項目採購談判

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　　項目採購談判是指項目採購部門與供應商所進行的貿易談判。採購方想以自己比較理想的價格、產品質量和供應商服務條件來獲取供應商的產品，而供應商則想以自己希望的價格和服務條件向購買方提供自己的產品。當兩者不完全統一以前，就需要通過談判來解決，這就是採購談判。

　　項目採購談判的目的如下：

　　(1)可以爭取降低採購成本。通過採購談判，項目採購部門可以以比較低的價格獲取供應商的產品，降低購買費用；可以以比較低的進貨費用獲得供應商送貨，降低採購進貨的費用；這樣就可以降低採購成本。

　　(2)可以爭取保證產品質量。在進行項目採購談判時，產品質量肯定是一個重要的內容，通過談判可以讓供應商對產品提供質量保證，使購買方能夠獲得質量可靠的產品。

　　(3)可以爭取採購物資及時送貨。通過談判，可以促使供應商保證交貨期、按時送貨、及時滿足採購方物資需要。並且，因此可以降低採購方的庫存量、提高其經濟效益。

　　(4)可以爭取獲得比較優惠的服務項目。伴隨產品購買，有一系列的服務內容，例如，準時交貨、提供送貨服務、提供技術咨詢服務、售後安裝、調試、使用指導、運行維護以及售後保障等。這些服務項目，供應商都需要花費成本，供應商希望越少越好，而項目採購部門希望越多越好，這就需要談判。

　　(5)可以爭取降低採購風險。採購進貨過程風險大，途中可能發生事故，造成貨損、貨差、甚至人身、車輛、貨物的重大損失，只有通過談判，可以讓供應商分擔更多風險、承擔更多風險損失。這樣，採購方就可以減少甚至避免採購風險，減少或者消除風險損失。

　　(6)可以妥善處理糾紛，維護雙方的效益、維護雙方的正常關係，為以後的繼續合作創造條件。總之，通過談判，可以爭取降低採購成本和採購風險、及時滿足企業物資需要、保證物資質量、獲取優惠服務、降低庫存水平、提高採購的效益。如果能夠談判成功，則對企業是非常有利的。

　　採購談判具有商務談判的基本特點，但同時也具有自己的特殊性。

　　(1)採購談判是為了最終獲取本單位或部門所需物資，保障本單位或部門及時持續的外部供應。

　　(2)採購談判講求經濟效益。在談判中，買賣雙方爭議最激烈的問題往往是商品的價格問題。對項目採購部門來說，當然是希望以最低的價格或者最經濟地獲得所需商品。

　　(3)採購談判是一個買賣雙方通過不斷調整各自的需要和利益而相互接近，最終爭取在某些方面達成共識的過程。

　　(4)採購談判蘊含了買賣雙方“合作”與“衝突”的對立統一關係。雙方都希望最終能夠達成協議，這是合作的一面；但各方同時又希望通過協議能夠獲得儘可能多的利益，這是衝突的一面。正是由於買賣雙方的這種對立統一關係，才體現出了採購談判的重要性，以及在談判中選用適當策略和技巧的必要性。

　　(5)在項目採購談判中，最終達成的協議所體現的利益主要取決於買賣雙方的實力和當時的客觀形勢。另外，談判結果還在一定程度上受主觀條件的制約。

　　(6)項目採購談判既是一門科學，又是一門藝術。掌握談判的基本知識和一些常用策略技巧能使談判者有效地駕馭談判的全過程，為己方贏得最大的利益。

　　在採購談判的實際組織實施中，要綜合考慮採購談判的上述特點，並結合實際情況，制定合適的談判計劃、方案和策略等。

　　(一)談判前的原則

　　1．準備談判

　　項目採購談判前一定要集中精力做好以下準備工作：

　　(1)確定可能的貨源。

　　(2)分析供應商的地位。

　　(3)分析供應商的財務狀況。

　　(4)分析供應商的供應計劃。

　　(5)組織談判團隊。

　　(6)對工作報告有一個清楚的瞭解。

　　(7)確定採購談判的目標。

　　(8)準備備選的行動方案。

　　(9)瞭解談判人員的許可權。

　　(10)提供充分的會議設施。

　　(11)事先確定會議室。

　　2．基本觀念

　　項目採購部門要做好談判工作，在談判開始前要樹立以下基本觀念：

　　(1)做好妥協的準備。

　　(2)你可能不得不透露出你的位置。

　　(3)不能低估供應商，不能放鬆警惕。

　　(4)要把握時機。

　　(5)不要在酒桌上談判。

　　(6)保持理性，做事不要太過分。

　　(7)無論你出價高低如何，供應商總是希望得到更多的利益；談判人員的緊張會給供應商留下軟弱的印象。

　　(二)談判中的原則

　　採購人員在談判過程中，堅持以下原則有利於項目採購工作的順利進行。

　　1．對供應商進行判斷

　　(1)觀察轉動的眼睛，供應商可能會作出相反的理解。

　　(2)識別供應商的領導者，誰能作出讓步的決定。

　　(3)如果他們討論問題時猶豫不決，這也是他們的弱點。

　　(4)如果供應商沒有關鍵問題的任何信息，這也是他們的弱點。

　　(5)保持緊張，註意力集中，在傾聽對方的發言時直視其眼睛。

　　2．戰略

　　(1)坐在首席取得支配權。

　　(2)掌握供應商職員的姓名和讀音。

　　(3)確定供應商職權代表的範圍。

　　(4)評估供應商能力承擔能力的最低範圍。

　　(5)積極地與供應商進行交談。

　　(6)陳述自己的問題以鼓勵積極的答覆。

　　(7)在一些次要的方面作出讓步。

　　(8)如果能在談判初期作出讓步，應要求供應商作出回報。

　　(9)從簡單的問題開始談判。

　　(10)不要採取模棱兩可的態度，否則供應商可能會離席而去。

　　(11)不要透露出任何信息。

　　(12)不要超出你腦力和體力承受的極限。

　　3．策略

　　(1)不要作出超出職權的承諾。

　　(2)不要進行沒有根據的爭論。

　　(3)不要超出最高的承受程度。

　　(4)保持冷靜。

　　(5)要記住，供應商也必須取得勝利。

　　(6)不要打斷發言。

　　(7)對於完全不能接受的部分最好的答案是保持沉默。

　　(8)不要突然超出主題。

　　4．打破談判僵局

　　(1)進行另一個問題的討論。

　　(2)我瞭解你的情況，現在請你儘力來瞭解我的情況。

　　(3)請你建議一種解決方案。

　　(4)我們現在走得太遠了，以至於陷入了泥潭。

　　(三)談判後的原則

　　(1)確認所有的條款已經包括在最終的條款中。

　　(2)把握結束談判的方式和時機。

　　(3)保留關於協議所有要點的完整的備忘錄，雙方應該簽字。

　　(4)分析發生了什麼事情及其原因。

　　(5)談判。

　　在採購談判中，談判雙方主要就以下幾項交易條件進行磋商：

　　(1)商品的品質條件。商品的品質、價格、數量和包裝條件是談判雙方磋商的主要交易條件。只有明確了商品的品質條件，談判雙方纔有談判的基礎。也就是說談判雙方首先應當明確雙方希望交易的是什麼商品。在規定商品品質時，可以用規格、等級、標準、產地、型號和商標、產品說明書和圖樣等方式來表達，也可以用一方向另一方提供商品實樣的方式表明己方對交易商品的品質要求。

　　(2)商品的價格條件。在項目採購過程中，談判雙方焦點主要就價格的高低進行磋商。而在國際貨物買賣中，商品價格的表示方式除了要明確貨幣種類、計價單位以外，還應明確以何種貿易術語成交。

　　(3)商品的數量條件。在磋商數量條件時，談判雙方應明確計量單位和成交數量，在必要時訂立數量的機動幅度條款。

　　(4)商品的包裝條件。在貨物買賣中，大部分貨物都需要包裝。因此，談判雙方有必要就包裝方式、包裝材料、包裝費用等問題進行洽談。

　　(5)商品的交貨條件。交貨條件是指談判雙方就商品的運輸方式、交貨時間和地點等進行的磋商。

　　(6)貨物保險條件。貨運的保險條件的確定則需要買賣雙方明確由誰向保險公司投保，投保何種險別，保險金額如何確定，以及依據何種保險條款辦理保險等。

　　(7)貨款的支付條件。貨款的支付問題主要涉及支付貨幣和支付方式的選擇。不同的支付方式、買賣雙方可能面臨的風險大小不同，在進行談判時，要根據情況慎重選擇。

　　(8)檢驗、索賠、不可抗力和仲裁條件，有利於買賣雙方預防和解決爭議，保證合同的順利履行，維護交易雙方的權利，是採購談判中必然要商議的交易條件。

　　採購談判方案是指在談判開始前對談判目標、議程、對策等所作的安排。

　　1．談判目標的選擇

　　採購談判目標有達到目標、中等目標和最高目標三個層次。對於項目採購來說，談判是為獲得物料，所以，談判就以為滿足企業對物料的需求數量、質量和規格等作為追求的目標。其次，項目採購談判還要以價格水平、經濟效益水平等作為談判的中等目標；再次，採購談判還應考慮供應商的售後服務情況，如，供應商的送貨、安裝、質量保證、技術服務活動等，這是項目採購追求的最高目標。

　　2．採購議程的安排

　　(1)確定談判主題。一般說來，凡是與本次談判有關的、需要雙方討論的事項都可作為談判的議題，可把它們羅列出來，然後根據實際情況，確定應重點解決的問題。其中最重要的議題主要是採購品的品質、數量、價格和運輸等問題，這些問題應重點加以討論。

　　(2)談判時問的安排。談判時間的安排主要是指本次談判安排在何時、多長時間，如是系列談判，還應確定分幾個階段進行。項目採購部門在選擇談判時間時應考慮以下幾方面的因素：

　　1)準備的充分程度。

　　2)要考慮供應商的情況，不要把談判安排在供應商明顯不利的時間進行。

　　3)避免在身體不適、情緒不佳時進行談判。

　　(3)談判備選方案的確定。任何談判都不是一帆風順的，為預防在談判過程中可能出現的意外，在接到一個談判任務後應對整個談判過程作出正確判斷，並制定切實可行的備選方案。項目採購部門在談判過程中還應註意觀察對手、分析判斷可能出現的談判形式並結合談判進程進行修訂，不斷完善備選方案。

　　(一)項目採購談判的詢盤

　　詢盤是交易一方為出售或購買某項商品而向交易的另一方詢問該商品的交易的各項條件。在國內貿易中，詢盤一般沒有特定的詢盤對象，一般是利用報紙、廣播、電視公開詢盤。在國際貿易中，由於距離遠、信息傳遞不方便，一般有特製的詢盤對象。

　　詢盤的目的，主要是尋找買主或賣主，而不是同買主或賣主洽商交易條件，有時只是對市場的試探。在急需買賣時，也可將自己的交易條件稍加評述，使其儘快找到買主或賣主。但詢盤只是詢問，是正式進入談判過程的先導。詢盤可以是口頭，也可以書面。它既沒有約束性，也沒有固定格式。

　　(二)項目採購談判的發盤

　　發盤就是供應商為出售某種物料，面向項目採購部門提出採購該物料的各種交易條件，並表示願意按這些交易條件訂立合約。發盤可以由企業發出，也可由供應商發出；但多數由供應商發出。

　　按照供應商對其發盤在企業接受後，是否承擔訂立合約的法律責任來分，發盤可分為實盤和虛盤。

　　1．實盤

　　實盤是對供應商有約束力的發盤。即表示就擁有了肯定的訂立合約的意圖，只要項目採購部門在有效期內無條件地接受，合約即告成立，交易即告達成。如果在發盤的有效期間，企業尚未表示接受，企業不能撤回或修改實盤內容。實盤一般應具有以下條件：

　　(1)各項交易條件要極其清楚、明確，不能存在含糊不清和模棱兩可的詞句。

　　(2)各項交易條件完備。物料品名．計量單位、質量、價格、數量、交貨期、支付方式和包裝等主要條件要開列齊全。

　　(3)無保留條件。即供應商保證按提}十：的各項交易條件達成協議、簽訂合同。

　　(4)規定有限期。即告知發盤的終止日期，這個有效期主要是約束供應商的，對企業無約束力。

　　2．虛盤

　　虛盤是指對供應商和項目採購部門都沒有約束力的發盤。供應商隨時可撤回或修改內容。項目採購部門如果對虛盤表示接受，還需要供應商的最後確定，才能達成對雙方都有約束力的協議。虛盤一般有以下三個特點：(1)發盤中有保留條件，如“以原材料沒有變動為準”、“以我方明確確認為主”，或標註說明“僅供參考”等。它對供應商不具有約束力，項目採購部門若接受這一發盤，必須得到供應商的確認。

　　(2)發盤的內容模糊，不作肯定表示，如價格為參考價、物料價格視數量多少給予優惠等。

　　(3)缺少主要交易條件。有些發盤雖然內容明確、肯定，但沒有列出必備的交易條件，如價格、數量、交貨期等，也屬虛盤性質。

　　(三)項目採購談判的還盤

　　還盤是發盤後的又一個談判環節。還盤是指受盤人在接到發盤後，對發盤內容不同意或不完全同意，反過來向發盤人提出需要變更內容或建議的表示。按照這一規定，在原受盤人作出還盤時，實際上就是要求原發盤人答覆是否同意原受盤人提出的交易條件，這樣原受盤人成了新的發盤人；其還盤成了新發盤，而原發盤人成了受盤人，原發盤人的發盤隨之失效。需要註意，既然還盤成了新發盤，那麼，前面對實盤所作的法律含義和實盤的法律責任同樣適合於還盤。這一點對於已經改變了地位的原發盤人來說，具有非常重要的意義。作為原發盤人，此時，一方面要明確自己的實盤已經失效，可不受約束了。另一方面要分析對方的還盤是實盤還是虛盤。如果接受對方的是實盤，當然要求對方履約。另外還要註意對方有時發來的表示，貌似還盤，其實不是還盤。這就不能表明19己的實盤失效。比如，對方提出某種希望、請求時，但在法律上不構成還盤。發盤人即使同意這些“希望”、“請求”仍不表明實盤失效。因此，發盤人一定要能判斷出對方的表示是否真正構成還盤，以避免由於判斷錯誤而發生糾紛或處於被動地位。

　　發盤人如果對受盤人發生的還盤提出新的意見，並再發給受盤人，叫做再還盤。

　　在項目採購過程中，一筆交易的達成，往往要經歷多次還盤和再還盤的過程。

　　(四)項目採購談判的接受

　　接收在法律上稱為承諾，是指交易的一方在接到另一方的發盤後，表示同意。一項要約(發盤)經受約人有效的承諾(接受)後，合約才能成立。但一方的發盤或還盤一旦被對方接受，合約即告成立，交易雙方就開始履行合同。構成一項有效接受應具備以下基本條件：

　　(1)接受必須是無條件的。無條件是指對一項實盤無保留的同意，即接受的內容必須同供應商實盤中所提出的各項交易條件嚴格保持一致，否則就不能表明為有效接受。例如，項目採購部門在向供應商表示接受時，同時又對價格、支付、運輸等主要條款以及責任範圍、糾紛處理程式等具有實質性的內容提出不同意見，則表明項目採購部門不是無條件的接受，因而，不能表明是接受。

　　(2)接受必須在一項發盤的有效期限內表示。一般來說，逾期接受是無效的。但也要具體考慮特殊情況。如由於通訊、交通等條件出現不正常事態而造成延誤；或是受盤人在有效期限的最後一天表示接受，而這一天恰好是發盤人所在地的正式假13或非營業Et，使“接受”不能及時傳到發盤人的地址等。上述情況下發生的逾期接受，可以認為是有效的。另一種情況，如果發盤』，同意對方的逾期接受，並立即用口頭或書面形式通知對方，此項逾期接受仍可有效。一項逾期接受是否最終有效，取決於發盤人的態度。也就是說，發盤人根據此項交易盔當時對自己有利或無利情況，可以承認，也可不承認，以決定此項交易可否達成。”

　　(3)接受必須由合法的受盤人表示。這一點是對明確規定了特定受盤人的發盤而言。一項發盤可向特定的人提出，比如，向某人、某單位或他們的代理人提出；也可向不特定的人提出，如在報刊上公開發盤。對於向特定的人提出的發盤，接受的表示人必須是發盤指定的受盤人。只有指定的受盤人所表示的接受才構成有效接受。任何第三者對該發盤所表示接受均無法律效力，發盤人不受約束。

　　(4)接受必須以聲明的形式或其他行為的形式表示並傳達到供應商。對受盤如表示接受，必須以一定的表示形式才能證明表示接受。如以聲明表示，就用口頭或書面文字表示或以其他行為表示，即是按照發盤的規定或按照雙方已確定的習慣做法(慣例)，如以支付貨款、發運貨物等形式表示接受。

　　(五)項目採購合同的簽訂

　　買賣雙方通過交易談判，一方的實盤被另一方有效的接受後，交易即達成。但在商品交易過程中，一般都可通過書面合同來確認。由於合同雙方簽字後就成為約束雙方的法律性文件，雙方都必須遵守和執行合同規定的各項條款，任何一方違背合同規定，都要承擔法律責任。因此，合同的簽訂，也是商務談判的一個重要環節。如果這一環節發生事故或差錯，就會給以後的合同履行留下引起糾紛的把柄，甚至會給交易帶來重大損失。對這一環節丁-作的基本要求是：合同內容必須與雙方談妥的事項及其要求完全一致，特別是主要的交易條件都要訂得明確和肯定。擬定合同時所涉及的概念不應有歧義，前後的敘述不能自相矛盾或出現疏漏差錯等。