會展管理信息系統

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　　會展管理信息系統是一個以人為主導，利用電腦硬體、軟體、網路通信設備以及其他辦公設備，進行信息的收集、加工、傳輸、存儲、更新和維護，以凸顯會展企業戰略競爭優勢、提高展會經濟效益和效益，支持會展企業的高層決策、中層控制、基層動作的集成化的人機系統。

　　任何一種管理信息系統，從信息管理的角度考慮，都應當有信息的輸入、處理和輸出的功能，而針對不同信息管理的功能設計，又必須包括對信息的存儲、傳輸、增加、刪除、修改、統計和檢索的功能。

　　從管理職能的角度來看，管理信息系統主要涉及對企業的人、財、物、信息資源的管理和對生產、供應和銷售過程的管理。一個會展管理信息系統針對它所服務的展館、展會、主辦商、參展商和用戶，具有不同的功能結構，如圖所示。

　　該業務管理信息系統劃分為展覽館運營信息管理系統、主辦商信息管理系統、展覽會現場信息服務系統3個核心，通過功能介面系統，共建Internet網路整體，並實現會展業務的信息管理無縫連接，促進各子系統功能的融合與全系統信息資源的共用。

　　會展信息管理系統全面涉及和管理會展服務企業的日常業務，可以有效地實現會展集團多辦事處共同應用，多展會同時管理，分類管理參展商及觀眾等方面的數據，全面管理客戶關係，使得大量的重覆工作可以實現自動處理，防止客戶數據因業務人員流動而流失，並可以直觀地對展會過程進行有效管理，應用精確的統計數據輔助公司決策。會展管理信息系統的作用主要體現在以下方面。

　　(1)實現體制創新

　　會展管理信息系統作為一種先進的管理思想和手段，它所改變的不僅僅是某個人的個人行為或表層上的一個組織動作，而是從思想上去剔除管理者的舊觀念，註入新觀念。它能夠幫助企業建立一種新的管理體制，能實現企業內部的相互監督和相互促進，並保證每個員工都自覺發揮最大的潛能去工作，使每個員工的報酬與他的勞動成果緊密相連，能迅速提高工作效率，節約勞動成本。

　　(2)智能輔助決策

　　會展管理信息系統有效地實現會展集團多辦事處／子公司共同應用，多展會同時管理。作為管理者，可以深入瞭解客戶、市場和自己的業務績效，能夠實時瞭解公司各個子公司，各個部門，多個展會的業務運營狀況；隨時瞭解公司的財務狀況，有效控制招展進度等，洞悉經營，隨需應變，從容面對每個重要決策。會展管理信息系統可以幫助管理者將數據轉化為知識、將知識轉化為行動並使行動獲得成功。

　　(3)業務流程自動化

　　會展管理信息系統改變傳統企業需要應用行政等手段干預來規定業務流程，使用技術來簡化和自動化現有的人工流程，要求一切事務流程都需要經由系統來操作，根據系統預設的流程工作，如此整個過程都可以進行規範有效地管理，實施過程監控，消除了中間冗餘的環節，減少了浪費，避免了延誤。

　　(4)整合企業內外資源

　　會展管理信息系統通過電腦網路將企業、客戶、供應商及其他商貿伙伴集成起來，實現會展電子商務化，將原來分散的資源集中分析處理，全面整合企業內外資源，完成信息流、業務流和資金流的有效轉移與優化。充分利用網際網路(Internet)技術及信息集成技術，將服務供應鏈管理、客戶關係管理、企業辦公自動化等功能全面集成優化，以支持產品協同商務等企業經營管理模式。

　　(5)降低信息安全風險

　　一切經營活動都在會展管理信息系統上運行，過程中形成的客戶資源、文檔、統計數據、業務經驗等信息資源得以集中管理，加上完善的授權機制，降低信息安全風險。如果沒有一個高度集成的信息管理系統，企業會因為人員的流動等原因，導致信息資源流失而形成安全隱患。

　　(6)會展過程的策劃

　　會展管理信息系統是一個面向管理的信息系統，除了基本的數據處理功能以外，更重要的是對會展的幾個過程，如前期的策劃、會前的準備、會中進程和會後等過程中的階段性工作，利用策劃模板給出各個階段性信息，並允許會展的策劃人員和組織人員對這些信息進行更新、添加和刪除，成為半自動的工作模式，這種功能是會展管理人員和組織人員重要的工具。(7)電子商務化

　　會展管理信息系統有很多功能可以通過網際網路實現，如客戶的網路註冊、登記，通過網路進行預訂、招商引資、客戶關係管理等。現在很多管理信息系統都移植到網際網路上，通過Web形式構建會展管理信息系統，這種轉變實際上就是電子商務化的標誌。

　　會展企業在組織會展的過程中，需要與很多企業建立合作伙伴關係，為了充分共用資源，可以通過電子商務的外部網(Extranet)網路技術，將這些企業緊密地聯繫在一起，更好地利用和共用各個企業的資源和信息，為會展活動提供更加準確、及時、便捷的服務。

　　會展管理信息系統根據用戶的使用方式，可分為兩種工作模式。

　　(1)客戶機／伺服器工作模式

　　客戶機(client)／伺服器(server)，即C／S結構，能提供更高的性能，客戶端和伺服器端將應用的處理要求分開，通過協作共同實現其處理要求。對客戶端程式的請求實現分散式應用處理，伺服器為多個客戶端應用程式管理數據，而客戶端程式發送、請求和分析從伺服器接收的數據，完成自己的任務。

　　客戶端使用功能完善的個人電腦，伺服器端可以由高性能的微機或小型機來承擔。客戶機／伺服器結構應用一般局限於區域網。

　　C／S工作模式大大地減輕了網路的負擔，客戶機通過對資料庫管理系統發送請求命令，由資料庫管理系統執行客戶的命令，最後將操作的結果或需要的數據傳輸給客戶端，在網路中傳輸的僅是少量的請求命令和返回的結果。

　　會展管理信息系統的內部管理的工作主要是採用傳統的C／S模式，它具有數據處理效率高、安全可靠的特點。

　　(2)瀏覽器／伺服器工作模式

　　瀏覽器(browser)／伺服器(server)，即B／S結構，是隨著網際網路技術的興起，對客戶機／I]i務器結構的一種完善和改進，是一種由傳統的二層客戶機／伺服器結構發展而來的三層客戶機／Hi務器結構在Web上應用的特例。伺服器端既是瀏覽伺服器，又是應用伺服器，可以運行大量的應用程式，從而使客戶端變得很簡單。客戶端只需承擔瀏覽器的功能，利用瀏覽器通過Web伺服器端訪問資料庫伺服器端，從而獲取必須的信息。

　　B／S結構從工作原理上與C／S是相同的，在C／S中通過專門設計的程式訪問伺服器，在每台電腦上需要安裝相關的資料庫引擎或執行程式庫，電腦的維護工作量很大。而在B／S結構中，由於瀏覽器屬於操作系統的一部分，不需要安裝額外資料庫引擎和運行庫軟體，因而減少電腦的維護的工作量。

　　B／S結構的另一個好處是，可以設計成一個開放式的應用程式，在網際網路上就可以實現對信息的處理，極大地方便用戶，這種模式往往用於客戶信息查詢、用戶註冊、客戶關係管理、公開招標等方面。在會展管理信息系統中也採用這種結構設計面向客戶的管理信息系統的部分模塊，建立會展的Web網站併發布會展有關的信息，擴大信息的宣傳渠道，使得客戶和參展商瞭解會展的活動，通過網路開展註冊客戶信息、參展商線上預訂展位，併為客戶和參展商提供會展的有關講演信息、展出信息的服務等。

　　會展管理信息系統投入運行後，對系統的運行管理是十分重要的。為了讓會展管理信息系統在一個預期的時間內，能正常地發揮其應有的作用，產生其應有的效益，除了加強對系統運行的日常管理之外，還需要有一套運行管理制度來保證。

　　會展管理信息系統運行的日常管理不僅僅是機房環境和設施的管理，更主要的是對系統每天運行狀況、數據輸入和輸出情況以及系統的安全性與完備性及時地、如實地記錄和處置。這些工作主要由系統管理員完成。

　　(1)系統運行的日常維護

　　日常維護主要是指為了保證系統日常運行處於良好狀態，必須時刻監視系統軟硬體的工作情況，及時發現系統不正常運行的情況，採取必要的措施。

　　系統中的數據資源是企業和系統的核心，需要做好數據的日常管理工作，包括數據收集、數據錄人、數據整理、數據備份以及存檔等。對數據的收集進行正確性校驗是關鍵，只有把正確的數據輸入系統，才能保證系統有效安全地運行。數據的整理是關於數據文件或數據表的索引、記錄順序的調整等，數據整理可使數據的查詢與引用更為快捷與方便，對數據的完整性與正確性也有好處。數據備份是系統安全的重要措施，它能保障系統發生故障後能恢復到最近的時間節點上，這也是運行管理中的基本工作。在企業中，資料庫應每天做一次備份工作，對周期使用備份的磁帶，為了避免每天做完全備份花費很多時間，可以固定某一天做完全備份，其餘幾天僅做增量備份。數據存檔是當數據積累到一定數量或經過一定時間間隔後轉入檔案資料庫的處理，作為檔案存儲的數據成為歷史數據。

　　此外，還要進行簡單的硬體管理和設旅管理，平日要定期對電腦設備進行檢修和維護，做好有關備品配件的準備及補充電腦的日常消耗品。

　　(2)系統運行情況的記錄

　　整個系統運行情況的記錄能夠反映出系統在大多數情況下的狀態和工作效率，對於系統的評價與改進具有重要的參考價值。因此，對會展管理信息系統的運行情況一定要及時、準確、完整地記錄下來。在系統運行過程中，需要記錄的內容如下。

　　①工作數量的記錄，包括提供服務的時間，提供各種信息的數量，滿足用戶查詢要求的數量等。

　　②工作質量的記錄，包括處理有關作業所需時問，提供信息服務的質量，維持系統運行所花的人力、物力情況等。

　　③系統性能的記錄，包括系統運行的可靠性、安全性、可維護性情況。

　　④系統故障記錄，如故障情況發生的時間、現象、原因、處理方法與處理結果，無故障時間，系統被非法輸入或錯誤數據輸入或受病毒侵害的情況與次數等。

　　在系統的日常運行中，無論是正常狀態或發生故障時，都應做好運行管理的有關記錄。正常情況下的運行數據往往比較容易被忽視，要全面掌握系統的情況，同樣應重視正常運行時的情況記錄。

　　記錄系統運行情況是一件細緻而又繁瑣的工作，從系統開始投入運行就要抓好。儘管一般系統都有自動記載自身運行情況的功能，但仍需要手工記錄作為補充手段，而且記錄應規範化，由當事人按要求填寫。

　　系統投入正式運行後，為了保證系統正常運行，使其產生最大的管理效益，應制定嚴格的系統管理與操作制度。這些管理制度主要有以下幾方面。

　　(1)機房管理制度

　　機房對於管理信息系統的運行管理起到物理意義上的管理作用，機房管理制度應包括以下內容。

　　①信息系統維護人員、操作人員及值班人員的義務、許可權、任務和責任：包括驗證身份，出人人員登記和物品檢查；專人負責啟動和關閉電腦系統等。

　　②信息系統日常運作記錄：包括值班日記、系統故障及排除故障日記，包括對系統運行狀況進行監視、跟蹤並詳細記錄運行的信息和結果；做好系統運行過程中的書面記錄等。

　　③機房設備安全管理和維護制度：包括對系統進行定期保養和維護；機房工作人員在指定的電腦上進行操作、對操作內容進行登記等。

　　④應付緊急情況的方案。

　　(2)技術檔案管理制度

　　①硬體、軟體手冊和使用說明的保管制度。

　　②開發文檔的保管制度。

　　③系統維護和二次開發的技術文檔資料的規範和管理制度。

　　④技術資料的購買、使用和保管制度。

　　(3)系統的維護制度

　　系統的維護主要是保證系統正常工作，應付系統內外環境和其他因素的變化而採取的有關活動，系統的維護制度主要有以下幾個方面的內容。

　　①提出修改或維護要求。

　　②批准修改要求。

　　③分配維護任務。

　　④驗收工作成果。

　　(4)系統的運行操作制度

　　系統的運行操作制度主要表現在軟體、數據和信息等操作要素必須處於電腦的監控之中，主要運行操作制度有以下幾方面。

　　①必要的系統軟體、應用軟體管理制度。

　　②數據管理制度，如重要數據的輸入管理、輸出管理和修改管理制度。

　　③有口令管理制度，如設置管理級別密碼口令管理制度，並定期做更新和使用報告。

　　④有網路安全和病毒防禦制度，並定期做記錄。

　　⑤有人員的培訓管理和使用管理制度。除此之外，還有會展信息系統的修改製度、信息系統的評價制度等，以上制度都必須以遵守國家的有關法律法規為前提。