旅游行政溝通
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旅游行政溝通是指通過各種信息的傳遞,促使旅游行政機關與旅游企業和旅游者進行思想和情況的交流,以取得彼此之間的相互瞭解,建立起信任的良好的人際關係的旅游行政執行行為。
旅游行政溝通的基本形式[1]
1.正式溝通
正式溝通,即通過正式組織渠道,或通過有關明文規定的渠道所進行的信息傳遞和交流。比如,旅游行政機關中正式召開的各種會議,正式發佈的各種命令、指示、通告、佈告,公告、通知,頒佈的各種法令、規章、規則、章程、條例、措施,也包括下級通過正式渠道的請示、報告、建議等內容。正式溝通的特點是,正規、嚴肅,溝通信息比較可靠和穩定,所以一般重要的消息通常都採用這種溝通方式。正式溝通的優點是,信息失真率低,溝通效果較好且具有較強的約束力,不足之處是有時溝通速度比較慢,有可能會降低行政效率。
2.非正式溝通
非正式溝通,建立在旅游行政工作人員的社會聯繫基礎上,是由人們的社會交往產生的。在表現形式上,多系不固定的,具有動態性、隨機性。其主要內容為:旅游行政機關人員間的非正式接觸、社交、宴會、聚會等。非正式溝通的特點是自發性、情感性、非強制性以及靈活性,因而容易造成溝通信息扭曲和失真,而且傳播速度極快。
旅游行政溝通的渠道[1]
1.下行溝通
上級組織和領導者將制定的關於組織的規章制度、任務指標、各種消息、政策和措施等,傳達給下級的有關組織和人員,這種由上而下的溝通叫做下行溝通。這種溝通,可以使上下級之間保持較好的工作關係,便於下級明瞭上級的意圖和指示,從而使上下之間步調一致。下行溝通的主要作用是,下達有關工作方面的指示,讓下級明確行政目標,提供關於組織程式和行動的情況,提醒有關部門或工作人員對任務及其他關係的瞭解等。下行溝通可以使下級瞭解上級的指示精神、工作意圖、行動目標等。在下行溝通中,要註意避免居高臨下的主觀武斷,以免脫離群眾,得不到廣泛響應。同時,也應註意下級對溝通信息的理解是否正確,以免導致失真,脫離行動目標。
2.上行溝通
上行溝通,是指下級旅游行政組織和旅游行政人員向上級傳遞的信息。諸如向上級彙報、請示工作,提出建議、批評,反映情況等。這種溝通是上級組織和領導瞭解下級情況的有效途徑。上行溝通的目的是要將下級對有關情況的看法、意見和建議及時向上反映,以利於上級及時解決下級工作中出現的問題,對下級的工作作進一步的指導,或者是吸收和採納下級的合理化建議,修改其工作方案,以利於決策目標的實現。在上行溝通中,要註意全面、客觀地聽取下級意見,防止下級投其所好,報喜不報憂。
3.平行溝通
平行溝通,是指各平行機關和單位的橫向信息交流,彼此之間取得協調以解決共同的問題。這種類型的溝通在旅游行政機關中尤為重要。在旅游行政管理中,許多工作往往涉及多個部門,如果部門與部門之間不能有效溝通,會直接影響旅游行政工作的進行,影響政府職能的實現。
旅游行政溝通應註意的問題[1]
1.註意信息溝通的準確性和完整性
在溝通過程中,要正確使用祖國的語言文字,用精練的語言,明確的概念,準確、全面地傳遞有價值的信息。此外,還應健全信息網路、嚴明信息程式,謹防決斷的隨意性和下屬上報情況粉飾太平,報喜不報憂。
2.註意信息溝通的時效
信息都是有時限的,過時的信息就失去了其自身的價值。旅游行政信息內容也應有時效,對旅游行政執行有用的信息要及時傳遞。
3.註意溝通行為的頻率
溝通行為不可過頻,應適可而止,以免加重接受者的負擔。如會議溝通太多,就會使下級主管整天埋在會議里,降低行政執行的效率。
4.註意溝通行為的激勵性
除了有關是什麼、誰來乾的信息外,人們還需要鼓勵性的信息。鼓勵性信息可用各種方式傳送——贊揚的話或拍一拍肩膀都是其中最常用的信息傳遞方式,它有助於人們發揮和保持於工作有益的態度和感情。