物業管理檔案

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　　物業管理檔案是指在工業區、住宅區、寫字樓等物業管理過程中直接形成的具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　根據物業管理檔案的特點，可以考慮將物業管理檔案劃分為七大類：

　　1、綜合管理類：主要包括行政綜合、接待工作、宣傳工作、勞資管理、後勤管理、創優材料、社區文化檔案等。

　　2、業主類：主要包括業主的入住時間、住房的具體位置、面積和房屋屬性(公產、私產、公私合併產權)、業主公約、業主委員會名單、租住戶登記表以及業主大會、業主委員會材料等。

　　3、日常管理類：主要包括業主問卷調查表、家訪表、聯絡單、業主的合理化建議及表揚、日常工作檢查記錄、突發事件處理記錄、預防措施報告以及物業裝修、園林綠化、治安工作、消防工作材料等。

　　4、科技檔案類：主要包括工程竣工圖、土建綜合材料、水電綜合材料、樓宇住房驗收交接材料、公共實施新建、維修材料等基建檔案和供水、供電、電梯、消防等設備隨箱、開箱及始運行、維修、維護材料等設備檔案。

　　5、會計檔案類：主要包括憑證、帳簿、財務報告、會計檔案移交清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案保管清冊等。

　　6、人事檔案類：主要包括聘用員工、專業技術人員以及辭退員工檔案等。

　　7、聲像、實物檔案類：主要包括各級領導和重要來賓視察、來訪、參觀，舉辦各種慶典活動，社區文化及開展各項宣傳等活動形成的照片、底片、錄音帶、錄像帶等載體材料；包括本單位獲得的各種證書、獎狀、獎牌、獎盃、錦旗等。

　　物業管理檔案主要有兩個作用：

　　其一是憑證。憑證作用是物業管理檔案最基本的特點，由其形成過程及內容決定，是使檔案優於其他各種物業管理資料的一種作用。通常物業管理檔案的內容從當時當事直接使用的文件轉化而來，文件中保留著真實確切的時間標記。如果某業主搞裝修設計時無法確認承重牆、柱的位置，物管即可通過查閱該房屋原始圖紙幫助業主確認承重結構。

　　其二是參考。物業管理檔案是事實、數據和經驗的記錄，是真實的可靠的原始資料，既為同一項目不同時期的情況提供比較參考，也為同時期的不同項目之間提供參照。如在年底確定某物業項目下一年度共用及公共水電費使用指標時，通常將同一項目過去幾年的數據和同類型項目的本年度數據作為參考，並結合項目下一年度管理進行確定。

　　形式上，物業管理檔案分為電子檔案和紙質檔案，電子檔案的特點是方便查詢，紙質檔案的特點是可作為有效憑證。內容上，物業管理檔案分登記表格、簽收資料、會議文件、合同文書、照片、電子記錄等。類別上，物業管理檔案分業主檔案、維修檔案、圖紙檔案、會計檔案、合同協議、報事檔案、員工檔案等。

　　對於建立業主檔案，主要按資料類別進行整理歸類，具體由人夥資料、裝修資料、維修資料及其他資料組成。

　　業主檔案中的入伙資料一般由6份資料組成，即《入伙通知書》、《人夥資料簽收單》、《前期物業服務協議》、《業主情況登記表》、《管理規約》和《物業驗收交接表》。該6份資料屬業主檔案中的必備資料。

　　業主檔案中的裝修資料由5份資料組成，即《裝修申請登記表》、《裝修試水錶》、《裝修巡查記錄表》、《違章報告》和《違章整改通知書》o通常該5份資料視物業情況而異，如精裝修物業，即不存在以上資料。

　　業主檔案中的維修資料分“保修期內維修資料”和“維修資金維修資料”。保修期內的維修資料由《工程維修聯繫單》和《維修檔案備忘表》組成。

　　啟用維修資金維修物業的相關資料則相對較多較雜，主要有《工程維修聯繫單》、《維修備忘表》、《維修申請書》、《維修資金申請委托書》、《業主身份證複印件》、《業主房產證複印件》、《維修預算公示》、《施工合同》、《維修工程施工方案》、《業主簽名錶》、《業主簽名達標證明》、《維修資金首付款收據》、《維修資金使用預算表》、《維修資金使用申請表》、《工程維修驗收證明》、《漏水及維修照片》、《驗收報告》、《維修資金使用結算明細表》、《尾款收據》、《維修資金使用結算表》等20份資料組成。

　　其他資料有《催費通知單存根聯》、《律師函》《協調記錄》等。

　　無論是業主檔案，還是圖紙檔案或其他檔案，通常在建檔前，就必須明白各類檔案的內容，即各類檔案中必須存在和可能存在的資料到底有哪些?只有搞明白各類檔案資料的內容，才能使檔案在建立起來之後分類清晰，在收集、整理和查詢時有的放矢。

　　建立物業管理檔案最終的目的是為管理服務，即方便管理。從檔案本身的作用來說，無論是憑證作用還是參考作用，都需要通過查詢才能得到體現。

• 建立方便查詢的電子檔案

　　物業管理檔案的管理屬於一項時間跨度較長的工作。如同一時期的物業項目，有的業主裝修人住已經幾年了，有的業主卻還沒有交房；有的業主首次裝修還沒有進行，有的業主卻要進行二次裝修。特別是一些有關時間或數據性的資料，倘若每次都必須翻閱紙質檔案進行查詢，不僅浪費時間，而且也不利於紙質檔案的保存(經常翻閱紙質資料，勢必造成紙質資料的破損)。因此，在建立紙質檔案的同時，還需建立方便查詢的電子檔案。以物業的圖紙資料為例，當某部門(人員)需要借閱相關圖紙時，我們可以通過電腦查詢圖紙檔案的保存狀況、位置後，再進行下一步工作，如查詢結果是“未移交”或“已借出”，自然就無需到檔案櫃中搜羅圖紙了。

　　物管企業建電子檔案，一般有兩種方式。一種是物業管理軟體的形式，即物業軟體中包含電子檔案的內容，我們只需在每日工作中按程式進行錄入就可以了；還有一種是普通“Excel”表格的形式，即首先我們根據工作的特點和要求，對“Excel”表格進行必要的設置，然後再逐一錄入。

• 規範借閱程式

　　“三分建、七分管”，這個道理在物業管理檔案管理工作中同樣受用。如果把建好檔案比喻成“初戰告捷”，那麼管好檔案就是保證“紅旗不倒”。“七分管”主要是指檔案的借閱管理。需做到“有審批、有記錄、有整理”。所謂有審批，即確保檔案管理工作集中統一，要搞清楚借閱的對象；有記錄就是確保檔案借閱工作手續齊全，要隨時知曉檔案資料的去向；有整理，即定期不定期對檔案進行整理，例如相關部門或人員歸還檔案後，要及時將檔案資料進行歸位，方便下一次借閱使用。

　　1、加強領導，建章立制

　　檔案行政管理部門和物業管理主管部門應負責對轄區內物業管理檔案工作進行業務指導，並依法實行監督檢查。物業管理主管部門應將檔案工作列入工業區、住宅區、寫字樓等物業管理評優、精神文明創建等活動中。各物業管理單位應加強對檔案工作的領導，明確專人負責檔案的收集、整理、保管和提供利用；把檔案工作作為質量管理或目標管理的重要內容，將文件材料的形成、積累、整理、歸檔列入各有關管理制度、有關人員的崗位職責和有關工作程式；應結合物業管理企業實際情況，建立健全檔案文件材料的歸檔及檔案的保管、保密、借閱、鑒定、銷毀、統計等各項規章制度，並認真組織實施。各級檔案行政主管部門應儘快制定本區域物業管理檔案管理規範或辦法。

　　2、加強物業管理檔案基礎業務工作

　　物業管理單位應在保證專門的檔案庫房，配備專兼職檔案人員，添置必要的檔案設施設備的前提下，加強檔案基礎業務工作。物業管理單位應於每年3月底前將上一年度形成的反映管理區域物業管理活動的各類文件材料，按要求收集齊全、完整，及時歸檔；歸檔的文件材料應當為原件或具有憑證作用的複製件，並保持其歷史面貌；歸檔的文件材料應當做到分類合理，整理規範，排列有序，鑒定準確，並編製案卷目錄、專題目錄、人名卡片、工程卡片、檔案室指南等必要的檔案檢索工具，以方便利用；對保管期滿經鑒定無保存利用價值的檔案，按有關規定經物業管理單位法人批准後，可以按一定程式進行銷毀，但銷毀清冊必須歸檔保存。需要註意的是開發建設單位在移交住宅區等物業時，應當向業主或物業管理單位移交有關工程建設、設施設備等物業管理所必需的檔案資料，並辦理移交手續。

　　物業管理單位應當加強檔案管理現代化建設，提高檔案管理現代化水平，使檔案管理現代化與物業管理現代化同步發展。物業管理單位的檔案管理應當符合檔案安全保管要求。暫不具備檔案安全保管條件的，可以委托國家檔案館和合法的檔案寄存中心寄存。

　　3、加強物業管理檔案隊伍專業化建設

　　各物業管理單位應當配備專(兼)職檔案工作人員。檔案管理人員應當具備檔案專業知識和相關的專業知識。物業管理是一項系統工程，涉及建築、電氣、設施設備、供熱及電子電器等多學科、多專業。各專業之間形成的文件材料存在非常緊密的聯繫。由於專業不同，形成的檔案材料具有面廣、量大、分散、複雜的特點。因此，檔案人員應學習物業管理基本知識，瞭解各組成專業的業務範圍，掌握各專業之間的聯繫特點和圖紙文件所屬專業與物業管理之間的密切關係。這樣才能準確地對物業管理檔案進行科學的分類、整理以及編製科學適用的檢索工具。物業管理單位負責檔案工作的人員在崗位變動時，應當辦理檔案交接手續。

　　4、加強對物業管理檔案的開發利用

　　物業管理面對千家萬戶，與業主的切身利益息息相關。物業管理檔案的開發利用不僅要滿足企業綜合管理的需要，而且要重點滿足業主的需求，為業主服好務。需要註意的是，在物業管理檔案中，業主住戶資料及基建、設備等檔案資料屬於業主所有。業主委員會在與物業管理單位簽訂書面的物業管理服務合同時，應當將檔案管理作為合同內容，併在合同生效後向物業管理單位提供該物業的工程建設、設施設備、住戶等檔案供其使用。物業管理檔案中涉及業主、住戶管理的檔案非經本人同意，不得擅自提供他人利用。

　　總之，物業管理的引進與推行，極大地改變了我們的生活和觀念，推動了社會的發展與進步。做好物業管理檔案工作，對於規範物業管理活動，提高城市管理水平，維護業主和物業管理企業的合法權益，改善人民群眾的生活和工作環境有著重要作用，需引起各級檔案部門的高度重視並儘快拿出應對之策。