信息資源管理

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信息資源管理（Information Resource Management，IRM）

　　信息資源管理是70年代末80年代初在美國首先發展起來然後漸次在全球傳播開來的一種應用理論，是現代信息技術特別是以電腦和現代通信技術為核心的信息技術的應用所催生的一種新型信息管理理論。

　　信息資源管理有狹義和廣義之分。狹義的信息資源管理是指對信息本身即信息內容實施管理的過程。廣義的信息資源管理是指對信息內容及與信息內容相關的資源如設備、設施、技術、投資、信息人員等進行管理的過程。

　　IRM的影響日益擴大，巳成為一個專門的發展領域，受到信息界、管理界、經濟界和政府部門的關註，同時也被公眾廣泛接受。

　　雖然對“什麼是信息資源管理”還存在不同看法，但人們一般都認為，信息資源管理一方面是人類在漫長的發展歷程中，對文獻、知識和信息管理的延伸和拓展，另一方面則是社會經濟高度發展、信息成為重要的經濟資源背景下發展起來的信息管理思想和管理模式。

　　在不同的社會經濟發展階段和技術條件下，人類對信息過程管理的側重點是不同的。早期人們側重於信息源的收集與管理，隨著經濟的發展和技術進步，人們希望提高信息處理和傳遞效率、對信息流進行控制。當代，人們從信息利用的角度出發，通過多種方式，對人類信息過程實施綜合性管理，對信息進行優化配置，以求達到最大效益。與此對應，我們可以將人類對信息的管理過程劃分為傳統管理階段、信息管理階段和信息資源管理階段。

　　1.傳統管理階段

　　這一階段以圖書館為象徵，著眼於文獻信息源的收藏管理，同時也包含檔案管理和其他文獻資料管理。

　　雖然人類對知識信息的保存和管理早已有之，但作為一項專門的工作和事業卻是在圖書館出現之後才興起和發展起來的。

　　圖書館是人類社會生活發展到一定階段的產物。首先是文字的產生，在此之前，人們只能用口頭語言和身勢動作來表達傳遞信息。文字的產生使得人們可以將知識和信息記錄在一定的物質載體上，這就是最初的文獻。人類社會正是由於文字的發明及其應用於文獻記錄而過渡到文明時代。隨著人類社會的發展，這種記錄人類經驗、知識和信息的文獻達到了較大的量，並且內容越來越複雜，給人們的利用和查尋帶來困難時，圖書館便應運而生了。收藏和整理文獻記錄便成為早期圖書館的存在方式和活動內容。

　　早期文獻收藏的內容基本上都是社會生活中的各種文字記錄，如宗教儀式記錄，皇帝的法令、政令，征收賦稅、接納貢物的各種記錄，多為各類文書檔案。因此早期管理圖書和檔案的社會機構是同源的。隨著社會經濟、科技和文化的發展，文獻記錄的類型大量增加，圖書館作為最初的文獻館藏與管理機構，逐步與檔案管理機構分流，成為知識和文獻收藏、整理、提供利用的中心，形成了獨立意義上的圖書館。

　　圖書館收藏文獻的最終目的是為了利用，圖書館自誕生之日起就十分重視“藏”與“用”的統一，為用而藏。但是要有效解決藏和用之間的矛盾是相當困難的。圖書館在其漫長的發展歷程中，一直致力於協調這對矛盾，儘量使二者和諧統一。於是，圖書館不僅創造了許多卓有成效的文獻整理技術方法，還引入管理的概念，對機構、人、文獻整理和提供過程進行綜合性管理，已具有現代信息資源管理的萌芽。“圖書館學”在早期曾經使用的名稱便是“圖書館管理學” (Library Economy)，1887年杜威在美國哥倫比亞大學創立的第一所圖書館學院用的名稱也是“圖書館管理學院”(The School Of Library Economy at Columbia University)。

　　儘管引入了管理的概念和方法，圖書館在解決文獻收藏和利用之間的矛盾方面並不是十分成功的，主要原因是文獻信息利用在時間和空間上分佈都非常複雜。在空間上，即使是一個很小的區域，圖書館面對的也是無窮無盡、不斷變化的需求，在時間上則更是一個漫長的分佈，入藏圖書館的文獻信息源可能在遙遠的未來才會被閱讀。此時此地之“藏 ”，不知何時何地要“用”。這使得圖書館不得不著眼於文獻信息源的收全藏全，以備日後難以預料之“用”，因為收藏總比利用容易把握得多，目標也明確得多。再則圖書館本身就具有文化遺產的保存功能，這就是圖書館為什麼重視“源”的管理的原因。

　　傳統圖書館重藏輕用、重源輕流的管理模式引起了人們的批評，人們對圖書館提供文獻信息服務的效率表示懷疑。本世紀40年代出現了大科學時代的“情報危機”，知識信息呈指數增長，威脅到人類的再創造活動，在科技領域出現了一類新興的專職信息服務機構。這類機構的任務是對科技信息進行收集、加工、存貯、檢索和提供。由於科技信息主要以文獻為載體，這類

　　信息機構所從事的實質上仍是文獻管理工作，重點是圖書之外的文獻，如期刊、專利、會議文獻等等。我國在50年代中期建立了這類專職信息服務機構，稱為科技情報研究所，主要任務是為科研、生產和決策提供情報服務。日本則統稱為“情報管理”，實質上包含情報工作的全過程,情報機構主要從事二次文獻加工，旨在剋服傳統圖書館提供文獻信息的滯後現象以及過分重“藏”的缺點，文獻加工既重視外部特征，更重視內容特征，提供服務的方式主要是文獻信息的多向主動傳遞。

　　科技信息機構與圖書館之間並無實質性差別，它們都是(或主要是)社會公益性事業機構，由國家財政撥款或通過公民稅收支持，從事文獻為載體的信息的收集、加工、存貯、檢索和提供，著眼“文獻信息源”的管理。尤其是在大量採用信息技術使得圖書館從書籍世界進入信息世界的背景之下，圖書、情報服務更趨於一體化。20世紀60年代之後，二者都更重視管理，並向“信息管理”發展過渡，這從有關的名稱更改可以反映出來。例如，國際著名的“專業圖書館協會”(Aslib)在1983年更名為“信息管理協會”(The Association for lnformation Management)。不少專業期刊的名稱也紛紛改名或加入“管理”一詞。如1963年創刊的《信息存貯與檢索》Information Storage and Retrieval)從1975年第11捲起更名為《信息處理與管理》 (Information Processing and Management)；1976年創刊的《圖書館連續出版物》(Serials Librarian)專門加了副標題“連續出版管理季刊”(The Quarterly Of Serials Management)；《社會科學情報研究》(Social Science Information Studies)在1986年易名為《國際信息管理雜誌》 (International Journal Of Information Management)，《圖書館藏書剔舊》從1977年更名為《藏書管理》(Collection Management)。

　　上述期刊和協會的更名不僅具有更廣的含蓋面，而且能夠反映圖書館、情報工作在當代具有的“管理”內涵及其發展趨勢，即以“信息源”為核心、以文獻為主要載體、以公益性服務為主要目標的傳統管理階段正在向信息管理階段發展，從註重“源”的收藏、整理向註重“流”的控制和管理過渡。

　　除圖書館和情報機構對書籍和各專業領域中的文獻進行管理外，政府部門和其他機構的各類行政文件記錄也是管理的重要對象。據美國文書協會統計，僅文書類生產所用的紙板總量一項，1960年是43千噸，1980年增長為114千噸，1990年達到240千噸，這一巨大數量的文件檔案成為機構的沉重負擔，急需進行管理。有人甚至認為，當代IRM實際上是美國文書工作委員會的結果，與1980年簡化文書工作有關的準備性工作直接相聯繫，該委員會提出的20篇文獻和簡化文書工作法案，正式提出了IRM實施的內容。

　　2、信息管理階段

　　這一階段以電腦為工具，以自動化信息處理和信息系統建造為主要內容，著眼於信息流的控制。顯然，這是在電腦及其相關信息技術高度發展和廣泛應用背景之下發展起來的信息管理模式。

　　電腦研製出來不到 10年就被應用於圖書館的文獻加工和管理。1954年美國海軍兵器中心把文獻號和少量索引詞輸入電腦，這可以說是世界上第一個電腦信息檢索系統，但它僅僅是試驗性質的。電腦大批量處理和管理文獻信息是由美國化學文摘社開創的。1961年，化學文摘社(CAS)用電腦成功編製了《化學題錄》(Chemical Titles)。該題錄包括600多種重要的化學化工期刊的宇順主題索引，由此萌發了上下文關鍵詞索引(KWIC)。由於KWIC可以迅速、廉價生產，很快被其他二次文獻的加工所採用，成為相當長時期內通過對二次文獻信息的管理來達到對相應的原始文獻進行管理的有效途徑。

　　這實際上是文獻信息管理的一場革命。在這種電腦系統中，只要對原始文獻進行一次分析，輸入電腦系統，就能從中採選和編製出二次文獻索引的信息。這種文獻信息加工和管理的電腦化，不僅大大縮短了二次文獻出版分發的時差，而且文獻收錄的範圍更加廣泛，能滿足多樣化的需求，給用戶帶來了方便，推動了資料庫的發展。隨著電腦技術的發展，其信息處理功能越來越強，使人們對文獻的加工有可能從巨集觀層次向微觀層次深入，從文獻的外部走向內部，從局部信息擴展為全文信息，極大地提高了人類對文獻信息的管理能力，提高了圖書館和情報中心對文獻信息流的自動化控製程度。

　　在電腦被用於圖書館和情報中心文獻信息加工與管理的同時，也被廣泛用於公司、企業和其他各類機構的行政記錄處理、財務數據處理和經營活動數據處理。最初這種數據處理僅僅是在局部環節和操作層次上，主要目的是用機器代替手工勞動，提高數據處理速度和效率。隨著數據量不斷增大，內容日益複雜，不僅需要解決大量數據的處理和組織，還需要對數據進行存貯、保護併在需要時取出，這就促使人們以系統思想為指導，全面考慮組織機構各類數據的採集、加工、存貯、檢索、傳輸和利用，以此為契機，管理信息系統(MIS)及其他各類自動化信息系統便應運而生了。

　　進入60年代以後，MIS在不同的領域有許多應用，產生了很大影響，成為電腦信息系統非常有代表性的、經常使用的工具。以MIS為題研究信息系統和信息管理的論著大量涌現，產生了一整套行之有效的信息系統分析、設計、實施的理論和方法。並且信息系統技術也發展很快，在信息檢索系統、辦公室自動化系統和MIS基礎上，又研製出不同功能的決策支持系統 (DSS)和專家系統(ES)．在分時多用戶電腦網路和分散式計算機網路的支持下，國際大型聯機信息檢索系統迅速發展起來。例如，美國系統發展公司在 1965年開始研製的互動式聯機檢索系統，能夠使用戶直接同檢索的資料庫通訊，進行會話式交流。次年，洛克希德空間與導彈公司便在此基礎上建立了著名的 DIALOG系統，使聯機信息系統在世界上尤其是美國和歐洲得到廣泛利用。人們可以方便地使用遠距離的資料庫，信息管理和信息利用的空間大大拓展。 80年代，隨著微型電腦性能迅速提高，特別是在性能／價格比上的巨大優勢，為信息管理提供了新的工具和途徑，加上CD—ROM普及利用，使得信息系統出現了結構性變化，從追求覆蓋面越來越大、功能越來越綜合的大型系統演變到集中式信息系統和分散式信息系統同時並存和相互競爭。不僅有機構為特定目標設計的專用信息系統，甚至建造個人專用信息系統也變得十分容易，使信息系統向多樣化方向發展。

　　顯然，信息管理階段著眼於用電腦處理信息，並以電腦信息系統存貯和控制信息，技術因素占主導地位，技術專家作用突出。這一階段圍繞電腦應用創造了許多信息加工處理方法和系統設計開發理論。人們希望在高度發展的信息技術支持下實現信息的有效管理和開發利用。當技術手段達不到預期目標時，人們誤以為是技術還不夠先進，於是拼命追求最先進的技術的應用，完全忽略了信息過程中其他因素的作用。這種思路在部分人中一直持續到網路時代。

　　3.信息資源管理階段

　　信息資源管理著眼於對人類信息過程的綜合性、全方位控制和協調。這一新概念的提出基於兩個原因：一方面是純粹的技術手段不能實現對信息的有效控制和利用而提出的一種新興管理模式；另一方面則是當代社會經濟發展使信息成為一種重要的經濟資源背景下，需要從經濟角度思考問題，對這種資源進行優化配置和管理。

　　在第一種背景下，信息資源管理是信息管理從古代到當代的必然延伸，是對信息管理單純依賴技術手段的否定。如前所述，自60年代以後，信息技術被迅速利用於信息管理，建立了各類現代化的信息系統和網路，人們以為如此便可以一勞永逸地解決信息的有效管理問題。但是，信息技術的高度發展和廣泛應用帶來了許多新的、複雜的難題，在使用新的信息媒介，追求信息的高效處理、傳播、利用和共用的同時，信息安全、信息利益和信息產權等問題變得非常棘手，傳統的管理方式和單純的技術手段都無法應付。而且各類自動化信息系統僅僅是在微觀層次上，面向個別的機構和組織，導致信息系統分散化和小型化，使得信息管理和控制反而變得更加困難，巨集觀層次的信息共用和信息效益無法實現。這種純技術的信息管理逐漸暴露出許多問題和缺陷，使人們不得不思考信息管理的方向，特別是“信息過程”中與人相關的問題，這可以說是最複雜、最難處理的．於是在進入70年代以後，人們著手利用行政的、法律的和經濟的手段，從微觀與巨集觀結合上協調各種矛盾、衝突和利益關係，妥善處理信息管理中人與物的複合關係，逐步形成了信息資源管理的思想和觀念。

　　信息政策和信息法律屬於信息管理的人文範疇，主要功能是規範和約束信息活動中人的行為，規定各方面的責任、權利和利益，協調信息活動內外的各種關係。兩者相比，信息法律作為管理手段具有更長的歷史。根據大多數專家的意見，把1624年英國頒佈的《壟斷法》作為現代專利法產生的標誌，而專利思想則早在13世紀就開始萌發了。 1710年英國頒佈的《安妮女王法》被認為是世界上最早的版權法。這些法律說明，人類早就開始用人文手段對知識信息的利用進行管理和調節，信息政策則是在本世紀70年代適應信息活動的巨集觀管理需要而興起的，很快就成為一個受到各國關註的新領域。今天，信息政策和信息法律已經形成一個比較完備的龐大體系。一般來說，信息法律和信息政策都具有明顯的地域性，不同的國家和不同的地區有各自的信息政策和信息法律，採取不同的行政手段進行管理。信息政策和信息法律必然受文化背景、社會經濟發展水平，意識形態等社會人文因素的影響和制約。

　　經濟手段的引入主要基於這樣幾方面的原因：①用於信息活動的預算有限，且有緊縮的趨勢，需要合理分配各項開支；②信息系統所採用的各種技術設備越來越昂貴，信息服務的耗費越來越大，需要對成本效益進行認真分析；⑧信息和信息服務中的有償成分增多。這些都需要用經濟手段對信息和信息活動進行管理。如美國著名信息學家D·金格 (D．W．king)所說，過去10午間，信息經濟學對於理解和評價信息傳輸系統(Information Transfer System)起著重要作用，經濟學的理論方法已成為研究信息傳輸系統開發各階段(調研、評價、設計、實施、操作、計劃等)不可分割的部分。

　　在第二種背景下，信息作為一種重要的經濟資源，是當代社會經濟高度信息化的必然結果。既然是經濟資源，它的管理模式就與在公益性信息活動基礎上形成的信息管理模式有很大差別，也不僅僅是如前文所說的在公益性信息管理中局部採用一些經濟手段和方法，而是需要全面考察信息作為經濟資源的性質、利用狀況以及效用實現的特征與規律，在時間、空間和數量上對其優化配置，從經濟角度對其進行管理，使其效益達到最大化。這已經遠遠超出公益性信息活動中資源共用的意義。

　　盧泰巨集同志曾用“概念框架”的方法來研究和比較信息管理不同階段的特征，將信息管理劃分為傳統框架、網路框架、微觀框架、系統框架、政策框架和資源框架，並從相近的主題概念、

　　發源領域，管理特征，基本功能與目標等6個方面進行了比較。在這種認識框架中，信息資源管主要被看作是人類對信息管理的發展，是綜合利用技術、經濟、人文手段對信息進行管理的新模式。

　　進入90年代以後，以網際網路為基礎的全球信息高速公路建設正在改變人類的信息活動方式。高速信息網將成為信息資源存貯和傳播的主要場所。高速信息網上信息資源種類繁多、分佈面廣，而且都是數字化及其他信息媒介為基礎的電子信息資源，可以利用現代信息技術進行製作、加工、傳播、轉換和二次開發。

　　高速信息網把方便的信息服務帶進了家庭和辦公室，使人們可以像使用自來水和煤氣一樣方便地使用全球信息資源．但是，高速信息網路並沒有帶來一個真正高效有序的信息空間。相反，網路的迅速擴張帶來的信息污染、信息混亂、信息犯罪、信息侵權遠遠超出了傳統意義上的‘情報危機”，也遠比信息技術局部利用帶來的問題複雜得多，首先是信息量急劇增長，網路無序擴大，網上信息陷入嚴重混亂，人們難以通過網路獲取所需要的信息；其次是信息污染，由於各種進入網際網路的網路和信息資源沒有質量控制標準，至使一些質量低劣、粗製濫造的網路聯入，使網際網路通信混亂，加之淫穢信息泛濫和病毒感染，網上信息污染日趨嚴重；第三是信息侵權和安全問題，由於網際網路的巨大開放性，進出方便、存取自由，任何個人和團體均可以把自己的電腦和區域網聯入，同時可以通過網路的任一節點終端獲取網上信息，使得網路信息安全大大下降，信息產權保護十分困難；第四，根據網上需求和效率配置網上信息資源難度更大，

　　高速信息網路曾經是人類夢寐以求的實現全球信息資源共用和有效利用的巨型系統，可以說是當代信息技術集大成者，它在給人類帶來巨大的“利”的同時，也帶來嚴重的“弊”。如果弊不除，網際網路非但不會成為真正暢通的信息高速公路，反而會演變為充滿混亂和病毒的荒蔓叢林。這再次說明，對信息資源的管理僅有技術是行不通的，必須把技術、經濟、人文手段有機結合起來，對網路信息資源進行管理，才能帶來真正有序的信息空間，實現信息資源效用最大化。可以認為，面向高速信息網路的信息資源管理是面向21世紀最有魅力的課題之一。

　　1.聯繫

　　兩者的根本目的是一致的，都是為了提高企業的競爭力，提高企業的競爭優勢，為企業服務；競爭情報中的一部分來源於信息資源，又高於信息資源，是對內外信息資源分析與整合的結果；競爭情報工作的整個工作流程都貫穿於信息資源管理的全過程，競爭活動驅動信息資源的生產、服務與創新。

　　2.區別

　　競爭情報側重於對信息資源進行加工處理，綜合利用，為企業提供決策支持、項目服務，是一種高層次的信息服務；而信息資源管理是一種企業管理方法和策略，不僅要提供信息服務，還包括了對人、設備、及制度等一系列信息活動要素的管理。也可以說競爭情報為企業的競爭策略、生產決策、開發新市場等巨集觀策略服務，而信息資源管理致力於對企業內外部正式交流信息的管理，而不包括非正式交流信息(如人際交往、電話、會議等)的管理，而非正式交流信息卻是競爭情報的重要來源。

　　信息資源之所以在當今社會受到人們的青睞，得到普遍的重視和廣泛利用，其根本原因在於它對人類社會的生存和發展具有十分重要的作用。信息作為構成客觀世界的三大要素之一，其基本作用就是消除人的認識的不確定性，增強世界的有序性。對於現代的企業來說，信息資源也是一個企業賴以生存的重要因素之一。而信息資源管理的核心內容就是信息資源的合理配置。信息資源的充分開發和有效利用則是信息資源管理的基本目標。在社會的多元開發與多層次組織中，信息資源的形態呈多樣化趨勢，各種形態的資源在形態轉化中相互作用，成為一體，由此形成社會的信息資源結構，在企業中也是如此。

　　信息產生於人類的活動，就我們所使用的信息而言，大致有三種狀態：接受狀態，既存在於人的頭腦中，被人理解或吸收的狀態；記錄狀態，即信息存在於各類載體中的狀態；傳遞狀態，即各種方式的信息傳播。而從信息資源的存在方式來分的話，大致可以分為口頭信息，文獻信息和實物信息資源。而這些信息的掌握有兩種狀態，那就是個人的和公共的，其中公共信息資源掌握在公司，大學，科研機構等地方。由於信息在不同機構和個人的掌握中，所以信息的交流和整合對於信息資源開發來說非常的重要。根據下圖1信息交流系統可以看出，虛線以上是直接信息交流過程，在這個過程中明顯帶有個體性質，由個人之間直接進行，而虛線一下是間接交流過程，它是通過科技服務和科技文獻、信息服務進行交流的過程。因此對於信息資源管理來講，對於間接交流的部分，由於已經形成了較為固定和規範的信息文件，信息資源的開發和管理都是比較容易的，但是對於直接交流的部分，由於它的個性特征，很難進行規範化的管理，同時，這部分信息可能對於企業的決策來說非常重要，所以也是信息資源管理的一個重要的部分之一。

　　信息不對稱理論研究的是在實際生活中所存在的各方面所掌握的信息的不對稱問題，這對於信息資源管理來說有著很重要的影響。信息不對稱理論的基本內容可以概括為兩點，其一就是有關交易的雙方之間的分佈是不對稱的，即一方比另一方占有較多的相關信息；其二就是交易雙方對於各自在信息占有方面的相對地位都是非常清楚的。

　　對於信息資源管理來說，實現信息資源的有效配置，就要從開發信息資源著手，而開發信息資源就要從信息資源的交流過程人手。我們在上面的論述中知道，信息資源的交流大致分為兩個層次，即直接交流和間接交流，而信息資源管理的難點就在於直接交流這一部分。根據信息不對稱理論，在現實生活中，獲得信息往往是非對稱的，對於個人來說，所掌握的信息有兩個部分：公共信息和私人信息，對於機構來說所掌握的信息就有公開信息和內部信息，專指性信息與瀏覽性信息。

　　如果就一個世紀的決策過程或者行為方式，用信息環境來衡量，所掌握的信息不完全、不充分、或者只占有部分信息，就形成了信息不對稱環境。信息不對稱，會使行為過程發生扭曲，產生很多缺陷障礙，影響正確執行制度，甚至降低企業的經濟效益。對於決策者來講，信息不對稱對於企業的重要決策有著重要的影響。而信息資源管理本來就是輔助企業決策，儘可能的消除信息不對稱的現象，因此研究信息不對稱理論對於信息資源管理的工作有著重要的意義。

　　信息不對稱環境下會對於信息資源管理產生一些障礙。

　　首先是時滯現象。信息在活動過程中因為受各種因素的不良干擾與影響，有時就會出現信息過剩、信息阻塞或者信息過時。增加了獲取信息的難度，表現出一種難以剋服和無法避免的狀態。

　　其次是限制現象。信息具有消耗成本的制約，大量的搜尋、過度的檢索會使信息本身的成本加大，從而在接受信息的時候受到約束。

　　最後是激勵制度，由於直接交流的影響和信息制度的不健全，使得個人的信息不能夠得到共用，浪費了大量的信息資源。

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