物业管理档案
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什么是物业管理档案[1]
物业管理档案是指在工业区、住宅区、写字楼等物业管理过程中直接形成的具有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
物业管理档案的分类[2]
根据物业管理档案的特点，可以考虑将物业管理档案划分为七大类：
1、综合管理类：主要包括行政综合、接待工作、宣传工作、劳资管理、后勤管理、创优材料、社区文化档案等。
2、业主类：主要包括业主的入住时间、住房的具体位置、面积和房屋属性(公产、私产、公私合并产权)、业主公约、业主委员会名单、租住户登记表以及业主大会、业主委员会材料等。
3、日常管理类：主要包括业主问卷调查表、家访表、联络单、业主的合理化建议及表扬、日常工作检查记录、突发事件处理记录、预防措施报告以及物业装修、园林绿化、治安工作、消防工作材料等。
4、科技档案类：主要包括工程竣工图、土建综合材料、水电综合材料、楼宇住房验收交接材料、公共实施新建、维修材料等基建档案和供水、供电、电梯、消防等设备随箱、开箱及始运行、维修、维护材料等设备档案。
5、会计档案类：主要包括凭证、帐簿、财务报告、会计档案移交清册、会计档案销毁清册、会计档案保管清册等。
6、人事档案类：主要包括聘用员工、专业技术人员以及辞退员工档案等。
7、声像、实物档案类：主要包括各级领导和重要来宾视察、来访、参观，举办各种庆典活动，社区文化及开展各项宣传等活动形成的照片、底片、录音带、录像带等载体材料；包括本单位获得的各种证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等。
物业管理档案的作用[2]
物业管理档案主要有两个作用：
其一是凭证。凭证作用是物业管理档案最基本的特点，由其形成过程及内容决定，是使档案优于其他各种物业管理资料的一种作用。通常物业管理档案的内容从当时当事直接使用的文件转化而来，文件中保留着真实确切的时间标记。如果某业主搞装修设计时无法确认承重墙、柱的位置，物管即可通过查阅该房屋原始图纸帮助业主确认承重结构。
其二是参考。物业管理档案是事实、数据和经验的记录，是真实的可靠的原始资料，既为同一项目不同时期的情况提供比较参考，也为同时期的不同项目之间提供参照。如在年底确定某物业项目下一年度共用及公共水电费使用指标时，通常将同一项目过去几年的数据和同类型项目的本年度数据作为参考，并结合项目下一年度管理进行确定。
物业管理档案的建立[2]
形式上，物业管理档案分为电子档案和纸质档案，电子档案的特点是方便查询，纸质档案的特点是可作为有效凭证。内容上，物业管理档案分登记表格、签收资料、会议文件、合同文书、照片、电子记录等。类别上，物业管理档案分业主档案、维修档案、图纸档案、会计档案、合同协议、报事档案、员工档案等。
对于建立业主档案，主要按资料类别进行整理归类，具体由人伙资料、装修资料、维修资料及其他资料组成。
业主档案中的入伙资料一般由6份资料组成，即《入伙通知书》、《人伙资料签收单》、《前期物业服务协议》、《业主情况登记表》、《管理规约》和《物业验收交接表》。该6份资料属业主档案中的必备资料。
业主档案中的装修资料由5份资料组成，即《装修申请登记表》、《装修试水表》、《装修巡查记录表》、《违章报告》和《违章整改通知书》o通常该5份资料视物业情况而异，如精装修物业，即不存在以上资料。
业主档案中的维修资料分“保修期内维修资料”和“维修资金维修资料”。保修期内的维修资料由《工程维修联系单》和《维修档案备忘表》组成。
启用维修资金维修物业的相关资料则相对较多较杂，主要有《工程维修联系单》、《维修备忘表》、《维修申请书》、《维修资金申请委托书》、《业主身份证复印件》、《业主房产证复印件》、《维修预算公示》、《施工合同》、《维修工程施工方案》、《业主签名表》、《业主签名达标证明》、《维修资金首付款收据》、《维修资金使用预算表》、《维修资金使用申请表》、《工程维修验收证明》、《漏水及维修照片》、《验收报告》、《维修资金使用结算明细表》、《尾款收据》、《维修资金使用结算表》等20份资料组成。
其他资料有《催费通知单存根联》、《律师函》《协调记录》等。
无论是业主档案，还是图纸档案或其他档案，通常在建档前，就必须明白各类档案的内容，即各类档案中必须存在和可能存在的资料到底有哪些?只有搞明白各类档案资料的内容，才能使档案在建立起来之后分类清晰，在收集、整理和查询时有的放矢。
物业管理档案的使用[2]
建立物业管理档案最终的目的是为管理服务，即方便管理。从档案本身的作用来说，无论是凭证作用还是参考作用，都需要通过查询才能得到体现。
- 建立方便查询的电子档案
物业管理档案的管理属于一项时间跨度较长的工作。如同一时期的物业项目，有的业主装修人住已经几年了，有的业主却还没有交房；有的业主首次装修还没有进行，有的业主却要进行二次装修。特别是一些有关时间或数据性的资料，倘若每次都必须翻阅纸质档案进行查询，不仅浪费时间，而且也不利于纸质档案的保存(经常翻阅纸质资料，势必造成纸质资料的破损)。因此，在建立纸质档案的同时，还需建立方便查询的电子档案。以物业的图纸资料为例，当某部门(人员)需要借阅相关图纸时，我们可以通过电脑查询图纸档案的保存状况、位置后，再进行下一步工作，如查询结果是“未移交”或“已借出”，自然就无需到档案柜中搜罗图纸了。
物管企业建电子档案，一般有两种方式。一种是物业管理软件的形式，即物业软件中包含电子档案的内容，我们只需在每日工作中按程序进行录入就可以了；还有一种是普通“Excel”表格的形式，即首先我们根据工作的特点和要求，对“Excel”表格进行必要的设置，然后再逐一录入。
- 规范借阅程序
“三分建、七分管”，这个道理在物业管理档案管理工作中同样受用。如果把建好档案比喻成“初战告捷”，那么管好档案就是保证“红旗不倒”。“七分管”主要是指档案的借阅管理。需做到“有审批、有记录、有整理”。所谓有审批，即确保档案管理工作集中统一，要搞清楚借阅的对象；有记录就是确保档案借阅工作手续齐全，要随时知晓档案资料的去向；有整理，即定期不定期对档案进行整理，例如相关部门或人员归还档案后，要及时将档案资料进行归位，方便下一次借阅使用。
做好物业档案管理的措施[1]
1、加强领导，建章立制
档案行政管理部门和物业管理主管部门应负责对辖区内物业管理档案工作进行业务指导，并依法实行监督检查。物业管理主管部门应将档案工作列入工业区、住宅区、写字楼等物业管理评优、精神文明创建等活动中。各物业管理单位应加强对档案工作的领导，明确专人负责档案的收集、整理、保管和提供利用；把档案工作作为质量管理或目标管理的重要内容，将文件材料的形成、积累、整理、归档列入各有关管理制度、有关人员的岗位职责和有关工作程序；应结合物业管理企业实际情况，建立健全档案文件材料的归档及档案的保管、保密、借阅、鉴定、销毁、统计等各项规章制度，并认真组织实施。各级档案行政主管部门应尽快制定本区域物业管理档案管理规范或办法。
2、加强物业管理档案基础业务工作
物业管理单位应在保证专门的档案库房，配备专兼职档案人员，添置必要的档案设施设备的前提下，加强档案基础业务工作。物业管理单位应于每年3月底前将上一年度形成的反映管理区域物业管理活动的各类文件材料，按要求收集齐全、完整，及时归档；归档的文件材料应当为原件或具有凭证作用的复制件，并保持其历史面貌；归档的文件材料应当做到分类合理，整理规范，排列有序，鉴定准确，并编制案卷目录、专题目录、人名卡片、工程卡片、档案室指南等必要的档案检索工具，以方便利用；对保管期满经鉴定无保存利用价值的档案，按有关规定经物业管理单位法人批准后，可以按一定程序进行销毁，但销毁清册必须归档保存。需要注意的是开发建设单位在移交住宅区等物业时，应当向业主或物业管理单位移交有关工程建设、设施设备等物业管理所必需的档案资料，并办理移交手续。
物业管理单位应当加强档案管理现代化建设，提高档案管理现代化水平，使档案管理现代化与物业管理现代化同步发展。物业管理单位的档案管理应当符合档案安全保管要求。暂不具备档案安全保管条件的，可以委托国家档案馆和合法的档案寄存中心寄存。
3、加强物业管理档案队伍专业化建设
各物业管理单位应当配备专(兼)职档案工作人员。档案管理人员应当具备档案专业知识和相关的专业知识。物业管理是一项系统工程，涉及建筑、电气、设施设备、供热及电子电器等多学科、多专业。各专业之间形成的文件材料存在非常紧密的联系。由于专业不同，形成的档案材料具有面广、量大、分散、复杂的特点。因此，档案人员应学习物业管理基本知识，了解各组成专业的业务范围，掌握各专业之间的联系特点和图纸文件所属专业与物业管理之间的密切关系。这样才能准确地对物业管理档案进行科学的分类、整理以及编制科学适用的检索工具。物业管理单位负责档案工作的人员在岗位变动时，应当办理档案交接手续。
4、加强对物业管理档案的开发利用
物业管理面对千家万户，与业主的切身利益息息相关。物业管理档案的开发利用不仅要满足企业综合管理的需要，而且要重点满足业主的需求，为业主服好务。需要注意的是，在物业管理档案中，业主住户资料及基建、设备等档案资料属于业主所有。业主委员会在与物业管理单位签订书面的物业管理服务合同时，应当将档案管理作为合同内容，并在合同生效后向物业管理单位提供该物业的工程建设、设施设备、住户等档案供其使用。物业管理档案中涉及业主、住户管理的档案非经本人同意，不得擅自提供他人利用。
总之，物业管理的引进与推行，极大地改变了我们的生活和观念，推动了社会的发展与进步。做好物业管理档案工作，对于规范物业管理活动，提高城市管理水平，维护业主和物业管理企业的合法权益，改善人民群众的生活和工作环境有着重要作用，需引起各级档案部门的高度重视并尽快拿出应对之策。
