採購規劃

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採購規劃(Procurement Planning)

　　採購規劃是指通過一定的方法和程式，確定哪些項目需求以從企業之外採購產品或服務為好的過程。該項過程涉及到考慮是否需要採購、如何採購、採購什麼、採購多少、以及何時採購。當項目從企業之外取得產品與服務時，每項產品或者服務必須經歷從詢價規劃直到合同收尾的各個過程，每項產品或服務事項至少實施一次。採購規劃還應考慮潛在的賣方，特別是當買方希望以發包決策施加某種程度的影響或控制時更是如此。通過採購規劃，可以將採購項目分類，從而為集中採購打下基礎。集中採購對於採購價值的意義，不僅在於直接的程式合規，而且從採購量上對採購價值的實現提供了保障。

　　當項目從實施組織之外取得項目履行所需的產品、服務和成果時，每項產品或者服務都必須經歷從採購規划到合同收尾的各個過程。

　　採購規划過程也包括考慮潛在賣方的過程，特別是在買方希望對發包決策施加一定的影響或控制的情況下。同時，也應考慮由誰負責獲得或持有法律、法規或組織政策要求的任何相關許可證或專業執照。

　　項目進度計劃可對採購規划過程造成重大影響，在制定採購管理計划過程中形成的決策也會影響項目進度計劃，並與進度制定、活動資源估算和自製或外購決策過程交互作用。

　　採購規划過程包括對每項自製或外購決策涉及的風險，及就風險緩解或風險轉移給賣方而計劃使用的合同類型進行審核。

　　採購規劃是在考慮了買賣雙方關係之後，從買者角度制定的。採購規劃的過程就是識別哪些項目的需要可以通過從實施組織外部採購產品和設備來得到滿足。採購規劃應當考慮合同和分包合同（例如，買主經常希望對所有分包決策施加某種程度的影響或控制）。

• 採購規劃一般要對下列事項之一作出決策：
  • 通過一家總承包商採購所有或大部分所需要的貨物和服務。
  • 向多家承包商採購很大一部分需用的貨物和服務。
  • 採購需用貨物和服務的一小部分。
  • 不採購貨物和設備。

　　(一)範圍說明

　　範圍說明書說明瞭項目目前的界限，提供了在採購規划過程中必須考慮的項目要求和策略的重要資料。隨著項目的進展，範圍說明書可能需要修改或細化，以反映這些界限的所有變化。範圍說明應當包括對項目的描述、定義，以及詳細說明需要採購的產品類目的參考圖或圖表及其他信息。具體包括以下內容：

　　1．項目的合理性說明(設計說明書)。解釋為什麼要進行這一項目。項目存在的合理性風險是買方承擔的。

　　2．項目可支付成果(執行說明書)。這是一份主要的、屬於歸納性的項目清單，其完整、令人滿意的交付，標志著項目的完成。項目存在的執行風險由承包商承擔。

　　3．項目目標(功能說明書)。這是項目成功必須要達到的某些數量標準。項目目標至少必須包括費用、進度和質量標準。項目目標應當有屬性、計量單位和數量值。未量化的目標未來會存在很大的風險。

　　(二)產品說明

　　產品(項目最終成果)的說明，提供了有關在採購計划過程中需要考慮的所有技術問題或註意事項的重要材料。

　　(三)採購活動所需的資源

　　項目實施組織若沒有正式的訂貨單位，則項目管理班子將自己提供資源和專業知識支持項目的各種採購活動。

　　(四)市場狀況

　　採購計划過程必須考慮市場上有何種產品可以買到、從何處購買，以及採購的條款和條件是怎樣的。

　　(五)其他計劃結果

　　只要有其他計劃結果可供使用(如項目成本初步估算、質量管理計劃等等)，則在採購計划過程中必須加以考慮。

　　(六)制約條件和基本假設

　　由於項目採購存在著諸多變化不定的環境因素，項目實施組織在實施採購過程中，面對變化不定的社會經濟環境所做出的一些合理推斷，就是基本假設。制約條件和基本假設的存在限制了項目組織的選擇範圍。

　　(七)物料清單

　　物料清單是指產品的具體明細表，是採購部門確定採購計劃的最重要的依據，是生產部門安排生產的依據，是計劃部門確定物料需求計劃的依據。物料清單按所包括內容詳細程度的不同分為單級物料清單、多級物料清單和綜合物料清單。

　　1．自製或外購分析

　　自製或外購分析是一種通用的管理技術，是項目採購規划過程的一部分，用以確定某項具體產品或服務是由項目團隊自行生產還是採購。在進行自製或外購決策過程中，應考慮項目預算的任何制約因素。如果決定購買，則應繼續做出購買或租賃決策。此項分析包括直接費用與間接費用。

　　例如，在考慮“外購” 時，分析應包括購買該項產品的實際支出的直接費用，也應包括管理採購過程所需的間接費用。

　　在自製或外購分析中，如果決定外購，則反映了實施組織的長遠規劃和項目的當前需要。例如，決定購置某項固定資產（包括任何物品，如從施工吊車到個人電腦），而不是租用或者租賃，從項目經濟效益上看可能合算，也可能不合算。但是如果實施組織需要長期使用該項固定資產，則分攤到項目上的那部分購置費用就有可能低於租賃費用。可根據邊際分析進行成本的分攤。

　　實施組織的長遠戰略也是自製或外購分析中應考慮的內容。組織內可能不具備實施項目所需的產品。然而，組織可能預期將來需要這些產品，或組織計劃將來生產這種產品。儘管現有項目可能存在相關的制約因素或要求，上述考慮可能會促使做出自製決策。在這種情況下，記入項目的費用可能少於實際費用，其間的差值代表了組織為未來做出的投資。

　　2．專家判斷

　　評估該過程的依據或成果往往需要專家的技術判斷，也可依據專家採購判斷制定或修改評標標準。專家法律判斷可能要求律師提供相關服務，協助做出非標準採購條款和條件方面的判斷。該判斷和專業特長（包括商業和技術特長）不僅適用於採購的產品、服務或成果的技術細節，而且也適用於採購管理過程的各個方面。

　　3．合同類型

　　大體說來，不同類型的合同適用於不同類型的採購。所選擇的合同類型以及具體的合同條件和條款，將界定買賣雙方各自承擔的風險水平。合同通常為以下3大類型之一；

• 固定總價或者總包合同
  • 此類合同為定義明確的產品規定一個固定總價。固定總價合同也可以包括為達到或超過規定的項目目標（如進度目標）時而採取的獎勵措施。固定單價合同最簡單的格式即是一項規定在特定日期，按照規定的價格交付規定的產品的採購訂單。
• 費用償還合同
  • 此類合同向賣方支付（報銷）實際費用，通常並加上一筆酬金作為賣方的利潤。費用通常分為直接費用與間接費用。直接費用指專用於本項目開支的費用（例如，全職項目人員的薪金）。間接費用又稱管理費用或者雜項開支，指項目團隊分攤到項目名下的經營費用（例如，間接參與項目的管理人員的薪金，辦公室的水電費等公用事業費用）。間接費用通常按直接費用的某個百分比進行計算。成本償還合同通常包括達到或超過預定的項目目標（例如，進度目標或總成本目標）時的賣方獲得獎金或紅利的獎勵措施。

• 最常見的3種成本償還合同分別是成本加酬金合同（CPF）、成本加固定酬金合同（CPFF）、成本加激勵酬金合同（CPIF）。
  • 成本加酬金合同（CPF）或成本加按成本百分比合同（CPPC）為賣方報銷賣方實施合同工作發生的允許成本，同時賣方獲得一定酬金，通常按照商定的百分比以成本為基數計算。酬金因實際成本的不同而異。
  • 成本加固定酬金（CPFF）為賣方報銷賣方實施合同工作發生的允許成本，同時賣方獲得固定酬金。固定酬金通常按照商定的百分比以項目成本估算為基數計算。除非項目範圍發生變更，否則固定酬金不隨實際成本的變化而變化。
  • 成本加鼓勵酬金（CPIF）為賣方報銷賣方實施合同工作發生的允許成本，同時如果實現合同中規定的特定績效目標水平，賣方將獲得預定酬金，即鼓勵酬金。在有些CPIF合同中，如果最終成本低於預期成本，則買賣雙方之間可基於預定的分攤比例，共同享有節省的成本。
  • 時間與材料合同（T＆M合同）T＆M合同是具有成本償還合同與固定總價合同兩者的某些特點的混合型合同。T＆M合同與成本償還合同相似之處在於它們同屬敞口合同，在授標時並未確定其合同總價和應交付產品的確切數量。因此，T＆M合同的合同價值可以增長，就像成本償還合同一樣。相反，買方與賣方可以事先就特定資源類型商定某些單價，在這個意義上，T＆M合同可能與固定總價合同相仿。

　　買方規定的要求（例如，標準產品版本或訂製產品版本、績效報告、費用數據提交）以及其他規劃因素（例如，市場競爭水平和風險水平）也將決定合同類型的選擇。另外，賣方可將這些具體要求作為需要額外費用的項目。另外，還要考慮項目團隊將來購買該產品或服務的潛在可能性。如果存在很大的潛力，則賣方將更傾向於或更願意報出更低的價格。雖然這可以降低項目費用，但是，如果買方就這種潛在的購買做出承諾但並未實現的情況下，將產生相關的法律影響。

　　1．採購管理計劃

• 採購管理計劃描述如何管理從制定採購文件到合同收尾的採購過程，其內容可包括：
  • 採用的合同類型；
  • 如果評估標準要求有獨立的估算，由誰進行估算；
  • 如果實施組織設有採購或發包部門，項目管理團隊本身應採取的行動；
  • 標準的採購文件（如果需要）；
  • 管理多個供應商
  • 協調採購與項目的其他方面，如進度制定與績效報告；
  • 能夠對規劃的採購造成影響的制約因素和假設條件；
  • 處理從賣方購買產品所需的提前訂貨期，並就其與項目進度計劃制定過程進行協調；
  • 處理自製或外購決策，並與活動資源需求和進度計劃制定過程相關聯；
  • 制定每個合同中規定合同可交付成果的進度，並與進度計劃制定過程和控制過程相協調；
  • 確定履約保函或保險合同，以降低一些項目風險；
  • 制定提供給賣方的有關如何制定和維持合同工作分解結構的指導說明；
  • 確定合同工作說明書應使用的格式和形式；
  • 確定經過資格預審的優選賣方（如有）；
  • 管理合同和評估賣方使用的採購衡量指標。

　　根據項目需要，採購管理計劃可以是正式的或非正式的，可詳可略。它是項目管理計劃的一個從屬組成部分。

　　2．合同工作說明書

　　每項採購合同工作說明書僅說明與合同相關的部分項目範圍。根據項目範圍說明書、工作分解結構和工作分解結構辭彙表制定每項合同的工作說明書。合同工作說明書對所採購產品進行詳細的描述，以便讓潛在的賣方確定他們能否提供該項目。至於合同工作說明書（SOW）詳細到何種程度，根據項目的性質、買方的需要或者所預期的合同形式而異。合同工作說明書描述了將由賣方供應的產品、服務或成果，包含的信息有規格、希望的數量、質量水平、性能數據、履約期限、工作地和其他要求。

　　合同工作說明書應力求清晰、完整、簡練。它應包括對所有附帶服務的描述，例如，與所採購物品相關的績效報告和售後技術支持等。某些應用領域對合同工作說明書有內容和格式上的具體要求。每項採購項目都要求有合同工作說明書，但也可將多個產品或服務歸集為一個採購項目，併入一個合同工作說明書中。

　　隨著採購過程的績效，在合同簽署之前工作說明書可以根據要求做進一步的修訂和明確化。例如，某個未來的賣方可以建議採用比原規定效率更高的方法，或費用更低的產品。

　　3．自製或外購決策

　　對產品、服務或成果由項目團隊自製或外購形成文檔的決策，包括為應對識別的風險而決定購買保險或履約保函。自製或外購決策文件可以比較簡單，只需簡要列明做出決策的原因和依據。如果隨後的採購活動表明需要採用不同的方法，則這一決策過程將是迭加的過程。

　　4．請求的變更

　　採購規划過程可能會導致就項目管理計劃及其從屬計劃和其他組成部分提出變更請求。通過整體變更控制過程對請求的變更進行審查和處理。