庆典活动

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目录

什么是庆典活动

  庆典活动是组织利用自身或社会环境中的有关重大事件、纪念日、节日等所举办的各种仪式、庆祝会和纪念活动的总称,包括节庆活动、纪念活动、典礼仪式和其他活动。通过庆典活动,可以渲染气氛,强化组织的影响力;也可以广交朋友,广结良缘;成功的庆典活动还可能具有较高的新闻价值,从而进一步提高组织的知名度美誉度

庆典活动的作用

  庆典活动的作用:可引起三大效应(引力效应、实力效应和合力效应)。

  (1)引力效应:指组织通过庆典活动吸引公众的注意力。

  (2)实力效应:指通过举办大型庆典,显示组织强大的实力,以增加公众对组织的信任感。

  (3)合力效应:开展大型庆典,能增强组织内部职工、股东的向心力和凝聚力,提高公众对组织的信任感。

庆典活动的主要类型

  节庆是利用盛大节日或共同的喜事而举行的表示快乐或纪念的庆祝活动。不同国家甚至同一国家不同地区,都有自己独特的节日。节日又有官方节日和民间传统节日之分。常见的官方节日有元旦、妇女节、消费者权益保护日、国际劳动节、儿童节、国庆节、圣诞节、感恩节、复活节等,民间传统节日有春节、元宵节、清明节、端午节、中秋节等。还有些地方根据自身文化传统、风俗习惯、土特产等,组织举办一些具有地方特色的节庆活动,如北京地坛庙会、湖南的龙舟节、山东潍坊风筝节、德国的啤酒节等。

  节庆日是公共关系部门特别是酒店、宾馆等接待服务单位开展公共关系活动的绝好时机。所以,每年6月1日前后,大小商店都会在小孩商品上绞尽脑汁;中秋节前,则会爆发一轮又一轮的月饼大战;五一和十一长假前夕,旅游胜地和饭店就会大张旗鼓地宣传和推介其优质的特色服务

  纪念活动是利用社会上或本行业、本组织的具有纪念意义的日期而开展的公关活动。可供组织举办纪念活动的日期和时间有很多,如历史上的重要事件发生纪念日、本行业重大事件纪念日、社会名流和著名人士的诞辰或逝世纪念日;而本组织的周年纪念日、逢五逢十的纪念日及重大成就的纪念日,更是举办纪念活动的极好时机。通过举办这样的活动,可以传播组织的经营理念经营哲学价值观念,使社会公众了解、熟悉进而支持本组织。因此,举办纪念活动实际上又是在做一次极好的公关广告

  典礼仪式包括各种典礼和仪式活动,如开幕典礼开业典礼项目竣工典礼毕业典礼颁奖典礼就职仪式授勋仪式签字仪式捐赠仪式等。在实际工作中,典礼仪式的形式多样,并无统一模式。有的仪式非常简单,如某个企业办公楼的开工典礼,放一挂鞭炮,企业老总喊一声“开工”,仪式便宣告结束;有的仪式非常隆重、庄严,如英国女王登基、国外皇室婚礼及葬礼等,甚至还有一套严格的程序和繁文缛节。

庆典的组织程序

  (1)庆典策划:确定来宾及发放请柬;来宾组成:政府官员、地方实力人物、知名人士、新闻记者、社区公众代表、客户代表或特殊人物等。总之,来宾要具有一定的代表性;发放请柬要求:请柬提前7—10天发放。重要来宾请柬发放后,组织者当天应电话致意。庆典头晚再电话联系。

  (2)设计庆典活动程序;一般程序:主持人宣布开典;介绍来宾;由组织的重要领导或来宾代表讲话;安排参观活动;安排座谈或宴会;邀请重要来宾留言或提字。

  (3)落实致辞人和剪彩:;致辞人和剪彩人分己方和客方。己方为组织最高负责人,客方为德高望重、社会地位较高的知名人士;选择致辞人和剪彩人应征得本人同意。

  (4)编写宣传材料和新闻通讯材料;列出庆典主题、背景、活动内容等相关材料,将材料装在特制的包装袋内发给来宾。对记者,还应在其材料中添加较详细的资料,以方便记者写作新闻稿件。

  (5)庆典活动的接待工作;设置接待室。对所有来宾,都应热情接待,耐心服务;对重要来宾,要由组织领导亲自接待;他们的签到、留言、食、宿均应由专人负责。

庆典注意事项

  庆典活动既是社会组织面向社会和公众展现自身的机会,也是对自身的领导和组织能力、社交水平以及文化素养的检验。因此,举办庆典活动时,公共关系人员应做到准备充分,接待热情,头脑冷静,指挥有序。一般说来,庆典活动应注意以下事项:

  (1)确定庆典活动主题,精心策划安排,并进行适当的宣传。

  (2)拟定出席庆典仪式的宾客名单,一般包括政府要员、社区负责人代表、同行代表、员工代表、公众代表、知名人士、社团。

  (3)拟定庆典程序,一般为:签到、宣布庆典开始,宣布来宾名单、致贺词、致答词、剪彩等。

  (4)事先确定致贺词、答词的人名单,并拟好贺词、答词,贺词、答词都应言简意赅。

  (5)确定关键仪式人员,如剪彩、揭牌、托牌等;除本单位领导外,还应邀请德高望重的知名人士。

  (6)安排各项接待事宜,事先确定签到、接待、剪彩、摄影、录像、扩音等有关服务礼仪人员。

  (7)可在庆典活动中安排节目,如舞龙等;还可邀请来宾题词,以作为纪念。

  (8)庆典结束后,可组织来宾参观本组织的设施、陈列等,增加宣传的机会。

  (9)通过座谈、留言形式,广泛征求意见,并综合整理、总结经验。

  上面讲的是举办庆典活动所要注意的一般事项。实际上,庆典活动中还有一些细节问题需要注意,下面仅举两例加以说明。

  1)国旗悬挂

  国旗是一国的标志和象征,人们往往通过悬挂国旗表达对本国的热爱和对他国的尊重。在国际交往中的悬旗惯例,已为各国公认,成为一种重要的礼宾仪式。接待国宾时,通常要在国宾下榻的住所和交通工具上悬挂该国国旗;两国国旗并挂,以旗本身面向为准,右挂客方旗,左挂本国旗;车上挂旗,则以车辆行驶方向为准,司机左方为主方,右方为客方。在国际会议会场也要悬挂与会各国国旗。悬挂国旗的一般规定是日出升旗,日落降旗;悬挂双方国旗,左为下,右为上;升旗时,服装整洁,立正,脱帽,行注目礼。如遇外国元首或政府首脑逝世,一般在特定建筑物上降半旗致哀,通常的做法是先将旗升至杆顶,再下降至离杆顶相当于 1/3的地方。

  2)签字仪式

  签字是一种常见仪式,作为组织中负责对外交往和礼宾的公关人员,应当熟悉签字仪式 的程序。 签字时,双方签字人的身份应大体相同。安排签字及签字仪式是一项细致的工作。首先,要做好文本的定稿、翻译、校对、印刷、装订、盖火漆印等工作;第二,准备好签字用的文具、国旗等物品;第三,与对方商定签字人员及参加签字仪式的人员,原则上是双方参加会谈的人员出席,或者是为表示重视,安排较高级别的领导人出席签字仪式。签字后,由双方签字人员互换文本,相互握手,有时还备有香槟酒,以示庆贺。

庆典活动的案例分析[1]

  案例:IBM公司的“金环庆典”活动

  美国IBM公司每年都要举行一次规模隆重的庆功会,对那些在一年中做出过突出贡献的销售人员进行表彰。这种活动常常是在风光旖旎的地方,如百幕大或马霍卡岛等地进行。对3%的作出了突出贡献的人所进行的表彰,被称作“金环庆典”。在庆典中,IBM公司的最高层管理人员始终在场,并主持盛大、庄重的颁奖酒宴,然后放映由公司自己制作的表现那些作出了突出贡献的销售人员工作情况、家庭生活,乃至业务爱好的影片。在被邀请参加庆典的人中,不仅有股东代表、工人代表、社会名流,还有那些作出了突出贡献的销售人员的家属和亲友。整个庆典活动,自始至终都被录制成电视(或电影)片,然后被拿到IBM公司的每一个单位去放映。

  在这种庆典活动中,公司的主管同那些常年忙碌,难得一见的销售人员聚集在一起,彼此毫无拘束地谈天说地,在交流中,无形地加深了心灵的沟通,尤其是公司主管那些表示关心的语言,常常能使那些在第一线工作的销售人员“受宠若惊”。正是在这个 过程中,销售人员更增强了对企业的“亲密感”和责任感。

  通过分析我们不难得到结论: IBM公司的“金环庆典”活动属于企业内部的公共关系活动,它对企业公共关系的发展有着极其重要的现实意义。

  • 它可以增强企业内部的凝聚力与向心力,显现企业文化的氛围。通过“庆典”活动,让对企业有功的人员亲身感受到企业高层主管对他们工作、学习、家庭及个人发展的关心,感受到企业IBM公司每年一度的“金环庆典”活动,一方面是为了表彰有功人员,另一方面也是同企业职工联络感情,增进友情的一种手段。大家庭的温暖。这是一种企业文化的氛围,是企业发展的基石。它可以使公司内部更多地联络感情,增进友情,协调企业内部的人际关系
  • 它可以使员工家庭和睦、健康。为企业做出突出贡献的销售人员的家属、亲友也被企业邀请参加庆典活动,这会使这些受表彰者的家属更多地了解自己的亲人在工作中的表现,使其家属在以后的工作中更多地支持亲人们的工作,使之多一份理解与关爱,从而保证这些家庭的和谐气氛。
  • 它可以使企业员工的积极性更高,使企业形象更好。在这样的庆典活动中,接受表扬者会产生一种继续奋发向上,为企业多做贡献的决心。同时也会鼓励更多的员工努力工作。在这种企业氛围中,员工们会处处为企业着想,在工作中表现出良好的员工形象,进而展示出企业的风格。
  • 它可以使企业的社会效益经济效益得到同步增长。企业员工热爱自己的企业, 以企业为荣,会自觉地为企业树立良好的形象。这样会使企业在社会公众心目中拥有良好的形象,如人们会认定IBM公司是一个有文化的公司、关爱社会的公司等社会效益的提高会最终转化为企业经济效益的提高。人们认定,拥有良好形象的企业,一定会生产出优质的产品和提供优质的服务,进而愿意购买这样企业的产品。
  • 其他企业应借鉴IBM的这种做法,更多地开展企业内部的公共关系活动,以增强企业职工与领导、职工与职工之间的感情联系,创造出良好的内部公共关系氛围。联络感情、增进友情,除了可以举办像IBM公司这样的庆典活动之外,还可以采用诸如组织全体职工开展文体活动,利用各种有意义的事件(如厂庆日,新产品投产和新设施的剪彩等)和有意义的节目(如新年、元旦、国庆节、五一节以及职工的生日等)举办各种形式的工作聚餐会、周末、文化沙龙、知识竞赛以及其他联谊活动。认定IBM公司是一个有文化的公司、关爱社会的公司等社会效益的提高会最终转化为企业经济效益的提高。人们认定,拥有良好形象的企业,一定会生产出优质的产品和提供优质的服务,进而愿意购买这样企业的产品。

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参考文献

  • 黄德林等主编,《现代公共关系学》,中国商业出版社,2000年8月;
  • 翟向东主编,《中国公共关系教程》,中国商业出版社,1997年12月;
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