采购流程管理

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什么是采购流程管理

  采购流程管理是指企业为实现合理采购而对采购活动实施计划,以确保需求满足的活动过程。

采购流程管理的内容[1]

  采购流程采购管理中最重要的部分之一,是采购活动具体执行的标准。采购流程由于采购来源、采购方式、采购对象的不同会有一定的差异,因此采购流程的设计是十分重要的。企业规模越大,采购金额越多就更要重视采购流程设计。采购流程的设计适合采用闭环方法,即实施、监控、反馈、优化。一般采购流程包括采购计划采购认证采购订单和管理评价四个环节。

  在采购流程设计中要注意以下事项。

  一是采购流程的环节应该与采购物品的数量、种类和区域相匹配,流程的环节过多会增加作业内容和成本,降低工作效率;流程的环节过于简单,则会导致采购过程失去控制。

  二是采购流程要保持其流畅性和一致性,避免同一采购文件在不同部门有不同的作业方式;避免同一采购文件签字部门太多,影响工作效率

  三是明确各项作业的任务、权力责任,并明确核查办法;同时要注意弹性原则,防止偶然事件造成作业过程中发生摩擦、重复与混乱,如“紧急采购”等偶然事件。

  四是采购流程的设计要体现民主决策的思想,采购流程的设计应该由计划、设计、工艺、认证、订单质量管理等相关人员一起来研究决定。一个完整的采购作业流程应该包括以下内容:发现需求编制采购计划、选择供应商、拟定采购订单、跟催货物、验收货物、支付货款和更新记录。

  (一)发现需求

  采购的起点是发现需求。对于一般企业而言,采购产生于企业的某一个部门的具体需求。比如,办公室需要办公用品;实验室需要实验器材;生产部门需要原材料等。每个部门具体负责业务活动的人员应该很清楚地了解本部门的需求:需要什么、需要多少、何时需要等。为此每个具体的部门都要提出自己的采购需求计划,在规定的时间里提供给采购部门,由采购部门进行集中采购来满足企业发展的需要。对于配送中心来说,采购的需求一方面来自中心内部各部门的实际需求;另一方面则来自客户的采购需求。配送中心的任务就是通过对采购需求的审核来确定采购计划,比如,采购多少;何处采购、何时采购等等。

  (二)编制采购计划

  采购计划,是指企业管理人员在了解市场供求情况、掌握企业物料消耗规律的基础上对计划期内物料采购活动所进行的部署和安排。它包括认证计划和订单计划两方面的内容。采购计划有广义和狭义之分。广义的采购计划是指为保证供应各项生产经营活动的物料的需要而编制的各种采购计划的总称。狭义的采购计划是指年度采购计划,是企业计划年度内生产经营活动中所需要采购的各种物料的数量和时间所作出的安排。采购计划是企业生产计划的一部分,是企业年度计划与目标的组成部分。编制一个完整的采购计划主要包括以下八个环节:

  1.准备认证计划

  采购认证是企业采购人员对采购单位进行考察并建立采购关系的过程。制定采购计划需要与认证部门协作进行。准备认证计划是整个采购计划工作的起点,也是做好采购计划的基础,主要包括四个方面的内容:接收客户提交的批量需求计划、接收余量需求计划、熟悉认证的环境资料、制定认证计划说明书。

  2.评估认证需求

  这是编制采购计划的第二步,主要是分析所采购物料的基本情况,比如,数量、规格、质量标准、涉及的金额等。由于在具体的规格要求交给供应商之前,采购部门是能见到它的最后一个部门,因此,需要对其进行最后的检查。如果采购部门的工作人员对申请采购的产品或服务不熟悉,就会导致检查无效。所以采购部门的评估一定要建立在专业基础之上,以保证采购的科学性。

  3.计算认证容量

  它主要包括四个方面的内容。

  (1)分析项目认证资料,即对需要采购的物料项目进行分析认证,这是采购计划人员的一项重要任务。一般来说熟练的分析几种物料的认证资料是能够做到的,要分析成千上万种的物料,其难度就要很大,甚至是不可能。这就要求采购人员不仅要熟悉业务,而且还要学会利用专业力量来分析采购物料的情况。

  (2)计算总体认证容量,就是通过对供应商订单容量的分析来确定采购市场中总体的采购产品或服务的总量。

  (3)计算承接认证容量,在总体认证容量的基础上确定配送中心可以利用的供应商的数量和供应商能够提供所要采购产品和服务的数量。

  (4)确定剩余认证容量,某物料的剩余认证容量,是所有供应商群体的剩余认证容量的总和。

  4.制定认证

  计划制定认证计划主要包括:

  (1)把需求与市场容量对比进行综合平衡,一般情况下市场供应的某种物料的容量与配送中心的需求是有差异的。一种情况是供大于求,另一种情况则是供小于求。如果是后一种情况就需要采购部门进行综合平衡,确定剩余的采购容量,进而寻找新的供应商,开辟新的供货渠道。

  (2)制定认证计划,配送中心经过对比和平衡之后要制定物料的需求认证计划,并以此为根据做好订单计划。认证物料数量的公式如下:

  认证物料数量=开发样件需求数量+检验检测需求数量+样品数量+机动数量

  5.准备订单计划

  这是订单环节的第一步,它主要有四个方面的内容。

  (1)预测市场需求,要想制订比较准确的订单计划,必须要掌握客户订单和市场需求计划,进一步将其分解便得到生产需求计划。

  (2)确定生产需求,企业的生产需求是根据生产计划确定的。采购计划人员要深人生产实际,学习和掌握生产计划及工艺知识,从而了解生产物料需求,确定企业的生产需求。

  (3)准备相关的订单环境资料,包括订单物料的供应商信息、订单比例信息、包装信息、订单周期。配送中心一般采用计算机信息系统管理物资采购订单环境信息。

  (4)制定订单计划说明书,主要包括:订单计划说明书(物料名称、需求数量、到货日期等),还有附表(市场需求计划、生产需求计划、订单环境资料)。

  6.评估订单需求

  只有准确的评估物资采购订单需求,才能为计算订单容量提供参考依据,以便制定出好的订单计划。它主要包括三个方面的内容:分析市场需求、分析生产需求、确定订单需求。

  7.计算订单容量

  计算订单容量是采购计划中的重要组成部分。只有准确地计算出订单容量,才能对比需求和容量,经过综合平衡,最后制定出正确的订单计划。计算订单容量包括四个方面内容:分析项目供应资料、计算总体订单容量、计算承接订单量、确定剩余订单容量。

  8.制定订单计划

  这是采购计划的最后一个环节,也是最重要的一个环节。订单计划做好之后就可以按照计划进行采购工作。一份订单的内容包括下单数量和下单时间两个方面的内容。

  下单数量=生产需求量-计划入库量现有库存+安全库存量

  下单时间=要求到货时间-认证周期-订单周期-缓冲时间

  (三)选择供应商

  供应商的选择是采购管理成功的关键因素。一个合适的供应商能提供合适的、高质量的、足够数量的、合理价格的、准时交货的物资供应,并具有良好的售后服务。供应商的选择必须做出基本的决策。一是决定自制还是外购;二是选择外购要进行一系列评估来确定供应商。为有效地进行采购,配送中心的采购部门必须考虑供应商旅行合同情况的记录、自己所购物料项目的分类表等。选择好物料的供应商后,配送中心的相关采购人员就要发出采购订单

  (四)拟定采购订单

  有些情况下,物流配送中心与供应商签有某种商品的销售协议,这样的话,双方就可以按销售协议供货了。如果没有销售协议,配送中心就要进行采购订单的拟定工作。采购订单必须是书面形式,即使采购订单是通过电话发出的,随后也要补上书面的订单。

  (五)货物跟催

  采购订单发给供应商之后,配送中心要对货物订单进行跟踪或催货。在一些企业中甚至会设有专职的跟踪和催货人员。跟踪是对采购订单所做的例行追踪,以便能确保供应商能够履行其货物发运的承诺。跟踪也有利于及时发现采购中的问题,例如,产品质量问题,发运环节问题等。配送中心发现问题后可以及时与供应商沟通,尽早解决问题。

  催货是对供应商施加压力,使其更好地履行发运承诺。如果供应商不能很好地履行采购协议,配送中心应该采取相应的措施,包括威胁取消订单及以后的交易活动。一般来说供应商是经过严格程序选择的,因而其遵守采购协议的信用是可靠的,催货仅适用于采购订单的一小部分。但是,在物资匮乏或竞争激烈的时候,催货有很重要的意义。

  (六)验收货物

  许多配送中心都设立专门的验收货物的职能部门。货物验收的基本目的是确保发出订单采购的货物已经实际到达;检查到达的货物是否完好无损;确保到货的数量与订购数量一致;将货物运送到指定的仓库存储或转运。在货物验收时,有时会发生货物短缺现象。这一情况可能是运输过程丢失造成的;也可能是发运时数量就不足;所有这些情况验收部门要写出详细的报告交给供应商。

  (七)支付货款和更新记录

  货物验收完毕,采购部门将按照采购协议支付供应商的货款。此环节主要注意发票的审核。

  经过以上所有步骤之后,对于一次完整的采购作业,最后还要更新采购部门的采购记录。这一工作是把采购部门与采购订单有关的文件副本进行汇集和归档,并把其中想保存的信息转化为相关的记录。需要保存的记录主要有采购订单目录、采购订单卷宗、采购商品文件、供应商历史文件、投标历史文件、采购协议(合同)等。

采购流程管理的要点[2]

  一是,采购计划是企业采购的基本依据,是控制盲目采购的重要措施。要根据生产计划物料需求计划和其他资源条件编制并且严格执行。

  二是,选择供应商是采购流程管理的重要环节。选择供应商时考虑的主要内容包括:供货期、价格质量服务、位置、信誉、柔性等,可以货比多家,尽可能地列出所有供应商清单,采用科学的方法挑选合适的供应商。

  三是,价格一直是采购中的敏感问题,买方希望压低价格,而卖方又总是想方设法提高价格,所以价格谈判就成为采购工作的一项重要任务。采购价格的确定通常要经过多渠道询价、比价、估价、议价等几个步骤,大量采购可采用竞标的方法。同时采购不仅仅是单一的价格问题,还有质量问题、交货时间与批量问题、包装与运输方式问题、售后服务问题等,需要综合权衡利弊,避免只图价格便宜,而在其他方面损失很大。

  四是,采购订单相当于合同文本,具有法律效力。签发采购订单必须十分仔细,每项条款认真填写,关键处的用词须反复推敲,表达要简洁,含义要明确。对于采购的每项物品的规格、数量、价格、质量标准、交货时间与地点、包装标准运输方式、检验形式、索赔条件与标准等都应该一一审定。

  五是,采购订单签发后并不是采购工作的结束,必须对订单的执行情况进行跟踪,防止发生对方违约的事件,保证订单顺利执行,货物按时进库。对订单实施跟踪还可以随时掌握货物的动向,万一发生意外事件,可及时采取措施,避免不必要的损失,或将损失减小到最低水平。

  六是,货物运到自己的仓库后必须马上组织人员对货物进行验收。验收是按订单上的条款进行的,应该逐条进行,仔细查对。除此以外,还要查对货损情况,如货损超标,要查明原因,分清责任,为提出索赔提供证据。货物验收完毕才能签字认可。

  七是,支付货款以前必须查对支付发票与验收的货物清单是否一致,确认没有差错以后才能签字。付款是一个动态连续的过程,对其管理应纳入企业管理信息系统,以采购管理子系统方式实现包括采购计划、订单、验收货物、确认发票、付款等几部分的控制功能。

参考文献

  1. 刘会亚主编.现代物流管理概论.中国农业出版社,2007.1
  2. 厉嘉玲主编.现代企业管理.江苏科学技术出版社,2009.07
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