個人信息管理

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個人信息管理(Personal Information Management,PIM)

目錄

什麼是個人信息管理

  個人信息管理是以個人為中心,將個人意識、管理理念、現代化技術等有機地結合起來,通過信息獲取組織、集成、交流與共用等一系列環節,最終實現信息知識的共用與創新,以此提高個人的適應能力、生存能力競爭能力管理模式與理論。

  個人信息管理強調以個人為中心,以信息為基礎,以知識共用與創新為目標,將信息與知識看作是一種可以開發與利用的資源,對其實施科學管理,這是一種有效的管理方法和手段,幫助個人獲取信息與知識,併進行組織整序,有目的、及時、高效地更新自己的知識和技能。’個人信息管理存在於個人層面,人們對其的理解也不可能完全相同。但是無論個人信息管理的定義是什麼,其實質都在於幫助個人提升工作效率,整合自己的信息資源,提高個人的競爭力。它是一種新的管理理念和方法,能將個人擁有的各種資料、隨手可得的信息變成更有價值的知識,最終有利於自己的工作和生活,通過個人信息管理,人們可以養成良好的學習習慣,增強信息素養,完善自己的專業知識體系,提高自己的能力和競爭力,為實現個人價值和可持續發展打下堅實的基礎。

個人信息管理的目標

  信息資源開發與利用是信息管理的出發點,個人信息管理也不例外。與其他層次的信息管理不同,個人信息管理的目標突出了個體,具體表現在以下幾點:

  (1)整合零散的個人信息與知識

  大量個人信息處於零散的無序狀態,有價值的信息得不到有效的利用與共用,從而造成了知識流失。按照個人發展的實際需要,對信息進行分類和序化,並根據信息之間的關係進行組織、存儲,便於信息積累與共用,並實現個人知識創新。在此基礎上,將個人信息與知識提升為組織知識。

  (2)提高個人處理問題的效率

  通過個人信息管理,構建個人知識平臺,提高個人應變能力和反應速度。面對問題,能夠通過平日的信息與知識的積累,快速查找答案,有效解決問題。

  (3)培育新的想法與思維

在日新月異的時代背景下,保持創新能力是組織和個人獲得並保持競爭優勢的源泉。對於個人而言,信息管理與知識管理的最終目的是如何使自己跨越時空界限,交流思想,共同創造新的思維。在信息管理過程中,藉助非正式與正式的信息交流,把具備某種共性的人們聚集起來實現信息共用,充分利用人們頭腦中的創造性思維,產生新的思維。

  (4)完善個人知識結構

隨著社會信息化進程的加快、藉助現代信息技術、個人獲取信息的能力實現了質的飛躍,個人信息的擁有量極度膨脹、對於數量龐大的信息積累,個人只有科學地管理信息,並主動對大量零散的信息進行深度加工,從中挖掘出有用的知識,通過有效吸收,才能不斷完善自身的知識結構,增強自身的適應能力。

個人信息管理的特點與原則

  1.個人信息管理的特點

為了明確並突出個人信息管理的特點,我們選擇了組織信息管理和個人知識管理兩個與之密切相關的概念分別進行對比。

  1)個人信息管理與組織信息管理的關係。

  個人信息管理存在於個人層面,通過個人信息管理的實施,個人可以在短時間內處理大量的信息,快速有效地獲取所需知識,準確地表達知識,提高工作效率和自身能力。組織信息管理面向社會組織,目的在於創造組織的效率和效能。個人是組織的基本單位,強化個人信息管理是發展組織信息管理的基礎,兩者在目的、實施主體、實施方式、技術支持條件、作業流程、應用界面等方面有所區別,但是在信息管理觀念的基礎架構上,個人信息管理和組織信息管理的應用和運作是相輔相成的。

個人信息管理餘組織信息管理比較
比較項目組織信息管理個人信息管理
目的提高組織管理效率,增強競爭力興趣、工作、生活
實施主體專業機構與專業人員全部由個人完成
技術技術性高,過程縝密基本的電腦操作能力
硬體專屬資料庫伺服器個人電腦
軟體專業軟體,功能全,費用高免費或者基本免費小軟體
操作系統Unix、Window NT等高級專業操作系統Windows系列的個人電腦操作系統
作業流程固定、實時、預排隨機、不定時
維護更新有一定的作業程式根據自己的需要
應用界面程式控制不需要編寫程式
  2)個人信息管理與個人知識管理的關係。

  個人知識管理最初由PaulDorsey教授於1998年提出,並被JonathonGoade在個人知識管理網PKMNet站點(http://www.millikin.edu/webmaster/seminar/PKMnet)上進行了詳細介紹。儘管關於個人知識管理的定義眾說紛紜,但其最終目的都在於更有效的構建個人知識系統,為個人的學習工作服務。通過實施個人知識管理,個人可以在短時間內處理大量信息,快速有效地獲取所需知識,準確地表達知識,提高工作效率和自身競爭力。個人知識管理問題的核心是研究人和知識結合的問題,其目標明確,就是實現知識創新。從某種意義上來說,兩者之間的關係正如信息管理與知識管理的關係,既有區別又有聯繫。個人信息管理側重對信息外部形態的整合,而個人知識管理註重動態過程,註重知識的應用和共用,以人為核心,以知識創新為中心,目標是知識創新與增值。從管理對象來看,個人信息管理關註顯性知識,而知識管理包括顯性知識管理和隱性知識管理,以隱性知識為管理重點,註重顯性知識和隱性知識之間的共用與轉換。從管理目標來看,個人信息管理在於信息的整理與組織,個人知識管理在於知識的共用與創新。

  綜上所述,個人信息管理不同於個人知識管理,個人信息管理是知識管理的基礎,而個人知識管理是信息管理的延伸與發展。由此可見,個人信息管理、組織信息管理和個人知識管理都是以人為中心,以資源為基礎,以信息技術為工具,以知識創新為目標,需要相關技術和一定社會機構的智力支撐,依賴於信息知識的自由流動與共用。個人信息管理是基於個人發展的需要,涉及的影響因素比較少,比組織信息管理更容易實施。由於實施主體是人,人會受到主觀情緒和客觀水平的限制,因此個人信息管理更強調人本思想,更註重採用的方法和技術是否與個人的匹配,註重實用性與時效性,以個人知識創新為目的,提升個人在社會競爭中的優勢。此外,由於缺乏外界的約束與監督,可能在實施的過程中更容易半途而廢,所以個人信息管理成功的關鍵在於持之以恆。

  2.個人信息管理的原則

  個人在精力、資金、技術等方面,與組織有很大的差異,因此與組織信息管理不同,個人信息管理應當以人為本,註重可操作性,在實施中應當遵循以下原則:

  (1)簡單原則在信息管理中,個人常常使用文件夾、收藏夾、個人圖書館等方式對信息進行分類,為保證查找方便和易於歸類,所建立的分類要切合自己的需要,簡單易行,不宜太深、太廣。

  (2)易用原則實施信息管理時,個人不需要學習艱深的程式設計和專門技術。個人可以根據需要,方便地對自己的信息進行管理,而且自己可以切身感覺到這種管理的效果。在實際運作過程中,選擇自己最熟悉、最便於開展的形式,如使用PDA、Office軟體,甚至傳統的記錄工具。

  (3)經濟原則經濟實惠是實施個人信息管理的一個很重要的考量依據,尤其是對於經濟實力不強的在校學生來說更是如此。要根據自身的狀況,充分利用可以獲得的免費工具,如高校圖書館所提供的免費資料庫,軟體、清華同方個人數字圖書館系統等),有個人特色的信息管理。

(4)彈性原則從網路上下載的免費軟體(秘書管理甚至13常使用的Office軟體,實現具在建立個人信息庫或知識庫的時候,應該充分考慮個人未來發展需要,預留的容量至少可以滿足個人收集數年以上的信息與知識存儲量,也就是必須註意所用資料庫的最大容量。

個人信息管理的內容

  個人信息管理的內容基本由網路信息資源管理、文件檔案管理人際交往信息管理和個人時間管理4部分組成,網路信息資源管理包括網站及網頁內容的鏈接、分類管理、網路工具(如網摘、搜索引擎)、網路空間(如網路服務、網路硬碟),文件檔案管理包括工作13記、工作總結、讀書筆記以及收集的音頻、視頻、文章等,人際交往信息管理包括書信、聯繫人通訊錄、個性特點、電子郵件等,個人時間管理包括個人備忘錄、日誌提醒等。此外,還可以把個人瞬間靈感閃過時想到的好點子也管理起來。

個人信息管理的實施步驟

  1)個人信息需求分析。因為個人信息管理的內容種類繁多,既有專業信息,又有私人信息、個人感興趣的信息、人際關係的信息,個人可以根據自身應用的特點、工作學習的需要以及個人現有知識儲備,對信息進行定位,得出獲取的優先順序,並且在實際運作中不斷進行調整和修正。

  2)信息管理工具的選擇。根據實際情況,選擇實施個人信息管理的工具。可以選擇用自己的專用電腦來操作個人信息管理,建立文件夾來收藏資料,不需要其他應用軟體,相當於文檔管理,這種方式適合於個人專有、機密的特定信息的管理,完全個性化設置,但是功能簡單,僅能滿足個人信息管理的初級需要;也可以選擇專門開發的個人信息管理軟體,如個人知識王,它是以個人信息管理、知識管理和溝通管理為基本任務,幫助個人實現工作、學習、生活等相關信息和個人社會關係網路信息的有效管理;或者可以選擇第3方信息管理平臺,與專門軟體相類似,但是提供跨機構的共用和交流平臺,線上隨時使用。

  3)個人信息搜集計劃的制定。搜集計劃是個人信息需求的具體體現,也是進行具體搜集的重要依據和保證工作順利進行的關鍵。計劃可以有中長期和短期之分,在規定了某一時期內信息搜集的總目標後,可以依據內容再具體劃分為幾個分目標,以便分批、分期進行靈活安排。信息搜集計劃要依據搜集的原則,事先分析得來的各種材料,確定搜集途徑、信息的類型、信息的數量與比例,從而制定一個合理可行的計劃。

  4)個人信息組織標準的建立。為了長期有序地進行信息管理,建立一定的標準來規範和協調信息內容的更新、修改和共用,這些標準可以是操作原則、時間安排和分類標準等。要保證個人信息管理工作的有效進行,應當註意信息的命名要簡單明瞭,具有唯一性,信息組織要以內涵為依據進行科學分類。

  5)信息交流與共用。個人信息在交流中得到升華並實現共用,也可以為個人的發展提供條件。個人應轉變觀念,主動把自身的信息與知識表達出來共用,如在博客上展示自己,得到反饋,修正自己,如此反覆,新知識就創造出來了。

  6)信息利用。把信息與實際應用結合在一起,幫助個人進行信息加工,形成應用的規則意識。

  7)信息維護與提高。長期有序地按照制定的計劃和實際工作與學習的需要維護並不斷提高個人信息與知識體系,對信息與知識進行更新、修改或刪除,不斷完善個人信息組織標準,在個人信息管理過程中逐步完善自己的知識結構。

參考文獻

  • 柯平,高潔.13 個人信息與信息機構管理 信息管理概論.科學出版社,2007.6.第382頁
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