內部報告系統

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內部報告系統(Internal Reporting System)

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內部報告系統概述

  內部報告系統以企業內部會計系統為主,輔之以銷售信息系統組成,是營銷信息系統中最基本的子系統。其作用在於報告訂貨、庫存銷售費用現金流量應收款、應付款等方面的數據資料。

內部報告系統的組成

  内部报告系统

  圖:內部報告系統

  內部報告系統的核心是訂單——發貨——帳單的迴圈。銷售人員把訂單送至企業,負責管理訂單的機構把有關訂單的信息送至企業內的有關部門,然後企業把帳單和貨物送至購買者的手中。這是一般營銷企業的常規操作程式,然而是否具有措施以保證這一迴圈中的各個步驟快速而準確地完成,則明顯地反映著企業不同的營銷能力和營銷效率。

  內部報告系統還包括及時、全面、準確的銷售報告。這個功能應該主動地為決策者提供他們認為需要的,以及他們暫還不瞭解但實際需要的信息,以幫助決策者把握最佳的決策時機,提高企業的競爭優勢。就現實情況而言,由於信息網路的普及,企業基本上都建立了比較健全的銷售報告系統,完全有條件在瞬間就清晰地集中反映分散在各處的關聯企業過去及現在的銷售和庫存數據。

  通過分析內部報告系統所提供的信息,能發現重要的機會和問題。但應註意儘量避免該系統提供重覆信息,那樣會造成營銷成本上升和相關人員陷入繁瑣的銷售資料堆中。

內部報告系統的運用

  內部報告系統是營銷管理中使用最多、最基本的信息收集處理系統。這一系統主要通過企業的財務管理系統和統計系統向營銷管理者呈報相關營銷信息資料,包括訂單、銷售額存貨、應收賬款等信息,主要為管理者提供參考資料,以利於對市場機會的把握和潛在問題的處理。

  為了能夠有效地運行此系統,企業除了要規範運作外,還要註重報告信息提供的及時性。首先,規範化運作是企業內部報告系統數據穩定性的基礎,如果不能保證系統信息數據的準確性,就無法保證分析結果的安全性,因此而做出的市場戰略和策略也不會具有針對性。其次,內部信息收集整理的時效性也至關重要。市場如戰場,尤其在目前的市場環境下,市場機會和市場高峰期瞬息萬變,在激烈的市場競爭中,競爭者及時有效的營銷戰略和策略的運用,往往可能導致本企業市場機會的喪失和市場份額的下降;同樣,由於及時的信息的提供和戰備策略運用,極有可能獲得較為可觀的市場收益

  企業內部報告系統實質上是各種銷售信息在此子系統中的傳遞。高效信息技術的運用,為本系統的良性運行提供了技術保障。企業在設計本系統時要具有針對性。此系統是一實用型系統收集處理工具,應避免目標數據的非相關性,即信息要求準確且信息量少,減少營銷管理者處理信息資料的繁雜程度,使其有更多精力投入到營銷分析、營銷戰略和營銷策略的處理和制定上。另外,對於本系統的信息提供不易過於敏感,減少因市場微小變動而給企業營銷管理者帶來的不必要的過分反應。此外,營銷管理者要對信息具有一定的相關判斷能力,由於信息收集的部門不同,所給出的信息具有的服務目的也不同,要求營銷管理者具有敏銳的營銷思維,準確有效地斟別信息的偏向性,合理利用信息,為企業的營銷決策提供合理的數據分析參數。


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