化、技術革新等，因此，建設成本將受到較大的影響；信息系統的使用收益也不能充分預見，例如，應用該系統是否有助於企業業務質量的提高及業務成本的節約。系統外包由於對信息系統建設的價格早已在合同中做了規定，因此不確定性不受上述材料、工資、技術等因素的影響。業務外包將完成業務的價格固定，信息系統的成本與收益都不受不確定性影響。因此，如果建設成本的不確定性很大，應該考慮系統外包；如果信息系統使用收益的不確定性很大，應使用業務外包。但是，企業信息系統外包的不確定性越高，外包合同越不完善，企業與外包商間的伙伴質量也越低，企業同時應考慮交易成本與代理成本的增加。

　　（五）信息系統外包項目結果的可評價性

　　可評價性指企業衡量外包商信息服務與系統輸出品質所遭遇的困難程度，企業應有足夠的能力對外包項目的實施結果做出評價。外包程度不同，評價的難度與內容也不同。選擇軟體外包的企業，不僅要瞭解軟體的用途，還要能夠對相應的硬體建設做出可行性評價；選擇系統外包的企業，應能夠評價信息系統的質量；選擇業務外包的企業，需要評價外包商業務完成的質量。

　　（六）信息系統外包項目的重要性

　　為降低可能發生的外包商違約及信息外泄對企業造成的傷害，外包程度應隨信息系統相關業務的重要性而提高或降低。當企業應用信息系統處理核心業務及財務、市場等機密性高的業務時，應根據企業的信息技術能力，儘量自行完成或選擇程度較低的外包；當應用信息系統處理的是輔助性業務時，企業應根據成本與收益確定外包程度。