會計電算化信息系統試運行

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什麼是會計電算化信息系統試運行[1]

  會計電算化信息系統試運行是新建會汁電算化信息系統使用的最初階段.是指單位在建立會計電算化信息系統後,用手工和電腦同時處理會計業務的過程,也稱之為並運行。由於試運行要對需要電算化的會汁業務進行雙重操作和處理,因而增加了試運行期間的會計工作量。

會計電算化信息系統試運行的內容[2]

  1、檢查和調整科目體系是否能適應核算要求、報表要求、管理要求和會計制度要求,科目體系是否完整等:

  2、檢查和調整各種核算方法的可行性和準確性。試運行階段是人機並行工作的階段,兩者核算結果必須一致。但是,由於電算化核算精度很高,會在諸如利息計算、折舊計算、材料分配、成本分攤等核算上出現數值差異,這是合理的。在記賬部分,則絕不能出現差別。

  3、檢查工作程式,主要檢查在準備階段所制定的一些規定、各個核算方案之間的結構安排、財務核算的工作程式等是否暢通。

  4、對軟體完善程度檢查。

  在試運行階段,對軟體的各個功能進行全面綜合測試,可使潛在的問題充分暴露出來,尤其是在會計數據的安全性和可靠性方面,以保證實際運行中的正常使用。對會計工作來說,月末處理的各種數據量最大,而且存在著大量的會計數據結轉工作,因此,會計軟體試運行應至少有2—3個月時間來檢驗。運行時間最好選擇在年末至次年初,即11月至次年1月。這主要是因為會計業務在接近年底時數據量大,而且涉及面廣,多數的會計初始工作都要發生,如年終結算,各種報表的編製都是在12月最為完整全面。

會計電算化信息系統試運行的作用[1]

  新建立的會計電算化信息系統能否順利運行.只有經過實際運作才能做出結論。因此.試運行的作用主要包括以下幾個方面:

  1.檢查會計軟體的功能

  試運行可以檢查會計軟體所具有的功能是否達到了規劃預定的目標和要求,能甭滿足本單位的需要等。例如:每月最多編製記賬憑證的張數是多少、有無自動銀行對賬、現金流量表編製與外幣核算功能、數據能否正常備份和列印、最多能建立幾套賬及其軟體的工作界面是否滿足操作人員的需求等。

  2.檢查會計軟體的合法性、安全性和可靠性

  試運行可以檢查會計軟體是否符合財政部關於會計軟體的幾項規定的有關要求.是否符合財政部門制定的財務會計制度;檢查整個系統在運行過程巾是否安令可靠.能否保證會計核算工作的正常進行,能否防止一些意外事故等。

  3.檢查會計軟體處理數據的正確性

  試運行可以檢查每一功能模塊是否按規定的處理程式及方法完成核算業務,通過手工與電算化兩種方式核算結果的比較.檢驗在記賬、編製報表成本核算、工資計算等業務處理的一致性和正確性。

  4.檢驗電算化會計人員的工作能力

  試運行可以檢查電算化會計人員是否經過相關培訓、是否懂得會計軟體的基本工作原理和要求、能否正確和熟練操作會計軟體、能否根據系統提示的錯誤信息及時排除一般性的操作故障。

  5.檢查的新建系統的完善情況

  試運行可以檢查有關工作准備是否充分和周到,有無一些沒有預料到的問題和措施,例如在電腦硬體質量和內部管理制度等方面。

會計電算化信息系統試運行的意義[1]

  組織和實施會計電算化信息系統的試運行.一方面能夠較早發現會計電算化信息系統建立過程中存在的問題和錯誤.及時解決系統問題、排除系統隱患、完善系統功能;另一方面能使電算化會計人員熟悉系統的工作流程和操作方法.適應電算化工作環境。可見.試運行是一個人機及其系統相互適應、不斷完善的過程.是會汁信息系統從手工到電算化平穩過渡的保證措施。

會計電算化信息系統試運行的步驟[1]

  雖然不同電算化會計信息子系統試運行的詳細內容和具體步驟有所區別。但其基本內容和步驟可概括如下:

  第一步:建立核算單位(賬套);

  第二步:進行系統初始設置;

  第三步:輸入採集整理的會計數據;

  第四步:用電腦加工處理會計數據;

  第五步:輸出會計信息

  第六步:對比與評價試運行結果。

會計電算化信息系統試運行前的準備工作[1]

  試運行前.用戶必鬚根據本單位會計工作的特點,結合會計軟體特別是商品化通用會計軟體處理會計、業務的功能和要求,做好手工與電腦銜接的各項準備工作。主要有包括以下幾個方面:

  一、選擇試運行的起始時間

  試運行起始時間的選擇,直接影響到試運行目標的實現。為了全面測試新建會汁電算化信息系統及其選配會計軟體的質量.一般最好選擇第三季度開始試運行。理由如下:

  1.可以測試軟體日常處理數據的最大容量

  通常會計業務在接近年底時,數據量相對較大.業務類型較為全面。

  2.可以測試軟體跨年度處理數據的功能

  只有到年度終了,才能檢查會計軟體中“年結”功能處理數據的安全性和正確性。

  3.可以減少軟體正式運行時的初始工作量

  一旦六個月成功試運行,有利於下一年年初的正式運行工作。

  二、確定會計核算方法

  不同單位的管理要求、生產組織方式和工藝流程各有特點。因此,工資核算成本計算、材料計價、同定資產折舊和銷售核算等方法不盡相同,必須事先確定。例如:工資核算就有計時、計件工資,有工效掛鉤效益工資,獎勵浮動工資等;成本計算也分有品種法分批法分步法等;材料日常計價採用實際成本計價還是計劃成本計價;同定資產折舊採用綜合折舊,還是個別折舊,採用年限平均方法,還是加速折舊方法等等。

  三、規範記賬憑證與賬簿的格式

  為了使記賬憑證和賬簿的格式更適合於電腦處理,必須對手工會計中的有關格式進行重新規定。它決定了會計電算化信息系統數據錄入形式、存儲方式和輸出格式。例如:記賬憑證採用通用憑證還是分類憑證或更詳細的分類;哪些科目的賬簿格式需要選擇三欄式、數量金額式、復幣式、數量外幣式等。當會計軟體不提供多欄式賬戶格式時,可將手工多欄賬中的欄目採用設立明細賬的方法來彌補軟體功能的不足。

  四、整理手工會計業務數據

  在手工會計中,有些單位特別是會計基礎工作較差的單位,難免出現一些錯賬或亂賬,因此,事先必須認真進行整理。主要包括以下四項內容:

  1.核對數據

  將手工會計中的賬證表進行賬賬、賬證、賬實、賬表核對,並要求取得一致,確保試運行初始數據的正確性。

  2.整理科目餘額及發生額

  凡是本單位在本年度內處理會計業務使用的總賬科目和明細科目,都必須將涉及的本位幣、數量和外幣的年初餘額及其本年啟用月以前各月(不在年初試運行時)的借貸方發生額一一整理出來。它通常與建立的“會計科目體系”及其編碼合編成一覽表。

  3.清理往來賬戶

  往來業務通常涉及單位較多,變動性強,金額較大,在會計電算化信息系統中,如果對往來業務單獨進行核算和管理.不僅要整理出往來總賬科目的年初餘額和啟用月以前各月的發生額.而且還要清理出在系統啟用月初仍未核銷的每筆往來業務的發生情況,例如金額、時間、經手人等。為了便於錄入初始數據,通常整理成一覽表,即未核銷往來業務一覽表。

  4.清理銀行賬戶

  將本單位的銀行存款日記賬銀行對賬單進行詳細核對,把系統啟用月的上一月末賬單中的餘額和未達賬項編製成“銀行存款餘額調節表”,為會計電算化信息系統自動“銀行對賬”提供初始數據。

  五、建立會計科目體系

  電算化會計功能的增強,使其會計科目體系與手工會計有所不同。因此,應根據單位需要和會計軟體要求建立會計電算化信息系統的會計科目體系。一般包括:

  1.會計科目的名稱

  確定系統核算需要的一級科目、中問級科目和明細級科目。

  2.會計科目的屬性

  確定每一個會計科目的性質、類別和賬戶格式。

  3.輔助核算的會計科目

   確定哪些會計科目需要進行往來核算、部門核算、項目核算、現金流量核算、銀行對賬和自動結匯等輔助核算。

  六、制定編碼規則

  會計電算化信息系統主要是用代碼來區別不同內容的會計信息,而且同類會計信息的編碼不能重覆。因此,在試運行前必須制定編碼規則,為科目、部門、往來、項目現金流量等進行具體編碼提供依據。編碼規則主要包括分級級數、每級位長和具體編碼,例如:會計科目的編碼分為四級,一級位長為4,二級位長為2,三級位長為2,四級位長為2,那麼,C產品的直接材料就可以用41010301代碼來表示。

會計電算化信息系統試運行中應註意的問題[1]

  一、嚴把輸入數據的質量關

  輸入數據的質地是保證試運行成功的關鍵。南於試運行階段.操作員不太熟悉系統操作方法和規程、數據的錯輸、蓖輸和漏輸是不可避免的。岡此,數據輸入前不僅要按會計軟體的要求進行整理和審核,而且在正式記賬前還要對錄八的數掂進行逐筆覆核,確保機內原始數據的正確與完整。

  二、加強試運行的組織管理

  在試運行階段由於要同時提供兩套核算資料,工作量較大.不能曠日持久。儘管試運行不是正式運行,也應在思想上、組織上和技術上高度重視.力爭試運行一次成功。如果準備匆忙、試運行草率,必然導致試運行失敗。

  三、合理確定試運行的時間

  財政部頒佈的《會汁電算化丁作規範》中明確指出:替代手工己賬之前,各單位必須試運行三個月以上,一般不超過六個月。看來.時間既不能太短、也不宜太長。太短不能充分暴露有些問題而形成隱患.太長會計人員會麻痹大意而影響工作質量

  四、適時轉移試運行的工作重點

  在剛開始試運行時,應以手工核算為主,電腦核算為輔,經過一段時問試運行後,應當逐漸將工作重點轉移到汁算機核算上來。變成以電腦為主,以手工核算為輔.為徹底甩掉手工核算做好準備。

  五、及時備份試運行數據

  初次運行會計電算化信息系統.由於操作技能、軟體質量本身等原因,難免出現故障而造成系統數據的破壞和丟失。考慮到通用會汁軟體的初始化工作量較大、會汁業務的連續性要求、減少恢復系統的工作量.建議最好及時備份試運行的會計數據。

  六、客觀評價試運行的結果

  在試運行過程中,要註意收集整理試運行的文檔資料,及時檢查和總結。在試運行結束後,要對試運行的具體情況和結果作出客觀真實的評價,如果試運行效果不理想,應向有關專業公司或專家咨詢,解決存在的問題。不要自欺欺人,否則將會貽誤會計電算化工作按期正常進行。

參考文獻

  1. 1.0 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 袁偉東主編;張燕,孫燕,徐慧亮副主編.第三章 會計電算化信息系統的試運行與轉換 財務會計軟體應用.東南大學出版社,2012.01.
  2. 董春游,楊鑒松主編.第二章 會計電算化信息系統 會計電算化信息系統.中國礦業大學出版社,2001年03月第1版.
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