网络费用报销系统

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什么是网络报销

  网络报销,又称网上报销、报销管理,是基于Internet的财务报销流程。在这一流程下,员工可以在任何时间、从任何地点提交财务报销申请,领导可用数字签名的方式在任何时间、任何地点进行业务审批,财务部门原始凭证审核无误后,自动生成记账凭证,并可以通过网上银行进行支付。

网络费用报销系统目标

  1、 系统目标

  为建立完善的面向互联网的网络财务框架体系,实现网上报销系统作为面向业务流程的前端系统。网上报销系统起着信息收集平台的作用,所有的费用支出都可以通过网上报销系统,实现收集数据、规范数据、完成数据的共享和集成。其主要功能包括:

  1)当费用审批完成后,要求该笔费用的所有相关信息同时进入资金帐务系统、资金管理系统、银行接口系统;

  2)要求资金帐务系统、资金管理系统的数据可以互相核对,保持数据的一致性;

  3)要求银行接口系统、资金管理系统的数据可以互相核对,保持数据的一致性;

  4)该套系统要求能够同时满足企事业单位和政府部门的实际资金管理现状:

  5)要求该系统的各个模块是可装卸的,任何一个拆开来都可以独立使用,以满足不同的需求

2、系统任务

  有效利用现有的成熟的高新技术和网络资源,并将其合理整合,建立快速有效、安全的网络财务管理体系,实现财务管理的极大灵活性。提供规范的数据接口,为企业的网上转帐支付、建立现有帐务系统连接提供有效的手段。依靠网络优势和合理的管理流程,实现财务管理的规范有序,监督有力,同时借助强大的数据库资源为决策机关提供各类决策依据。

传统报销系统的劣势分析

  会计电算化在中国的发展已有十几年的历史,随着信息化的进步,财务软件系统日渐成熟稳定,广大财务工作者对财务软件的使用也普遍接受,大部分企事业已经把财务软件作为工作中不可缺少的工具,就像当初会计使用算盘一样。

  如今,财务软件的发展也推动了企业对信息化的需求不断提高,财务软件已经远远不能满足管理的需要,其中费用支出控制就是目前企业最为关心的一个财务环节,大部分企业还是使用着传统的手工管理方法,费用报销一直手工操作,预算人为控制。

  传统的报销方式已经不能适应企业发展的现状和管理需求,预算报销系统的出现是会计电算化在企业全面推动的有利补充,扩大了企业信息化的范围,提高了内部管理层次,极大的改善了现有财务对费用控制的模式。现在预算报销软件的出现和十几年财务软件的出现一样具有时代意义。

  让我们一起来回忆下传统报销的整个过程,忙忙碌碌的报销人员赶回公司填着报销单,因为只能在公司才能填制报销单,找到单据填完后,又急急忙忙的去找部门领导签字,部门领导看着报销单,找出预算执行情况表,因为有些费用公司规定有预算控制,查着有无报销内容超出预算,报销人员拿着部门领导签完字的单据,又跑去找老总签字,老总可不好找,趁着老总在赶紧把字签了,最后送到财务审批,财务审查后让报销人员等着领款通知,在报销过程这么顺利的情况下,报销人员也花了近两个小时的时间。假如签字过程不顺利或者单据填写不合格,那就只能花费更多的时间了。如果集团费用支出金额庞大,报销时间地点又比较集中,可以想象财务的压力是多么的大。由此可见,传统的报销方式的很多缺陷使得很多大中型企业费用管理所不能满足需求。

传统报销系统在管理上缺陷

  1.报销单据不规范,费用支出合理性不能控制,报销相关规定不能即使查询,导致出错率较高,影响个人报销和部门财务核算,而且效率低下,字迹模糊者更不易辨认。

  2.原始单据纸质形式保存,无法查询、汇总、做多年数据分析比较,报销同时不能查询历史相关数据。

  3.传统的报销方式不能实现远距离填制报销单,报销时间容易集中,大量工作堆积在财务审核和核算,造成工作积压,不利于工作优化

  4.各级审批人在审批单据时由于时间、地点因素不能快速通过,有时在某一审批节点会停留很长时间,甚至需要报销人员来来回回奔跑很多部门,报销周期过长,员工抱怨,领导烦琐。

  5.如有项目或费用预算控制,传统报销模式只能人工同时翻看预算情况表和报销单据,挨个查询,在报销业务复杂的企事业单位,此项工作严重的占用了大量的时间精力。

  6.财务会计需要把每次报销业务做成财务凭证,此后记账工作才能发挥财务软件的优势,但是由于报销数量众多,业务繁杂,还需要审核原始发票,同时需要粘贴,然后在财务系统录入凭证,难免出错,而且错误难以发现。

  7.单位费用支出规则和预算制度无法强制遵守,常常因为个人因素不能很好贯彻执行,

  例如前款不清,后款不借,专款专用,各项支出额度,报销截止期限等等

  8.传统的报销方式没有把在途的报销或借款业务(也就是报销人员已经提交,但未完全审批结束的业务)纳入预算体系,造成预算余额数据和预算支出数据缺乏科学性和合理性。

  以上只是一些比较容易发现而且真实存在的现象,在全额预算支出单位和大型集团企业尤为突出,采用网络报销系统势在必行。国际上一些大型集团和国内知名企业早已实行网络报销模式,并且获得了很好的实际效果。国内的网络报销系统生产商中科普达也已经推出了安全、先进的预算报销系统,并且与用友金蝶ORACLE等软件结合,达到报销业务、财务记账一体化,极大的提高企业财务费用管理的效率。

网络报销系统的应用价值

  预算报销系统的应用价值体现在三大功能部分,一、预算功能,二、报销功能,三、分析功能。

  在预算功能的应用价值有:

  1.统一规范预算支出制度,为企业预算管理措施得以有效实施提供基础平台,提高会计信息质量

  2.促进财务业务数据有效结合,加强部门之间信息沟通,控制费用支出合理性,严格执行预算情况控制,达到管理协调统一。

  3.全程实时费用动态监管,掌握费用支出流向,真正实现“事前预算控制,事中财务核算,事后报表分析”。

  4.提供动态的预算执行控制和预警机制,各级领导可以随时监督执行支出情况。

  在报销功能的应用价值有:

  1.系统协助领导由“被动式管理”向“主动式管理”转变,各级主管可以在任何时间集中签批,实现企事业费用支出多级主动监督和审批。

  2.在项目管理方面,通过预算报销系统能合理监督项目费用支出分配结构情况和项目费用支出时效性。

  3.规范借款报销单据格式,在填写时进行容错控制,使得填单出错率大大降低,同时系统对于项目支出明细进行有效性检查

  4.系统自定义审批流程,用户能够动态的对审批流程进行查看,并即时关联查询到报销单据,报销单据提交后会通过邮件的方式和短信方式向后续审批节点进行自动通知。

  5.财务自动生成记账凭证,大大减少会计手工填写的错误率,简化财务记账工作量,提高财务工作效率

  6.对于报销单据的原始数据进行电子归档,永久保留,并可随时调阅查询。

  在报表分析功能的应用价值有:

  1.预算报销系统数据实时更新,保证数据准确真实

  2.多年预算数据、支出数据对比分析,趋势分析

  3.报表数据提供权限管理,数据集中、安全。

网络费用报销系统的应用范围

  • 企事业单位的内部报销工作,包括行政机关、教育行业、军工行业
  • 适用于财政支付中心和集中支付单位
  • 财政集中支付的各种委办局
  • 适用于非集中支付的政府部门
  • 各政府系统的财务报销,如各级公、检、法系统
  • 适用于大中型集团企业财务结算中心

网络费用报销系统的设计原则

  1.开放性

  包括可互操作性、可移植性、可伸缩性。互操作性是指现有的不同供应商提供的不同系统之间的互相对话功能,包括与用友金蝶、新大中等财务软件以及ORACLESAP等大型管理软件帐务模块的互操作性和常见网络银行的互操作性。可以伸缩性即为可拓展性,简单地说就是系统具有平滑升级能力和扩充能力。

  2.可靠性

  保证系统是一个有机整体,传输中不致出现数据丢失;当某节点发生故障是,不会导致整个系统瘫痪。

  3.可扩充性

  能实现系统的平滑升级和扩充。

  4.易用性

  当费用申请提交后,通知审批人审批;登录后对于要求发布的公告,通知用户;银行划款成功后通知用户已到帐。

  5.实用性

  开发的系统应能替代繁琐的手工流程,易于操作、维护、管理,界面友好。

  6.安全性

  在软件级、系统级、应用级、企业级均有安全机制。

  7.简易操作性

  采用图形化界面,操作界面和风格要统一,处理流程简单,业务用语规范。

  8.信息共享和权限

  在一定条件下和一定范围内,各部门均可按自己的职责权限调阅、调用各种信息。

网络报销系统主要功能简介

  • 消息中心是系统内部的管理员或财务人员用来发布财务信息、各种通知的平台。
  • 规章制度是财务人员用来发布各种财务制度的工具,员工在这里能够看到最新的财务规章制度。
  • 单据下载是员工下载各种报销单据和财务人员修改财务单据类型的动作菜单。员工可以下载公司各类规定的报销单、借款单、应酬费、差旅费等单据模版;财务人员随时可根据需要进行单据模版的更新。
  • 单据导入是用于提交离线报销申请单据的工具,是和单据申请并列的单据提交系统。用户可用离线使用填写完毕的单据进行数据的校验、上传导入数据库。
  • 业务审批是业务主管对单据的业务审批,即以数字签名方式对员工费用开支进行审批的动作菜单。
  • 财务审批是财务人员对员工传递来的原始凭证的合法性,以及是否与领导签批的报销申请单相符进行审核的动作菜单。
  • 个人查询是员工用于查询自己所有单据的报销状况,或者某一特定单据在报销流程中当前所处状态的动作菜单。
  • 个人银行是用来查询用户和财务部门内部帐务关系的动作菜单。
  • 领导查询是用于领导查询需要进行业务审批的单据情况的动作菜单。
  • 财务查询用于财务人员查询需要进行财务审批或财务执行的单据的动作菜单。
  • 银行付款查询是财务人员用于查询银行付款状况的动作菜单。
  • 银行管理系统是财务人员将凭证数据库中涉及付款的信

息转换为银行付款数据库,根据付款银行选择自动转换为银行接口数据进行银行付款,并可根据银行对帐单进行自动对帐

  • 系统管理是系统管理员对用户数据、用户角色及登录日志进行查询和管理的功能模块。
  • 基础数据是系统管理员对系统内的各项初始数据进行配置的功能模块。它包括财务审批系统配置,帐务管理系统配置,银行管理系统配置,资金管理系统配置,用户角色配置等内容。

预算报销软件与财务软件的区别

预算报销软件与财务软件的区别

网络预算报销软件财务软件
使用范围全体员工财务部人员
预算控制事前控制业务发生后记录
审批流程
管理内容费用、支出、项目、课题所有财务内容
单据形式报销单、借款单、预算表凭证、报表
功能模块项目申报、预算、借款、报销、流程总帐、报表、应收应付等
支出过程管理

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