個人知識管理

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個人知識管理 (Personal Knowledge Management,簡稱PKM)

目錄

個人知識管理的概念

  個人知識管理(Personal Knowledge Management)是一種新的知識管理的理念和方法,能將個人擁有的各種資料、隨手可得的信息變成更具價值的知識,最終利於自己的工作、生活。通過對個人知識的管理,人們可以養成良好的學習習慣,增強信息素養,完善自己的專業知識體系, 提高自己的能力和競爭力,為實現個人價值和可持續發展打下堅實基礎。

  知識管理的一個基本問題是對知識的分類。按照應用的角度,經濟發展與合作組織(OECD)將知識分為四類:事實知識(Know-what)、原理知識(Know-why)、技能知識(Know-how)和人際知識(Know-who)。從認知角度出發,知識又可以分為顯性知識(Explicit Knowledge)和隱性知識(Tacit Knowledege)。顯性知識可以通過文件、形象或其他精確的溝通過程來傳授,但隱性知識的獲得卻只能依賴於自身的體驗、直覺和洞察力。在OECD對知識的劃分中,前兩者屬於顯性知識,後兩者屬於隱性知識。顯性知識和隱性知識之間可以相互轉化,動態迴圈。

  個人可以管理的知識不僅是指書本和文獻中的有形內容,而且更是指信息,是從原始材料中組織和系統化的數據。個人知識管理的重點在於對隱形知識的管理,實現顯性知識和隱性知識的共用,提高學習能力、應變能力和創新能力

  個人知識管理(PKM)的寬泛定義由美國的Paul A. Dorsey教授提出:“個人知識管理應該被看作既有邏輯概念層面又有實際操作層面的一套解決問題的技巧與方法。”

  UCLA大學安德遜工商管理學院的Jason Frand已經在他們的MBA課程中列入了採用PKM概念來說明信息與知識管理的實踐活動。Frand 和Hixon (1999)將個人知識管理定義為:“它是一種概念框架,指個人組織和集中自己認為重要的信息,使其成為我們知識基礎的一部分。它還提供某種將散亂的信息片段轉化為可以系統性應用的東西的(個人)戰略,並以此擴展我們的個人知識。”

  Skyrme (1999)也從經驗方面對個人知識管理戰略進行了更為細緻的描述,包括以下內容:明確自己的信息需求;制定一個(知識)獲取戰略;設定信息的優先順序,確定哪些信息可以丟棄,哪些信息可以收取;確定如何和何時處理手上的信息;為需要歸檔和保存的知識建立規範;創建個人的文件系統,可以兼顧(管理)自己的工作、生活和其它知識活動;為不同用途建立信息目錄(書簽)和索引;經常評估/評價所存儲信息和目錄的價值。

  綜上,儘管個人知識管理(PKM)有各種版本的定義,其實質卻都在於幫助個人提升工作效率整合自己的信息資源,提高個人的競爭力。通過實施PKM,個人可以在短時間內處理大量的信息,快速有效地獲取所需知識,準確地表達知識,提高工作效率和自身能力。

個人知識管理的內容

  Dorsey教授指出PKM在實際操作過程中,涉及創建、分類、索引、檢索(搜索)、分發以及重新使用某項知識的價值評估。其中,七項知識管理的技巧與方法是21世紀的知識工作者所必需的,可以概括為:檢索信息的技巧;評估信息的技巧;組織信息的技巧;分析信息的技巧;表達信息的技巧;保證信息安全的技巧和信息協同的技巧。

  1、檢索信息的技巧

  檢索信息時,首先要確定個人的信息需求和信息來源,選擇合適的信息檢索技巧方法。在個人知識管理中,檢索信息的技巧既包括技術要求很低的問問題然後聽回答的技巧,也包括充分利用互聯網的搜索引擎、電子圖書館的資料庫和其他相關資料庫查找信息的技巧。為充分掌握檢索信息的技巧,個人有必要對搜索的概念、布爾邏輯、搜索的技能等充分的掌握。

  2、評估信息的技巧

  這種技巧不僅指個人可以判斷信息的質量,而且指個人必須能判斷這種信息與自己遇到的問題的相關程度。個人並不必去瞭解電腦評估信息的機理,評估主要從時效性、可信度、準確度、合理性及相關支持等方面來進行。可信度一般根據作者的可信度、質量保證依據、元信息等來判定。準確度可從時間界限、綜合全面性、信息面向的對象及其使用目的、合理性等方面來確定。相關支持則是指信息文本的索引目錄、參考文獻等。

  3、組織信息的技巧

  組織信息,需要過濾無用和相關度不大的信息資源,有效地存儲信息,建立信息之間的聯繫,方便以後的查找和使用。有效組織信息的原則是:無論環境怎樣,組織起來的信息應該便於有效的利用。這種技巧會牽涉到用不同的工具把各種信息組織起來。在手工操作的環境中,我們會用文件夾、抽屜和其他的比較原始的方法來組織信息。在現代的高科技環境中,我們用電子文檔、資料庫和網頁,或者用專門的知識管理軟體來組織信息

  4、分析信息的技巧

  分析信息就必須牽涉到如何對數據進行分析並從中得出有用的結論。常用的分析信息的方法是建立和應用模型,通過大量的數據分析從而得出信息間的關係。電子錶格、統計軟體、數據挖掘軟體等提供了分析信息的方法,但在建立各種分析軟體的模型的工作中,人還是最重要的。

  5、表達信息的技巧

  通過表達信息,可以實現隱性知識向顯性知識的轉化。個人知識在交流、共用中得到升華。信息的表達,無論是通過PowerPoint、網站還是通過文本,大部分的工作應該圍繞如何讓他人理解、記住、能與自己的互動上。

  6、保證信息的安全

  雖然保證信息安全的技巧與個人知識管理中其它的六種技巧有所不同,但這並不表明保證信息的安全就不重要。保證信息的安全涉及到開發與應用各種保證信息的秘密、質量和安全存儲的方法和技巧。常用到的密碼管理、備份、檔案管理都是保證信息安全常用的方法。

  7、信息協同的技巧

  信息技術的發展為組織和部門的協同工作提供了強有力的支持。如通過小組或團隊的形式組織學生進行學習,教師與學生、學生與學生在討論與交流的基礎上對一些要解決的問題進行協同工作,交流和共用彼此的觀點和知識。有效的利用這種技術不僅要求會使用這種工具,而且要求充分的理解協同工作的各種原則及其內在內容。

  以上七種知識管理方法,實際上是處理日常工作中“知識維度”的一系列連續的動作和操作,並可以根據需要相互結合,選擇使用。例如,你可能是在對信息進行評估後才發現仍然需要檢索一些信息。

  瑞士Open Connect AG公司的知識管理主管Hyams教授認為,除了以上七項外,個人知識管理的內容還應該包括時間管理、基礎設施、組織性工作等等方面的技能,具體指:時間控制;工作空間舒適度;快速閱讀、備註和研究;備案和文檔管理;信息設計(哪些信息有用,哪些信息無用);有目的的寫作;知識/信息處理設施(通常指PC 等IT設備);知識/信息過濾技能。

個人知識管理的工具

  在目前的技術條件下,個人知識管理可以充分利用各種隨手可得的主流軟硬體工具,結合使用其他方便的輔助小工具。例如微軟Office 、MS Outlook 、Lotus Notes與ICQ、MSN等常用軟體,以及概念地圖、心智地圖、網路日誌weblog維基百科wiki等輔助小工具。硬體有手機、筆記型電腦、PDA等個人數字工具。除了以上這些常見軟硬體外,這裡再推薦幾種最近比較流行的優秀管理工具。

  1、個人信息管理系統-- iSpace Desktop

  這是一款集成化的個人信息管理系統,它以個人信息管理知識管理為基本任務,幫助個人實現工作、學習、生活等相關信息和個人社會關係網路信息的有效管理

  它現在可作為內容管理系統,包括如下主要功能模塊:通訊錄、文擋 、日程分類、日程記錄、日程瀏覽、博客Blog等。

  2、個人知識管理工具——iNota

  這是一套個人知識管理編輯工具,可用拖曳或剪貼的方式取得文字或圖形,以樹狀結構來分類及管理資料,包含詳細的資料註解,可自動轉成XML文件,作為網路資源之用,並且自動化的方式整理、歸類,重點註記及內容加值的方法,建立個人的目錄與個人知識管理系統,提高信息處理與知識吸收的效率。

  其主要功能特色如下:簡易的操作介面、清晰的資料分類、詳細的資料批註、簡明的搜尋方式、輕鬆的數據儲取、自動的轉存檔案等。

  3、文檔資源管理軟體—Mybase

  這是一個功能強大且可隨心所欲自定義格式及層次關係的通用資料管理軟體,可用於管理各種各樣的信息,如:各類文檔、文件、資料、名片、事件、日記、項目、筆記、下載的精華、收集的各種資料等等,即使毫無規律的資料,經過精心組織後,也一樣可以管理得有條不紊。總之,其數據組織能力足夠靈活,允許您自定義更多的適合具體情況的各種用途。

  4、微軟Office新成員——OneNote 2003

  這是Microsoft Office System 中的新程式,它使我們能夠捕獲、組織和重用攜帶型電腦台式電腦或 Tablet PC 上的便箋。利用OneNote 2003 ,可以方便地記錄要做的事情,以及標記事情的輕重和狀態,而且可與MS Outlook結合使用。

  5、網際衝浪之選——MyIE2(網際暢游II)

  這是一款基於IE內核的、多功能、個性化多頁面瀏覽器。它允許在同一視窗內打開任意多個頁面, 減少瀏覽器對系統資源的占用率, 提高網上衝浪的效率。 MyIE2 支持各種外掛工具及 IE 插件(plugins), 使你在 MyIE2 中可以充分利用所有的網上資源, 享受上網衝浪的樂趣。

  它的特色功能包括:多頁面瀏覽界面,滑鼠手勢控制,超級拖放功能,隱私保護,廣告獵手,快速網路服務,Google 工具欄支持,外部工具欄,收藏工具欄和個性化的皮膚支持等。

  6、郵件管理之炫--IncrediMail

  這是一個與眾不同的E-mail軟體。它具有個性化的多媒體視窗界面、寄信動畫效果、可愛的收件信差。還有很多動態的信簽、動畫、音效、卡片等,從而組合成出非常炫的電子郵件,使得寫E-mail和看E-mail都變成新鮮的體驗。

  這個軟體不僅界面超炫,而且功能強大,人性化交互。用它可以管理YAHOO、HOTMAIL等各種非POP的郵件帳戶,通過Message Rule功能可以輕鬆實現中國人比較習慣的多帳戶方式。還可以根據不同的帳戶顯示不同的通知圖標,比手機的來電顯示還要方便。對於普通EMAIL管理軟體的阻止發件人,在伺服器端預覽郵件等功能更是不在話下。

個人知識管理系統架構

  基於簡單有效和經濟實用的原則,個人知識管理系統的構架,包括兩個部分:信息網路和知識系統。

  1、三維信息網路架構

  獲取大量的有用信息是進行個人知識管理的基礎。信息網路代表了收集信息的能力,數據的多少與品質的好壞,成為決定知識產出品質的第一影響因素。一般而言,PKM應該建立至少三個方面的信息網路:人際網路、媒體網路和Internet資源網路。

  (1)人際網路

  人際網路是一種無形的網路,也是個人學習知識的一個重要途徑。人際網路的建立和維持並不容易,一旦建立,往往成為可以獲得最直接最深入問題信息的來源。人際交往中可以學到很多書本上、習軟體中學不到的知識——隱性知識。人際圈子越廣,交往的人員的素質越好,可以學到的知識越多。

  因此,要擴大自己的交往圈子,充分利用各種軟硬體工具,如ICQ、MSN、Email和手機、PDA等,多與“柏拉圖”為友,多與朋友交流,溝通和討論,提高自己。

  (2)媒體網路

  媒體是一種實時與廣度的信息來源,通過電視廣播雜誌與報紙,往往可以獲得最新的訊息與來自不同角落的新聞。結合自身學習、工作的需要,將經常用到的媒體信息進行分類、鑒別。對那些主要的媒體長期密切關註,讓信息的收集成為系統,而非隨機性的臨時行為。使主要媒體來源的數據訊息及時到達自己的工作桌前,促進自己的知識結構良性發展。

  (3)互聯網路

  Internet是人們進行學習的重要工具,能充分利用互聯網的強大功能進行學習是現代人的一個重要標誌。不論網站還是電子報,不管質量還是數量,Internet的資源都已經超過現有的單一圖書館與媒體。有效的建立網路資源清單,熟悉相關資源所在,將大大提升工作效率。利用互聯網進行學習,必須善用搜索引擎工具,充分利用IE的收藏夾,定期備份信息。此外,Blog 、Wiki等網路工具也已經被越來越多的人們作為個人知識管理系統所使用。

  2、個人的知識系統架構

  收集數據只是知識管理的第一步,接下來還要建立起自己的知識系統架構。知識系統架構,簡單說就是儲藏知識的架構。知識架構的系統化,有助於將收集到的數據有效儲存和未來的快速索取。

  (1)對所需管理的知識進行分類

  從個人的角度講,需要管理的知識資源無外乎以下內容:人際交往資源(如聯繫人的通訊錄、每個人的特點與特長等)、通訊管理(書信、電子信件、傳真等)、個人時間管理工具(事務提醒、待辦事宜、個人備忘錄)、網路資源管理(網站管理與連接)、文件檔案管理等。

  對知識的分類,應根據自身需求,按照“我需要什麼信息,如何最快找到它”的原則進行操作。知識的專業分類可以根據學習的專業科目來劃分,也可參照圖書館文獻的分類方法。對於分類學無需深究,只要根據個人情況,在實踐中逐漸摸索出自己知識庫的最佳分類方法。

  (2)選擇合適的知識管理工具

  對個人來說,針對不同的信息可以採用不同的工具,不需要採用統一的入口,只要簡單易用,適合自己就行。比如郵件管理,通訊錄管理,這是最常見的個人知識管理的一部分。還有就是知識內容的管理,可以採用WIKI和BLOG。

  (3)建立個人知識庫

  在知識庫中,所有知識都以目錄結構分類存放。可以設置一個臨時目錄來存儲那些無法及時處理的信息,待以後再分類,從而保持知識庫的乾凈。此外,文件命名應該簡單明瞭、見名知義,輔以數字編碼、時間、來源等為原則。[6]同時,也要建立文件安全、資源刪除與更新、交流與共用的規則,以文件的形式妥善地保存下來,併在以後的實踐中逐步擴展和完善,建立自己的知識結構體系。這樣可以方便信息資源的分類存儲、查找和操作,也可避免因時間推移和遺忘而導致的混亂管理,造成大量資源浪費。

  選擇有效的個人知識管理工具,對所有資源進行分類、命名以後,就可以將知識分批放入個人知識庫。個人知識庫建立起來之後,快速而方便的訪問至關重要。一個可以借鑒的方案是網路日誌。這種個人發佈系統現在越來越多的被用作個人知識管理系統。隨著知識的不斷豐富和能力增強,也要持續不斷對個人知識庫進行維護和管理。一般而言,個人應主要作好以下工作:增添新的學習資源和知識類別;刪除、修改和更新部分資源;進一步完善個人知識管理準則;協作學習以交流和共用知識;在知識管理的實踐過程中,逐步完善個人知識結構

  (4)應用已有的知識

  在個人知識管理上,我們不能只關註知識積累,而不註重知識能量的釋放。知識學習和積累的出發點就是對知識的使用,併在知識的利用、交流中創造新的知識。在知識的利用上,一些傳統的方法可能對個人知識管理有所幫助,例如歸納和演繹。想要利用已有的知識,既可以在個人占有的大量知識基礎上進行歸納,找出事物間的規律,然後應用於實踐從而對這種歸納結果進行檢驗,然後再從實踐中修正歸納出的知識;也可以對原有知識進行演繹,幫助新的實踐。

  知識管理中知識的利用方法現在還處於探索階段,因為它涉及不同個體的知識背景、生活環境、價值觀等因素比較複雜。一般來說,應用知識可以遵循下麵的規則進行。首先是進行知識收集,把與問題有關的知識找到,在互聯網時代這一點並不難做到;然後進行消化吸收,也就是閱讀有關資料,包括向專家請教;建立可比較的模型,以專業知識為基礎,設計出比較及評價方案;評估報告將完成知識應用過程,在這些模型中挑選出支持決策或得出結論的便是完成知識應用。頭腦風暴、專業論壇、沙盤模擬甚至聊天談話,也都是知識應用的準備階段,可以幫助個人進行知識加工,形成應用知識的規則意識。

  世界瞬息萬變,競爭風起雲涌。要想在新的知識經濟世紀里搏風擊浪,人必須是不斷成長的個體,做全新的“學習人”,不斷地主動進行自我超越的修煉,實現終身學習。個人知識管理是一個非常重要但又未被人們足夠重視的領域,不僅局限於商業和工作任務,而且包括個人興趣、愛好、家居、家庭和休閑活動。掌握個人知識管理技巧,建立和不斷完善個人知識系統結構,從而獲得生存和發展的能力,必將成為二十一世紀重要的理念與行動!

參考文獻

  • 彼得.F.德魯克等著.知識管理[M].中國人民大學出版社.哈佛商學院出版社,1999,(11)
  • 祝智庭.信息教育展望[M].華東師範大學出版社.2002,(2)
  • Paul A.Dorsey.What is PKM? [DB/OL].
  • Pason Frand,Carol Hixon. Personal Knowledge Management:Who,What,Why,When,Where,How? [DB/OL].
  • Steve Barth .Personal toolkit: A framework for personal knowledge management tools [DB/OL]
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評論(共3條)

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122.246.53.* 在 2010年10月17日 20:28 發表

很不錯

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崔原 (討論 | 貢獻) 在 2014年7月6日 22:32 發表

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60.216.234.* 在 2016年6月20日 23:36 發表

基本概念比較清晰,希望大牛們還可以繼續更新更多知識管理方面的內容,或者相關連接可以多一點,以便於我們初學者更加深入的學習。謝謝分享!

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