行政控制

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什麼是行政控制

  行政控制是指行政領導者和工作人員為了檢查行政執行的進程和完成情況,糾正實施過程中的偏差,以確保實際工作與工作計劃相一致而採取的措施。行政控制是管理過程的一個重要環節,對於決策計劃的實施具有重大意義。行政控制的目的在於要指出計劃實施過程中的缺點和錯誤,並對其加以糾正,以便在計劃的行政工作狀態和實際的行政工作狀態之間實現一致。行政控制對於做好行政執行工作是非常重要的。為了實現決策目標,當工作計劃確定後,行政實施中的控制也就開始了。

行政控制的分類

  行政控制可根據不同的標準進行不同的分類:

  (1)正式控制非正式控制

  根據控制的方式的不同,行政控制可分為正式控制和非正式控制。

  正式控制又叫強制性控制,指行政組織依據有關法律、法規、制度等,通過有計劃、有組織的方式所進行的控制。正式控制具有直接性、權威性以及強制性的特點。

  非正式控制又叫非強制性控制,指行政組織根據自主的理解,無須按照正規的或法定的控制渠道所進行的控制。在現代法制社會,正式控制越來越多,非正式控制的重要性相對減弱。但非正式控制仍是不可忽視的一種控制手段,如果運用恰當,可彌補正式控制的不足。

  (2)內在控制外在控制

  根據控制是否需要藉助外在力量,行政控制可分為內在控制和外在控制。

  內在控制又叫自我控制,指行政組織及其成員自覺地用行政管理規範指導、約束、檢查自己的行為。

  外在控制指行政組織運用各種力量從外部規範、約束組織成員的行為。如法律、規章制度、組織紀律等。

  (3)預先控制過程式控制制成果控制

  根據控制實施的時間的不同,行政控制可分為預先控制、過程式控制制和成果控制。

  預先控制指在計劃實施的準備階段所進行的控制。預先控制的目的是做好準備工作,避免不該發生的事情發生,做到未雨綢繆,防患於未然。

  過程式控制制指在計劃實施過程中,對計劃執行情況進行檢查,發現問題並極時糾正、解決問題。

  成果控制指根據預期的目標對行政實施的結果進行檢查,衡量最終結果是否有偏差,並對出現的問題進行可能的補救。與預先控制和過程式控制制不同,成果控制主要不是為保證現行決策的完滿實現,而是為了有利於下一個環節的工作得以順利開展。

行政控制的作用

  (1)行政控制是完成計劃重要手段;

  (2)行政控制是行政方向正確的重要保障;

  (3)行政控制是貫徹依法行政的重要體現;

  (4)行政控制是保證行政目標實現的重要機制

行政控制的過程[1]

  行政控制的過程一般包括確定標準、衡量成效和糾止偏差三個步驟。

  1、確定標準

  首先是確定控制的標準。標準愈明確,控制就愈有效。如果沒有標準,就無法衡量實際執行情況是否發生偏差,也不知道如何糾正偏差。一個可行的標準應包括六個因素:對象,即需要進行控制的內容和範圍;目的,即標準的任務、各項具體要求以及需要解決的問題;地點,即執行該標準的空間範圍;時間,即規定完成標準的時間期限和日程安排;執行者,即規定標準的執行單位和人員;方法,即實現標準的途徑和措施。

  2、衡量績效

  衡量績效就是按照控制標準,衡量實際成效,檢查執行情況是否與確定的標準相一致,找出執行中出現的偏差。為此,必須做好測量工作。測量工作要註意全面性、客觀性和敏感性。測量既可以全面測量,也可以抽樣測量。

  3、糾正偏差

  糾正偏差就是根據測量的結果,採取切實的措施和步驟,糾正執行過程中出現的偏差。糾正偏差是控制工作的最後環節,也是控制工作是否有效的表現。因此,一旦找出已經出現的偏差,控制者應迅速採取糾正措施,如改變組織機構,重新委派人員,改善控製程序等。在必要的情況下,可以修改目標調整計劃。在糾正偏差中,主要的調節手段是行政手段、法律手段、經濟手段思想教育手段。行政控制對於搞好行政工作,特別是搞好具體實施階段的工作,是非常重要的。許多管理學家都把控制列為管理過程的一個重要環節,他們都強調控制對於決策計劃實施的重大意義。

行政控制的方法[1]

  有效的控制必須能夠做到令行禁止。而要真正實現有效的行政控制,就必須講究控制的方式與方法。

  行政控制的方式大致有上下對立的控制方式和上下協調的控制方式兩種。前者是以力服人,採用管、卡、壓等手段,這多存在於泰羅制管理方式之中;後者是以德服人、以理服人,讓被管理者瞭解政策目標,使行政管理能夠做到上下一致,左右同心,這是值得提倡的一種控制方式。行政控制的方法主要有:

  1.工作指導

  工作指導的方式有三種:(1)命令。處理緊急事件、執行紀律及需要立即行動時使用命令最為有效。(2)要求。用於處理正常工作及對新進人員。(3)指示或建議。用以鼓勵下屬,給予其發揮自己聰明才智和創造性的機會。這是一種事前的監控,通過上級的確認,防止出現失誤。

  2.工作考核

  工作考核是指對比工作計劃與工作的實際成果,以對執行者的行為做出評定,排出優劣等差。對工作成果較好的予以獎勵,對成果較差的予以懲戒。通過檢查,可促進被檢查單位與個人改進工作,提高效率;同時通過獎懲,使工作績效與個人的利益直接掛鉤,提高其工作的積極性和主動性。

  3.報告、彙報制度

  這有兩種情況,一是指下級定期向上級彙報自己的工作情況,如年終鑒定、述職報告等形式。通過下級自己的總結、分析,可以自己發現問題,及時糾正;也可能由上級發現問題,責令下級糾正。二是政府向同級人民代表大會做政府工作報告,人大聽取並審議政府的報告並對是否同意政府的工作做出決議。這是立法機關的監控,從法律上講,這是政府對人民負責的一種制度。

  4.視察、調查

  (1)行政領導或特派員對一些專項工作深入到具體執行機構進行詳細的檢查;

  (2)紀檢監察部門對專門事項進行專項調查,如監察部門的專項執法檢查,這項工作一般要定期開展;

  (3)人大代表、政協委員組織的視察、調查團,這是較為正規的監控制度,也是確保人民當家作主的重要形式。

行政控制註意事項[1]

  進行行政控制,領導者與管理者必須註意兩個基本問題

  其一是例外原則問題。

  例外原則是泰羅提出來的一種管理原則,它指的是領導者為避免陷入事務堆當中,應儘可能把許可權委讓給下級管理者或助理管理人員,自己只保留例外事項的決定權和控制權。這就是說,上級不必事無巨細地都掌握控制權。因為人的時間、精力、能力、知識等都是有限的,為了不被大量的詳細而龐雜的文件和報告弄得心煩意亂,上級就需要下級主管遞交經過比較和整理的報告。這樣以來,上級很快就能搞清楚哪些事情屬於例外事項,對整個工作的進展也就能夠做到心中有數,從而就能有充分的時間去考慮基本政策,研究人事安排等重要事項。

  其二是關鍵性原則問題。

  因為在偏離計劃標準的諸多工作中,有的可能相當重要,有的可能不太重要,有些偏離計劃標準較少的問題可能比偏離計劃標準較大的問題更加帶有根本性,所以,進行控制僅註意例外原則是不夠的。領導者和主管人員在註意例外原則的同時,還必須把它與控制關鍵性問題的原則結合起來,把主要註意力集中於在績效評估時起關鍵性作用的那些問題上。也有些人將這一原則概括為“著重於關鍵問題的例外情況原則”。哪些問題屬於關鍵性問題呢?德魯克企業為例所提出的關鍵性成果領域頗具啟發意義。這主要包括:市場信譽、革新、生產率、物質和財政資源、獲利性、管理者業績和發展、員工業績和態度,以及社會責任。雖然行政管理作為公共管理,它和企業管理有本質的不同,但就管理過程意義而言,這八個關鍵性成果領域無疑具有參考價值。   總之,要有效地實現行政控制,首先必須統一認識、統一思想,統一標準。在行政控制的過程中,還應該做到組織機構健全、辦事程式明確、信息傳遞暢通、考核標準完善,最後整個行政控制活動都必須堅持系統、客觀、適時、靈活、經濟的原則,具體控制手段的選擇則需要適合每個領導與管理者的情況及其個性,才能達到迅速糾正錯誤的控制目的。

參考文獻

  1. 1.0 1.1 1.2 《行政管理學》中國地質大學網路教育學院,第七章 行政管理過程,第八節 行政控制
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