檔案網路化管理

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什麼是檔案網路化管理

  檔案網路化管理是指通過電腦網路,進行檔案信息的收集、組織、傳遞、發佈、檢索及提供利用,從而最大限度地實現檔案資源共用。其中包括:檔案信息收集的網路化;檔案信息組織的網路化;檔案信息網路傳遞;檔案信息網上發佈;檔案信息網路檢索;檔案信息網路利用。

檔案網路化管理的意義

  1、適應網路時代人們對檔案信息的利用需求,提高檔案信息服務社會化的水平。

  2、電腦網路是人們獲取信息的重要來源,檔案作為一種原始的信息源,具有其他網路信息無法取代的重要作用。

  3、網路檔案用戶的類型十分廣泛,需求多種多樣,必須儘可能地使人們能通過網路獲得所需要的檔案信息。檔案網路化管理是網路時代檔案信息服務社會化的要求。

  檔案網路化管理對於改善傳統的檔案管理體制,提高檔案管理效率具有十分重要的意義:

  1、檔案網路化管理建立在傳統檔案管理的基礎之上,同時,又對其管理體制流程提出了新的要求。

  2、要求建立高效的電子文件歸檔和管理系統

  3、要求對傳統檔案實施有選擇和有步驟的數字化,為檔案網路信息的存貯、檢索和利用提供數據基礎。

  4、有利於彌補傳統檔案管理重藏輕用的不足,擴大檔案信息的受眾面,提高檔案信息的利用率。

  5、有利於提高檔案管理的效率和質量

  檔案網路化管理有利於擴大檔案工作的社會影響,提高社會檔案意識。

  1、通過網路實施檔案信息的發佈、檢索和利用,擴大了檔案利用的範圍,可較大程度地滿足各種用戶(現實用戶和潛在)的各種檔案需求。從而擴大了檔案工作的社會影響。

  2、有利於增進社會各界對檔案和檔案工作的瞭解,消除人們對檔案及檔案工作的神秘感,可進一步提高社會檔案意識。

檔案網路化管理的特點

  與政府信息化、企事業單位信息化建設的密切關聯性:

  1、由於檔案與政務信息的淵源關係,檔案網路化管理和信息化建設成為政府信息化的組成部分和必然要求。

  2、檔案管理網路化成為具體的企事業單位信息化建設的組成部分。

  地區發展的不平衡性:東部地區比中、西部地區具有明顯優勢。

  對信息安全要求高:檔案的保密性對信息安全提出了高要求。

檔案網路化管理的階段

  第一階段(基礎階段):檔案管理自動化階段

  利用電腦技術,實現檔案實體的自動化管理和檔案信息的自動化管理。包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、編目、檢索等各個環節。

  目前我國各級檔案館自動化管理水平不一,有的已經實現,有的只是部分實現,還有極少數檔案館處於手工管理向自動化管理過渡期。

  檔案自動化管理是檔案網路化管理的前提,它為後者提供了必要的硬體條件和檔案資源準備。

  第二階段(初級階段):檔案機構內部區域網(建設階段)

  檔案館內部區域網連接本館各科室、各部門,實現檔案館辦公自動化,實現辦公行文一體化,接待利用電腦檢索,調歸管理自動化,從而提高檔案工作的效率和科學性。

  將單一的檔案管理系統納入企事業單位的大的“集成”系統,成為其子系統

  單位的“集成”系統通過區域網將單位內部的各個單一的系統相互聯繫,可以實現本系統內部各部門之間的數據交流和各類資源的共用。

  同時,可更充分地發揮檔案信息在決策系統中的作用。

  “集成”系統分為橫向集成縱向集成兩種形式

  橫向集成:將屬於同一組織級別的若幹個部門的數據予以集成,實行數據共用、綜合管理

  檔案管理系統參加的橫向集成綜合系統:企業管理信息系統MIS與自動化系統OAS。

  縱向集成:將屬於不同組織級別的檔案數據予以集成,實施綜合性的管理

  檔案管理系統參加的縱向集成系統:

  檔案目錄中心:如革命歷史檔案目錄中心、航天工業檔案目錄中心等

  情報信息中心:可在同一專業系統內實現圖書、情報、檔案的集成管理

  第三階段(發展階段):檔案外部網(網站)(建設階段)

  檔案網站的類型:

  綜合性:各級綜合性檔案館的網站;

  專門性: 高校、企業、專業系統檔案館的網站。

  檔案網站的規模:

  總體數量:增加迅速,國家級、省級、市縣級檔案館都紛紛建立網站;

  網頁級次:普遍較淺,以2至3級居多。

  現階段檔案網站的特點:主要以發佈檔案工作的日常信息為主,實質性的檔案內容信息較為欠缺,特色檔案信息不足。需要進一步增加上網檔案的數量和類型。

  第四階段(實現階段):網路檔案信息的組織與整合階段

  由國家最高檔案行政管理機關負責對各級、各專業檔案網站的信息進行整合,加強各檔案網站之間的信息交流和共用,剔除重覆,突出特色,建立全國檔案信息網路系統;

  實現網路檔案信息的社會化服務。

  我國檔案網路化管理總體上基本處於第三階段,即網站建設階段。而在經濟相對落後的中、西部地區,還有不少檔案部門處於第一、第二、階段,即檔案自動化管理和區域網建設階段,或者正處於第三階段的準備期。

檔案網路化管理的現實條件

  資金與設備

  是檔案網路化管理的首要條件。

  網路建設需要主處理機、伺服器、終端設備、通信傳輸設備等,購置這些設備需要大量經費。

  應積極爭取政府撥款。尤其是在各級政府實施的電子政務建設過程中,需要相應地對檔案網路化建設提供財政支持。

  廣開渠道,爭取企業投資及私人資助。

  技術與人員條件

  網路技術包括信息處理技術通信技術等方面。

  檔案部門的技術力量較為薄弱,需要大力引進專業技術人才,同時,對現有檔案人員進行技術培訓

  借鑒國內同行及發達國家檔案網路化管理的經驗。

  還可以通過技術外包的方式,委托專業公司進行技術開發和網路建設。

  檔案資料庫的建設與發展

  資料庫建設是網路化發展的基礎,網路資源的共用主要是對資料庫中檔案數據資源的共用。

  我國檔案資料庫建設不能適應網路化的需要,存在不少問題:

  1、資料庫類型單一,以目錄型為主。

  2、資料庫規模小。

  3、資料庫的質量難以保證

  4、數據格式不一,標準化程度低,難以實現網路共用。

  通信網路的支持

  我國的通信基礎設施發展迅速,全國的公用通信網和專用通信網發展迅速。

  通信網絡基本能滿足檔案網路化建設的需求

  標準化與各部門協作

  機讀目錄標準、軟體設計標準、硬體設施標準等標準的制訂和實施是檔案網路資源共用的前提。

  各部門協作是檔案網路化建設的關鍵。包括同行業與同系統之間的協作,地區性協作、與相關行業的協作等。

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