会展管理信息系统

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什么是会展管理信息系统[1]

  会展管理信息系统是一个以人为主导,利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备,进行信息的收集、加工、传输、存储、更新和维护,以凸显会展企业战略竞争优势、提高展会经济效益和效益,支持会展企业高层决策、中层控制、基层动作的集成化的人机系统。

会展管理信息系统的功能结构[1]

  任何一种管理信息系统,从信息管理的角度考虑,都应当有信息的输入、处理和输出的功能,而针对不同信息管理的功能设计,又必须包括对信息的存储、传输、增加、删除、修改、统计和检索的功能。

  从管理职能的角度来看,管理信息系统主要涉及对企业的人、财、信息资源管理和对生产供应销售过程的管理。一个会展管理信息系统针对它所服务的展馆、展会、主办商、参展商和用户,具有不同的功能结构,如图所示。

  Image:会展管理信息系统功能结构示意图.jpg

  该业务管理信息系统划分为展览馆运营信息管理系统、主办商信息管理系统、展览会现场信息服务系统3个核心,通过功能接口系统,共建Internet网络整体,并实现会展业务的信息管理无缝连接,促进各子系统功能的融合与全系统信息资源的共享。

会展管理信息系统的作用[2]

  会展信息管理系统全面涉及和管理会展服务企业的日常业务,可以有效地实现会展集团多办事处共同应用,多展会同时管理,分类管理参展商及观众等方面的数据,全面管理客户关系,使得大量的重复工作可以实现自动处理,防止客户数据因业务人员流动而流失,并可以直观地对展会过程进行有效管理,应用精确的统计数据辅助公司决策。会展管理信息系统的作用主要体现在以下方面。

  (1)实现体制创新

  会展管理信息系统作为一种先进的管理思想和手段,它所改变的不仅仅是某个人的个人行为或表层上的一个组织动作,而是从思想上去剔除管理者的旧观念,注入新观念。它能够帮助企业建立一种新的管理体制,能实现企业内部的相互监督和相互促进,并保证每个员工都自觉发挥最大的潜能去工作,使每个员工的报酬与他的劳动成果紧密相连,能迅速提高工作效率,节约劳动成本。

  (2)智能辅助决策

  会展管理信息系统有效地实现会展集团多办事处/子公司共同应用,多展会同时管理。作为管理者,可以深入了解客户市场和自己的业务绩效,能够实时了解公司各个子公司,各个部门,多个展会的业务运营状况;随时了解公司的财务状况,有效控制招展进度等,洞悉经营,随需应变,从容面对每个重要决策。会展管理信息系统可以帮助管理者将数据转化为知识、将知识转化为行动并使行动获得成功。

  (3)业务流程自动化

  会展管理信息系统改变传统企业需要应用行政等手段干预来规定业务流程,使用技术来简化和自动化现有的人工流程,要求一切事务流程都需要经由系统来操作,根据系统预设的流程工作,如此整个过程都可以进行规范有效地管理,实施过程监控,消除了中间冗余的环节,减少了浪费,避免了延误。

  (4)整合企业内外资源

  会展管理信息系统通过计算机网络将企业、客户、供应商及其他商贸伙伴集成起来,实现会展电子商务化,将原来分散的资源集中分析处理,全面整合企业内外资源,完成信息流、业务流和资金流的有效转移与优化。充分利用因特网(Internet)技术及信息集成技术,将服务供应链管理、客户关系管理、企业办公自动化等功能全面集成优化,以支持产品协同商务等企业经营管理模式。

  (5)降低信息安全风险

  一切经营活动都在会展管理信息系统上运行,过程中形成的客户资源、文档、统计数据、业务经验等信息资源得以集中管理,加上完善的授权机制,降低信息安全风险。如果没有一个高度集成的信息管理系统,企业会因为人员的流动等原因,导致信息资源流失而形成安全隐患。

  (6)会展过程的策划

  会展管理信息系统是一个面向管理的信息系统,除了基本的数据处理功能以外,更重要的是对会展的几个过程,如前期的策划、会前的准备、会中进程和会后等过程中的阶段性工作,利用策划模板给出各个阶段性信息,并允许会展的策划人员和组织人员对这些信息进行更新、添加和删除,成为半自动的工作模式,这种功能是会展管理人员和组织人员重要的工具。(7)电子商务化

  会展管理信息系统有很多功能可以通过因特网实现,如客户的网络注册、登记,通过网络进行预订、招商引资、客户关系管理等。现在很多管理信息系统都移植到因特网上,通过Web形式构建会展管理信息系统,这种转变实际上就是电子商务化的标志

  会展企业在组织会展的过程中,需要与很多企业建立合作伙伴关系,为了充分共享资源,可以通过电子商务外部网(Extranet)网络技术,将这些企业紧密地联系在一起,更好地利用和共享各个企业的资源和信息,为会展活动提供更加准确、及时、便捷的服务。

会展管理信息系统的工作模式[2]

  会展管理信息系统根据用户的使用方式,可分为两种工作模式。

  (1)客户机/服务器工作模式

  客户机(client)/服务器(server),即C/S结构,能提供更高的性能,客户端和服务器端将应用的处理要求分开,通过协作共同实现其处理要求。对客户端程序的请求实现分布式应用处理,服务器为多个客户端应用程序管理数据,而客户端程序发送、请求和分析从服务器接收的数据,完成自己的任务。

  客户端使用功能完善的个人计算机,服务器端可以由高性能的微机或小型机来承担。客户机/服务器结构应用一般局限于局域网

  C/S工作模式大大地减轻了网络的负担,客户机通过对数据库管理系统发送请求命令,由数据库管理系统执行客户的命令,最后将操作的结果或需要的数据传输给客户端,在网络中传输的仅是少量的请求命令和返回的结果。

  会展管理信息系统的内部管理的工作主要是采用传统的C/S模式,它具有数据处理效率高、安全可靠的特点。

  (2)浏览器/服务器工作模式

  浏览器(browser)/服务器(server),即B/S结构,是随着因特网技术的兴起,对客户机/I]i务器结构的一种完善和改进,是一种由传统的二层客户机/服务器结构发展而来的三层客户机/Hi务器结构在Web上应用的特例。服务器端既是浏览服务器,又是应用服务器,可以运行大量的应用程序,从而使客户端变得很简单。客户端只需承担浏览器的功能,利用浏览器通过Web服务器端访问数据库服务器端,从而获取必须的信息。

  B/S结构从工作原理上与C/S是相同的,在C/S中通过专门设计的程序访问服务器,在每台计算机上需要安装相关的数据库引擎或执行程序库,计算机的维护工作量很大。而在B/S结构中,由于浏览器属于操作系统的一部分,不需要安装额外数据库引擎和运行库软件,因而减少计算机的维护的工作量。

  B/S结构的另一个好处是,可以设计成一个开放式的应用程序,在因特网上就可以实现对信息的处理,极大地方便用户,这种模式往往用于客户信息查询、用户注册、客户关系管理、公开招标等方面。在会展管理信息系统中也采用这种结构设计面向客户的管理信息系统的部分模块,建立会展的Web网站并发布会展有关的信息,扩大信息的宣传渠道,使得客户和参展商了解会展的活动,通过网络开展注册客户信息、参展商在线预订展位,并为客户和参展商提供会展的有关讲演信息、展出信息的服务等。

会展管理信息系统的运行管理[2]

  会展管理信息系统投入运行后,对系统的运行管理是十分重要的。为了让会展管理信息系统在一个预期的时间内,能正常地发挥其应有的作用,产生其应有的效益,除了加强对系统运行的日常管理之外,还需要有一套运行管理制度来保证。

  会展管理信息系统运行的日常管理不仅仅是机房环境和设施的管理,更主要的是对系统每天运行状况、数据输入和输出情况以及系统的安全性与完备性及时地、如实地记录和处置。这些工作主要由系统管理员完成。

  (1)系统运行的日常维护

  日常维护主要是指为了保证系统日常运行处于良好状态,必须时刻监视系统软硬件的工作情况,及时发现系统不正常运行的情况,采取必要的措施。

  系统中的数据资源是企业和系统的核心,需要做好数据的日常管理工作,包括数据收集、数据录人、数据整理数据备份以及存档等。对数据的收集进行正确性校验是关键,只有把正确的数据输入系统,才能保证系统有效安全地运行。数据的整理是关于数据文件或数据表的索引、记录顺序的调整等,数据整理可使数据的查询与引用更为快捷与方便,对数据的完整性与正确性也有好处。数据备份是系统安全的重要措施,它能保障系统发生故障后能恢复到最近的时间节点上,这也是运行管理中的基本工作。在企业中,数据库应每天做一次备份工作,对周期使用备份的磁带,为了避免每天做完全备份花费很多时间,可以固定某一天做完全备份,其余几天仅做增量备份。数据存档是当数据积累到一定数量或经过一定时间间隔后转入档案数据库的处理,作为档案存储的数据成为历史数据。

  此外,还要进行简单的硬件管理和设旅管理,平日要定期对计算机设备进行检修和维护,做好有关备品配件的准备及补充计算机的日常消耗品。

  (2)系统运行情况的记录

  整个系统运行情况的记录能够反映出系统在大多数情况下的状态和工作效率,对于系统的评价与改进具有重要的参考价值。因此,对会展管理信息系统的运行情况一定要及时、准确、完整地记录下来。在系统运行过程中,需要记录的内容如下。

  ①工作数量的记录,包括提供服务的时间,提供各种信息的数量,满足用户查询要求的数量等。

  ②工作质量的记录,包括处理有关作业所需时问,提供信息服务质量,维持系统运行所花的人力、物力情况等。

  ③系统性能的记录,包括系统运行的可靠性、安全性、可维护性情况。

  ④系统故障记录,如故障情况发生的时间、现象、原因、处理方法与处理结果,无故障时间,系统被非法输入或错误数据输入或受病毒侵害的情况与次数等。

  在系统的日常运行中,无论是正常状态或发生故障时,都应做好运行管理的有关记录。正常情况下的运行数据往往比较容易被忽视,要全面掌握系统的情况,同样应重视正常运行时的情况记录。

  记录系统运行情况是一件细致而又繁琐的工作,从系统开始投入运行就要抓好。尽管一般系统都有自动记载自身运行情况的功能,但仍需要手工记录作为补充手段,而且记录应规范化,由当事人按要求填写。

  系统投入正式运行后,为了保证系统正常运行,使其产生最大的管理效益,应制定严格的系统管理与操作制度。这些管理制度主要有以下几方面。

  (1)机房管理制度

  机房对于管理信息系统的运行管理起到物理意义上的管理作用,机房管理制度应包括以下内容。

  ①信息系统维护人员、操作人员及值班人员的义务、权限、任务和责任:包括验证身份,出人人员登记和物品检查;专人负责启动和关闭计算机系统等。

  ②信息系统日常运作记录:包括值班日记、系统故障及排除故障日记,包括对系统运行状况进行监视、跟踪并详细记录运行的信息和结果;做好系统运行过程中的书面记录等。

  ③机房设备安全管理和维护制度:包括对系统进行定期保养和维护;机房工作人员在指定的计算机上进行操作、对操作内容进行登记等。

  ④应付紧急情况的方案。

  (2)技术档案管理制度

  ①硬件、软件手册和使用说明的保管制度。

  ②开发文档的保管制度。

  ③系统维护和二次开发的技术文档资料的规范和管理制度。

  ④技术资料的购买、使用和保管制度。

  (3)系统的维护制度

  系统的维护主要是保证系统正常工作,应付系统内外环境和其他因素的变化而采取的有关活动,系统的维护制度主要有以下几个方面的内容。

  ①提出修改或维护要求。

  ②批准修改要求。

  ③分配维护任务。

  ④验收工作成果。

  (4)系统的运行操作制度

  系统的运行操作制度主要表现在软件、数据和信息等操作要素必须处于计算机的监控之中,主要运行操作制度有以下几方面。

  ①必要的系统软件、应用软件管理制度。

  ②数据管理制度,如重要数据的输入管理、输出管理和修改管理制度。

  ③有口令管理制度,如设置管理级别密码口令管理制度,并定期做更新和使用报告。

  ④有网络安全和病毒防御制度,并定期做记录。

  ⑤有人员的培训管理和使用管理制度。除此之外,还有会展信息系统的修改制度、信息系统的评价制度等,以上制度都必须以遵守国家的有关法律法规为前提。

参考文献

  1. 1.0 1.1 马勇,梁圣蓉编著.会展概论.重庆大学出版社,2007.9.
  2. 2.0 2.1 2.2 杨顺勇 牛淑珍 施谊主编.普通高等教育“十一五”规划教材 上海市会展策划与设计本科教育高地会展经济与管理系列教材 会展风险管理.化学工业出版社,2007年08月第1版.
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