網路費用報銷系統
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網路報銷，又稱網上報銷、報銷管理，是基於Internet的財務報銷流程。在這一流程下，員工可以在任何時間、從任何地點提交財務報銷申請，領導可用數字簽名的方式在任何時間、任何地點進行業務審批，財務部門對原始憑證審核無誤後，自動生成記賬憑證，並可以通過網上銀行進行支付。
1、 系統目標
為建立完善的面向互聯網的網路財務框架體系，實現網上報銷系統作為面向業務流程的前端系統。網上報銷系統起著信息收集平臺的作用，所有的費用支出都可以通過網上報銷系統，實現收集數據、規範數據、完成數據的共用和集成。其主要功能包括：
1）當費用審批完成後，要求該筆費用的所有相關信息同時進入資金帳務系統、資金管理系統、銀行介面系統；
2）要求資金帳務系統、資金管理系統的數據可以互相核對，保持數據的一致性；
3）要求銀行介面系統、資金管理系統的數據可以互相核對，保持數據的一致性；
4）該套系統要求能夠同時滿足企事業單位和政府部門的實際資金管理現狀：
5）要求該系統的各個模塊是可裝卸的，任何一個拆開來都可以獨立使用，以滿足不同的需求。
2、系統任務
有效利用現有的成熟的高新技術和網路資源，並將其合理整合，建立快速有效、安全的網路財務管理體系，實現財務管理的極大靈活性。提供規範的數據介面，為企業的網上轉帳支付、建立現有帳務系統連接提供有效的手段。依靠網路優勢和合理的管理流程，實現財務管理的規範有序，監督有力，同時藉助強大的資料庫資源為決策機關提供各類決策依據。
會計電算化在中國的發展已有十幾年的歷史，隨著信息化的進步，財務軟體系統日漸成熟穩定，廣大財務工作者對財務軟體的使用也普遍接受，大部分企事業已經把財務軟體作為工作中不可缺少的工具，就像當初會計使用算盤一樣。
如今，財務軟體的發展也推動了企業對信息化的需求不斷提高，財務軟體已經遠遠不能滿足管理的需要，其中費用支出控制就是目前企業最為關心的一個財務環節，大部分企業還是使用著傳統的手工管理方法，費用報銷一直手工操作，預算人為控制。
傳統的報銷方式已經不能適應企業發展的現狀和管理需求，預算報銷系統的出現是會計電算化在企業全面推動的有利補充，擴大了企業信息化的範圍，提高了內部管理層次，極大的改善了現有財務對費用控制的模式。現在預算報銷軟體的出現和十幾年財務軟體的出現一樣具有時代意義。
讓我們一起來回憶下傳統報銷的整個過程，忙忙碌碌的報銷人員趕回公司填著報銷單，因為只能在公司才能填制報銷單，找到單據填完後，又急急忙忙的去找部門領導簽字，部門領導看著報銷單，找出預算執行情況表，因為有些費用公司規定有預算控制，查著有無報銷內容超出預算，報銷人員拿著部門領導簽完字的單據，又跑去找老總簽字，老總可不好找，趁著老總在趕緊把字簽了，最後送到財務審批，財務審查後讓報銷人員等著領款通知，在報銷過程這麼順利的情況下，報銷人員也花了近兩個小時的時間。假如簽字過程不順利或者單據填寫不合格，那就只能花費更多的時間了。如果集團費用支出金額龐大，報銷時間地點又比較集中，可以想象財務的壓力是多麼的大。由此可見，傳統的報銷方式的很多缺陷使得很多大中型企業費用管理所不能滿足需求。
1.報銷單據不規範，費用支出合理性不能控制，報銷相關規定不能即使查詢，導致出錯率較高，影響個人報銷和部門財務核算，而且效率低下，字跡模糊者更不易辨認。
2.原始單據紙質形式保存，無法查詢、彙總、做多年數據分析比較，報銷同時不能查詢歷史相關數據。
3.傳統的報銷方式不能實現遠距離填制報銷單，報銷時間容易集中，大量工作堆積在財務審核和核算，造成工作積壓，不利於工作優化
4.各級審批人在審批單據時由於時間、地點因素不能快速通過，有時在某一審批節點會停留很長時間，甚至需要報銷人員來來回回奔跑很多部門，報銷周期過長，員工抱怨，領導煩瑣。
5.如有項目或費用預算控制，傳統報銷模式只能人工同時翻看預算情況表和報銷單據，挨個查詢，在報銷業務複雜的企事業單位，此項工作嚴重的占用了大量的時間精力。
6.財務會計需要把每次報銷業務做成財務憑證，此後記賬工作才能發揮財務軟體的優勢，但是由於報銷數量眾多，業務繁雜，還需要審核原始發票，同時需要粘貼，然後在財務系統錄入憑證，難免出錯，而且錯誤難以發現。
7.單位費用支出規則和預算制度無法強制遵守，常常因為個人因素不能很好貫徹執行，
例如前款不清，後款不借，專款專用，各項支出額度，報銷截止期限等等
8.傳統的報銷方式沒有把在途的報銷或借款業務(也就是報銷人員已經提交，但未完全審批結束的業務)納入預算體系，造成預算餘額數據和預算支出數據缺乏科學性和合理性。
以上只是一些比較容易發現而且真實存在的現象，在全額預算支出單位和大型集團企業尤為突出，採用網路報銷系統勢在必行。國際上一些大型集團和國內知名企業早已實行網路報銷模式，並且獲得了很好的實際效果。國內的網路報銷系統生產商中科普達也已經推出了安全、先進的預算報銷系統，並且與用友、金蝶、ORACLE等軟體結合，達到報銷業務、財務記賬一體化，極大的提高企業財務費用管理的效率。
預算報銷系統的應用價值體現在三大功能部分，一、預算功能，二、報銷功能，三、分析功能。
在預算功能的應用價值有：
1.統一規範預算支出制度，為企業預算管理措施得以有效實施提供基礎平臺，提高會計信息質量。
2.促進財務業務數據有效結合，加強部門之間信息溝通，控制費用支出合理性，嚴格執行預算情況控制，達到管理協調統一。
3.全程實時費用動態監管，掌握費用支出流向，真正實現“事前預算控制，事中財務核算，事後報表分析”。
4.提供動態的預算執行控制和預警機制，各級領導可以隨時監督執行支出情況。
在報銷功能的應用價值有：
1.系統協助領導由“被動式管理”向“主動式管理”轉變，各級主管可以在任何時間集中簽批，實現企事業費用支出多級主動監督和審批。
2.在項目管理方面，通過預算報銷系統能合理監督項目費用支出分配結構情況和項目費用支出時效性。
3.規範借款報銷單據格式，在填寫時進行容錯控制，使得填單出錯率大大降低，同時系統對於項目支出明細進行有效性檢查
4.系統自定義審批流程，用戶能夠動態的對審批流程進行查看，並即時關聯查詢到報銷單據，報銷單據提交後會通過郵件的方式和簡訊方式向後續審批節點進行自動通知。
5.財務自動生成記賬憑證，大大減少會計手工填寫的錯誤率，簡化財務記賬工作量，提高財務工作效率。
6.對於報銷單據的原始數據進行電子歸檔，永久保留，並可隨時調閱查詢。
在報表分析功能的應用價值有：
1.預算報銷系統數據實時更新，保證數據準確真實
3.報表數據提供許可權管理，數據集中、安全。
- 企事業單位的內部報銷工作，包括行政機關、教育行業、軍工行業
- 適用於財政支付中心和集中支付單位
- 財政集中支付的各種委辦局
- 適用於非集中支付的政府部門
- 各政府系統的財務報銷，如各級公、檢、法系統
- 適用於大中型集團企業財務結算中心
- 集團內部集中報銷管理，全面預算管理和費用支出控制
1.開放性
包括可互操作性、可移植性、可伸縮性。互操作性是指現有的不同供應商提供的不同系統之間的互相對話功能，包括與用友、金蝶、新大中等財務軟體以及ORACLE、SAP等大型管理軟體帳務模塊的互操作性和常見網路銀行的互操作性。可以伸縮性即為可拓展性，簡單地說就是系統具有平滑升級能力和擴充能力。
2.可靠性
保證系統是一個有機整體，傳輸中不致出現數據丟失；當某節點發生故障是，不會導致整個系統癱瘓。
3.可擴充性
能實現系統的平滑升級和擴充。
4.易用性
當費用申請提交後，通知審批人審批；登錄後對於要求發佈的公告，通知用戶；銀行劃款成功後通知用戶已到帳。
5.實用性
開發的系統應能替代繁瑣的手工流程，易於操作、維護、管理，界面友好。
6.安全性
在軟體級、系統級、應用級、企業級均有安全機制。
7．簡易操作性
採用圖形化界面，操作界面和風格要統一，處理流程簡單，業務用語規範。
8.信息共用和許可權
在一定條件下和一定範圍內，各部門均可按自己的職責許可權調閱、調用各種信息。
- 消息中心是系統內部的管理員或財務人員用來發佈財務信息、各種通知的平臺。
- 規章制度是財務人員用來發佈各種財務制度的工具，員工在這裡能夠看到最新的財務規章制度。
- 單據下載是員工下載各種報銷單據和財務人員修改財務單據類型的動作菜單。員工可以下載公司各類規定的報銷單、借款單、應酬費、差旅費等單據模版；財務人員隨時可根據需要進行單據模版的更新。
- 單據導入是用於提交離線報銷申請單據的工具，是和單據申請併列的單據提交系統。用戶可用離線使用填寫完畢的單據進行數據的校驗、上傳導入資料庫。
- 業務審批是業務主管對單據的業務審批，即以數字簽名方式對員工費用開支進行審批的動作菜單。
- 財務審批是財務人員對員工傳遞來的原始憑證的合法性，以及是否與領導簽批的報銷申請單相符進行審核的動作菜單。
- 個人查詢是員工用於查詢自己所有單據的報銷狀況，或者某一特定單據在報銷流程中當前所處狀態的動作菜單。
- 個人銀行是用來查詢用戶和財務部門內部帳務關係的動作菜單。
- 領導查詢是用於領導查詢需要進行業務審批的單據情況的動作菜單。
- 財務查詢用於財務人員查詢需要進行財務審批或財務執行的單據的動作菜單。
- 銀行付款查詢是財務人員用於查詢銀行付款狀況的動作菜單。
- 銀行管理系統是財務人員將憑證資料庫中涉及付款的信
息轉換為銀行付款資料庫，根據付款銀行選擇自動轉換為銀行介面數據進行銀行付款，並可根據銀行對帳單進行自動對帳。
- 系統管理是系統管理員對用戶數據、用戶角色及登錄日誌進行查詢和管理的功能模塊。
- 基礎數據是系統管理員對系統內的各項初始數據進行配置的功能模塊。它包括財務審批系統配置，帳務管理系統配置，銀行管理系統配置，資金管理系統配置，用戶角色配置等內容。
預算報銷軟體與財務軟體的區別
網路預算報銷軟體 財務軟體 使用範圍 全體員工 財務部人員 預算控制 事前控制 業務發生後記錄 審批流程 有 無 管理內容 費用、支出、項目、課題 所有財務內容 單據形式 報銷單、借款單、預算表 憑證、報表 功能模塊 項目申報、預算、借款、報銷、流程 總帳、報表、應收應付等 支出過程管理 有 無
