採購流程管理

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　　採購流程管理是指企業為實現合理採購而對採購活動實施計劃，以確保需求滿足的活動過程。

　　採購流程是採購管理中最重要的部分之一，是採購活動具體執行的標準。採購流程由於採購來源、採購方式、採購對象的不同會有一定的差異，因此採購流程的設計是十分重要的。企業規模越大，採購金額越多就更要重視採購流程設計。採購流程的設計適合採用閉環方法，即實施、監控、反饋、優化。一般採購流程包括採購計劃、採購認證、採購訂單和管理評價四個環節。

　　在採購流程設計中要註意以下事項。

　　一是採購流程的環節應該與採購物品的數量、種類和區域相匹配，流程的環節過多會增加作業內容和成本，降低工作效率；流程的環節過於簡單，則會導致採購過程失去控制。

　　二是採購流程要保持其流暢性和一致性，避免同一採購文件在不同部門有不同的作業方式；避免同一採購文件簽字部門太多，影響工作效率。

　　三是明確各項作業的任務、權力和責任，並明確核查辦法；同時要註意彈性原則，防止偶然事件造成作業過程中發生摩擦、重覆與混亂，如“緊急採購”等偶然事件。

　　四是採購流程的設計要體現民主決策的思想，採購流程的設計應該由計劃、設計、工藝、認證、訂單、質量管理等相關人員一起來研究決定。一個完整的採購作業流程應該包括以下內容：發現需求、編製採購計劃、選擇供應商、擬定採購訂單、跟催貨物、驗收貨物、支付貨款和更新記錄。

　　(一)發現需求

　　採購的起點是發現需求。對於一般企業而言，採購產生於企業的某一個部門的具體需求。比如，辦公室需要辦公用品；實驗室需要實驗器材；生產部門需要原材料等。每個部門具體負責業務活動的人員應該很清楚地瞭解本部門的需求：需要什麼、需要多少、何時需要等。為此每個具體的部門都要提出自己的採購需求計劃，在規定的時間里提供給採購部門，由採購部門進行集中採購來滿足企業發展的需要。對於配送中心來說，採購的需求一方面來自中心內部各部門的實際需求；另一方面則來自客戶的採購需求。配送中心的任務就是通過對採購需求的審核來確定採購計劃，比如，採購多少；何處採購、何時採購等等。

　　(二)編製採購計劃

　　採購計劃，是指企業管理人員在瞭解市場供求情況、掌握企業物料消耗規律的基礎上對計劃期內物料採購活動所進行的部署和安排。它包括認證計劃和訂單計劃兩方面的內容。採購計劃有廣義和狹義之分。廣義的採購計劃是指為保證供應各項生產經營活動的物料的需要而編製的各種採購計劃的總稱。狹義的採購計劃是指年度採購計劃，是企業計劃年度內生產經營活動中所需要採購的各種物料的數量和時間所作出的安排。採購計劃是企業生產計劃的一部分，是企業年度計劃與目標的組成部分。編製一個完整的採購計劃主要包括以下八個環節：

　　1.準備認證計劃

　　採購認證是企業採購人員對採購單位進行考察並建立採購關係的過程。制定採購計劃需要與認證部門協作進行。準備認證計劃是整個採購計劃工作的起點，也是做好採購計劃的基礎，主要包括四個方面的內容：接收客戶提交的批量需求計劃、接收餘量需求計劃、熟悉認證的環境資料、制定認證計劃說明書。

　　2.評估認證需求

　　這是編製採購計劃的第二步，主要是分析所採購物料的基本情況，比如，數量、規格、質量標準、涉及的金額等。由於在具體的規格要求交給供應商之前，採購部門是能見到它的最後一個部門，因此，需要對其進行最後的檢查。如果採購部門的工作人員對申請採購的產品或服務不熟悉，就會導致檢查無效。所以採購部門的評估一定要建立在專業基礎之上，以保證採購的科學性。

　　3.計算認證容量

　　它主要包括四個方面的內容。

　　(1)分析項目認證資料，即對需要採購的物料項目進行分析認證，這是採購計劃人員的一項重要任務。一般來說熟練的分析幾種物料的認證資料是能夠做到的，要分析成千上萬種的物料，其難度就要很大，甚至是不可能。這就要求採購人員不僅要熟悉業務，而且還要學會利用專業力量來分析採購物料的情況。

　　(2)計算總體認證容量，就是通過對供應商訂單容量的分析來確定採購市場中總體的採購產品或服務的總量。

　　(3)計算承接認證容量，在總體認證容量的基礎上確定配送中心可以利用的供應商的數量和供應商能夠提供所要採購產品和服務的數量。

　　(4)確定剩餘認證容量，某物料的剩餘認證容量，是所有供應商群體的剩餘認證容量的總和。

　　4.制定認證

　　計劃制定認證計劃主要包括：

　　(1)把需求與市場容量對比進行綜合平衡，一般情況下市場供應的某種物料的容量與配送中心的需求是有差異的。一種情況是供大於求，另一種情況則是供小於求。如果是後一種情況就需要採購部門進行綜合平衡，確定剩餘的採購容量，進而尋找新的供應商，開闢新的供貨渠道。

　　(2)制定認證計劃，配送中心經過對比和平衡之後要制定物料的需求認證計劃，並以此為根據做好訂單計劃。認證物料數量的公式如下：

　　認證物料數量=開發樣件需求數量+檢驗檢測需求數量+樣品數量+機動數量

　　5.準備訂單計劃

　　這是訂單環節的第一步，它主要有四個方面的內容。

　　(1)預測市場需求，要想制訂比較準確的訂單計劃，必須要掌握客戶訂單和市場需求計劃，進一步將其分解便得到生產需求計劃。

　　(2)確定生產需求，企業的生產需求是根據生產計劃確定的。採購計劃人員要深人生產實際，學習和掌握生產計劃及工藝知識，從而瞭解生產物料需求，確定企業的生產需求。

　　(3)準備相關的訂單環境資料，包括訂單物料的供應商信息、訂單比例信息、包裝信息、訂單周期。配送中心一般採用電腦信息系統管理物資採購訂單環境信息。

　　(4)制定訂單計劃說明書，主要包括：訂單計劃說明書(物料名稱、需求數量、到貨日期等)，還有附表(市場需求計劃、生產需求計劃、訂單環境資料)。

　　6.評估訂單需求

　　只有準確的評估物資採購訂單需求，才能為計算訂單容量提供參考依據，以便制定出好的訂單計劃。它主要包括三個方面的內容：分析市場需求、分析生產需求、確定訂單需求。

　　7.計算訂單容量

　　計算訂單容量是採購計劃中的重要組成部分。只有準確地計算出訂單容量，才能對比需求和容量，經過綜合平衡，最後制定出正確的訂單計劃。計算訂單容量包括四個方面內容：分析項目供應資料、計算總體訂單容量、計算承接訂單量、確定剩餘訂單容量。

　　8.制定訂單計劃

　　這是採購計劃的最後一個環節，也是最重要的一個環節。訂單計劃做好之後就可以按照計划進行採購工作。一份訂單的內容包括下單數量和下單時間兩個方面的內容。

　　下單數量=生產需求量-計劃入庫量現有庫存+安全庫存量

　　下單時間=要求到貨時間-認證周期-訂單周期-緩衝時間

　　(三)選擇供應商

　　供應商的選擇是採購管理成功的關鍵因素。一個合適的供應商能提供合適的、高質量的、足夠數量的、合理價格的、準時交貨的物資供應，並具有良好的售後服務。供應商的選擇必須做出基本的決策。一是決定自製還是外購；二是選擇外購要進行一系列評估來確定供應商。為有效地進行採購，配送中心的採購部門必須考慮供應商旅行合同情況的記錄、自己所購物料項目的分類表等。選擇好物料的供應商後，配送中心的相關採購人員就要發出採購訂單。

　　(四)擬定採購訂單

　　有些情況下，物流配送中心與供應商簽有某種商品的銷售協議，這樣的話，雙方就可以按銷售協議供貨了。如果沒有銷售協議，配送中心就要進行採購訂單的擬定工作。採購訂單必須是書面形式，即使採購訂單是通過電話發出的，隨後也要補上書面的訂單。

　　(五)貨物跟催

　　採購訂單發給供應商之後，配送中心要對貨物訂單進行跟蹤或催貨。在一些企業中甚至會設有專職的跟蹤和催貨人員。跟蹤是對採購訂單所做的例行追蹤，以便能確保供應商能夠履行其貨物發運的承諾。跟蹤也有利於及時發現採購中的問題，例如，產品質量問題，發運環節問題等。配送中心發現問題後可以及時與供應商溝通，儘早解決問題。

　　催貨是對供應商施加壓力，使其更好地履行發運承諾。如果供應商不能很好地履行採購協議，配送中心應該採取相應的措施，包括威脅取消訂單及以後的交易活動。一般來說供應商是經過嚴格程式選擇的，因而其遵守採購協議的信用是可靠的，催貨僅適用於採購訂單的一小部分。但是，在物資匱乏或競爭激烈的時候，催貨有很重要的意義。

　　(六)驗收貨物

　　許多配送中心都設立專門的驗收貨物的職能部門。貨物驗收的基本目的是確保發出訂單採購的貨物已經實際到達；檢查到達的貨物是否完好無損；確保到貨的數量與訂購數量一致；將貨物運送到指定的倉庫存儲或轉運。在貨物驗收時，有時會發生貨物短缺現象。這一情況可能是運輸過程丟失造成的；也可能是發運時數量就不足；所有這些情況驗收部門要寫出詳細的報告交給供應商。

　　(七)支付貨款和更新記錄

　　貨物驗收完畢，採購部門將按照採購協議支付供應商的貨款。此環節主要註意發票的審核。

　　經過以上所有步驟之後，對於一次完整的採購作業，最後還要更新採購部門的採購記錄。這一工作是把採購部門與採購訂單有關的文件副本進行彙集和歸檔，並把其中想保存的信息轉化為相關的記錄。需要保存的記錄主要有採購訂單目錄、採購訂單卷宗、採購商品文件、供應商歷史文件、投標歷史文件、採購協議(合同)等。

　　一是，採購計劃是企業採購的基本依據，是控制盲目採購的重要措施。要根據生產計劃、物料需求計劃和其他資源條件編製並且嚴格執行。

　　二是，選擇供應商是採購流程管理的重要環節。選擇供應商時考慮的主要內容包括：供貨期、價格、質量、服務、位置、信譽、柔性等，可以貨比多家，儘可能地列出所有供應商清單，採用科學的方法挑選合適的供應商。

　　三是，價格一直是採購中的敏感問題，買方希望壓低價格，而賣方又總是想方設法提高價格，所以價格談判就成為採購工作的一項重要任務。採購價格的確定通常要經過多渠道詢價、比價、估價、議價等幾個步驟，大量採購可採用競標的方法。同時採購不僅僅是單一的價格問題，還有質量問題、交貨時間與批量問題、包裝與運輸方式問題、售後服務問題等，需要綜合權衡利弊，避免只圖價格便宜，而在其他方面損失很大。

　　四是，採購訂單相當於合同文本，具有法律效力。簽發採購訂單必須十分仔細，每項條款認真填寫，關鍵處的用詞須反覆推敲，表達要簡潔，含義要明確。對於採購的每項物品的規格、數量、價格、質量標準、交貨時間與地點、包裝標準、運輸方式、檢驗形式、索賠條件與標準等都應該一一審定。

　　五是，採購訂單簽發後並不是採購工作的結束，必須對訂單的執行情況進行跟蹤，防止發生對方違約的事件，保證訂單順利執行，貨物按時進庫。對訂單實施跟蹤還可以隨時掌握貨物的動向，萬一發生意外事件，可及時採取措施，避免不必要的損失，或將損失減小到最低水平。

　　六是，貨物運到自己的倉庫後必須馬上組織人員對貨物進行驗收。驗收是按訂單上的條款進行的，應該逐條進行，仔細查對。除此以外，還要查對貨損情況，如貨損超標，要查明原因，分清責任，為提出索賠提供證據。貨物驗收完畢才能簽字認可。

　　七是，支付貨款以前必須查對支付發票與驗收的貨物清單是否一致，確認沒有差錯以後才能簽字。付款是一個動態連續的過程，對其管理應納入企業管理信息系統，以採購管理子系統方式實現包括採購計劃、訂單、驗收貨物、確認發票、付款等幾部分的控制功能。