系統原理

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什麼是系統原理[1]

  系統原理是現代管理科學的一個最基本的原理。它是指人們在從事管理工作時,運用系統的觀點、理論和方法對管理活動進行充分的系統分析,以達到管理的優化目標,即從系統論的角度來認識和處理企業管理中出現的問題。

  系統是普遍存在的,它既可以應用於自然和社會事件,又可應用於大小單位組織的人際關係之中。因此,我們可以把任何一個管理對象都看成是特定的系統。組織管理者要實現管理的有效性,就必須對管理進行充分的系統分析,把握住管理的每一個要素及要素間的聯繫,實現系統化的管理

  管理的系統原理源於系統理論,它認為應將組織作為人造開放性系統來進行管理。它要求管理應從組織整體的系統性出發,按照系統特征的要求從整體上把握系統運行的規律,對管理各方面的前提做系統的分析,進行系統的優化,並按照組織活動的效果和社會環境的變化,及時調整控制組織系統的運行,最終實現組織目標,這就是管理系統原理的基本涵義。[2]

構成系統的基本條件[1]

  系統就是若幹相互聯繫、相互作用、相互依賴的要素結合而成的,具有一定的結構和功能,並處在一定環境下的有機整體。系統的整體具有不同於組成要素的新的性質和功能。具體來講,系統的各要素之間、要素與整體之間,以及整體與環境之間,存在著一定的有機聯繫,從而在系統的內部和外部形成一定的結構。可以講,要素、聯繫、結構、功能和環境是構成系統的基本條件。

  要素是指構成系統的基本成分。要素和系統的關係,是部分與整體的關係,具有相對性。一個要素只有相對於由它和其他要素構成的系統而言,才是要素;而相對於構成它的組成部分而言,則是一個系統。

  聯繫是指系統要素與要素、要素與系統、系統與環境之間的相互作用關係。一方面它表明系統內的要素處於不斷的運動之中。系統中任何一個要素的變化都會影響其它要素的變化,進而影響系統的發展。同時,要素的發展也要受到系統的制約,這是因為系統的發展是要素或部分存在和發展的前提。另一方面,作為一個整體的系統與它周圍的環境進行物質、能量和信息的交換,形成了從系統的輸入端到系統輸出端的物質流、能量流和信息流。總之,事物是在聯繫中運動,運動發展著聯繫。

  結構是指系統內部各要素的排列組合方式。每一個系統都有自己特定的結構,它以自己的存在方式,規定了各個要素在系統中的地位與作用。結構是實現整體大於部分之和的關鍵,結構的變化制約著整體的發展變化,構成整體的要素間發生數量比例關係的變化,也會導致整體性能的改變。總之,系統的整體功能是由結構來實現的。

  功能是指系統與外部環境在相互聯繫和作用的過程中所產生的效能。它體現了系統與外部環境之間的物質、能量和信息的交換關係。系統的功能取決於過程的秩序,如同要素的胡亂堆積不能形成一定的結構一樣,過程的混亂無序也無法形成一定功能。從本質上說,功能是由運動表現出來的。離開系統和要素之間及其外部環境之間的物質、能量和信息的交換過程便無從考察系統的功能。

  環境是指系統與邊界之外進行物質、能量和信息交換的客觀事物或其總和。系統邊界將起到對系統的投入與產出進行過濾的作用,在邊界之外是系統的外部環境,它是系統存在、變化和發展的必要條件。雖然由於系統的作用,會給外部環境帶來某些變化,但更為重要的是,系統外部環境的性質和內容發生變化,往往會引起系統的性質和功能發生變化。因此,任何一個具體的系統都必須具有適應外部環境變化的功能,否則,將難以獲取生存與發展。

系統的特征[1]

  系統是客觀存在的,具有普遍性。從系統組成要素的性質來看,可以劃分為自然系統和人造系統。自然系統是由自然物組成的,它的特點是自然形成的,如生態系統、星際系統等;人造系統是人們出於某種目的而製造的系統,如生產系統、交通系統、商業系統、管理系統等。還有從系統與環境的聯繫程度來看,可以劃分為封閉系統和開放系統;從系統的狀態與時間的關係來看,可以劃分為靜態系統和動態系統等等。無論是何種分類的系統,它們都具有以下幾個共同的特征:

  1.整體性

  系統的整體性又稱為系統性,通常理解為“整體大於部分之和”,這就是說,系統的功能不等於要素功能的簡單相加,而是往往要大於各個部分功能的總和。它表明要素在有機地組織成為系統時,這個系統已具有其構成要素本身所沒有的新質,其整體功能也不等於所組成要素各自的單個功能的總和。如:將建築上用鋼筋、石頭、水泥和黃沙混合起來,可以支撐高樓大廈,產生的力和作的功,比單獨存在時不知要大多少倍。

  根據整體性的這一特點,我們在研究任何一個對象的時候,不能僅研究巨集觀上的整體,也不能僅研究各個孤立的要素,而是應該瞭解整體是由那些要素組成的以及在巨集觀上構成整體的功能。這就是說,人們在認識和改造系統時,必須從整體出發,從組成系統的各要素間的相互關係中探求系統整體的本質和規律,把握住系統的整體效應。 例如,教育管理者在分析課堂教學系統時,在找到教師和學生這兩大要素之後,必須從教師和學生、學生和學生之間的關係入手,並且還要註意到這些關係不是一成不變的。教育管理者只有把這些關係和關係的改變考慮在內,才能從整體上把握住課堂教學的性質和規律。因此,全方位地分析多個變數因素及其內在聯繫,使局部服從整體,使整體效果為最優,這應成為每一個管理者分析問題和解決問題的出發點。

  2.層次性

  任何較為複雜的系統都有一定的層次結構,其中低一級的要素是它所屬的高一級系統的有機組成部分。系統與要素、系統與環境是相對的,就自然界而言,從宇宙大系統到基本粒子系統,存在著若幹層次,各層次之間又相互交叉,相互作用。從社會生活來看,公共領域和非公共領域是社會生活的兩大基本領域,以此可以把現代社會的管理劃分為公共管理和企業管理兩大類型。而在公共管理和企業管理之下,還可劃分為許多不同層次的管理子系統,這樣逐層都有著系統與要素的關係。一般而言,系統的運動能否有效,效率高低,很大程度上取決於能否分清層次。因此,研究系統的層次性對於實行有效管理具有重要的意義。當我們面臨一個複雜系統時,首先,應搞清它的系統等級,明確在哪個層次上研究該系統。其次,運用分析和綜合的方法,根據系統的實際情況把系統分為若幹個層次,然後把系統的各個部分、各個方面和各種因素聯繫起來,考察系統的整體結構和功能。在此基礎上,進一步明確層次間的任務、職責和權利範圍,使各層次能夠有機地協調起來。

  3.目的性

  所謂目的性,是指系統在一定的環境下,必須具有達到最終狀態的特性,它貫穿於系統發展的全過程,並集中體現了系統發展的總傾向和趨勢。一般而言,系統的目的性與整體性是緊密聯繫在一起的,若幹要素的集合,就是為了實現一定的目的,可以講,沒有目的就沒有要素的集合。因此,人們在實踐活動中首先必須確定系統應該達到的目的,以明確系統可能達到什麼樣的最終狀態,以便依據這個最終狀態來研究系統的現狀與發展。其次,實行反饋調節,使系統的發展順利導向目的。例如,企業就是以營利為目的而進行生產和服務的經濟組織,在市場經濟下,企業的生命力在於其經濟效益,因此,經濟效益的最大化是企業組織追逐的根本目標。由於經濟效益是通過企業盈利來實現和衡量的,管理者必須運用反饋控制的方法,使企業的其他目標能夠順利地服務和服從於這一總目標。

  4.適應性

  任何系統都存在於一定的環境之中,都要和環境有現實的聯繫。所謂適應性,就是指系統隨環境的改變而改變其結構和功能的能力。系統在適應性方面涉及到三種不同的情況:第一,系統原有穩定狀態被破壞後,逐漸過渡到一個新的穩定狀態,即依靠系統本身的穩定性來適應環境的改變。如:當計劃經濟體制向市場經濟體制轉變時,無論是營利性組織,還是非營利性組織,都必須從“大而全”的封閉狀態中走出來,以適應新的經濟環境。第二,當系統穩態被破壞後,靠系統內部或人為提供的一個特殊機制,抗拒環境的干擾,修補被破壞的因素,致使系統回到原來的穩定狀態。像大學組織在傳統上是有能力阻擋外界力量(象牙之塔)並將它們的工作環境限制在一定範圍的因素之內的。大學組織作為生命有機體一樣向前進化,它所面臨的困境是如何在適應社會的改變中保持大學的內在發育邏輯。大學組織要保持學術發展的完整性,必須具有修複功能的機制,以超穩定的形態來表明大學組織的適應性。第三,系統由於突然的、強大的干擾,穩態結構迅速被破壞,一個新的穩定形態迅速形成。

  在實際工作中運用系統原理研究、管理問題,應做到以下四點:

  1.對管理的對象進行系統的分析,包括對系統要素、結構、功能、集合、聯繫、歷史等方面的分析。管理的決策和措施就是建立在系統分析基礎之上。

  2.根據系統的目的性特征,要堅持一個系統只有一個目的,其子系統要圍繞這個目的形成合力,統籌運動。

  3.根據系統的整體性特征,必須樹立全局觀點,不要孤立地看問題,局部利益服從整體利益,處理好國家、單位和個人的關係,剋服本位主義及自給自足的小生產思想。

  4.根據系統的層次性特征,各個系統都應建立合理的層次結構,上一層次只管下一層次,下一層次只對上一層次負責。要求領導只做本級領導崗位職責的事,各層做好各層的事,職責分明,各司其職,各負其責。

系統原理的原則[3]

  1.動態相關性原則:該原則是指任何企業管理系統的正常運轉,不僅要受到系統本身條件的限制和制約,還要受到其他有關係統的影響和制約,並隨著時間、地點以及人們的不同努力程度而發生變化。

  2.整分合原則:該原則的基本要求是充分發揮各要素的潛力,提高企業的整體功能,即首先要從整體功能和整體目標出發,對管理對象有一個全面的瞭解和謀劃;其次,要在整體規划下實行明確的、必要的分工或分解;最後,在分工或分解的基礎上,建立內部橫向聯繫或協作,使系統協調配合、綜合平衡地運行。

  3.反饋原則:它指的是成功的高效的管理,離不開靈敏、準確、迅速的反饋。

  4.封閉原則:該原則是指在任何一個管理系統內部,管理手段、管理過程等必須夠趁個一個連續封閉的迴路,才能形成有效的管理活動。該原則的基本精神是企業系統內各種管理機構之間,各種管理制度、方法之間,必須具有相互制約的管理,管理才能有效。

系統原理在組織管理工作中的運用 [1]

  依據系統的內涵和特征,用系統原理指導組織的管理工作,必須註意以下三個方面:

  1.樹立組織的整體系統觀

  由於現代管理工作的內部各要素之間以及這一管理工作與其它管理工作之間,存在著錯綜複雜、相互制約的關係,這在客觀上要求組織管理者必須樹立組織的整體系統觀,以便行之有效地處理管理工作中所帶來的各種問題。

  2.掌握組織的系統分析方法

  對一個組織系統進行系統分析,包括以下幾個方面的內容:

  瞭解系統的要素。分析系統是由什麼組成的?它的要素是什麼?可以分為怎樣的一些子系統。

  分析系統的結構。分析系統的內部組織結構如何?系統與子系統、子系統與子系統之間是如何聯繫的?組成系統的各要素相互作用的方式是什麼?

  研究系統的聯繫。研究此系統同其它系統在縱、橫各方面的聯繫怎樣?該系統在更大系統中的地位、作用如何?

  把握系統的功能。弄清系統及其要素具有什麼功能?系統的功能與各子系統的功能有什麼樣的影響、制約關係。

  弄清系統的歷史。本系統是如何產生的?它經歷了哪些階段?它的發展的歷史前景如何?

  研究系統的改進。弄清維持、完善與發展系統的源泉和因素是什麼?研究改進系統的方案、措施及後果。

  3.貫徹組織的整分合原則

  整體把握、科學分解和組織綜合是整分合原則的主要含義。實現這一原則,須從這三個方面入手:

  整體觀點是大前提。不瞭解組織整體及其運動規律,組織系統的工作是很難做到有的放矢的。因此,要提高工作效益管理者的首要任務是要從整體出發,對如何完成組織的整體工作有一個充分細緻地瞭解,即:在認識組織系統與內、外部環境關係的基礎上,制定出適合於組織系統長遠發展的整體目標,並找到實現該目標的重要途徑和主要條件。而要做到這些,則有賴於管理者樹立全局的觀念。在現代社會,組織系統的規模越大,關係越來越複雜,整體的聯繫起來越密切,管理者要在各種錯綜複雜的關係中處理矛盾問題,就要用整體意識、全局觀念來支配行動,以有效地把握工作的規律性。

  分工是關鍵。沒有分工的整體是構不成現代有序的系統的。怎樣實行分工呢?根據系統原理,在把握組織系統整體的前提下,把組織的整體科學地分解為若幹個組成部分或基本要素,其主要內容是:建立合理的組織結構,確定適當的管理層次管理幅度,規定各子系統的目標和功能以及實現這些目標和功能所必須的權力、職責、利益。只有這樣進行科學分解,才能做到合理分工,促使組織工作的程式和規範更加明確化,讓管理者能夠從容地應對各種“例外”事件。也只有這樣,才能為各個分系統和子系統的具體目標的實現創造條件,從而最終促成組織整體目標的完成。

  有分有合,先分後合。有了整體觀念,實行了合理的分工,這是不夠的,必須實行有分有合,先分後合,在科學分工的基礎上實行組織嚴密有效的協作。這是因為:雖然分工在社會化的大生產中,能夠提高勞動生產率,但分工不是萬能的。分工會帶來許多新的問題,如:分工的各個環節,特別容易在相互聯繫的方面產生新的脫節,在相互影響方面產生新的問題。因此,為了避免這些矛盾和問題對組織整體產生不良的影響,就必須對分工以後的各種管理工作進行綜合和協調。其基本要求是:經過分解後的系統在運行過程中必須回到整體上來,不能各行其是。而要做到這一點,就必須以共同的目標來統一各部門、各單位的思想和行動。可見,綜合協調是實現組織管理整體目標的基本條件。

系統原理的案例分析

案例一:圖書館的系統原理分析[4]

  如果將圖書館作為一個完整系統,依據現代管理的系統理論,對其進行系統分析,主要包括以下方面:

  (1)系統要素方面:即構成圖書館的各個組成部分和相關條件;

  (2)系統結構方面:即圖書館各部分的組成方式及其相互關係;

  (3)系統功能方面:表現為圖書館系統整體和局部功能的總和;

  (4)系統集合方面:揭示維持、完善與發展圖書館系統的源泉與因素;

  (5)系統聯繫方面:研究圖書館系統與其他系統間以及其內部子系統之間相互縱橫的聯繫;

  (6)系統歷史方面:展示整個圖書館系統的產生和發展的歷史過程,揭示其一般的歷史規律。

  同樣,圖書館系統也包括不同層級的子系統,各子系統都各司其職。高層級子系統的主要任務是根據系統的整體目標,向下一層級發出指令,最後考核該層級指令執行的結果,同時解決下一層次各子系統之間的不協調或矛盾;低層級的子系統要對上一層級子系統負責,協調相關層級子系統共同完成任務。從系統原理的觀點出發,圖書館管理者必須重視各層級子系統之間的協調,制定適當的管理制度,從圖書館工作目標出發,合理分配各部門的職責,理順不同部門之間的關係,防止各部門由於職責不清導致互相推控,影響整個圖書館系統的正常運作。

案例二:系統原理在產品成本核算教學中的應用[5]

  產品成本核算是對工業企業生產費用支出和產品成本形成的核算。產品成本核算是成本會計工作的核心,也是成本會計教學中的重點和難點。如何把成本核算講解清楚,使學生易於理解、掌握;這是教學中的關鍵問題。筆者在教學中經過反覆探索,確立了用“系統原理”,進行教學嘗試,運用系統原理認識產品成本核算的過程就是從“整體一部分一整體”的過程,收到良好的教學效果。

  工業企業產品成本是指為製造一定數量,一定種類的產品,而發生的以貨幣表現的各種耗費。企業為生產產品在一定時期發生的貨幣表現的生產耗費,稱為該期間的生產費用。生產費用和產品成本是緊密相聯,產品成本是生產費用的歸宿,生產費用計算的正確與否影響產品成本的正確性,兩者在本質上是一致的。

  一、從整體出發,使學生對生產費用的各個部分有進一步的認識

  生產費用是由幾種有內在相互聯繫的各個部分費用構成的一個整體。它是由直接材料直接人工製造費用三部分組成。

  筆者利用了系統原理,從整體到部分,將生產費用看成是一個整體內容,而把直接材料、直接人工、製造費用看成是部分內容,如圖示:

  Image:生产费用原材料.jpg

  在產品成本核算教學中筆者運用lr系統原理做指導,從中受到了啟示:

  1.運用集合性,讓學牛掌握生產費用的內部結構。

  集合是數學中的概念,即把具有同一種屬性的一些對象看成一個整體,便形成一個集合。集合中的各個對象為元素?系統理論的集合性是說,系統是由兩個或兩個以上可以相互區別的元素組成。在教學過程中,教師引導學生認識生產費用是一個整體結構,生產費用構成一個集合生產費用這個集合是由直接材料、直接人工、製造費用幾素構成。在教學中講清生產費用與直接材料、直接人工、製造費用之問是集合與元素之間的關係,使學生易理解,好掌握。在以前的教學中,沒有把生產費用看成是一個集合,有一些學生對生產費用與直接材料的關係弄不清楚,使大概念與小概念混淆。

  2.從整體到部分,把握問題的實質

  生產費用是一個整體,它是由直接材料、直接人工、製造費用三部分的費用組成。在各個部分費用的集與分配中,要引導學生緊緊抓件費用的使用對象,使費用的歸集與分配不能混淆。學生對生產費用有了整體的認識後,把握了費用使用對象形成的各個部分,以及各個部分在整體中所起的作用及各部分形成的相互關係;從而使學生感到了知識網路清晰,鮮明易懂,使學生很快地掌握了知識的結構,提高了學牛的思維能力。

  二、從部分上升到整體,加深對整體的認識

  系統的整體功能,不只是各個功能的組合,更重要的足各個部分相互聯繫形成新的結構、新的功能。在教學時,按照“整體一部分整體”的程式,除了要學生從整體的角度掌各部分知識外,還要求學生在認識各部分的基礎上理解整體,使學生既掌握知識,又發展了能力。

  任何一個部分不能脫離整體,如果部分脫離了整體,部分之問的聯繫和作用便失去了意義。在教學時,為了把各個部分與整體之間的聯繫與作用講解清楚,首先要把所有的費用排列開來,然後按費用的使用情況,分門別類的記入不同的賬戶,凡是與製造某種產品有關的人力、物力、財力的耗費都要歸集該種賬戶之中,從該種產品賬戶又分配到產品成本之中。如下圖:

  Image:产品成本.jpg

  這就是從部分上升到整體。

  為了加深對整體的認識,在教學中,每一部分內容之後,從生產費用中找到該部分在整體的位置,使學生明確了這部分在整體中的作用,以及與其他各部分之間的聯繫。把每個部分全部講完,又從整體這個角度看各個部分的作用及功能;使學生進一步的認識到:生產費用的歸集和分配,它的作用不單純是各個部分費用之和,更重要的是各個部分的聯繫形成一個新的結構整體一產品成本。通過這一技能的訓練,培養了學生分析問題的能力和知識的綜合運用能力。運用這種教學方法,不僅使學生都能看懂有關的明細賬和產品成本核算單,而且還能夠處理產品成本核算的相關問題;並使學生對學習產生了濃厚的興趣,收到了較好的教學效果。

  三、從整體入手是解決問題最行之有效的方法

  系統的各個組成部分要服從系統整體的目標和要求,服從系統的整體功能,在整體功能的基礎上開展各部分及相互之間的活動,這些活動的總和,才能形成系統的有機行動。由於筆者在教學中始終考慮各個部分的費用服從產品成本核算的要求,註重按照“整體一部分一整體”的原則之間的有機聯繫,解決問題就顯得更方便了。比如:原材料這項生產費用,有的學生不知歸集到哪個賬戶,我讓學生進一步分析一下:是哪些部門領用原材料,就要歸集到哪個部門的賬戶;是生產產品領用的,歸集到基本生產賬戶;是輔助生產車間領用的,歸集到輔助生產明細賬;如果是車間維修設備領用了,那麼就要歸集到製造費用明細賬之中。如下圖:

  Image:原材料产品成本.jpg

  然後,再按分配原則,分配到產品成本之中,從而培養學生分析問題和解決問題的能力。

參考文獻

  1. 1.0 1.1 1.2 1.3 管理學原理.第三章:管理的原理.第一節:系統原理
  2. 劉興倍.管理學原理[M].清華大學出版社,2004.ISBN 7302092176, 9787302092179
  3. 管理科學及基本概念
  4. 徐建華.第二章 現代圖書館管理的一般原理.《現代圖書館管理》
  5. 陳慧馨.系統原理在產品成本核算教學中的應用.職業技術.2009年2期
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