管理能力

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管理能力(administrative capacity;capacity of management)

目錄

什麼是管理能力

  在影響管理行為的管理要素中,管理者在管理活動中處於主導地位。在客觀條件相近的兩個組織中,決定管理工作好的關鍵因素就是管理者。管理者能力的高低,對保證組織目標的實現和管理效能的提高,起著決定性的作用。因此,管理者的管理能力就成為管理學研究的一個重要課題。

  管理的本質就是追求效率,因此,管理者的管理能力從根本上說就是提高組織效率的能力。

管理者需具備下的管理能力[1]

  管理者若要準確地把握組織的效率,需具備下列三種管理能力:

  —、管理者應能全面而準確地制定效率的標準的能力

  管理者如果要提高組織的效率,首先要有具體的效率標準作為衡量的依據。標準是用以比較將來、當前和過去行動的準則。確定標準的方法有很多種,管理者可以把組織的許多特征作為效率衡量的標準,包括量的、質的等依據。例如人均產值,產品平均成本以及各種物品購銷售價格等等。

  錶面看來,制定效率標準並非難事,寫在紙上似乎就夠了。其實不然,制定一個科學的能夠體現效率原則的標準並非易事。管理者必須進行深入調查,透過眼前的、明顯的事實找出能瞭解、反映眼前問題的充分信息,並對信息進行深入分析,才能正確估計到他負責監管的所有設備和人員的最大能量,從而制定出符合效率原則的標準。

  二、管理者必須敏銳地察覺目前工作水平同效率標準的差距的能力

  實際工作與標準比較總有一定偏差。如果沒有偏差,就不需要管理。正因為有偏差存在,才需要我們去做工作。一個優秀的管理者應當能夠及時瞭解目前工作的進展,必須敏銳地察覺目前工作水平同效率標準的差距,以便在它發展成危機前得到改進。

  尋找實際工作與標準之間的偏差,若工作有數字標準,找出並確定偏差並不是一個大問題,如產量、利潤,但若對一些技術性較少的工作,工作標準不但難以量化,甚至連評定的內容都很難確定,管理者有時就不得不憑直覺和經驗來判斷,如管理人員的積極性、職工的精神面貌等。一名精明而有遠見的主管,有時能夠預見到脫離標準的偏差。缺乏這種能力的,則無論如何也應該儘早認識偏差。如果標準制定適當,又有明確地評定下屬人員工作的手段,則對實際業績或預期業績的評價就相當容易了,就很容易確定偏差的存在與否。另外,管理者通過制定科學的制度可以在一定程度上彌補自身能力的不足。

  如果目前工作明顯地偏離原定的各項效率標準,那說明一定有什麼問題或哪兒需要改進。管理者應當敏銳地察覺目前工作水平同具體標準的差距,在把握工作時不要局限於眼前的困難和問題,還應當註意那些較深遠、較不明顯但今後可能造成嚴重後果的癥狀,以便其在發展成危機前得到改進。

  三、管理者應有糾正偏差的能力

  管理者得到發生偏離的信息,認為有必要採取措施來糾正實際結果與標準結果之間的偏差時,必須進行矯正偏差。只要目標和成效之間存在偏差,總是有一定原因,矯正偏差應該從研究出現這種偏差的原因入手。但最先引起管理者註意的,可能往往只是一個癥狀.而不是問題的實質。有時,已獲得的事實能提示出真正原因,並能為隨後的事實檢驗所證實。然而有時事實所提示的原因並非根本問題所在,或者管理者設想的原因同事實所提示的相悖。尤其在一系列錶面上互不相干但是出於一個根源的跡象發生時,更容易產生這種情況。管理者應仔細考慮各種可能的原因,然後根據已獲得的事實,確定哪一個是真正的原因。只有找出偏差的原因,才有助於確定適當的矯正行動,否則很可能南轅北轍,事倍功半。

  如銷售額未達到預定值,原因可能是計劃階段估計前提條件時出錯,預測值過分樂觀、可能是經理人員銷售計劃或銷售目標不正確,也可能是員工銷售方式處理不當或者市場對產品的接受度發生了變化,還可能是競爭對手改變銷售策略,等等。管理者如果要對銷售額未達到預定值這一癥結進行糾偏,就必須先找出問題的實質原因,再據此進行糾偏,如主管人員可以重新制訂計劃或調整他們的目標來糾偏。他們也可以運用組織職能重新委派職務或明確職責,以此糾偏。他們還可以採用增加人員,更妥善地選拔和培訓下屬人員,或是最終解雇、重新配備人員等辦法來糾偏。

  歸結起來,管理者應具有:

  (1) 應能全面而準確地制定效率的標準的能力;

  (2)對目前工作水平與標準之間的差距的敏銳洞察的能力;

  (3) 管理人員應有糾正偏差的能力。

如何提高管理能力

  一、管理能力的提高,關鍵在於加強學習。

  作為管理者必須增強與時俱進的學習意識,把學習擺在重要地位,學習是提高管理者知識水平、理論素養的途徑。我們在工作中獲得的是經驗,而理論學習賦予我們的是進一步實踐的有力武器。只有不斷地學習和更新知識,不斷地提高自身素質,才能適應工作的需要。從實踐中學習,從書本上學習,從自己和他人的經驗教訓中學習,把學習當作一種責任、一種素質、一種覺悟、一種修養,當作提高自身管理能力的現實需要和時代要求。同時,學習的根本目的在於運用,要做到學以致用,把學到的理論知識充分運用到工作中,提高分析和解決問題的能力,增強工作的預見性和創造性。通過不斷地學習,不斷地實踐積累,從而不斷地提高自身的管理能力。

  二、管理能力的提高,要樹立創新觀念。

  創新是現代管理的重要功能之一,管理創新與科技創新不同,它不是個人行為,而是一種組織行為,即是一種有組織的創新活動。因此,促進創新的最好方法是大張旗鼓的宣傳創新,激發創新,樹立創新觀念,使每一位組織成員都奮發向上,努力進取,躍躍欲試,大膽嘗試。要造成一種人人談創新,時時想創新,無處不創新的組織氛圍。企業管理是處在不斷變化的動態環境中,許多情況是無先例可循的,特別是要使每一位管理者認識到管理不僅僅是用既定的方式重覆那些已經重覆了許多次的操作,更重要的是要不斷去探索新方法,找出新程式,不斷提高管理質量。因此,公司提出 2007年的經營管理思路“觀念創新出思路,管理創新出成效,科學創新出效益,機制創新出人才”,這就需要各級管理者進一步打破因循守舊的觀念,樹立大膽創新的觀念,自覺運用創新思維,完成公司的經營目標。

  三、管理能力的提高,要有良好的執行力。

  執行力是管理者具備的最基本條件,一個出色的管理者應該是一個好舵手,遭遇風浪時,臨危不懼,身先士卒。執行力體現在完成公司目標的程度上,管理者必須執行公司確立的目標,使目標清晰具體落實。作為管理者落實執行力上,最基本的就是嚴格執行公司的既定目標與規章制度,按時完成各項工作,認真履行組織賦予的職責。管理者的個人素質以及思維方式,對執行力會產生決定性的影響,因此,對於管理者,除了集思廣益、博採眾長之外,還應不斷鍛煉對整個管理過程進行規劃發展、遠景展望的能力,不能停留在錶面的工作點上,工作中必須有計劃,有總結,這樣才能保證執行的效果,執行過程中絕不能隨遇而安,想如何就如何,這樣只會影響管理質量

  四、管理能力的提高,要培養勤思考的習慣。

  提高思考能力,要善於從全局上觀察和處理問題。“不謀萬事者,不足謀一時;不謀全局者,不足謀一城。”這就要求管理者必須以寬廣的眼界去思考去觀察,從事物的不斷變化中掌握事物發展的內在規律,提高看問題的敏銳性,提高協調和處理各種矛盾的能力,真正做到在處理複雜問題時善於把握好“度”。很多管理者在工作中遇到同一樣問題時,處理的方法會不一樣,有的管理者處理得恰當,而有的管理者處理得草率。那就是在遇到問題時,不要簡單地急於處理,要勤於思考,對問題進行分析,把握好“度”,以最佳的方法去進行處理。作為管理者,只埋頭於事務性的工作,對企業發展全局性、重要性的工作不進行思考,是很難做好管理工作的。同時,在日常工作中要註意培養觀察問題和發現問題的能力,抓住管理工作的重點、熱點和難點,從中掌握問題的主要矛盾,及時給予處理。

  五、管理能力的提高,要有良好的協調和溝通能力。

  企業內部各部門和基層單位處於相互作用、相互依存狀態,這就需要管理者在工作中註意協調好部門之間、基層之間、部門與基層之間的相互作用,還要註意與上級、同行之間的協調和溝通。管理工作的每個步驟,都依賴於組織成員良好的溝通,成員良好溝通,又依賴於領導者的管理能力,因此,良好的溝通成了實現組織行為過程中重要的成功要素。

  溝通的方式是多種的,一是下行溝通,它是政令統一、指揮統一、調動下級積極性的重要手段。

  二是上行溝通,它既是下級對上級指示作出反饋、使上級瞭解決策執行的程度,又是下級向上級提供做出新決策的信息資料,增加下級參與感。

  三是平行溝通,它可增進各部門、各單位之間的瞭解和合作,促進互相瞭解,消除扯皮現象,為團隊建設打下良好的人際基礎。

  四是業務溝通,有關業務信息的內部交流,是各項工作程式化運作的基本保障,它可以極大地促使業務信息無阻隔流通,提高管理工作效率,降低經營成本

  五是人際溝通,人與人之間的溝通是聯繫企業共同目的和企業中有協作的個人之間的橋梁。如果沒有信息的溝通企業的共同目的就難以為所有成員瞭解,也不能使協作的願望變成協作的行動。

  管理者最重要的功能是把企業的經營思路、經營目標等信息準確地傳遞到職工,並指引和帶領他們完成目標。除此之外,還要經常與職工進行溝通,關心他們,鼓勵他們提出一些對企業改革發展的看法及存在問題,以便及時改善,有職工的參與才會有行動的支持。溝通是現代管理的一種有效工具,有效的溝通可以大大提高不同層次管理者的管理能力,用好了會使管理工作水到渠成,揮灑自如。溝通更是一種技能,是“情商”高低的具體體現,這種“情商”是比某些知識能力更為重要的能力。不斷提高我們的“溝通”水平,就能幫助一個企業,以及企業中層次不同的管理者切實提高自身的管理能力。

參考文獻

  1. 許激.效率管理-現代管理理論的統一[M].經濟管理出版社
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