采购作业流程

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采购作业流程的含义

  采购作业流程就是详细论述采购部门职责或任务的运营指南,是采购管理中最重要的部分之一,是采购活动具体执行的标准。采购作业流程通常是指有制造需求的厂家选择和购买生产所需的各种原材料、零部件等物料的全过程。

  一个完善的采购作业流程应满足所需物料在价格质量、数量、区域之问的综合平衡。即物料价格在供应商中的合理性,物料质量在制造所允许的极限范围内,物料数量能保证制造的连续性、物料的采购区域的经济性等要求。

采购作业流程包括的内容

  采购作业流程通常包括一些重要信息,这些信息有助于成功开展采购策略。有时采购作业流程没有标准或确定的形式,但基本上都有相同类型的信息。首先,采购部门为每个作业流程确定一个编码,标明有效日期和主题,并提出采购的具体目标。作业流程的第一部分往往是介绍性的,同时,如果作业流程较长,而且包括很多部分,那么就需要一个关于具体内容的表格或索引。在第一部分通常对一些重要的专用术语作出定义。第二部分一般总结与该作业流程相关的公司或者部门策略,与策略相比,作业流程的层次较低,很多作业流程在具体执行时体现了公司或者部门策略。第三部分指出了作业流程中的各职位、部门或者领域。例如,有时,外部供应商会使用公司的设备,这时,作业流程的这一部分就会说明具体负责这一工作的采购人员。最后_部分常常描述执行作业流程的实际过程。这往往是作业流程中最长和最详细的部分,是文件的具体部分,描述了员工执行任务时必曼须遵循的指令、指示和活动。这些关于采购作业流程的全部信息都会体现在采购作业流程童手册中。

采购作业流程手册的意义

  采购作业流程手册是从事采购工作人员的必备手册,它具有很重要的意义。

  (1)手册是采购员工的参考指南,而且它对新员工尤为有价值,新员工需要得到如何强完成不同活动或者任务的指标。对于经验丰富的人员,该手册仅对不同问题提供了说明,誓或者仅仅是加深了一些相关知识。

  (2)手册说明了完成一项任务所需的步骤和活动,从而能够使任务更具一致性和流畅性。一份良好的流程手册会使运营更为有效,而且涉及的内容往往比策略手册更加广泛和详细。

采购作业流程的基本步骤

  采购作业流程会因采购的来源、方式以及对象等的不同而在作业细节上有所差异,但基本流程都大同小异。以下是美国采购学者威斯汀所主张的采购的基本作业步骤。

  1.确认需求

  在采购之前应先确定买哪些物料,买多少,何时买,由谁决定等。

  2.需求说明

  确认需求之后,对需求的细节,如品质包装售后服务运输及检验方式等,均加以明确说明,以便使来源选择及价格谈判等作业能顺利进行。

  3.选择可能的供应来源

  根据需求说明在原有供应商中选择成绩良好的厂商,通知其报价,或以登报公告等方式公开征求。在选择供应商时,企业应考虑的主要因素有:

  (1)价格。物美价廉的商品是每个企业都想获得的。相对于其他因素,虽然价格并不是最重要的,但比较各个供应商提供的价格连同各种折扣是选择供应商不可或缺的一个重要指标。

  (2)质量商品质量也是一个十分重要的选择供应商的影响因素。商品质量的选择应根据企业实际情况而定,并不是质量最好的就是最适应的,应力求用最低的价格买到最适合本企业质量要求产品

  (3)服务服务也是一个很重要的选择供应商的影响因素。如更换次品、指导设备使用、修理设备等,类似这样的一些服务在采购某些项目时,可能会在选择过程中起到关键作用。

  (4)位置。供应商所处的位置对送货时问、运输成本、紧急订货与加急服务的回应时间都有影响。在当地购买有助于发展地区经济,易于形成社区信誉以及良好的售后服务

  (5)供应商库存政策。如果供应商的库存政策要求自己随时持有备件库存,那么拥有安全库存将有助于设备突发故障的解决。

  (6)柔性。那些愿意且能够回应需求改变、接受设计改变等要求的供应商应予以重点考虑。

  4.适宜价格的决定

  决定可能的供应商后进行价格谈判

  5.订单安排

  价格谈妥后,应办理订货签约手续。订单和合约均属于具有法律效力的书面文件,对买卖双方的要求、权利及义务必须予以说明。

  6.订单追踪与稽核

  签约订货后,为求销售厂商如期、如质、如量交货,应依据合约规定,督促厂商按规定交货,并予以严格验收入库

  7.核对发票

  厂商交货验收合格后,随即开具发票。要求付清货款时,对于发票的内容是否正确,应先经采购部门核对后财务部门才能办理付款

  8.不符与退货处理

  凡厂商所交货品与合约规定不符而验收不合格者,应依据合约规定退货,并立即办理重购,予以结案。

  9.结案凡验收

  合格付款,或验收不合格退货,均须办理结案手续,清查各项书面资料有无缺失、绩效好坏等,并签报高级管理层或权责部门核阅批示。

  10.记录与档案

  维护凡经结案批示后的采购文件,应列入档案登记编号分类,予以保管,以备参阅或事后发生问题查考。档案应具有一定保管期限的规定。

采购作业流程的注意事项

  在设计采购作业流程时,应注意以下要点。

  1.采购结构应与采购数量、种类、区域相匹配

  一方面,过多的流程环节会增加组织流程运作的作业与成本,降低工作效率;另一方面,流程过于简单、监控点设置不够等,将导致采购过程操作失去控制,产生物资质量、供应、价格等问题。

  2.先后顺序及实效控制

  应注意其流畅性与一致性,并考虑作业流程所需的时限。例如,避免同一主管对同一采购文件作数次的签核;避免同一采购文件在不同部门有不同的作业方式;避免一个采购文件会签部门太多,影响作业实效。

  3.关键点设置

  为便于控制,使各项在处理中的采购作业在各阶段均能被追踪管理,应设置关键点的管理要领或办理时限。例如,国外采购询价、报阶、申请输入许可证、出具信用证、装船报关、提货等均有管理要领或办理时限。

  4.权责或任务的划分

  各项作业手续及查核责任,应有明确权责规定及查核办法。比如,请购、采购、验收、付款等权责应予区分,并指定主办单位。

  5.配合作业方式的改善

  例如,手工的作业方式改变为计算机管理系统辅助作业后,其流程与表格需作相应的调整或重新设计

  6.采购流程应反映集体决策的思想

  由计划、设计、工艺、认证、订单、质量等人员一起来决定供应商的选择。处理程序应合时宜,应注意采购程序的及时改进。早期设计的办理程序或流程经过若干时日后应加以检查,并不断改进与完善,以回应组织的变更或作业上的实际需要。

  7.避免作业过程中发生摩擦、重复与混乱

  注意变化性或弹性范围以及偶发事件的处理规则。例如,在遇到“紧急采购”及“外部授权”时,应有权宜的办法或流程来特别处理

  8.价值与程序相适应

  程序繁简或被重视的程度应与所处理业务或采购项目的重要性或价值的大小相适应。凡是涉及数量较大、价值较高或容易发生舞弊的作业,应有比较严密的处理监督;反之,则可略微放宽,以求提高工作效率

  9.处理程序应适合现实环境

  应注意程序的及时改进。早期设计的处理程序或流程,经过若干时间段以后,应加以审查,不断改进,以适应组织变更或作业上的实际需要。

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