个人信息管理

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个人信息管理(Personal Information Management,PIM)

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什么是个人信息管理

  个人信息管理是以个人为中心,将个人意识、管理理念、现代化技术等有机地结合起来,通过信息获取组织、集成、交流与共享等一系列环节,最终实现信息知识的共享与创新,以此提高个人的适应能力、生存能力竞争能力管理模式与理论。

  个人信息管理强调以个人为中心,以信息为基础,以知识共享与创新为目标,将信息与知识看作是一种可以开发与利用的资源,对其实施科学管理,这是一种有效的管理方法和手段,帮助个人获取信息与知识,并进行组织整序,有目的、及时、高效地更新自己的知识和技能。’个人信息管理存在于个人层面,人们对其的理解也不可能完全相同。但是无论个人信息管理的定义是什么,其实质都在于帮助个人提升工作效率,整合自己的信息资源,提高个人的竞争力。它是一种新的管理理念和方法,能将个人拥有的各种资料、随手可得的信息变成更有价值的知识,最终有利于自己的工作和生活,通过个人信息管理,人们可以养成良好的学习习惯,增强信息素养,完善自己的专业知识体系,提高自己的能力和竞争力,为实现个人价值和可持续发展打下坚实的基础。

个人信息管理的目标

  信息资源开发与利用是信息管理的出发点,个人信息管理也不例外。与其他层次的信息管理不同,个人信息管理的目标突出了个体,具体表现在以下几点:

  (1)整合零散的个人信息与知识

  大量个人信息处于零散的无序状态,有价值的信息得不到有效的利用与共享,从而造成了知识流失。按照个人发展的实际需要,对信息进行分类和序化,并根据信息之间的关系进行组织、存储,便于信息积累与共享,并实现个人知识创新。在此基础上,将个人信息与知识提升为组织知识。

  (2)提高个人处理问题的效率

  通过个人信息管理,构建个人知识平台,提高个人应变能力和反应速度。面对问题,能够通过平日的信息与知识的积累,快速查找答案,有效解决问题。

  (3)培育新的想法与思维

在日新月异的时代背景下,保持创新能力是组织和个人获得并保持竞争优势的源泉。对于个人而言,信息管理与知识管理的最终目的是如何使自己跨越时空界限,交流思想,共同创造新的思维。在信息管理过程中,借助非正式与正式的信息交流,把具备某种共性的人们聚集起来实现信息共享,充分利用人们头脑中的创造性思维,产生新的思维。

  (4)完善个人知识结构

随着社会信息化进程的加快、借助现代信息技术、个人获取信息的能力实现了质的飞跃,个人信息的拥有量极度膨胀、对于数量庞大的信息积累,个人只有科学地管理信息,并主动对大量零散的信息进行深度加工,从中挖掘出有用的知识,通过有效吸收,才能不断完善自身的知识结构,增强自身的适应能力。

个人信息管理的特点与原则

  1.个人信息管理的特点

为了明确并突出个人信息管理的特点,我们选择了组织信息管理和个人知识管理两个与之密切相关的概念分别进行对比。

  1)个人信息管理与组织信息管理的关系。

  个人信息管理存在于个人层面,通过个人信息管理的实施,个人可以在短时间内处理大量的信息,快速有效地获取所需知识,准确地表达知识,提高工作效率和自身能力。组织信息管理面向社会组织,目的在于创造组织的效率和效能。个人是组织的基本单位,强化个人信息管理是发展组织信息管理的基础,两者在目的、实施主体、实施方式、技术支持条件、作业流程、应用界面等方面有所区别,但是在信息管理观念的基础架构上,个人信息管理和组织信息管理的应用和运作是相辅相成的。

个人信息管理余组织信息管理比较
比较项目组织信息管理个人信息管理
目的提高组织管理效率,增强竞争力兴趣、工作、生活
实施主体专业机构与专业人员全部由个人完成
技术技术性高,过程缜密基本的计算机操作能力
硬件专属数据库服务器个人计算机
软件专业软件,功能全,费用高免费或者基本免费小软件
操作系统Unix、Window NT等高级专业操作系统Windows系列的个人计算机操作系统
作业流程固定、实时、预排随机、不定时
维护更新有一定的作业程序根据自己的需要
应用界面程控不需要编写程序
  2)个人信息管理与个人知识管理的关系。

  个人知识管理最初由PaulDorsey教授于1998年提出,并被JonathonGoade在个人知识管理网PKMNet站点(http://www.millikin.edu/webmaster/seminar/PKMnet)上进行了详细介绍。尽管关于个人知识管理的定义众说纷纭,但其最终目的都在于更有效的构建个人知识系统,为个人的学习工作服务。通过实施个人知识管理,个人可以在短时间内处理大量信息,快速有效地获取所需知识,准确地表达知识,提高工作效率和自身竞争力。个人知识管理问题的核心是研究人和知识结合的问题,其目标明确,就是实现知识创新。从某种意义上来说,两者之间的关系正如信息管理与知识管理的关系,既有区别又有联系。个人信息管理侧重对信息外部形态的整合,而个人知识管理注重动态过程,注重知识的应用和共享,以人为核心,以知识创新为中心,目标是知识创新与增值。从管理对象来看,个人信息管理关注显性知识,而知识管理包括显性知识管理和隐性知识管理,以隐性知识为管理重点,注重显性知识和隐性知识之间的共享与转换。从管理目标来看,个人信息管理在于信息的整理与组织,个人知识管理在于知识的共享与创新。

  综上所述,个人信息管理不同于个人知识管理,个人信息管理是知识管理的基础,而个人知识管理是信息管理的延伸与发展。由此可见,个人信息管理、组织信息管理和个人知识管理都是以人为中心,以资源为基础,以信息技术为工具,以知识创新为目标,需要相关技术和一定社会机构的智力支撑,依赖于信息知识的自由流动与共享。个人信息管理是基于个人发展的需要,涉及的影响因素比较少,比组织信息管理更容易实施。由于实施主体是人,人会受到主观情绪和客观水平的限制,因此个人信息管理更强调人本思想,更注重采用的方法和技术是否与个人的匹配,注重实用性与时效性,以个人知识创新为目的,提升个人在社会竞争中的优势。此外,由于缺乏外界的约束与监督,可能在实施的过程中更容易半途而废,所以个人信息管理成功的关键在于持之以恒。

  2.个人信息管理的原则

  个人在精力、资金、技术等方面,与组织有很大的差异,因此与组织信息管理不同,个人信息管理应当以人为本,注重可操作性,在实施中应当遵循以下原则:

  (1)简单原则在信息管理中,个人常常使用文件夹、收藏夹、个人图书馆等方式对信息进行分类,为保证查找方便和易于归类,所建立的分类要切合自己的需要,简单易行,不宜太深、太广。

  (2)易用原则实施信息管理时,个人不需要学习艰深的程序设计和专门技术。个人可以根据需要,方便地对自己的信息进行管理,而且自己可以切身感觉到这种管理的效果。在实际运作过程中,选择自己最熟悉、最便于开展的形式,如使用PDA、Office软件,甚至传统的记录工具。

  (3)经济原则经济实惠是实施个人信息管理的一个很重要的考量依据,尤其是对于经济实力不强的在校学生来说更是如此。要根据自身的状况,充分利用可以获得的免费工具,如高校图书馆所提供的免费数据库,软件、清华同方个人数字图书馆系统等),有个人特色的信息管理。

(4)弹性原则从网络上下载的免费软件(秘书管理甚至13常使用的Office软件,实现具在建立个人信息库或知识库的时候,应该充分考虑个人未来发展需要,预留的容量至少可以满足个人收集数年以上的信息与知识存储量,也就是必须注意所用数据库的最大容量。

个人信息管理的内容

  个人信息管理的内容基本由网络信息资源管理、文件档案管理人际交往信息管理和个人时间管理4部分组成,网络信息资源管理包括网站及网页内容的链接、分类管理、网络工具(如网摘、搜索引擎)、网络空间(如网络服务、网络硬盘),文件档案管理包括工作13记、工作总结、读书笔记以及收集的音频、视频、文章等,人际交往信息管理包括书信、联系人通讯录、个性特点、电子邮件等,个人时间管理包括个人备忘录、日志提醒等。此外,还可以把个人瞬间灵感闪过时想到的好点子也管理起来。

个人信息管理的实施步骤

  1)个人信息需求分析。因为个人信息管理的内容种类繁多,既有专业信息,又有私人信息、个人感兴趣的信息、人际关系的信息,个人可以根据自身应用的特点、工作学习的需要以及个人现有知识储备,对信息进行定位,得出获取的优先顺序,并且在实际运作中不断进行调整和修正。

  2)信息管理工具的选择。根据实际情况,选择实施个人信息管理的工具。可以选择用自己的专用计算机来操作个人信息管理,建立文件夹来收藏资料,不需要其他应用软件,相当于文档管理,这种方式适合于个人专有、机密的特定信息的管理,完全个性化设置,但是功能简单,仅能满足个人信息管理的初级需要;也可以选择专门开发的个人信息管理软件,如个人知识王,它是以个人信息管理、知识管理和沟通管理为基本任务,帮助个人实现工作、学习、生活等相关信息和个人社会关系网络信息的有效管理;或者可以选择第3方信息管理平台,与专门软件相类似,但是提供跨机构的共享和交流平台,在线随时使用。

  3)个人信息搜集计划的制定。搜集计划是个人信息需求的具体体现,也是进行具体搜集的重要依据和保证工作顺利进行的关键。计划可以有中长期和短期之分,在规定了某一时期内信息搜集的总目标后,可以依据内容再具体划分为几个分目标,以便分批、分期进行灵活安排。信息搜集计划要依据搜集的原则,事先分析得来的各种材料,确定搜集途径、信息的类型、信息的数量与比例,从而制定一个合理可行的计划。

  4)个人信息组织标准的建立。为了长期有序地进行信息管理,建立一定的标准来规范和协调信息内容的更新、修改和共享,这些标准可以是操作原则、时间安排和分类标准等。要保证个人信息管理工作的有效进行,应当注意信息的命名要简单明了,具有唯一性,信息组织要以内涵为依据进行科学分类。

  5)信息交流与共享。个人信息在交流中得到升华并实现共享,也可以为个人的发展提供条件。个人应转变观念,主动把自身的信息与知识表达出来共享,如在博客上展示自己,得到反馈,修正自己,如此反复,新知识就创造出来了。

  6)信息利用。把信息与实际应用结合在一起,帮助个人进行信息加工,形成应用的规则意识。

  7)信息维护与提高。长期有序地按照制定的计划和实际工作与学习的需要维护并不断提高个人信息与知识体系,对信息与知识进行更新、修改或删除,不断完善个人信息组织标准,在个人信息管理过程中逐步完善自己的知识结构。

参考文献

  • 柯平,高洁.13 个人信息与信息机构管理 信息管理概论.科学出版社,2007.6.第382页
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