行政控制

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什么是行政控制

  行政控制是指行政领导者和工作人员为了检查行政执行的进程和完成情况,纠正实施过程中的偏差,以确保实际工作与工作计划相一致而采取的措施。行政控制是管理过程的一个重要环节,对于决策计划的实施具有重大意义。行政控制的目的在于要指出计划实施过程中的缺点和错误,并对其加以纠正,以便在计划的行政工作状态和实际的行政工作状态之间实现一致。行政控制对于做好行政执行工作是非常重要的。为了实现决策目标,当工作计划确定后,行政实施中的控制也就开始了。

行政控制的分类

  行政控制可根据不同的标准进行不同的分类:

  (1)正式控制非正式控制

  根据控制的方式的不同,行政控制可分为正式控制和非正式控制。

  正式控制又叫强制性控制,指行政组织依据有关法律、法规、制度等,通过有计划、有组织的方式所进行的控制。正式控制具有直接性、权威性以及强制性的特点。

  非正式控制又叫非强制性控制,指行政组织根据自主的理解,无须按照正规的或法定的控制渠道所进行的控制。在现代法制社会,正式控制越来越多,非正式控制的重要性相对减弱。但非正式控制仍是不可忽视的一种控制手段,如果运用恰当,可弥补正式控制的不足。

  (2)内在控制外在控制

  根据控制是否需要借助外在力量,行政控制可分为内在控制和外在控制。

  内在控制又叫自我控制,指行政组织及其成员自觉地用行政管理规范指导、约束、检查自己的行为。

  外在控制指行政组织运用各种力量从外部规范、约束组织成员的行为。如法律、规章制度、组织纪律等。

  (3)预先控制过程控制成果控制

  根据控制实施的时间的不同,行政控制可分为预先控制、过程控制和成果控制。

  预先控制指在计划实施的准备阶段所进行的控制。预先控制的目的是做好准备工作,避免不该发生的事情发生,做到未雨绸缪,防患于未然。

  过程控制指在计划实施过程中,对计划执行情况进行检查,发现问题并极时纠正、解决问题。

  成果控制指根据预期的目标对行政实施的结果进行检查,衡量最终结果是否有偏差,并对出现的问题进行可能的补救。与预先控制和过程控制不同,成果控制主要不是为保证现行决策的完满实现,而是为了有利于下一个环节的工作得以顺利开展。

行政控制的作用

  (1)行政控制是完成计划重要手段;

  (2)行政控制是行政方向正确的重要保障;

  (3)行政控制是贯彻依法行政的重要体现;

  (4)行政控制是保证行政目标实现的重要机制

行政控制的过程[1]

  行政控制的过程一般包括确定标准、衡量成效和纠止偏差三个步骤。

  1、确定标准

  首先是确定控制的标准。标准愈明确,控制就愈有效。如果没有标准,就无法衡量实际执行情况是否发生偏差,也不知道如何纠正偏差。一个可行的标准应包括六个因素:对象,即需要进行控制的内容和范围;目的,即标准的任务、各项具体要求以及需要解决的问题;地点,即执行该标准的空间范围;时间,即规定完成标准的时间期限和日程安排;执行者,即规定标准的执行单位和人员;方法,即实现标准的途径和措施。

  2、衡量绩效

  衡量绩效就是按照控制标准,衡量实际成效,检查执行情况是否与确定的标准相一致,找出执行中出现的偏差。为此,必须做好测量工作。测量工作要注意全面性、客观性和敏感性。测量既可以全面测量,也可以抽样测量。

  3、纠正偏差

  纠正偏差就是根据测量的结果,采取切实的措施和步骤,纠正执行过程中出现的偏差。纠正偏差是控制工作的最后环节,也是控制工作是否有效的表现。因此,一旦找出已经出现的偏差,控制者应迅速采取纠正措施,如改变组织机构,重新委派人员,改善控制程序等。在必要的情况下,可以修改目标调整计划。在纠正偏差中,主要的调节手段是行政手段、法律手段、经济手段思想教育手段。行政控制对于搞好行政工作,特别是搞好具体实施阶段的工作,是非常重要的。许多管理学家都把控制列为管理过程的一个重要环节,他们都强调控制对于决策计划实施的重大意义。

行政控制的方法[1]

  有效的控制必须能够做到令行禁止。而要真正实现有效的行政控制,就必须讲究控制的方式与方法。

  行政控制的方式大致有上下对立的控制方式和上下协调的控制方式两种。前者是以力服人,采用管、卡、压等手段,这多存在于泰罗制管理方式之中;后者是以德服人、以理服人,让被管理者了解政策目标,使行政管理能够做到上下一致,左右同心,这是值得提倡的一种控制方式。行政控制的方法主要有:

  1.工作指导

  工作指导的方式有三种:(1)命令。处理紧急事件、执行纪律及需要立即行动时使用命令最为有效。(2)要求。用于处理正常工作及对新进人员。(3)指示或建议。用以鼓励下属,给予其发挥自己聪明才智和创造性的机会。这是一种事前的监控,通过上级的确认,防止出现失误。

  2.工作考核

  工作考核是指对比工作计划与工作的实际成果,以对执行者的行为做出评定,排出优劣等差。对工作成果较好的予以奖励,对成果较差的予以惩戒。通过检查,可促进被检查单位与个人改进工作,提高效率;同时通过奖惩,使工作绩效与个人的利益直接挂钩,提高其工作的积极性和主动性。

  3.报告、汇报制度

  这有两种情况,一是指下级定期向上级汇报自己的工作情况,如年终鉴定、述职报告等形式。通过下级自己的总结、分析,可以自己发现问题,及时纠正;也可能由上级发现问题,责令下级纠正。二是政府向同级人民代表大会做政府工作报告,人大听取并审议政府的报告并对是否同意政府的工作做出决议。这是立法机关的监控,从法律上讲,这是政府对人民负责的一种制度。

  4.视察、调查

  (1)行政领导或特派员对一些专项工作深入到具体执行机构进行详细的检查;

  (2)纪检监察部门对专门事项进行专项调查,如监察部门的专项执法检查,这项工作一般要定期开展;

  (3)人大代表、政协委员组织的视察、调查团,这是较为正规的监控制度,也是确保人民当家作主的重要形式。

行政控制注意事项[1]

  进行行政控制,领导者与管理者必须注意两个基本问题

  其一是例外原则问题。

  例外原则是泰罗提出来的一种管理原则,它指的是领导者为避免陷入事务堆当中,应尽可能把权限委让给下级管理者或助理管理人员,自己只保留例外事项的决定权和控制权。这就是说,上级不必事无巨细地都掌握控制权。因为人的时间、精力、能力、知识等都是有限的,为了不被大量的详细而庞杂的文件和报告弄得心烦意乱,上级就需要下级主管递交经过比较和整理的报告。这样以来,上级很快就能搞清楚哪些事情属于例外事项,对整个工作的进展也就能够做到心中有数,从而就能有充分的时间去考虑基本政策,研究人事安排等重要事项。

  其二是关键性原则问题。

  因为在偏离计划标准的诸多工作中,有的可能相当重要,有的可能不太重要,有些偏离计划标准较少的问题可能比偏离计划标准较大的问题更加带有根本性,所以,进行控制仅注意例外原则是不够的。领导者和主管人员在注意例外原则的同时,还必须把它与控制关键性问题的原则结合起来,把主要注意力集中于在绩效评估时起关键性作用的那些问题上。也有些人将这一原则概括为“着重于关键问题的例外情况原则”。哪些问题属于关键性问题呢?德鲁克企业为例所提出的关键性成果领域颇具启发意义。这主要包括:市场信誉、革新、生产率、物质和财政资源、获利性、管理者业绩和发展、员工业绩和态度,以及社会责任。虽然行政管理作为公共管理,它和企业管理有本质的不同,但就管理过程意义而言,这八个关键性成果领域无疑具有参考价值。   总之,要有效地实现行政控制,首先必须统一认识、统一思想,统一标准。在行政控制的过程中,还应该做到组织机构健全、办事程序明确、信息传递畅通、考核标准完善,最后整个行政控制活动都必须坚持系统、客观、适时、灵活、经济的原则,具体控制手段的选择则需要适合每个领导与管理者的情况及其个性,才能达到迅速纠正错误的控制目的。

参考文献

  1. 1.0 1.1 1.2 《行政管理学》中国地质大学网络教育学院,第七章 行政管理过程,第八节 行政控制
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