機構精簡

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什麼是機構精簡

  機構精簡是指在完成任務目標的前提下,企業組織機構越精簡越好,用人越少越好。所謂最好的組織結構,就是能夠保證實現企業任務目標的、最簡單的組織結構。

精簡機構的實施

  為了真正實現機構的精簡和高效,企業必鬚根據自己的實際情況,進行科學的組織分析,在分析的基礎上做出精簡機構的有效決策。最通用的分析方法是工作負荷分析。

  1.工作負荷分析

  所謂工作負荷分析,就是將組織及其部門客觀需要完成的工作量和實際完成的工作量進行對比分析,並與組織內外其他部門的工作負荷進行比較,以評價其工作效率與貢獻的一種組織分析方法。

  2.正確實施機構精簡

  企業在進行機構精簡時應以先調研、後優化為總體原則,按步驟穩妥推進。首先,領導要以身作則,為基層員工樹立精幹節約的榜樣,讓員工感覺企業改革有可以信賴的主心骨。其次,要讓分流的員工無後顧之憂,讓留下的員工能安心積極地工作。再次,被精簡部門的職能必須由相關部門接管,防止人員減下來可效率依然沒提高的情況出現。最後,機構“瘦身”不能搞“一刀切”。對技術要求高、任務重、資源需加強的部門,如運維和營銷關係企業發展大局的部門,原則上數量不作精簡,只進行質量上的提升,具體可通過實行內部競爭上崗、雙向選擇的辦法落實,確保關鍵部門人力資源到位。通過機構精簡企業應不斷調整和完善機構設置,理順部門的職能分工,提高管理水平和運作效率

機構精簡與高效的關係

  機構精簡包含兩個方面的含義:首先是能夠保證企業任務目標的實現,為了精簡而精簡不符合任務目標的原則;其次才是選擇最簡單的組織結構,用最少的部門分工、最少的聯繫環節和最少的人員,完成企業的任務目標。

  組織結構設計中的高效也有兩個方面的含義:高效率和高效力。在對組織進行評估時,效率和效力是兩個獨立的標準,組織可以同時具備效率和效力,或者沒有效率也沒有效力,或者有效率但無效力,或者有效力而無效率。比如,一個手機生產廠商可能會通過組織措施調動內部員工的積極性,迅速地組織自己的技術力量和各種資源設計和生產某種型號的手機,它是非常有效率的,但如果該型號的手機不能適應市場需要,它就是沒有效力的。反過來,如果該企業能夠生產和銷售顧客所需要的手機,但在企業內部卻可能為了這一目標重覆投入人力、物力、財力等資源,此時,該組織是有效力的,但缺乏效率。所以,我們這裡所說的高效應該是效率和效力的統一。

  機構精簡與高效是社會化大生產的客觀要求,也是在知識經濟時代保持企業變革創新能力的重要基礎。現代化大生產與小生產不同:小生產增加勞動成果,主要依靠投入更多的勞動力和提高勞動強度;而現代化大生產及其管理主要是依靠運用先進的科學技術,依靠合理的分工與協作,各個環節的能力要保持科學的比例關係,所以,不能搞人海戰術。否則,人員過多,人浮於事,不僅直接降低效率,而且還會產生互相推諉的現象,造成許多無功損耗,進一步降低效率。進入知識經濟時代,企業競爭實力更加依賴於其對現代信息技術的運用和知識的快速共用。知識管理的核心就是在企業內部建立一個有利於交流的組織結構和文化氛圍,使員工之間的交流順暢,使企業的知識發揮最大的效用。顯然,組織結構越是精簡,組織運行越是高效,知識的創造流程就越流暢,知識共用的機會和收益也就可能越大。

  從組織設計與變革的角度來講,機構精簡是手段,組織高效是目的。精簡是為了高效,高效也要求精簡;精簡必須服從和服務於高效,高效的組織運行又一定符合機構精簡的原則。正確理解精簡與高效的關係就是要杜絕為了精簡而精簡,避免不加分析的簡單撤並、組合,這會破壞組織運行的效率和效力,造成組織的頻繁變動和資源的浪費。

參考文獻

  • 毛文靜,唐麗穎編.《組織設計》.杭州:浙江大學出版社.2012(12).第106頁
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