固定資產清查

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固定資產清查(Fixed Assets Checking)

目錄

什麼是固定資產清查

  固定資產清查是指從實物管理的角度對單位實際擁有的固定資產進行實物清查,並與固定資產進行賬務核對,確定盤盈毀損報廢盤虧資產。

固定資產清查的範圍

  固定資產清查的範圍主要包括土地、房屋及建築物通用設備專用設備、交通運輸設備等,要求各單位配合會計師事務所認真組織清查,原則上對所有固定資產全面清查盤點。

  (1)對固定資產要檢查固定資產原值、待報廢和提前報廢固定資產的數額及固定資產損失、待核銷數額等;關註固定資產分類是否合理;詳細瞭解固定資產目前的使用狀況等;

  (2)對出租的固定資產要檢查相關租賃合同;檢查各單位賬面記錄情況,檢查是否已按合同規定收取租賃費

  (3)對臨時借出、調撥轉出但未履行調撥手續的和未按規定手續批准轉讓出去的資產,要求各單位收回或者補辦手續;

  (4)對清查出的各項賬面盤盈(含賬外資產)、盤虧固定資產,要查明原因,分清工作責任,提出處理意見;

  (5)檢查房屋、車輛等產權證明原件並取得複印件,關註產權是否受到限制如抵押擔保等,檢查相關取得的相關合同、協議;

  (6)對批量購進的單位價值低的圖書等,如果被資產清查單位無法列示明細金額的,按加總數量清查核對實物,按總計金額填列固定資產清查明細表,並註明總數量。

固定資產清查的程式

  (一)對本單位擁有的固定資產進行實物清點,並登記造冊。

  (二)將實物按品種、數量、型號等與固定資產賬進行核對。

  (三)按照管理許可權上報有關情況,並根據批覆進行賬務處理

固定資產清查的操作方法

  (一)清查前的準備

  1、組成固定資產清查小組,明確責任分工

  各單位根據自身實際情況,組成由資產管理部門、使用部門、財務部門等人員組成的固定資產清查小組,並明確具體的責任分工,以及問題的協調、上報和處理機制。

  2、進行事前的摸查

  由於固定資產的種類及數量多,用及使用情況變動多、產權情況可能較複雜,因此,各單位在固定資產清查時,應組織有前後任領導、前後任資產管理及財務人員、資產使用人員、以及其他知情人員,召開資產清查準備會,充分瞭解固定資產的購建、分佈、占用及使用、產權及其變動、抵押及擔保、在未入賬資產等情況,形成會議紀要,建議行政事業單位在各部門先行按其占用和使用的固定資產進行自查,編製固定資產部門自查表並上報固定資產清查小組,為實地核查作准備。

  3、編製固定資產清查計劃

  固定資產清查小組負責制定清查計劃,包括賬務清理實地盤點產權抵押資料的收集及認定、損益證據收集、損益鑒定及損益申報等內容,以及這些內容的實施時間、實施人、實施程式和方法、分階段工作報告的撰寫及完成時間等。

  (二)利用賬務清理結果,編製盤點用的固定資產明細表

  通過賬務清理,將固定資產分為土地、房屋、構築物、通用設備、專用設備、交通運輸設備、電氣設備、電子產品及通信設備、儀器儀錶及其他、文藝體育設備、圖書文物及陳列品、傢具用具及其他等類別,並收集產權證明文件、發票、合同、結算書、使用說明書等資料,結合資產占用及使用情況,按照固定資產清查表要求填制編製分類及明細盤點基礎表。

  (三)實地盤點並核實有關情況

  1、盤點前準備

  固定資產的實地盤點核實是本次資產清查的重要內容,各單位在盤點前,應準備好分類及明細盤點基礎表、固定資產卡片、已盤點資產粘貼標識、產權證明材料、使用方向證明資料,規劃好盤點的時間、路線、先後順序、分組情況,以及對毀損、報廢、存在重大變化情形的內、外部會審小組或鑒證小組的組成及實地勘察時間安排,以及財產損失證明文件的取證安排、申報材料的組織和呈報、總結撰寫等,形成書面《固定資產盤點計劃》並下達至所有參加盤點人員,在單位資產清查辦公室的統一領導下和在中介機構的監督下組織實施。

  2、賬載固定資產盤點

  固定資產的盤點應分類進行,在盤點賬面記載的固定資產時以賬查物,並要求查明固定資產的基本情況:仔細核對固定資產編號及名稱、結構或規格型號、坐落位置或使用部門、構建日起即投入使用日期、使用方向(單位自用、後勤使用、出租、出借、閑置、其他)、使用狀況(正常使用、毀損、報廢、封存、部分拆除、技術淘汰等)、產權歸屬(包括權屬性質、權屬證書及其牌照等)、變動情況、數量、原值(事業單位還包括累計折舊和凈值、折舊年限、以使用年限)。其中:

  事業單位涉及抵押或擔保情況的,還應根據擔保合同,以發函方式核實:被擔保單位的名稱、性質、與本單位的關係,擔保方式、擔保起止時間、擔保金額,貸款金額、以償還金額、逾期未償還金額,是否上級指定擔保等情況;

  涉及出租出借固定資產情況的,還應有關證明資料,以發函方式核實:批准機構和批准文號,對方單位名稱、出租合同或出借證明,出租資產本年應收及實收金額等情況。

  對已盤點的固定資產應及時貼上“已盤點資產粘貼標識”。

  3、賬外固定資產盤點

  (1)對賬外固定資產,根據固定資產清查準備會議瞭解的情況以及摸查固定資產部門自查表,通過與帳面記錄進行核對和甄別,在排除租入、借入、外單位寄存等情況後,確定賬外固定資產清單,並參照賬載固定資產盤點要求進行實地勘察。

  (2)查明固定資產的基本情況,重點查明:未入賬原因、固定資產的來源、產權狀況、價值狀況;其中:

  屬於接受捐贈未入賬或作為成本費用支出的固定資產。應按照規定進行會計差錯更正,補作賬務處理;

  屬於用賬外資金購入,應先補作入賬處理,並查清購買資產的資金來源。

  (3)歸集帳外固定資產的有效產權證明文件,包括:合同或協議、產權證書及權證照、價值證明、捐贈證明、調撥證明、移交記錄、聲明書等;

  (4)貼上“已盤點資產粘貼標識”;

  (5)在此基礎上,補登固定資產卡片,撰寫固定資產盤盈專項說明並呈報資產清查小組。

  我們通過資產清查,將賬外固定資產納入單位資產,糾正歷史上由於各種原因造成的錯漏,是保全國有資產的重要舉措,對避免職務違規和犯罪具有重大意義。

  賬外固定資產也是國有資產,任何單位和個人在此次資產清查中,均不得有隱瞞、漏報行為,否則就涉嫌違反資產清查紀律。

  《行政事業單位資產清查暫行辦法》第六章第三十二條規定,行政事業單位在資產清查中有意隱瞞、弄虛作假、提供虛假會計資料的,由財政部門責令其改正,並依據《中華人民共和國會計法》、《財政違法行為處罰處分條例》(國務院令427號)等有關法律、法規規定予以處罰;單位負責人和直接責任人有財政部門會同有關部門依法查處;構成犯罪的,依法追究刑事責任。

  (四)根據盤點情況編製“清查固定資產盤點表”,與基準日“固定資產清查明細表”進行核對,並對盤點中出現的差異情況進行說明。
  (五)根據固定資產清查中的問題提出處理意見

  1、職工房改房問題

  我們在之前的清產核資工作中註意到,有些行政事業單位,在上個世紀90年代實施住房改革時,已經按照國家的政策要求和規定手續,將住房轉讓給幹部職工,並辦理了產權轉讓手續,單位已不具備對這些住房的所有權及其他權益,單位一直將這些資產作為單位資產列報不符合財務會計制度的規定,可作為會計差錯事項予以調整。

  例如:某行政單位截止2003年12月31日固定資產---房屋建築物科目帳面9320萬元,其中含已房改出售給職工的房屋原值2450萬元,對這部分產權已不屬於單位所有的房屋原值從固定資產---房屋建築物科目中剔除,同時調減相應的固定基金餘額2450萬元,調整後,房屋建築物帳面餘額為6870萬元。

  在處理該問題時,如遇到一幢房屋有部分住房已房改部分住房未售給職工的情況,則可以按建築面積進行分配,比方編號為03的住宿樓總造價2400萬元,總建築面積8000平方米,其中,經統計已房改面積7200平方米,未出售面積800平方米,那麼,可按面積分配計算界定出不屬於單位所有的房屋價值2160萬元。資產清查單位應就此事項作出專項說明並呈報清查辦公室。

  2、合建辦公用樓問題

  例如:2003年,某行政單位用國家劃撥土地經報批,與兩家國有企業合建辦公樓,合同約定由該行政單位出地2500平方米、A、B兩國有企業分別出資9000萬元(含土地出讓金、有關稅費等),興建一幢十八層45000平方米的辦公樓,建成後A、B兩企業分別分得15000平方米建築面積,但2004年竣工結算後該行政單位未予入賬。那麼,該行政單位應根據合同、竣工決算書、建設批文等一系列文件,到國土房產管理部門申請確權並辦理房產證,並按實際確權面積15000平方米計算其價值6000萬元入賬,借固定資產6000萬元,貸固定基金6000萬元,可作為會計差錯予以調整,沒必要作為資產盤盈。資產清查單位應就此事項作出專項說明並呈報清查辦公室。

  3、實質性控制資產問題

  在財產清查時,可能遇到:單位的某項房屋等固定資產擁有實際的控制權,如可以自主使用、出租等,但由於客觀原因無法辦理產權轉移手續,也缺乏價值確認依據資料。根據實際情況,(1)清查單位若能收集或取得具有控制權的有關文件,如與原資產所有權人補簽有關協議,可以委托中介機構作為對該等資產進行價值評估,並根據上述資料和評估報告將其作為盤盈資產處理;(2)若無法取得充分實質控制權資料,有條件的可以申請產權界定或通過訴訟途徑解決產權問題;(3)無充分資料支持的,作為重要事項製作專項說明予以披露。

  4、盤虧盤盈固定資產的處理

  (1)盤虧的固定資產

  對盤虧的固定資產,將其賬面凈值扣除責任人賠償後的差額部分,依據下列證據,認定為損失:

  A、固定資產盤點表;

  B、盤虧情況說明(單項或批量金額較大的固定資產盤虧,要逐項作出專項說明,由社會中介機構進行職業推斷和客觀評判後出具經濟鑒證證明;

  C、社會中介機構的經濟鑒證證明;

  D、內部有關責任認定和內部核准文件等。

  (2)盤盈的固定資產

  對盤盈的固定資產,依據下列證據,確認為固定資產盤盈入賬:

  A、固定資產盤點表;

  B、使用保管人對於盤盈情況說明材料;

  C、盤盈固定資產的價值確定依據(同類固定資產的市場價格、類似資產的購買合同發票或竣工決算資料);

  D、單項或批量數額較大固定資產的盤盈,企業難以取得價值確認依據的,應當委托社會中介進行估價,出具估價報告。

  5、毀損報廢固定資產的處理

  對報廢、毀損的固定資產,將其賬面凈值扣除殘值、保險賠償和責任人賠償後的差額部分,依據下列證據,認定為損失:

  ①單位內部有關部門出具的鑒定證明;

  ② 單項或批量金額較大的固定資產報廢、毀損,由單位作出專項說明,應當委托有技術鑒定資格的機構進行鑒定,出具鑒定證明;

  ③ 不可抗力原因(自然災害、意外事故)造成固定資產毀損、報廢的,應當有相關職能部門出具的鑒定報告。如消防部門出具的受災證明;公安部門出具的事故現場處理報告、車輛報損證明;房管部門出具的房屋拆除證明;鍋爐、電梯等安檢部門的檢驗報告等。

  ④固定資產報廢、毀損情況說明及內部核批文件;

  ⑤ 涉及保險索賠的,應當有保險理賠情況說明。

  6、被盜的固定資產的處理

  對被盜的固定資產將其賬面凈值扣除責任人的賠償後的差額部分,依據下列證據,認定為損失:

  ① 向公安機關的報案記錄;公安機關立案、破案和結案的證明材料;

  ② 企業內部有關責任認定、責任人賠償說明和內部核批文件;

  ③ 涉及保險索賠的,應當有保險理賠情況說明。

  (六)報告清查結果

  1、根據盤點核實結果,填報固定資產盤點明細表;

  2、錄入固定資產電子卡片;

  3、進一步完善固定資產清查明細表;

  4、編輯損失材料並呈批。

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